Las notificaciones son un asunto trivial en la redacción en el lugar de trabajo, son muy comunes, como notificaciones por correo electrónico, notificaciones de WeChat y notificaciones de carteles, sin embargo, si no están bien escritas, tendrán un gran impacto. Si el aviso para la reunión no está bien escrito, no todos se presentan, el líder no estará contento; si el aviso para recopilar información no está bien escrito, se acaba el tiempo, el proyecto no se completa y hay que apresurarse. ellos uno por uno.
¿Cómo redactar un aviso para que se considere bien redactado? El primer criterio es si otros pueden cooperar con usted después de leer el aviso que escribió .
El propósito de escribir notificaciones es impulsar a otros a actuar, pero usar notificaciones para lograr que otros actúen tiene sus dificultades. La dificultad es que el aviso no se envía a una sola persona, sino a un grupo de personas. Cualquiera que lo reciba puede pensar de esta manera: De todos modos, no me lo envían simplemente a mí, esperaré y veré cómo lo hacen los demás.
El ejemplo más típico es el del departamento administrativo que pide a todos los departamentos que presenten programas para sus reuniones anuales. ¿Quién no está ocupado a final de año? Lo que todos pueden estar pensando es que no importa si no postulo, siempre habrá alguien que lo hará, pero al final nadie se postulará. de algo es demasiado común. Una vez que las personas deciden que pertenecen a un grupo, nadie está dispuesto a tomar la iniciativa, lo que constituye un obstáculo natural para el envío de notificaciones.
Entonces, cuando escribimos una notificación, no se trata sólo de decir las cosas claramente, sino que hay que ser responsable del comportamiento de los usuarios objetivo. ¿Cómo podría esa notificación hacerle realmente actuar?
Fórmula: notificación = llamar para ver + consultar acción.
1. Llama para ver
La primera tarea de una notificación es atraer la atención del usuario. En primer lugar, debemos trabajar duro en el título . Muchos de nosotros utilizamos el título predeterminado de la notificación como "Notificación", pero de hecho, lo que les importa a los usuarios es esto. materia y cómo comunicarse con ella cuál es la relación. Entonces, ¿qué tipo de título de notificación puede hacer que los usuarios le den un segundo vistazo? Debe estar compuesto por verbo + persona/cosa específica.
Caso:
Alguien de Universe Company vendrá de visita el próximo lunes y se concentrará en visitar el departamento de tecnología. Yang Mi, del departamento administrativo, escribió un aviso a todo el departamento técnico, cuyo título decía: "Por favor, vean si hay algún problema". Lo que ella escribió fue:
请检查杂物的通知¿Cuál es el problema con este título? La gente que mira pensará: ¿Qué tiene esto que ver conmigo? Si lo cambiamos así, veremos si será diferente.
请技术部同事检查杂物，配合下周一政府视察Si es empleado del departamento técnico, probablemente le echará un segundo vistazo a este aviso.
Lo que quiero recordar aquí es que aunque el aviso no esté escrito a una persona específica, si tiene un grupo específico, entonces debes señalar ese grupo específico.
Aunque se trata de un grupo específico, de hecho son todos los miembros los que deben preocuparse ¿Cómo afrontarlo?
La primera técnica es que podemos convertir a todos los empleados en personas o grupos específicos, limitar el alcance de las notificaciones y enviarlas una por una. Incluso si envía un aviso para todos los empleados, siempre podemos subdividirlo en diferentes departamentos comerciales.
Por ejemplo, si también notifica a todos los empleados que se realicen pruebas de ácido nucleico, puede enviarlas por separado de esta manera:
请运营部的同事14:00来一楼大厅做核酸检测
请产品部的同事15:00来一楼大厅做核酸检测Al reducir el alcance, las responsabilidades de todos se vuelven más claras.
Por supuesto, si tiene muchas personas a las que notificar y muchos grupos involucrados, puede resultarle un poco problemático limitar el alcance. ¿Es posible notificar a todos en una sola notificación, pero aún así puede impulsar a todos a tomar medidas? .
