¿Alguna vez te has preguntado qué es realmente la productividad?

¿Es solo una sensación de logro cuando crees que has logrado mucho? ¿O eso significa que puede hacer las cosas rápidamente sin ningún obstáculo? ¿O podrías definirlo como trabajar duro y obtener resultados?

La productividad no es "siempre hacer lo máximo posible". Ni siquiera pensamos en la productividad como la forma de aprovechar al máximo cada día. Por el contrario, consideramos que las personas y los equipos productivos son aquellos que dedican menos tiempo a perder el tiempo en tareas secundarias (como asistir a reuniones de estado sin un propósito claro, buscar documentos o seguir recordatorios) y dedican más tiempo al trabajo que es importante. la organización.

Los equipos más productivos dedican menos tiempo a tareas de bajo impacto, por lo que tienen más tiempo para hacer trabajo real en lugar de trabajar más horas.

Aumentar la productividad sin aumentar su carga de trabajo puede sonar como una fantasía, pero eso es exactamente lo que estamos aquí para ayudarlo a hacer. Descubra cómo una herramienta de gestión del trabajo como Mojidoc puede ayudarlo a aumentar la productividad en el lugar de trabajo y minimizar el ajetreo y el bullicio.

¿Qué es la productividad?

En primer lugar, todo el mundo parece tener su propia definición de productividad. Para muchas personas, las emociones juegan un papel importante en su percepción. Merriam-Webster define la productividad como "el resultado, la eficiencia o la ganancia producida". Desafortunadamente, esto no es suficiente como una definición empresarial funcional, por lo que queda la pregunta, ¿qué es la productividad y cómo sabemos si la hemos logrado?

Los equipos más productivos dedican menos tiempo a tareas de bajo impacto, por lo que tienen más tiempo para hacer trabajo real en lugar de trabajar más horas.

1. Simplifica las cosas a tu alrededor

Problema: Tiene demasiadas cosas en su entorno de trabajo y lo distrae.
La solución: recuperar el control de su entorno de manera sencilla. Concéntrese en lo que puede controlar y trabaje desde allí.

Dondequiera que trabaje, practique reducir las distracciones externas para que pueda concentrarse más fácilmente en la tarea en cuestión. La mejor manera de hacer esto es empezar poco a poco. Por ejemplo, si el ruido lo molesta constantemente, debe probar los auriculares reductores de ruido. Si no tiene una silla de trabajo cómoda, intente usar una almohada lumbar que apoye su espalda baja. Al simplificar su entorno y encontrar soluciones a las distracciones que ocurren con frecuencia, puede encontrar el enfoque y la fluidez en lugar de estar constantemente distraído por las distracciones.

Dado que la disrupción es costosa, nos enfocamos en erradicarla de todos los lugares posibles. Al usar Mojidoc, dado que todos saben lo que está pasando y cuál es su responsabilidad, nadie necesita levantarse, por lo que las personas pueden entrar en un estado de flujo y realizar tareas en un entorno tranquilo. "

2. Pruebe estrategias de gestión del tiempo

Problema: Ha desarrollado algunos malos hábitos de procrastinación.
La solución: venza su propia procrastinación con técnicas comprobadas de administración del tiempo que realmente funcionan.

Todos procrastinamos, y la procrastinación en sí misma no es algo malo: el tiempo que pasas procrastinando en realidad puede generar sentimientos más placenteros y mejores decisiones. Pero si estamos hablando de una mayor productividad y un trabajo de alto impacto, le sugiero que planifique su procrastinación en una caja de tiempo para que no pase un día en las redes sociales.

