本文以医药电商为例，谈谈供应链系统的架构和流程问题。本文来自木笔的分享。

01 电商后台系统总览

一个典型的电商新零售的系统，到底长什么样子，又包括那些模块和功能组成，相信这是很多小于三岁的产品人的一个疑问，我们来看看全貌：

▲典型电商新零售的产品架构

1、基础数据

主要用于咱们日常所有的基础数据的创建和维护，并对公司其它系统提供唯一数据来源服务，这是所有业务沟通以及业务子系统开展的基础。比如商品和供应商的首营建码、商品分类、仓库、门店这些信息等等，一个公司不应该有多个地方都在维护基础数据信息，容易发生信息乱套。

2、电商平台

是咱们公司搭建的直接可以供用户在线下单购药的洽谈平台，也是我们业务的门面和主要的销售渠道。很多人以为电商平台就是全部，殊不知电商平台上所有展示的商品、价格、库存、折扣促销、下单逻辑均来自于后台各系统提供的服务。

3、中央库存

统一管理全国各仓和各门店库存的中央处理器，对上管理电商平台的可销售库存，对下管理各地的实物库存，并根据业务规则为订单智能匹配最合理的发货仓/门店。商品的库存数是整个供应链业务的核心，是业务能顺利流转的基础，所以设计中央库存时一定要保证库存数的实时性和准确性。

4、运营系统

主要用于电商平台日常的运营，为营销部提供各种营销工具，以便最大力度的获取用户、提升订单转化率和提升平台GMV(成交总额）。运营平台搭建的好坏直接影响电商平台的经营好坏”。

5、工单系统

作为记录、处理和跟踪公司内部问题和任务流转的工具，是各部门工作推进的纽带。工单是专门针对日常问题和任务的推进和跟踪，更加关注流程的顺畅和问题处理的进度，针对性更强。

6、订单系统

处理客户销售订单履约和退货换货的系统，对上承接销售平台订单上下传，对下对接各地仓库和门店，并在订单、退货单流转过程中调用外围系统的服务完善订单履约数据，是整个订单下传和下传的调度中心。

7、采购系统

协助采购部日常做采购计划、管理供应商、维价、退供应商的工具，专门为采购部门量身定做。

8、客服系统

客服部门日常用于管理客户、处理客户问题、记录客户事件的工作台。

9、仓储系统

处理日常商品的库内日常作业的系统，用以提升库房的作业效率和精益性，降低差错率。一般仓储部和质管部使用比较多。等未来业务做得更大了，会搭配PDA、电子标签、立体仓库、机器人等智能设备一起使用。

10、配送系统

用作商品的配送环节的支持，一般分为3PL和自营配送两种模式。3PL模式下，主要体现为分配物流公司、获取物流单号；自营配送模式下主要涉及自有配送体系的收货、分拣、派车、配送等业务支持。当然自营配送模式太重，不是一般公司能支撑的起的，所以3pl还是主流。

