先分析真正的问题所在，即“我想达成什么结果”，然后专注于能带来该结果的活动。开工前，我要先钮启番茄钟，稍后番茄钟会响铃，提醒我停下来，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？
在活动进行过程中，是不是经常会节外生枝地冒出一些次要任务？没问题，在番茄工作法中，你可以将其填入“计划外紧急”一栏，然后再接再厉，完成主要活动。这部分与“定性预估”有关。
“跟踪”阶段就是在收集全天工作流程的真实数据，这些数据可用于每日回顾，以改进第二天的流程。要跟踪哪些数据，你自己决定，根据具体的工作状态而有所不同，但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。
有一种精神状态称为“心流”，它具有以下特点：明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一。
心流是一种创造性的状态。如果保持心流的状态，效率不就提高了吗？不是的。心流状态下缺乏全局观念，创造力与统筹力难以并存。时不时地，我需要纵览全局进行战略决策，部署行动，以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。
在进入心流阶段之前，我扭启一个番茄钟，让它稍后唤醒我，这样我可以暂时换上战略眼光，观察全局，然后再次回到心流中——这就是节奏。
今日待办
今天日期 （打算今天进行的活动） （1）xxxxxxxx （2）xxxxxxxx
活动清单
最近要进行的 随想随填 不用排序 可以用很多天 （1）xxxxxxxxxx （2）xxxxxxxxxx （3）xxxxxxxxxx
记录
可以用很多天
比较每天的跟踪记录
△刚开始，跟踪每天完成的番茄钟数
日期：番茄钟数
△计算平均每项活动花费的番茄钟数
△可以计算一项活动在活动清单表格停留的平均时间，即从记下该活动到它得到处理的时间
△分析每一天的安排、完成比例
今天比昨天更好了吗！
可持续发展的步伐
全局观、控制力是与心流和创意相对立的。没法在纵览大局的同时专注细节。尽量减少“安排优先次序”的活动，有利于保持专注。但这两方面都不能不做。而且你也需要定期休息的时间，以吸收知识和恢复能量。你可以在三种心理状态之间轮换，在它们之间切换角色，但切换的开关是什么呢？
我使用三顶帽子：休闲帽是一顶小丑帽；工作帽将我变成一头狮子，用百分之百的注意力狩猎羚羊；战略帽用来决定优先次序以及在下一个工作周期做什么，让我感觉像一位国王。
我戴着休闲帽来上班；之后换上战略帽，选择将要专注进行的活动；然后换上工作帽，扭启番茄钟，全力以赴；25分钟后番茄钟响铃，提醒我换上休闲帽；经过短暂休闲后，我再次戴上战略帽。以此类推。
这样将专注、排序和休闲时间段交错安排，获得一个可持续的步伐。
如果一项活动预估不够哦1个番茄钟，则可以在它旁边标个0.并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。
稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当做一个活动来对待。
以预估为基础来进行计划，使得当天的自我承诺更真实可行，这样的结果之一就是增强做事的积极性。通过记录每天完成的番茄钟数目，可以让你对自己的“番茄钟日流量”心中有数。
当早晨从“活动清单”表格中选择当天的活动时，这些活动的预估番茄钟总数不要超过你的番茄钟日流量。然后将这些活动写入“今日待办”表格，并按照每项活动的预估番茄数，在其右侧画上相应数量的小方格。
这时会发生三种可能：或者之前预留的小方格已经填满了，但是活动还没完成，这种情况是你“低估”了该活动；或者小方格还没全填满；或者刚好全填满，活动也完成了。如果是后两种情况，就在“今日待办”表格中划掉该活动。
定量预估误差
如果活动完成之前，小方格都填满了，即本来预估这项活动需要若干个番茄钟，但这些番茄钟用完了，活动还没完成，接下来怎么办？
这时要做二次预估。猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。然后，在之前的小方框旁边，按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈。现在，每个番茄钟结束响铃时，你可以继续在圆圈里画X。
如果圆圈也用光了，你可以做三次预估，也是最终预估，用三角形表示。按照预估的数目在圆圈右方补充相应数量的三角形。
如果三次预估的数目还不够完成活动，那真是有点失败了。你得分析一下，为什么一次又一次反复地低估这件事？也许应当将活动拆开，降低复杂度。按照常理，活动越复杂，预估越不准。
记录表格的预估
在一天结束时，确认你已将跟踪数据填入“记录”表格，然后，可以对预估进行记录，给表格增加两列。方法如下：
新增的第一列，用来记录今天所完成活动中，有多少小方格没填满。假设其中一项活动被高估了3个番茄钟（+3），有两项活动被高估了2个番茄钟（+2和+2），还有一项活动被低估了2个番茄钟（-2）。把这些数字相加，“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个，即总体预估误差为+5。
新增的第二列，用来记录重新预估的次数。有多少行是画圆圈的，即二次预估？有多少行是画三角的，即三次预估？
我们的目标是让这两列都为0.不过，由于预估误差的来源之一是不断变化的世界，新问题、新情况不断涌现，因此在预估番茄钟和实际用量之间总会有所差异。无论如何，第一列的总和应该是零，即高估与低估的情况互相抵消。新问题和新情况既可能降低、也可能增加活动的难度。以长期的眼光来看，这些误差应该能相互抵消。
思维导图日记
番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。不必花一整个番茄钟来回顾今天和计划明天的工作。在下面前的一点时间，无论够不够一个番茄钟，都可以按照这段时间的长度扭启番茄钟，例如10分钟。用这10分钟把“今日待办”表格纸翻过来横放，回想一下今天的工作，在走马观花中抓住一点，就是今天得到的什么知识最有价值？
然后我这样做：在纸面中央，我画一个简图代表今天的主题。我今天的主题是什么？我今天跟同事沟通最多的是什么？今天画下最多x的活动，它们的关键词是什么？我今天参加的会议有什么主题？我今天又没有使用一些新工具和新方法？有很多的问题，和很多可能的答案，我只能选择其中之一作为我今天的主题。我选择脑海中跳出来的第一个念头，它在某些方面非常突出。
然后，我绘制一些彩色的分支，小图标以及自由联想，形成一张思维导图。番茄钟响铃了，我将这张带着每日思维导图的今日待办表格和往常的每日思维导图收在一起。每月一次，在下班前对上个月的一叠思维导图进行回顾，对所收获的知识进行复习。
短番茄钟产生更多的流程形式，而不是实际的工作成果。长番茄钟难以保证一直专心，也更难把一天分成几个小的阶段性进展。重点是每个番茄钟积累一定的工作成果。
关于协助与团队的应用
有时项目进展到了一个地步，新任务更多具有调查研究的性质，而不是一般的合作建设任务。这时临时将番茄钟配对拆开会更好做事。“我找这个，你找哪个，下个番茄钟后的休息时间我们碰一下。”如果你们想要稍后继续搭配，那么独立工作期间仍然要保持同步。
假设我们已经分好了活，正在各自忙碌，这时我的搭档需要多停顿一段时间，比如去开个35分钟的会。他告诉我的时候，我问他，我是否可以独自工作一个番茄钟来继续我们的联合任务。如果这个任务没法一个人单独做，我就只好进行一些自己的其他任务，直到搭档回来。
有时候拆开配搭，各自独立进行一个番茄钟，更容易站在两个不同的角度观察问题。我们各自单飞，各自收集灵感。番茄钟响铃后，休息一小会儿，然后到一起对新成果进行沟通。
为了促进团队内部沟通，队友之间请教问题可以不计入外部中断。这就相当于在每个番茄钟内允许做两项活动：
- 从今日待办表格上选取的活动
- 与工作有关的团队内部沟通