单核工作法16:循序渐进(下)

前言

工欲善其事必先利其器。
学习一点儿如何安排时间产出工作量的方法,对于生活也是很有必要的。

目录:

上一篇在这里单核工作法1
原理1原理1
原理23原理23
原理45原理45
单核5:适用性适用性
单核6:颠倒优先级优先级
单核7:全景闹钟全景闹钟
单核8:小结单核8:小结
单核9:消减待办任务消减待办任务
单核10:忙碌谬论忙碌谬论
单核11:现在专注一件事现在专注一件事
单核12:现在专注一件事(下)现在专注一件事(下)
单核13:永不拖延(上)永不拖延(下)
单核14:永不拖延(下)永不拖延(下)
单核15:循序渐进(上)循序渐进(上)

幼鸟先飞

经过各方面思考和准备后,把你的最小化可行想法讲出来吧。可以在茶歇喝咖啡的时候,解释给你的同事听;也可以在家时,用浅显的比喻解释给家人听。幼鸟离开窝才能学会飞行。
即使这换来的是无知问题或者激烈批评,也能帮你把工作向前推进一步。事前规划做得再大,都不如循序渐进好。做出一点工作,向其他人演示;获得一些反馈,然后进行调整。这种态度可以让事情透明化、风险最小化,同时拓展探索范围:这些是已经实现的,接下来怎么做最好?
正是所收集到看法的多样性可以帮助改进你的工作。谁都不是万事通,但是他们各自建议中的错误会相互抵消,最后留下有用的信息。[12] 应当尊重每一条反馈并心怀感激。不管是否为绝对真理,这些毕竟都是他们的真实经验。
种瓜得瓜,种豆得豆。研究发现,如果员工对自己的知识持保密态度,就会触发互不信任的循环,其他同事也就不愿意分享知识给他们。[13] 在工作早期进行分享,是建立长期信任的一个好方法。
不要寻求赞美。如果能加以正确利用,负面的批评和明显的误解都可以促进你的工作加速起飞。应该思考的是,他们为何不理解你,而你又该如何澄清。此外也要请教对方,该如何调整你的工作。

不定度锥形

客户问你什么时候交付。你不知道,但估计是三天之后。客户不满意,说太晚了。你不想说谎,只希望能回答得让客户高兴,又要控制达不到预期的风险。怎么办?
侯世达定律(Hofstadter’s Law)宣称,完成任务的时间会永远比你期待的更长,即使你已经把侯世达定律计算在内。[14] 这样在定义中使用自己的定义有点疯狂,但它揭示了一个重要的事实:对于需要思考的任务,在事前 100% 准确预估时间是不可能的。
在解决一个问题的过程中,要进行大量的小步决策,而整个进程是无法预见的,只会逐步展现。如果可以预知每一步进程而不必决策,那在一开始整个问题就不是问题了。
问:在什么时间点上最容易估算完成一项任务的时间?答:在已经完成这项任务的时候。关于预测知识工作产出的准确性的法则被称为不定度锥形(cone of uncertainty)。[15]
让客户不断获知你的进度,让他参与你的预估。不要承诺在三天后交付,而是承诺在他的任务上专注工作一天,然后给他展示工作成果。到时候,你们都可以获得对所需时间更好的理解。

帕金森定律

“根据平常的观察可以知道,工作是会自动膨胀的。给它分配多少时间,它就占满多少
时间。因此一位老太太给她外地的侄女写一张明信片寄出去,就能花掉一整天时间。”
诺斯古德 · 帕金森在 1955 年写下这段话并将其命名为帕金森定律(Parkinson’s Law)。[16]
每次把任务分配给日程表上的某个时间段都是在押宝。我们赌的是,在这个特定的时间里做
这项特定的任务是对我们时间的最好利用方式。
预估一项任务所需的时间,要服从自然变化法则。任务有些时候比我们事前期待的时间更
长,有些时候则更短。即使任务进行得比较快,我们事前多分配的时间也会浪费进去。这就
验证了帕金森定律。
如果减少投注会怎么样?把一项任务划分为较小的时间块,可以让你更灵活。当时间用光
时,就评估一下,是需要花更多时间在当前任务上,还是需要前往另一项任务。单核工作法
要求经常评估优先级,从而解决帕金森定律的问题。
然而最浪费生产力的做法是,无视最新的知识,忽略这项任务已经不再重要的事实,抱着一
份已经过时的规划守株待兔。日程表安排现在要做任务 A,而在你制定规划之后出现了更重
要的任务 B。你应该做的是跳过 A 往前走。