11、零售系统

用于线下门店的日常运作管理。在新零售模式下，体现为两大块：一块是传统线下的POS售卖；另一块是线上订单导流到门店，由门店发货配送或者用户上门自提。

12、财务系统

统管公司所有的与资金相关联的业务，是公司资金进出的最后一道屏障。主要用于支持财务人员日常账务处理、资金往来、发票管理、财务核算等业务。

以上就是我们规划的所有业务系统的主要功能概述，当然在实现的时候会围绕核心功能与各对接业务部门深入沟通，按照我们的业务现状出具最小可用模型，然后持续迭代。

02 供应链业务系统核心流程

如果从“产品架构”上，难以很好的将系统和业务结合起来，我们在从业务的角度，把整个供应链体系的业务流程和系统操作串联了起来，这样大家会清晰很多。

关于供应链的业务流程：

▲电商新零售系统整体流向图

如上图所示，在整个系统中，可以再次分解为五大核心业务模块：

01 商品及供应商建码流程

当公司决定平台上准备售卖某新药A，采购会先进行谈判、比较，找到最合适的供应商，然后在基础数据平台对供应商进行首营建码，然后在基础数据平台对新药进行首营和建码。

▲供应商及商品建码系统流程

供应商和商品建码有依赖关系，先有供应商资料了，再创建该供应商下的商品资料。资料创建或修改完以后，生成正式有效的系统编码，并由基础数据平台对外围系统统一广播分发。

其它基础资料如：仓库、门店、物流公司的创建比较简单，由集团总部在基础数据平台中统一创建完后分发各业务系统即可，若考虑到数据安全风险，可以增加一级审批流程。

02 采购入库流程

有了供应商和商品信息以后，基础数据平台会同步给外围系统比如采购系统，这样采购部就可以在采购系统中创建采购计划并经过审核以后下发仓储系统；库房待供应商送货到达以后，在WMS里完成入库的全流程。

待上架操作完成以后，数据同时同步给中央库存，该商品在平台内就有可用于销售的实物库存了，即可进入正式的商品“流通”环节了。

▲采购入库系统全流程

以上财务流程仅展示了正常月结方式下的财务流程，若为预付款方式，区别在于采购做完采购计划后，先向财务申请打款，待财务付款以后，供应商再发货，其它环节处理基本无差异。

03 电商出库流程

一旦中央库存有可售卖物库存了，运营同事就会在运营系统中将商品在电商平台上架（当然，如果有预售或者虚库存的情况下无需等有实物库存了才上架）。

商品上架显示了，用户就能进行搜索和下单；生成的订单下达订单系统，由药师电话回访并审核通过，订单系统待订单分仓、分物流后，根据中央库存分配的订单出库地点，将订单下达对应的仓储系统或者零售系统，在仓库或门店完成订单的拣货复核和打包发货；

如果是需要配送的订单，会交接给物流公司，包裹在配送过程中，配送系统会全程跟踪包裹流向，直到订单安全送达客户手中并签收。

▲电商出库系统全流程

一张客户订单从下单到签收一般经过电商平台、运营系统、订单系统、中央库存、配送系统、仓储系统/零售系统等多个系统的交互处理后才能完成整张订单的履约，在此过程中，订单系统起着整体的调度和监控作用，就像是人体的大脑、电脑的CPU一样重要。

商品的出入库操作，必然涉及到物流、财务等方面的业务活动。在月末结算的时候，财务对在线支付订单和货到付款订单分别与支付宝/微信/银行和物流公司之间的对账也是一个很重要的工作，这里要衍生另一个系统：统一对账平台，因为不涉及供应链主流程，所以不在此次规划范围内。

04 客户退货流程

任何一个完整的电商闭环来设计，有正向出库，就必然会有逆向退货退款流程。

如果客户对包裹拒收，或者有售后问题需要退回，先联系客服，客服在客服系统中进行跟进并记录事件，然后在订单系统中根据原始订单创建退货单（这里也可以由订单系统提供服务，在客服系统中创建）下达商品退回的库房/门店；待仓储/门店收到货以后，在仓储/零售系统中操作完退货入库。如果涉及退款，财务会在商品入库以后，原路将款项退还用户。

▲客户订单取消系统全流程

订单取消是个比较复杂的流程，系统需要判断当前订单正处于在哪个环节，不同的环节的处理逻辑不同。按照我们的业务现状，商品从库房发出以后就不能再取消了，但如果我们的配送系统能够与各大物流公司系统打通实现联动，或者我们的自营配送足够强大了，那么就可以实现订单在派件之前的任何环节都可以将订单取消并拦截回来，节省物流成本。

系统在处理退款时，咱们要遵循两个原则：

1、一定要确保商品完整的返回库房以后才能退款，如果是货到付款的包裹拒收引起的退货流程，是不需要退款的；

2、退款要按原路返回，这样可以有效规避某些客户故意用信用卡套现等风险。当然，如果是物流公司代收的货款，则平台与物流公司之间又是以月末对账结算的方式合作的情况另当别论了，这时需要和客户商量一个有效确保双方利益的退款方式。

05 退供应商流程

根据和供应商的合同约定，采购会定期将滞销品退回供应商，先由采购在采购系统中创建退供应商单，经过审核后下达仓库进行退供出库。门店商品若需要退供应商，需先将商品退回仓库，再由仓库统一退出。