Las técnicas de gestión del tiempo son formas de pensar en el próximo trabajo con el objetivo de desarrollar una buena atención plena, reducir la procrastinación y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Incluso el simple hecho de planificar con anticipación cómo abordará los problemas laborales puede ayudarlo a mantenerse enfocado. Algunas técnicas de gestión del tiempo están diseñadas para ayudar a aumentar la productividad, entre ellas:

Técnica pomodoro:

Para comenzar con la Técnica Pomodoro, configure un temporizador durante 25 minutos y sumérjase en su trabajo. Una vez que hayan pasado los 25 minutos, tómese un descanso de 5 minutos, idealmente haciendo alguna actividad física como caminar a la cocina por un refrigerio (pero está bien si realmente tiene ganas de revisar las redes sociales). Repita este patrón de trabajo de 25 minutos/descanso de 5 minutos cuatro veces. Luego, después del cuarto período de trabajo de 25 minutos, tome un descanso más largo de 20 a 30 minutos. ¿Por qué esta técnica se llama pomodoro? La razón es que esta técnica se originó en Italia, donde el reloj de cocina tradicional tiene forma de tomate, y la palabra pomodoro es la palabra italiana para tomate.

Ley de Platón:

La regla de Platón (también conocida como la regla del 80/20) es bastante simple: pasas el 20 % de tu tiempo haciendo el 80 % de tu trabajo. Al aplicar la Ley de Platón a la gestión del tiempo, se le anima a priorizar el 80 % de su trabajo que solo requiere el 20 % de su tiempo para completar. Cuando haya terminado con las tareas que se pueden hacer rápidamente, se sentirá más realizado y dedicará su atención a la mayor parte del trabajo del día (el 20 % del trabajo que lleva el 80 % del tiempo).

Método de trabajo GTD:

El método de trabajo GTD fue inventado por David Allen a principios de 2000. En este método de administración del tiempo, escribe todo el trabajo que debe realizarse y luego lo divide en partes más pequeñas según sea necesario. De esta manera, además de no tener que mantener el trabajo en su cabeza y tratar de recordar y priorizar tareas, puede ver y actuar sobre todo su próximo trabajo en un solo lugar. Para adoptar el enfoque GTD, asegúrese de tener un sistema para organizar las próximas tareas, como una herramienta de administración de tareas.

Cómete la rana primero:

Come esa rana primero El método de gestión del tiempo se deriva de la famosa cita de Mark Twain: "Si tu trabajo es comer ranas, será mejor que te las comas a primera hora de la mañana". En Eat That Frog First, comienzas a abordar las tareas más difíciles antes de comenzar a procrastinar. Una vez que se haya hecho el trabajo más duro, todo lo que siga será útil, como cualquier comida que comas después de una rana.

3. Reducir el trabajo inactivo

Problema: los problemas secundarios agotan la productividad de su equipo.
Solución: intente usar herramientas de productividad para compartir una fuente de información centralizada con su equipo y reducir las barreras para el trabajo de alto impacto.

Los trabajadores virtuales son los principales culpables de las incidencias que conlleva el trabajo. En la oficina, el trabajo inactivo se refiere principalmente a tareas sin importancia y que consumen mucho tiempo, duplicaciones inesperadas de trabajo o largos procesos para obtener información o aprobaciones. Sin especificar quién es responsable de qué en qué momento, tenemos mucho tiempo perdido en actividades improductivas.

Para luchar contra el trabajo falso, se debe establecer una fuente de información centralizada para el trabajo de todos los equipos. Cuando todos pueden ver el panorama general y pintar el cuadro por sí mismos, puede pasar más tiempo colaborando de manera efectiva y menos tiempo al margen del trabajo. ¿En cuanto a cómo construir una fuente de verdad centralizada para su equipo? Prueba una herramienta de gestión del trabajo como Mojidoc.

Con las herramientas de gestión del trabajo, puede estandarizar y centralizar los procesos del equipo. Da forma a grandes conceptos, aléjate del trabajo falso. No tiene que estar ocupado solicitando aprobación, pero puede comprender el progreso de revisión de los gerentes o personas relacionadas que lo rodean. En lugar de enviar correos electrónicos nuevamente y perseguir a los miembros del equipo para completar las tareas, puede ver el progreso directamente en las herramientas compartidas. Al reducir el tiempo perdido, puede liberar tiempo para un trabajo productivo y de alto impacto.