优先级分配方式

“要把优先级分配的几种方式区分清楚,别以为这是小事。”迪克森 · 霍格在 1970 年这样写
道。[17] 他举例说明了对待优先级的四种分配方式:假设有四个商人,他们都同意工程 A 是
顶级优先,B 其次,C 再次,最后是 D;然而他们的分配方式却大相径庭。
※ 相对优先级:吉姆觉得应该同时进行全部四个工程,但是优先级更高的工程要投入更多
的精力。
※ 满溢优先级:乔治觉得应该把所有精力投入到优先级最高的工程,一直到它完成。然后
剩下的时间才能给次级优先的工程。
※ 均平优先级:杰克觉得所有工程要同时进行,而且要投入同样多的精力,除非工程之间
出现冲突。一旦发生冲突,A 比其他三个工程优先,以此类推。
※ 完成优先级:约翰觉得优先级问题只有根据工程完成的快慢来讨论才有意义。
在单核工作法生产力系统中,采用灵活版本的满溢优先级分配。当前所有的精力都应该放在
最重要的任务上。不过要注意,至少一小时问自己一次拉金问题 [18]:“此时此刻我的时间
最好用来做什么?”
事物一直在改变,我们一直在学习。在一小时前看上去优先级最高的事情,可能在现在就不
是了。这就是全景时段的作用:根据需要重新排列优先级。如果我们下定决心选择了一项任
务,就应该确定无疑,把它当成唯一要注意的事情,直到下次全景闹钟响起。

透支未来

在 21 世纪的头几年,流行一种毁灭性的思维模式:把还没孵出来的蛋也当鸡算,却看不到
现在和未来之间的距离。提前承诺在下周完成 10 个大任务,不等于真的已经做到了。
有个农夫一直用一头牛耕地。他不能因为又买了三头牛,就计算四倍的收成。我们生活在一
个透支未来的年代,事情八字还没一撇呢,却早早开始坐地分钱。
预估只是猜测而已。不要错误地把规划的时间和真正的进度混为一谈。[19] 你可能把所有任
务都安排在了日程表上,但某项任务可能会遇到重大困难,也可能比预想的耗时更多。在任
务完成之前,我们不知道它需要多长时间。
我们现在无法预知自己未来会知道什么。明明只是计划完成的事情,为什么要假装是已经完
成的呢?透支未来的心态把时间缺乏、时间乐观和时间压力的问题暴露无遗。通过沟通优先
级排序、保持进程透明,我们可以避免这些问题。[20]
不要提前承诺成果,而是承诺你的行为。不要承诺在一周内完成任务 A,而是承诺给 A 最高
优先级。先工作两天,把进度展示出来,经常进行回顾和调整。这就是渐进的工作方式。

循序渐进:小结

问:有些时候,在心流状态的我会花很多工夫抠细节。如何确保工程不会卡在子任务上
呢?
答:单核工作法的节奏是有力的工具,它让你把时间投入最重要的任务,同时照顾到优先级
变化。在每个整点和半点(10:00、 10:30、11:00……)设好全景闹钟,然后开始全景时段,
总览地平线上的所有潜在任务:此时此刻我的时间最好用来做什么?选取当前最重要的任
务,进入单核时段,单单专注于这一件事,直到全景闹钟响铃,再次进行全景总览。这就充
分保证了至少每半小时对工作优先级进行检查。
问:提前做工作预估就够难了,要兑现我承诺的截止期限更是难上加难。有没有好办法
让预测更准呢?
答:截止期限是在押宝:赌自己会在某个时间点之前完成某件事情,赌自己是把时间用在最
好的地方。它的坏处在于没有把事情的变化和新的认知考虑进去。在单核工作法中,你只承
诺你能控制的:承诺行为,而非成果。这就公平多了。承诺你会专注在这件事上,承诺你会
及时向利益关系人提交反馈。单核工作法的节奏会帮你时刻看清当前所处位置和下一步最佳
行动。
问:任务拆分的最好方法是什么?
答:帕金森定律告诉我们,工作会自动膨胀,占满给它分配的时间。在单核工作法中,我们
为任务分配一小段一小段的时间。多数情况下,这一小段时间远远不够完成任务,而每个小
段之间的休息是个极好的机会,便于我们调整当前任务的目标,甚至考虑值不值得继续做。
最好的拆分任务方法是:从能够获得反馈、展示成果、获得新知的事情开始。
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