第十二章 项目采购管理
3 个过程：
1、规划采购管理：做出采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方、准备获取建议；
2、实施采购：获取卖方应答、选择卖方、授予合同；
3、控制采购：管理采购关系、监督合同执行情况、根据需要变更和采取纠正措施；
注意：
采购章节，我们是站在甲方的角度
其他章节，我们是站在乙方的角度
规划采购管理：
1、定义：记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方。
2、规划采购管理的输入：组织过程资产（合同类型）
1）总价合同：适用于范围定义清楚、对采购工作很熟悉；
2）成本补偿合同：范围在开始时无法准确定义，而需要在以后进行调整，或者项目工
作存在较高的风险，就可以采用成本补偿合同，使项目具有较大的灵活性。
3）工料合同：范围相对明确，但工程量不易确定，规模不大，比较简单，又需要快速
签合同的项目。
3、规划采购管理的工具：自制或外购分析
一个重要工具，是考虑团队自行开发，还是向外部购买
4、规划采购管理的工具：供方选择分析
应该在采购文件中写明评估方法，让投标人了解将被如何评估。
常用的选择方法：
最低成本：适用于标准化或常规化采购
仅凭资质：适用于采购价值小，不值得花费精力
基于质量或技术方案得分
基于质量和成本
唯一来源：只选择特定卖方
固定预算：在成本固定的基础上做选择
5、规划采购管理的输出：采购管理计划
是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准；
风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险；
拟使用的预审合格的卖方（如果有）等。
6、规划采购管理的输出：采购工作说明书 SOW
根据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书，对将要包含在合同中的那一部分项目
范围 进行定义。采购工作说明书应该详细描述采购的产品、服务或成果，以便让潜在的卖
方确定他们是否有能力提供。
7、规划采购管理的输出：招标文件
用于征求潜在卖方的建议书。买方拟定的采购文件应便于潜在卖方做出准确、完整的应
答，还要便于对卖方应答进行评价。
不同类型的采购文件有不同的常用名称：信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书等等。
8、规划采购管理的输出：供方选择标准
是招标文件的一部分，为了对卖方建议书进行评级打分。简单的采购局限于价格，复杂
的采购有其他选择标准：能力、成本、交付日期、技术专长、相关经验、员工资质、财务稳
健、管理经验、知识转移等。
9、规划采购管理的输出：独立估算
对于大型的采购，买方可以自行编制独立估算，或者邀请外部专业估算师做出成本估算，
并将此作为标杆，用来与潜在卖方的应答作比较。如果两者之间存在明显差异：
采购工作说明书存在缺陷或模糊；
潜在卖方误解或未能完全响应采购工作说明书
实施采购：
1、定义：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。实际上就是招标、投标、评标、定
标的过程
2、实施采购的工具：投标人会议
又称承包商会议、供货商会议、投标前会议。在投标书或建议书提交之前，在买方或所
有潜在卖方之间召开的会议。会议目的是保证所有潜在卖方对本项采购都有清楚且一致的理
解，保证没有任何人会得到特别优待。
为公平起见，买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题，以
及买方所做出的每一个回答。要把对问题的回答，以修正案的形式纳入采购文件。
3、实施采购的工具：建议书评估
针对复杂的采购，应该根据买方的采购政策，规定一个正式的建议书评审流程。比如：
专家判断、加权系统、筛选系统、卖方评级系统等等。
1）加权系统：定量的方法。用于对不同的评估因素设置权重，并求得加权总得分。
比如：30%财务方面，70%技术方面
A 供应商 财务方面 60 分，技术方面 80 分
B 供应商 财务方面 74 分，技术方面 78 分
问：该选择哪个供应商
这是计算题，这就是使用了加权系统，权重*得分，累计相加求出总得分，然后选择供应商
A：30%*60+70%*80
B：30%*74+70%*78
看看哪个得分高，谁高就定谁
2）筛选系统：用于对某些评估因素设置最低的门槛。
4、实施采购的工具：采购谈判
是指在合同签署前，对合同的结构、要求以及其他条款加以澄清，取得一致意见；谈判
以形成买卖双方均可执行的合同文件而结束；
