时间管理:文件管理技巧

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昨天早上看到一篇逻辑思维上的文章,介绍了文件管理技巧,虽然简单,但是比较有效,贵在坚持。

文件命名原则: 3W1X

文件的命名建议遵循3W1X的原则:

原则缩写 原则(E) 原则(中) 使用例
W Work 工作事项 智能运维解决方案
W When 时间 20200803
W Who 主体 liumiaocn
X Remarks 备注 版本信息

使用例:智能运维解决方案-20200803-liumiaocn-v1.docx

体现主体的关联关系

比如主体是Review者,或者修改者,建议文件名在Who之后添加一个字段的说明(或者以简略自己一直用的缩写或者格式)

四象限文件管理方法

将桌面分为是个象限:进行收集/处理/完成/归档,比如:

  • 收集(第2象限)
  • 处理(第1象限)
  • 结束(第3象限)
  • 归档(第4象限)

可以自己设计一些四象限的背景图片,也可以直接找一些类似的图片:
在这里插入图片描述
当然看板的图片也是一个很好的主意,这实际也可以和Scrum 看板的使用很好地结合起来,不必一定教条地使用四象限。

其他经验

  • 正确分类:建议项目/客户/时间/类型 进行划分,根据需要确认层级
  • 定时花时间整理:每天5分钟,每周末10分钟
  • 一次把事情做对: 第一次尽可能放到正确的地方,避免后续的整理时间
  • 重要文件进行备份,结合网盘进行保存

瞬时记忆广度原则:57原则

横向原则(7):1956年美国心理学家乔治·米勒发现年轻人的记忆广度大约为7个单位,超过了就容易忘,所以同级建议不要超过7个。
纵向原则(5):由于分类普通按照项目/客户/时间/类型来分只有4层,加上一层备用,文件夹深度5层一般能够满足需求。

乔治·米勒其人

这是一个真正的大神一般的人物,获得的奖项和成就有:

  • 1962年当选为国家科学院院士
  • 1963年获美国心理学会颁发的杰出科学贡献奖
  • 1969年当选为美国心理学会主席
  • 1971年当选美国哲学会主席
  • 1971年获实验心理学会华伦奖章
  • 1976年获美国语言听力学会杰出服务奖
  • 1982年获纽约科学院行为科学奖章
  • 1991年获美国最高荣誉的科技奖-美国国家科学奖
  • 2003年获美国心理学会颁发的心理学终身贡献奖
  • 1960年,米勒和心理学家杰罗姆·布鲁纳一起创立了哈佛大学认知研究中心。同年他出版了与加兰特(Eugene Galanter)、普里布拉姆(Karl H. Pribram)合著的《计划和行为的结构》(Plans and the Structure of Behaviour),概述了他们的认知心理学的概念。
  • 在语言学领域,米勒以负责开发英语的语义网络WordNet著称,该项目开始于1985年,主要由于政府机构对机器翻译的兴趣,获得了300万美元经费。他花费后半生来建立、扩展这一数据库。他还基于WordNet开发了许多商业应用软件,例如和布朗大学的许多教授和研究生,开发了早期网络搜索和交易工具Simpli,Google的广告技术AdSense就直接源自于WordNet和Simpli.。

神奇的数字 7+/-2;我们信息加工能力的局限

瞬时记忆的7来源于米勒在1956年发表于《心理学评论》(The Psychological Review)的文章《神奇的数字 7+/-2;我们信息加工能力的局限》,米勒同时代的心理学家虽然已将讯息处理的历程大致区分为三类:

  • 感官记忆(sensory memory,2 秒以下)
  • 短时记忆(short - term memory,15 秒以下)
  • 长时记忆(long - term memory)
    但短时记忆的性质及其重要性,则是在在这篇文章之后才确立的,其主要观点之一就是信息编码的概念。米勒认为:编码最简单的方式是将输入信息归类,然后加以命名,最后储存的是这个命名而非输入信息本身。这篇文章的意义在于:
  • 在不得重复练习的情形下(如看电视字幕),在短时记忆内,一般人平均只能记下 7 个项目(如 7 位数字、7 个地名),是故从电话簿上查到电话号码后,待要拨号时往往会不复记忆。
  • 短时记忆的量虽不能增加,但此 7 个事项的性质则可经由心理运作使之扩大。如 2471530121987 是一长串数字,远超过 7 的限制,但如经心理运作将之意义化,变成 24(小时)-7(一星期)-15(半个月)-30(一个月)-12(一年)-1987(年),然后再记这长串数字就比较容易。米勒称此种意义单位为组块(chunk)。学习英文时由字母而单字,由单字而短句,由短句而长句,都是将零碎信息 经心理运作变成多个组块之后记下来的。

参考内容

逻辑思维60秒
https://baike.baidu.com/item/%E4%B9%94%E6%B2%BB%C2%B7%E7%B1%B3%E5%8B%92/2046761?fr=aladdin

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