Antes de usar Mojidoc, dediqué mucho tiempo a organizar cosas como: administrar requisitos, recopilar actualizaciones de estado o rastrear detalles en lugar de desarrollar una estrategia o un diseño. Ahora ahorro mucho tiempo y repaso las rondas porque ya tengo todo lo que necesito en un solo lugar. "

4. Aprovecha los momentos de máxima productividad

Problema: sus reuniones se distribuyen a lo largo del día, por lo que incluso cuando tiene tiempo para sentarse y trabajar, no tiene momentos de concentración ininterrumpidos.
Solución: Agrupe las reuniones en intervalos de tiempo fijos para que pueda concentrarse en el trabajo intenso durante los momentos de máxima productividad.

Si alguna vez respondió a una pregunta como "¿Eres una persona madrugadora o noctámbula?", sabrás que la productividad de una persona puede variar drásticamente según la hora del día. Para la mayoría de las personas, abordar las tareas difíciles a primera hora de la mañana es una alegría y es más fácil mantenerse concentrado en el trabajo. También hay algunas personas que prefieren esperar hasta después del almuerzo para tratar asuntos laborales. Conocer tus momentos más productivos puede ayudarte a planificar tu día de una forma más adecuada.

Una vez que sepa cuándo es más productivo, puede comenzar a practicar la programación de "momentos de enfoque" en su calendario en función de sus tiempos de máxima productividad. De esa manera, puede despedirse de los horarios de reuniones frecuentes y dispersas y crear el mejor calendario para su enfoque y productividad. Puede hacerlo manualmente organizando una sección de "momento para concentrarse" en su calendario, o usar una herramienta de administración de calendario como Mojidoc para automatizar la tarea de programar su calendario. De cualquier manera, practicar la optimización de su horario puede hacer que sus tiempos de máxima productividad sean más eficientes.

Otro enfoque es considerar programar su semana laboral para que tenga un día completo sin reuniones. En Mojidoc, cumplimos con el principio de no reunirse los miércoles, para que todos puedan concentrarse en el trabajo profundo ese día. El trabajo profundo es un período de tiempo dedicado en el que puede concentrarse en su trabajo sin interrupciones. En momentos en los que no necesita preocuparse por reuniones o interrupciones, puede dedicar más tiempo a un trabajo profundo y productivo.

5. Evita la multitarea

Problema: Estás trabajando en varias cosas a la vez, pero todo se retrasa.
Solución: Entre en un estado de "flujo" enfocándose en una tarea a la vez.

Dato curioso: los humanos son realmente malos para realizar varias tareas a la vez. Cuando intenta hacer malabarismos con dos cosas a la vez, su cerebro se ralentiza para procesar información para ambas tareas. Por lo tanto, no solo es imposible cuidar de ambos, sino que es más probable que cuide de uno y pierda al otro al final.

Para evitar la multitarea y aumentar la productividad, concéntrese en una tarea a la vez. Asegúrese de tener suficiente tiempo para el trabajo profundo para realmente ponerse manos a la obra y entrar en un estado de flujo. Cuando estás completamente inmerso en tu trabajo, entras en un estado de flujo, que es una experiencia laboral en la que tu energía se energiza, estás más comprometido y lo disfrutas. Un estado de flujo no solo te ayuda a hacer las cosas más rápido, sino que también estimula la creatividad y el compromiso.

Consejos para reducir la multitarea y mejorar el flujo:

Reduzca las distracciones: coloque su teléfono boca abajo y deshabilite las redes sociales o las notificaciones de texto en su computadora.
Antes de profundizar en el trabajo, tome un refrigerio, vaya al baño y reponga el agua para evitar distraerse con las necesidades fisiológicas.
Escucha música de meditación: si hacerlo te ayuda a concentrarte. Considere elegir una pieza musical sin letra, o intente escuchar una canción que no entienda.
Combinado con diversión: si empiezas a aburrirte. Si está lidiando con tareas cotidianas o tareas fáciles, intente agregar algo de sabor cronometrándose, iniciando una competencia interna o encontrando elementos recurrentes en el trabajo para agregar a la diversión.