项目经理可以不是采购谈判的主谈人，项目经理和项目管理团队的其他人员可出席谈判
会议，必要时提供协助。
5、实施采购的输出：协议
协议文件的主要内容有：工作说明书和可交付成果描述、进度计划、合同终止条款和替
代争议解决、检查和验收标准、变更请求处理等。
控制采购：
1、过程定义：管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施，
以及关闭合同的过程。
2、控制采购的输入：合同变更控制系统
规定了修改合同的过程，包括了文书工作、跟踪系统、争议解决程序、以及各种变更所
需的审批层次。
3、控制采购的工具：检查
通过检查，可以验证卖方的工作过程或所完成的可交付成果对合同的遵守程度。
4、控制采购的工具：绩效审查
目标在于发现供应商履约情况的好坏
对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析以审查合同工作的绩
效。确定工作包提前或落后于进度计划、超出或低于预算，以及是否存在资源或质量问题。
5、控制采购的工具：索赔管理
根据合同规定对索赔进行记录、处理；如果无法自行解决，则按照合同中规定的替代争
议解决；
6、控制采购的工具：审计
要定期或不定期的开展审计，总结合同履行方面的经验教训，提出相应的变更。
7、控制采购的输出：采购关闭
买方通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。
练习题
1、供应商签约完成某个可交付成果，合同规定买方将支付卖方的成本，并且卖方每提前一
天完成，买方还将支付1%的费用。 与供应商签订的合同属于什么类型？
A. 时间与材料合同
B. 总价加经济价格调整合同
C. 成本加激励费用合同
D. 成本加奖励费用合同
答案：C。量化就是激励，奖励是不能量化的。
2、项目经理向一家施工公司招标。该公司要求获得有关做什么，什么时候做以及由谁做等
详细内容。项目经理应该向供应商提供下列哪一份文件？
A. 采购工作说明书
B. 项目章程
C. 项目管理计划
D. 采购管理计划
答案：A。采购工作说明书详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是
否有能力提供这些产品、服务或成果。
3、项目需求已经充分定义；然而，执行组织没有资源来开发项目，希望使用一家提供所有
管理服务的提供商。
项目经理指的是哪种合同类型？
A. 固定价格合同
B. 成本补偿合同
C. 工料合同
D. 成本加奖励合同
答案：A。范围确定，使用总价合同
1、公司拥有一个大型项目，希望进行正式招标。项目经理签发了一份建议邀请书（RFP），
但未收到任何建议书。 项目经理下一步应该怎么做？
A. 审查强制性要求
B. 将RFP发送给别的供应商
C. 建议终止项目
D. 邀请供应商另行讨论
答案：D。实施采购的工具：召开投标人会议。进入了实施采购的过程。无人应答，应该和
潜在投标人开会讨论，问题出在哪里，而不是先假设邀请书的强制性要求有问题。
2、在下列哪一个过程中，项目团队将收到标书并根据预先定义的标准审查卖方资格？
A. 实施采购
B. 计划采购管理
C. 控制采购
D. 授予采购合同
答案：A。实施采购过程将选择供应商
3、一个项目涉及来自一个知名供应商的硬件。在项目的中间阶段，项目经理注意到硬件的
质量下降。一名团队成员希望立即开展质量检查。
哪一份文件中包含检查规定？
A. 质量测量指标
B. 风险登记册
C. 绩效报告
D. 采购合同
答案：D。控制采购输入
4.有一部分项目工作将从外部资源采购。项目团队制订采购计划，并向多个供应商发出建议
邀请书。团队从潜在供应商那里获得关于工作的询问。
为向潜在供应商提供响应，项目团队应该怎么做？
A. 向每一供应商发送单独回复
B. 在项目团队中为每一供应商指定单个联系人来处理问题
C. 修订建议邀请书，将对所有问题的回复包含在内，并分发给所有供应商
D. 召开投标人会议，澄清所有供应商的全部问题
答案：D。建议，回复，修订的再好。也不如面对面开会来的直接。
5、一个由金融机构提供资金的项目，收到四家投标方的技术和财务报价评估基于质量和成
本，其中80%技术质量方面，20%放在成本方面（财务评分）。技术质量的最低合格分数为75。
投标方所获得的分数如下所示。
哪家投标方将会获得合同？
A.投标方A
B.投标方B
C.投标方C
D.投标方D
答案：B。投标方B：79*0.8+14*0.2=66，投标方c：76*0.8+16*0.2=64，投标方A和D不合格。
因此选择得分最高的投标方B。
6、项目经理被要求执行一次复杂的采购,为完成项目的最后阶段。 项目经理应该使用什么
工具来开始采购以及选择合适的卖方?