Hablemos de la segunda técnica, dar recompensas y castigos como incentivos.
Dale un punto de incentivo claro, es decir, tienes que decirle cuáles son los beneficios de hacer esto y cuáles son las posibles desventajas de no hacerlo.
Caso: El departamento de marca de Universe Company quiere recopilar historias de todos los empleados y pide a todos que contribuyan. El título de la notificación dice:
“我是宇宙人”故事征集Piensa en esta notificación, ¿la leerías? Si estás ocupado en el trabajo, probablemente lo ignorarás.
Entonces, ¿cómo debería cambiarse? Intentamos encontrar un punto de motivación positivo, que se puede escribir así:
投稿有奖金！欢迎参加“我是宇宙人”故事征集Si escribe de esta manera, la probabilidad de que se abra la notificación será mucho mayor.
Por supuesto, esto no significa que deba haber tentaciones materiales para hacer avanzar la obra. Lo que tenemos que hacer es captar los puntos del aviso que están relacionados con los intereses de la otra parte, que pueden ser incentivos o castigos. Podemos poner este punto de motivación en el título, amplificarlo y atraerlo para que venga a echar un vistazo.
2. se refiere a la acción
El propósito de la notificación es transmitir acción, por lo que las instrucciones de acción deben ser muy claras.
Caso 1:
各部门同事请注意：
新的一年已经到来，为了感谢大家在过去一年的付出，我们准备在2月1号举办年会。现在向大家征集
年会节目，欢迎大家踊跃报名。希望通过这次年会，同事们能相互交流，为新的一年蓄积能量，创造新的奇迹！
宇宙公司行政部¿Hay algún problema con esta notificación? El problema es enorme.
No hablemos de si los compañeros están dispuestos a inscribirse, incluso si él está dispuesto a inscribirse, lo más probable es que el departamento administrativo reciba varias preguntas. Porque en este aviso ni siquiera hay instrucciones básicas de actuación. No está claro dónde se llevará a cabo la reunión anual, cuáles son los requisitos del programa, cuál será el formato de la reunión anual, si hay un límite en el número de personas y cuánto durará. Los colegas que quieren registrarse no saben cómo hacerlo, los colegas que están indecisos piensan que no está explicado claramente y que es demasiado problemático preguntar, por lo que es posible que no se registren.
Después de la modificación:
各部门同事请注意：
新的一年已经到来，为了感谢大家在过去一年的付出，我们准备在2022年1月20日举办年会，地点
在宇宙大酒店一楼宴会厅。
现在向大家征集年会节目，欢迎大家踊跃报名。节目优胜者有奖励。
节目要求：
1. 积极向上，能够反映工作中积极应对挑战的风貌。
2. 每个节目时长控制在20分钟以内。
3. 每个部门报名节目不少于一个，个人或者团体的形式均可。
4. 节目题材不限，唱歌、舞蹈、小品、时装秀等均可。
5. 节目征集时间：2021年12月15日-2022年1月15日
6. 联系人：小青，12345678
宇宙公司行政部
2021年12月15日Orientación de la acción = hora de inicio y finalización + acción de ejecución + resultados de recompensa y castigo. Cuando redactamos cualquier aviso, puede utilizar estos tres contenidos para comprobar si hay omisiones.
Caso 2:
请关注春节放假通知
各位同事好！
公司的春节放假安排如下：
春节的春节假期安排是2021年2月10日-2021年2月18日，假期共9天，2月19日正式上班。
祝大家春节快乐！
宇宙公司
2021年1月10日Parece que este aviso no tiene nada de malo, pero al aplicar la fórmula orientada a la acción, descubrimos que no hay recompensas ni castigos. Todos sabemos que no importa cuántos días de vacaciones se tomen durante el Festival de Primavera, siempre habrá ser empleados que quieran salir temprano o regresar tarde. Si la empresa quiere que los empleados vuelvan a trabajar a tiempo, puede añadir un punto de incentivo.
