使用鱼骨图构建AS-IS和TO-BE - 过程改进和讨论

在过程改进项目中,分析团队需要对正在研究的当前(AS-IS)价值链的几个方面进行建模和检验。分析的目的是创建价值链的可视化图表及其相关文本和指标,并确定是否有可能改进的地方(例如,成本或时间的减少)。如果确定有改进,团队将通过改进构建一个修改后的价值链模型(TO-BE),然后对如何过渡到新价值链进行差距分析。本文侧重于通过提供构建AS-IS和TO-BE过程改进讨论的方法来分析当前价值链。


在分析团队使用简单流程图,统一建模语言(UML)或业务流程模型和表示法(BPMN)*等技术构建AS-IS模型后,他们需要检查哪些流程改进可以支持可靠的业务以证明TO-BE实施的合理性。 

需要组织AS-IS和TO-BE分析以确保全面的研究。一种方法是使用通常用于根本原因分析的鱼骨或Ishikawa图(1)的迭代适应。本质上,鱼骨的使用扩大到不仅确定根本原因,而且确定改进机会。迭代适应如下所述。 

  1. 使用图1中的鱼刺搜索出什么是每个肋高宽内的原有流程的改进机会。

  2. 对于每个过程改进机会,将机会放在鱼骨头上并再次使用鱼骨来确定为什么(根本原因)机会存在。如果团队发现它是由于肋骨方面的问题,那么问一系列为什么问题来确定根本原因 - 5为什么技术(2)。这些问题的答案将导致团队进行实现改进机会所需的“真正”改变。

图1.流程改进鱼骨图

图1描绘了一个鱼骨图,鱼的头部有待改进的过程,以及鱼脊的每个肋骨的工艺改进方面。以下是团队在各个方面需要追求的问题列表。请注意,团队没有遵循特定的方面顺序,并且可以预期涉及多个方面的迭代。

  • 主要用户(泳道参与者)

    • 工作描述是否需要更新?

    • 主要用户是否有足够的教育,培训,许可证,认证和/或经验来执行分配的任务?

    • 业务决策是否在适当的组织级别分配给主要用户?

    • 主要用户是否因工作环境而受到抑制?

  • 管理控制(非功能性要求)

    • 材料的使用(贵金属,货币,药物等受控物质)是否需要控制?

    • 是否需要分离职责和/或授权限制?

    • 是否需要物理和电子安全访问?

    • 需要保护知识产权吗?

    • 主要用户是否需要冲突利益,同意书表格和/或非隐含信息?

  • 工作流程任务(编排)

    • 每个任务是否为最终结果增加了价值?(审计小心 - 尽管任务似乎不会增加价值,但它可能是一项必要的管理控制任务)

    • 由于时间触发或延迟输入,是否有等待或空闲时间?

    • 串行任务可以并行完成,而且附加风险很小?

    • 没有附加值的工作产品是否有移动?

    • 由于工作环境,是否有任何任务受到抑制?

  • 系统交互(编排)

    • 系统直接与其他系统交互(如B2B应用程序)可以更有效地完成任务吗?

    • 主要用户与系统进行交互可以更有效地完成任务吗?

    • 现有系统的可用性能否得到改善?

    • 现有系统交互是否执行有效的业务规则?

    • 现有系统能否扩展以消除过程中的延迟?

  • 通信网络(流程协作)

    • 消息流之间是否有效的通信

      • 主要用户?

      • 系统?

      • 流程?

  • 信息流(任务之间的数据传输)

    • 是否提供完成每项任务所需的信息?

    • 信息是否按照非功能性要求(审计跟踪,数据保留,备份,灾难恢复)进行了适当存储?

    • 是否有机会通过自动化任务获得效率(请参阅系统交互)?

    • 是否有可能为主用户实施新的或增强的工具?

  • 绩效评估(领先和落后指标)

    • 流程中是否建立了足够的领先指标,以允许流程责任人调查任务绩效以影响最终结果?

    • 在流程结束时是否建立了足够的滞后指标,以便对最终结果进行趋势分析?

  • 商业决策

    • 目前的商业决策是否基于有效的业务规则?

    • 业务规则是否可以改变以提高效率的机会(挑战业务规则假设和约束)?

注意为了有效地利用业务决策核心方面,团队需要将业务规则与流程模型分开记录(3)。这有利于:

  • 一个没有复杂路径选择的过程的简单表示

  • 通过规则系列(表格)定义业务规则组合的一种方式

  • 业务规则或流程的变化不会影响其他业务规则或流程

在AS-IS“完成什么和为什么”迭代之后,分析团队随后构建TO-BE模型,描述AS-IS分析中引用的变化以及对变迁的差距分析。团队应该将TO-BE转换作为改进的替代方案,以及取决于价值链所有者的风险承受能力的阶段。衡量标准需要纳入团队以支持变更理由。最重要的是,团队需要确保TO-BE模型在整个价值链的背景下被观察(4)。这将防止次优价值链。

由于这种适应性提供了一种视觉效果,并且可以从根本原因分析中重用一种熟悉的技术,分析团队应该发现这种方法易于使用。然而,即使有了这个结构化的指南,团队仍然可以找到协调人指导分析的价值。分析完成后,团队应跟进项目管理办公室或卓越中心,以确认学习经验,作为组织最佳实践数据库中的新条目。


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转载自blog.csdn.net/chktsang/article/details/80621171