A. 建议书评价技术
B. 互联网搜索
C. 专家判断
D. 采购谈判
答案：A。对于复杂的采购，如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方，则应
该根据买方的采购政策，规定一个正式的建议书评审流程
7、项目经理开始一个新项目,获得一份报告,该报告显示在上一个项目中发生的采购相关失
败情况 。应如何纠正这个问题？
A. 采购审计
B. 记录管理系统
C. 归档合同
D. 协商解决
答案：A。本题特别强调了相关“失败”情况，采购审计要指出合同准备或管理方面的成功
经验和失败教训。
第一，记录管理系统第六版已删除。
第二，记录管理系统用来存档采购合同、文档，并不能显示相关失败情况，失败情况是通过
“采购审计”找出来的。
审计的作用，找出违规做法、差距、不足，总结经验教训。
经验教训，是通过审计找出的，并不是记录管理系统
8、在客户验收最终可交付成果后，项目经理分发最终项目报告，收集项目文件用于存档，
并与团队开展经验教训会议。还需要完成什么活动？
A.收集工作绩效信息
B.更新问题日志
C.衡量并记录客户满意度
D.记录纠正措施
参考答案：C。选项C是收尾时做的，衡量客户满意度进行阶段末评价。
9、项目经理对无效率的团队周会感到失望。一些发言更为积极的团队成员都将会议转向他
们认为有问题的领域进入长时间的讨论。若要提高会议的效率，项目经理应该怎么做？
A.增加会议时间。
B.不让发言更为积极的团队成员参加会议。
C.确保没有团队成员感觉受到伤害。
D.设定明确的议程，为每个事项限制具体的时间。
参考答案：D。 解析：会前，应该做好准备工作，包括确定会议议程、目的、目标和期限；
会后，要形成书面的会议纪要和行动方案。
10、收到供应商建议书后，项目经理应使用什么来确保最低报价在当前市场范围内？
A.独立估算
B.建议书评价技术
C.专家判断
D.分析技术
参考答案：A。
解析：对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本
估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准
11、项目经理承担一家公司的一个项目管理，但该公司正在进行组织变更且即将重组。若要
确保该项目与该公司的目的和目标保持一致，项目经理应该怎么做？
A.获得项目章程的批准。
B.在项目启动大会上达成协议。
C.按照商业论证进行差距分析。
D.按照该公司的使命、愿景和价值观分析该项目。
参考答案：A。解析：PMBOK 77页：通过编制项目章程,来确认项目符合组织战略和日常运营
的需要。
D看似高端大气上档次，但这是你认为的做法，在pmbok中并没有这样的描述。要确保与公司
目标一致，那就给项目编制章程。排除d
12、征求建议邀请书（RFP）答复时，投标人会议的目的是什么？
A．允许供应商提供初步概念性设计
B．确保潜在供应商对采购过程达成共识
C．允许买方取消供应商参与投标过程的资格
D．提供一个论坛，与潜在供应商谈判
答案：B。会议目的是保证所有潜在卖方对本项采购都有清楚且一致的理解，保证没有任何
人会得到特别优待。
13、通过利用各种属性的公式，项目经理从量化项目属性的组合，估算了一个新项目的成本
和工期。项目经理使用的是下列哪一项估算计划？
A. 参数估算
B. 类比估算
C. 储备估算
D. 专家判断
答案：A。用到了计算公式
14、在为一个大型项目开展风险分析时，项目团队创建了一个用于模拟的项目模型。计算与
成本估算和活动工期等输入值迭代。然后从这些迭代中计算出概率分布。这属于哪一项技术
的描述？
A. 趋势分析
B. 赫茨伯格的模拟方法
C. 德尔菲技术
D. 蒙特卡洛分析
答案：D。蒙特卡洛的定义.多点估算。估算出每个活动的可能持续时间概率分布，然后计算
出整个项目的可能工期概率分布。
15、项目经理被要求估算项目成本。成本和时间估算必须准确，要求详细说明每个工作包的
成本。下列哪项技术应该被使用？
A. 自上而下估算
B. 量级估算
C. 自下而上估算
D. 参数估算
答案：C。四个选项相对最准确的是自下而上估算。
16、公司管理层正在削减预算;因此必须作出如何削减某个关键、持续项目预算的决定。 项
目经理首先应该怎么做?
A. 提交能够减少成本的更新进度计划,并减少最终可交付成果的范围。
B. 解散某些分配的资源并延长项目时间线。
C. 减少管理储备以保持项目进行。
D. 使用敏感性分析评估不同风险。
参考答案:D。
解析:敏感性分析,确定某个决定对项目具有最大影响
17、项目经理被任命管理一个现有项目,需要了解项目可交付成果。项目经理应该参考 下列
哪一份文件?
A. 项目章程
B. 项目需求规范
C. 项目范围说明书
D. 项目进度表
参考答案:C。 解析:项目范围说明书包括了产品范围描述、验收标准、可交付成果、除外责
任。