请关注春节放假时间共9天
各位同事好！
公司的春节假期安排如下：
公司的春节假期安排是2021年2月10日-2021年2月18日，假期共9天。
这次，考虑到大家往返订票困难，公司特地在法定节假日前后各加了一天假期，方便大家订票。
2月19日是正式上班时间，请准时返工，如无特殊情况，不允许请假。返工日当天，我们会为大家
准备开工红包和礼物，仅限当天发放。
祝大家春节快乐！
宇宙公司
2021年1月10日Verá, hay incentivos positivos, incentivos negativos y requisitos claros: solo si vuelve a trabajar a tiempo podrá recibir sobres rojos y obsequios. Si cambiamos esto, podemos aumentar las posibilidades de que los empleados lleguen a tiempo.
Muchas veces especificamos instrucciones de acción en la notificación y la otra parte puede actuar según lo que queramos. Aunque algunas notificaciones han sido muy claras, la otra parte aún no puede cooperar con usted. El problema radica en que aunque la persona que recibió el aviso lo entiende, todavía no sabe cómo hacerlo.
Esto requiere que utilicemos el segundo principio de la redacción en el lugar de trabajo, la concienciación del usuario, para ayudar a la otra parte a superar los obstáculos.
Revise los puntos de conocimiento sobre cómo eliminar obstáculos. Requiere que nos ayudemos mutuamente a eliminar las preocupaciones y reducir las acciones tanto como sea posible. Si le pide a alguien que lo ayude a promocionar su producto, al menos debe preparar la información del producto y la información de contacto, y la otra parte puede reenviarla directamente.
Las notificaciones requieren especialmente la concienciación del usuario, porque las notificaciones se producen cuando asignas tareas a otros y los presionas para que tomen medidas. Si la otra parte no puede hacerlo, entonces tenemos que encontrar formas de ayudarla a resolver el problema .
Caso 1:
宇宙公司周年庆典申办方式介绍
一、基本情况
谁来申办：开放给各分公司总经理
何时截止：2021年4月26日周五
如何申办：发邮件提交申报方案
二、活动概况
1.时间
周年庆时间：2021年8月4日（暂定）
2.预算
今年暂定跟去年持平。
三、邮件申办格式
4月26日前，请各位以邮件形式，发送给董青青，抄送王进步。
邮件内容为：北京分公司，申办宇宙公司五周年庆典，对分公司申办资格做阐述。
请大家提早进行规划，踊跃申办。
有任何问题随时沟通。¿Qué pasa con esta notificación? Vamos a ver
El primero es el título. Este aviso está dirigido a los directores generales de todo el mundo, por lo que al menos el título debe reflejar la información especial del grupo. Organicémoslo con acciones + personas/cosas específicas . El título se puede cambiar así:
各地分公司总经理 快来申办宇宙公司2021年周年庆典El mayor problema con este aviso es el texto. Aunque está escrito en una lista de verificación y proporciona acciones claras, puede que no le resulte fácil recibir con éxito los materiales de solicitud de la sucursal.
Si la sucursal nunca ha celebrado un evento similar, entonces quiere enviar un correo electrónico de solicitud calificado, pero hay muchos obstáculos por delante:
方案包含哪些要素，有没有模板可以参考？
去年的预算是多少，做预算的时候还需要考虑到什么？
筹备期有多长，有没有要协同的部门？
邮件有没有统一的要求，预算超了怎么办？
任何问题都可以随时沟通，找谁沟通呢？Como remitente del aviso, por supuesto, también puede decir, siempre que deje claros mis requisitos y los deje claros, todo estará bien.
Pero su objetivo es involucrar a más sucursales y permitirles enviar la acción de solicitud. Por lo tanto, si sus instrucciones no son claras, es posible que algunas ramas abandonen. Luego, puede agregar algunas instrucciones para dar ejemplos claros, eliminar las preocupaciones de la otra parte y ayudarla a realizar las acciones que espera sin problemas.