Durante un tiempo, fue una práctica estándar para nuestro equipo simplemente responder a las necesidades del trabajo. Pero sin un conjunto claro de procesos, nunca podremos hacer nuestro mejor trabajo.

6. Prioriza tareas importantes

Problema: Tiene una lista de tareas pendientes y no está seguro por dónde empezar.
Solución: alinee su trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa, y tome conciencia de las tareas importantes y la coherencia entre cada tarea y los objetivos de la empresa.

Comprender la coherencia entre su trabajo diario y los objetivos de la empresa o los planes de acción del equipo no solo es útil, sino que en realidad es un ingrediente clave para una productividad laboral efectiva. Cuando comprende claramente cómo se conectan los dos, puede priorizar el trabajo de manera más eficiente y asegurarse de que se aborde primero el trabajo de mayor impacto. Además, los miembros del equipo que entendieron cómo su trabajo se alineaba con el plan de acción de la empresa tenían el doble de probabilidades de sentirse motivados.

Por el contrario, si no tiene una manera fácil de ver claramente la coherencia entre su trabajo diario y los objetivos de su equipo y de la empresa, no está seguro de cómo priorizar. La mejor manera de hacerse con esta información es con un software de gestión del trabajo como Mojidoc. Al administrar los objetivos y planes de acción de su equipo en el mismo lugar donde se coordina el trabajo diario, los equipos pueden priorizar, alinear y realizar un gran trabajo de manera óptima. De hecho, según el Informe de objetivos de Mojidoc, el 84 % de los empleados que utilizan un software de gestión del trabajo colaborativo dicen que entienden claramente la relación entre su trabajo individual y los objetivos de toda la empresa, en comparación con aquellos que no utilizan herramientas de gestión del trabajo. Solo el 43 % de los encuestados así lo dijeron.

7. Aviso reducido

Problema: se distrae con las constantes notificaciones por correo electrónico, mensajería y herramientas de administración de proyectos.
Solución: intente desactivar las notificaciones o usar No molestar.

Para asegurar el trabajo que hace y hacerlo bien, debe reducir las distracciones. Los principales culpables de las distracciones son las notificaciones, ya sean notificaciones de productividad como mensajes de correo electrónico o de trabajo, o notificaciones no relacionadas con el trabajo, como interacciones en redes sociales y mensajes de texto.

La clave para aumentar la productividad en el espacio de trabajo no es abandonar por completo el ego, sino buscar herramientas que brinden la capacidad de "apagar" o "no molestar". De esa manera, puede trabajar en profundidad sin tener que preocuparse por las notificaciones repentinas que interrumpen su flujo.

No molestar tiene un beneficio adicional: permite que los miembros del equipo sepan que estás ocupado con algo. La mayoría de las herramientas que ofrecen No molestar recordarán a los miembros del equipo que quieran comunicarse contigo que actualmente no estás disponible para recibir notificaciones, lo que les dará una mejor idea de cuándo esperar una respuesta tuya. Sabrán que no has sido notificado, pero te responderán cuando terminen de trabajar. Es una excelente manera de crear hábitos saludables de trabajo (y equilibrio entre el trabajo y la vida).

Siempre que sea por adelantado, alentamos a los equipos a trabajar cuando son más productivos. Cuando es hora de dejarlo ir, es hora de dejarlo ir y apagar las notificaciones. Mientras que un compañero de equipo quiere esperar hasta que los niños se duerman para publicar por la noche, los demás no tienen que bailar con él.

8. Integra tus herramientas de negocio

Problema: pasa demasiado tiempo intercambiando información contextual entre diferentes herramientas comerciales, incluidos chat, correo electrónico, hojas de cálculo y más.
Solución: Administre su trabajo con una fuente centralizada de la verdad que integre su conjunto de herramientas comerciales y evite alternar entre múltiples aplicaciones.

