这是邓俊的第7篇原创
大家有没碰到过这样的情况，在做项目实施的时候，会重复做一些在售前阶段做过的事，比如同样的需求问题客户会感觉被重复询问，或者是某个外部供应商会被售前和项目实施人员重复打扰同样的产品询价。又或者是在项目实施的过程中，客户不能进行有效的配合，造成关键的问题不能很好解决。
其实，这里面最大的问题就是没有做好信息的有效传递，这样会出现同样的工作重复做的情况，极大浪费了企业的资源；或者是客户没有了解到需要配合的关键事项，在后期不能很好的给予项目支持。
面对这种情况，是否有一种方法能够避免重复工作呢，答案就是项目启动会。
谈为什么讲这个话题之前，我们需要了解下项目的整个生命周期流程图，如下图示，通常从市场营销、立项、售前、项目落地实施到售后运维这五个环节在稍具规模的公司里面都是由不同的部门人员来负责的。这样层层传递，很容易出现信息丢失的情况，而且是越靠后，信息丢失的情况会越严重。
所以，需要一种方式能把各个环节的关键人员集中到一起，进行关键信息的有效传达，在项目前期，项目启动会是最有效的一种方式。项目启动会分为项目内部启动会和项目外部启动会，两种项目启动会的侧重点不同。
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项目内部启动会
内部启动会的参与人员包括、市场营销人员、售前人员、项目经理和其他关键项目执行人员如技术经理、测试经理、部署实施经理人员等，会上具体要传达的信息主要有以下几个点：
项目的基本信息，包括客户方的关键人员信息、市场和售前前期的主要工作如前期了解的关键需求（业务方面和技术路线方面）、接触过的供应商信息、客户对项目的主要期望、项目实施过程中重点需要注意的问题或风险等。
文档方面主要包括招标书、投标技术方案、合同文件、初步的成本估算表、问题及风险表、需求功能列表等。
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项目外部启动会
项目外部启动会最关键的一点就是和用户统一思想和目标，说得通俗点就是洗脑，需要能让用户认可整个项目的实施方案和套路，以便后续更好的配合项目工作。
项目外部启动会的参与人员一般包括甲乙双方高层、项目经理、其他关键人员如技术经理、需求对接人员、系统管理人员、主要业务部门人员等。
启动会的形式可以用PPT的方式来进行汇报，整个启动会的时间不用太长，一般在1小时以内结束，重点是把关键的项目实施方案、计划讲、需要用户配合的关键事项说明白就行。
提供一个外部项目启动会的汇报大纲：
项目概述：项目建设目标、主要建设内容等，这部分可以参考招标书里面的资料进行整理；
项目组织保障：项目组织保障项目实施岗位、角色设置和人员配置，这里是指甲乙双方人力资源方面的配置；
项目实施计划：项目各阶段和重要里程碑的时间节点；
项目管理措施：项目管理的主要措施，比如沟通管理、变更管理、风险管理措施，这里可以结合项目实际情况和标准的项目管理套路做适当裁剪阐述；
需协助事项：需客户在项目实施过程中需要协助的关键事项，这是最关键的部分，通常是需要客户领导或关键业务部门人员需要协助的，便于后续项目顺利推进。
会议流程的话就比较固化了、一般是主持人开场介绍、甲方爸爸代表发言、乙方实施单位领导发言、乙方项目经理介绍项目实施方案和计划（建议PPT展示）、监理单位代表介绍项目监理工作规划、与会人员自由沟通交流、会议结束。
良好的开始，是成功的一半，开始准备战斗吧。
作者：邓俊
坐标广州 项目管理和职场分享