Entonces, ¿cómo podemos modificarlo?
Principalmente tenemos dos ideas.
La primera idea es que necesitamos responder las preguntas en la mente del usuario. ¿Cuál es el tiempo, cuánto dura el ciclo y quién es la persona de contacto?Todos brindamos esta información de una sola vez.
La segunda idea es que para aquellas sucursales que no han declarado, podamos proporcionar demostraciones y plantillas, como el presupuesto y el plan del año pasado.
各地分公司总经理，快来申办宇宙公司2021年周年庆典
一、申办必看
谁来申办：开放给各分公司总经理
何时截止：2021年4月25日18:00
如何申办：发邮件提交申报方案
二、基本情况
1.时间
周年庆时间：2021年8月4日（暂定）。
2.预算
今年暂定跟去年持平，金额是80万元。
可参考去年的预算分配情况，详见附件一。
3.方案
方案包含活动流程、嘉宾名单等，模板详见附件二。
4.筹备相关
筹备参考周期：【7周】
筹备关键节点：
*确认场地。（建议至少提前2-3个月锁定场地的档期；大场地需提前更久，如提前半年）
*与密切协作部门对齐进度。（总部品牌部、活动部）
三、邮件申办格式
请在4月25日18:00前，将申办方案以邮件形式
发送给：董青青
抄送给：王进步
邮件主题：北京分公司申办2021年周年庆典方案
邮件正文：对分公司申办资格和方案做阐述
请大家提早进行规划，踊跃申办！
有任何问题，随时沟通。
联系人及电话：董青青，12345678Caso 2:
各位同事好，我们为大家提供洗牙福利，大家从今天就可以预约了。
预约电话：400-12345678，公司附近的星星口腔门店。Obviamente fue algo bueno, pero el departamento administrativo descubrió que al final muy pocos colegas concertaron citas para la limpieza dental y los beneficios no tuvieron ningún efecto. ¿Por qué? Parece que esta notificación es muy simple, pero es demasiado problemático para que los colegas actúen:
公司究竟是怎么跟口腔医院约定的，没说明白。
行政给的是一个400的总机电话，那我拨过去问总机，我应该问什么呢？
通知说的公司附近的这家口腔门店到底是指只能在这家洗，还是其他门店都可以？Si un empleado tiene preguntas en mente, le resulta complicado consultar y está ocupado con el trabajo, lo más probable es que no vaya.
Entonces, ¿cómo podemos ayudarlo a reducir la carga de acción? Podemos usar una lista para cambiarla:
各位同事好！
1. 公司为大家提供洗牙福利，大家从今天就可以预约了。
2. 预约方式：拨打电话，报公司名字和人名，选择具体的门店和时间段，任何门店都可以。
3. 推荐大家去公司附近的A门店和B门店，离公司近，午休和下班时方便过去。
4. 预约电话：400-12345678。Presta atención al tono de las notificaciones.
Antes de enviar el aviso, déjame recordarte una cosa más: si tu tono cuida tus emociones. Cuando redactamos un aviso, es fácil quedar atrapado en asumir la responsabilidad del asunto y olvidar que en realidad estás hablando con la persona detrás del asunto, por lo que es especialmente fácil ignorar el tono del aviso. Si su tono es incorrecto, es posible que no pueda avanzar en su trabajo y ofenda fácilmente a los demás.
Por ejemplo, el director de proyecto Dong Qingqing envió un aviso a todos como este:
各条线负责人，离本次双十一项目复盘报告提交截止日期，只有两天了，请加快速度，逾期提交，后果自负。En este proyecto, Dong Qingqing es la directora del proyecto y, por supuesto, puede enviar notificaciones a los participantes del proyecto. Sin embargo, tenga en cuenta que Dong Qingqing es sólo el coordinador, no su superior. Emitir un aviso como este es un poco condescendiente. La otra parte puede sentirse un poco infeliz después de ver esto ¿A quién eres tú para darle órdenes?