¿Sabías que cada empleado cambia entre un promedio de 10 herramientas por día? Cuando su trabajo está disperso y es difícil de encontrar, se gasta un valioso tiempo de trabajo improductivo cambiando entre herramientas para encontrar la información que necesita. Si la información del contexto laboral se consolida en una herramienta, el trabajo en sí se maneja en una segunda herramienta y las comunicaciones relacionadas con ese trabajo se almacenan en un tercer lugar, simplemente acceder a la información necesaria para completar el trabajo se convierte en una carga para usted. de la productividad del espacio de trabajo.

En su lugar, busque una fuente centralizada de la verdad que pueda integrar todas las herramientas comerciales, eliminar el efecto de silo de datos y, en última instancia, aumentar la productividad del espacio de trabajo. Esta es una de las tareas de una herramienta de gestión del trabajo, que es ayudar a su equipo a coordinar y gestionar el trabajo. Al reunir la comunicación y la coordinación en un solo lugar, puede comprender el contexto del trabajo en el que realmente se realiza.

9. Automatice las tareas manuales

Problema: pasa demasiado tiempo clasificando tareas y dividiendo manualmente el trabajo.
Solución: elige una herramienta que te ayude a automatizar las tareas rutinarias.

Los asuntos relacionados con el trabajo también se derivan de las operaciones manuales, la clasificación de solicitudes, el intercambio de contenido de tareas con las partes interesadas para mejorar la visibilidad y la resolución de asuntos. Si está administrando un equipo o proyecto, es posible que deba pasar gran parte del día lidiando con tareas manuales en lugar de concentrarse en el trabajo de productividad de alto impacto.

Para reducir el trabajo manual, pruebe herramientas que automaticen trabajos rápidos. De esa forma, no tiene que preocuparse de que las tareas no lleguen al lugar correcto y no tiene que hacerlo todo usted mismo. No necesitas pasar cinco minutos aquí, 10 minutos allá revisando tareas o limpiando formularios, la función de reglas de Asana lo hace por ti. Con la función de regla, simplemente seleccione la condición desencadenante (por ejemplo: crear una nueva tarea o cambiar el estado de la tarea) y la acción (por ejemplo: agregar partes interesadas en la tarea para mejorar la visibilidad o cambiar la fecha de vencimiento). Este es el truco de productividad más fácil y rentable de conseguir.

Ahora, con la función de reglas, podemos ahorrar de 2 a 6 pasos por cada 40 a 50 solicitudes de clientes por sprint, ya que las tareas se agregan automáticamente a otros proyectos, impulsadas a lo largo de cada etapa del proceso. "

10. Di no

Pregunta: Francamente, tienes demasiado en tus manos en este momento.
Solución: Practique decir "no" a nuevos proyectos, o desarrolle el hábito de tener claras las prioridades y capacidades al sugerir nuevos planes de acción.

Decir "no" a un nuevo trabajo puede sonar como un secreto de productividad contrario a la intuición a primera vista. Después de todo, ¿no es la persona más productiva la que lo hace todo? No tan. Las personas altamente productivas son muy conscientes de sus prioridades, lo que también significa saber cuáles no.

Al decir "no" a las tareas para las que no tiene tiempo, tiene más tiempo para abordar tareas de alto impacto relacionadas con iniciativas corporativas u objetivos importantes y hacer eco de los planes de su proyecto. Al final del día, no tiene que "hacerlo todo", sino encontrar formas de concentrarse en lo que es más valioso para usted y su equipo.

Para decir que no de manera efectiva, practique el establecimiento de expectativas con su equipo. Hay varias maneras diferentes de practicar:

Integrar estrategias de control de cambios. El control de cambios es la práctica de identificar, documentar y autorizar cambios en un trabajo o proyecto. A través del proceso de control de cambios, las partes interesadas pueden enviar solicitudes de cambio, como cambiar el alcance del proyecto o actualizar los entregables. Luego, usted y otras partes interesadas del proyecto revisan el cambio. Si se aprueba, el trabajo puede comenzar, pero en este punto debe tener claras las prioridades relativas y el impacto de los cambios.

Trate de usar un reloj de recogida de trabajo. Si a menudo recibe solicitudes de trabajo a través de varios canales, es posible que desee estandarizar y simplificar estas solicitudes a través de formularios. Los relojes de adquisición de trabajos le permiten estandarizar los detalles que brindan las partes interesadas cuando solicitan nuevos trabajos, como: prioridad relativa, plazos ideales y más.

Priorice pronto y con frecuencia. Incluso si no dice "no", asegúrese de que los miembros del equipo y las partes interesadas entiendan las prioridades relativas de lo que está trabajando. De esta manera, puede asegurarse de que las partes interesadas y los miembros del equipo aprueben su trabajo.

Intenta decir "ahora no". Si decir "no" no se siente bien, también puede intentar reprogramar la tarea para una fecha futura. Ponga tareas en su lista de tareas pendientes para días lluviosos, pero no permita que la productividad se detenga por cosas para las que no tiene tiempo.

11. Prepárate para el éxito

Problema: Pasas valiosos minutos cada mañana pensando en qué enfocarte ese día.
Solución: transmita el próximo trabajo antes de cerrar la sesión, para que pueda comenzar a trabajar limpio a la mañana siguiente.

Todos conocemos la sensación de ser bombardeados con cartas tan pronto como iniciamos sesión en el buzón del trabajo por la mañana. De repente, su lista de tareas cuidadosamente organizada está fuera de control y ha estado ocupado toda la mañana clasificando y respondiendo correos electrónicos. Un espacio de trabajo desordenado puede drenar la mente, evitar el trabajo profundo y mejorar la productividad, además de proporcionar una distracción constante.

Para evitar mañanas como estas, prepárate para el éxito la noche anterior. Tómese cinco minutos antes de salir del trabajo para revisar su lista de tareas para el día siguiente. Saber lo que está disponible es la mejor manera de comenzar un día productivo.

12. Mejora la claridad del equipo

Problema: usted y su equipo pasan un tiempo valioso buscando documentos y esperando aprobaciones.
Solución: Comparta una fuente de información centralizada para que pueda trabajar, revisar y encontrar información contextual en un solo lugar.

Al centrarse en la claridad del equipo y la visibilidad del proyecto, en última instancia, puede reducir los gastos generales y aumentar la productividad. Hoy en día, hay tantos trabajos que están aislados y desconectados. Cada vez que pasamos buscando, solicitando o buscando trabajo es un tiempo improductivo, lo que significa que debe compensar el trabajo de alto impacto en otro lugar. Pero para mejorar su equilibrio personal entre el trabajo y la vida y, al mismo tiempo, mejorar el trabajo en equipo, necesitará formas de colaborar de manera más efectiva.

La mejor práctica es utilizar una herramienta de gestión del trabajo. Las herramientas de gestión del trabajo son métodos para acceder y dirigir los procesos de trabajo de una organización, diseñados para proporcionar la claridad que los equipos necesitan para acelerar sus objetivos. Estas herramientas lo ayudan a coordinar a las personas y el trabajo, asegurando que todos tengan la información que necesitan para realizar su trabajo más importante de la manera más productiva.

Si está listo para comenzar a administrar el trabajo, pruebe Mojidoc. Mojidoc es un conjunto de herramientas de gestión del trabajo diseñado para maximizar la visibilidad y minimizar los trabajos imprevistos, lo que le permite concentrarse en el trabajo de productividad de alto impacto.

Mejorar la productividadEl trabajo en equipo logra una alta eficiencia

Los equipos más productivos comparten claridad y visibilidad. De esta manera, no estás luchando solo, sino que a través de la colaboración y la conexión, puedes entregar el mejor desempeño laboral en el menor tiempo. Los equipos más productivos saben cómo reducir el ajetreo secundario, las tareas no productivas que se interponen en el camino del trabajo de alto impacto.

Si está listo para mejorar la productividad de su espacio de trabajo y realizar sus tareas más importantes, pruebe Mojidoc , un conjunto de herramientas de gestión del trabajo diseñado para ayudar a los equipos a colaborar sin esfuerzo.

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