Entonces, cada vez que enviamos un aviso, debemos ser educados, ¿verdad? Echemos un vistazo a un caso que involucra a Dong Qingqing, quien inició un aviso de reunión de revisión:
中秋大促复盘大会暂定2月8日（周四）上午10：00，在二楼多媒体会议室召开，会议重要，
请设计部、产品部、运营部的成员都来参加，最好不要缺席。
请大家提前准备交流经验内容，最好每个人都发言。La seriedad y la fuerza no se reflejan, dado que esta reunión es tan importante y todos deben participar, entonces no uses el "mejor" tono en una discusión.
De lo contrario, todo el mundo siente que el subtexto de "es mejor no estar ausente" significa que no importa si estás ausente. De la misma manera, "es mejor que todos hablen" es como pedir opiniones, no es un requisito estricto. Es posible que aquellos que no quieran hablar no estén preparados. '
Para dominar el tono, en realidad tenemos un método: imagina qué tipo de tono usas cuando hablas con los demás cara a cara.
Si la otra parte tiene una posición más alta que usted, puede utilizar más honoríficos al enviar avisos, como por favor, solicitud sincera, gracias por su gran apoyo, etc. Si quieres que la otra persona haga algo, asegúrate de utilizar un tono firme. Si está hablando con la otra parte, puede utilizar un tono más conversador y expectante.
Resumir:
1. 通知要吸引对方的注意力，所以我们要在标题上下功夫，用明确的行动和具体的事来呼唤他的注意力。
2. 通知是一个直接传达行动的文体，所以一定要明确行动需求。
3. 我们想要让通知的对象快点行动起来，就得想办法降低他的行动成本，给他思考方案，让他更好地
行动起来。Muestra procesos clave para que tus notificaciones sean cálidas
Caso:
Un joven colega de nuestro departamento que es muy bueno en el trabajo es responsable de obtener los asuntos académicos del Instituto de Investigación Avanzada. Una vez organizó a colegas de todo el país para que regresaran a Beijing para recibir capacitación, lo que fue un gran paso: decenas de directores de todo el país tuvieron que volar de regreso a Beijing.
Aunque el aviso había sido muy claro, se emitió hace una semana, en ese momento estaba muy preocupado de que todos llegaran tarde al día siguiente debido al largo viaje, por lo que quería recordárselo a todos con un día de anticipación.
¿Cómo crees que se debe enviar esta notificación? Recordatorio directo, o recordatorio uno tras otro, puede ser un poco como un pequeño recordatorio, un poco molesto. Pensó en una manera: el día antes del entrenamiento, que todavía era domingo, arregló cuidadosamente el lugar, luego tomó algunas fotos del lugar y las envió al grupo, y luego dijo esto:
"Compañeros en el centro de aprendizaje, bienvenidos a casa. La capacitación comenzará mañana a las 8:30 de la mañana. El contenido de la capacitación es muy importante. Por favor, no lleguen tarde".
Verá, después de que se envió esta foto, todos los colegas del grupo respondieron: "Entendido, los preparativos en el lugar fueron realmente buenos". Completó su segunda notificación y rápidamente recordó a los colegas que participaban en la capacitación que no llegaran tarde. Al mismo tiempo, todos sintieron su amabilidad, su arduo trabajo y su calidez. Este es el poder de demostrar procesos críticos.
Plantillas de uso común:
Plantilla de aviso de reunión
标题：
请XX参加XX会议的通知
正文：
（被通知对象）：
会议背景（1-2句话）：
会议时间：
会议地点：
参会人员：
会议主题：
参会要求：
1.
2.
3.
……
联系人及电话：
落款（右下Plantilla de notificación de asunto
标题：
事由（动词+具体的人/事）的通知
正文：
（被通知对象）：
事项背景（1-2句话）：
行动要求（时间+执行动作+结果赏罚）：
1.
2.
3.
……
行动参考信息（提供解决方案）：
1.
2.
3.
……
落款（右下）