PMP-4.组织系统、治理框架、管理要素

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1. 组织系统

1.1 概述

为有效且高效地开展项目,项目经理需要了解组织内的职责、终责和职权的分配情况。单个组织内多种因素的交互影响创造出一个独特的系统,会对在该系统内运行的项目造成影响。这种组织系统决定了组织系统内部人员的权力、影响力、利益、能力和政治能力。系统因素包括(但不限于):

  • 管理要素;
  • 治理框架;
  • 组织结构类型。

系统是各种组件的集合,可以实现单个组件无法实现的成果。组件是项目或组织内的可识别要素,提供了某种特定功能或一组相关的功能。各种系统组件的相互作用创造出组织文化和能力。以下是关于系统的几个原则:

  • 系统是动态的;
  • 系统是可以优化;
  • 系统组件是可以优化;
  • 系统及其组件不能同时优化;
  • 系统呈现非线性响应(输入的变更并不会产生可预测的输出)。

1.2 治理框架

  1. 治理指组织各个层面的有组织的或有结构的安排,旨在确定和影响组织成员的行为
  2. 治理框架时在组织内行驶职权的框架,包括:规则、政策、程序、规范、关系、系统、过程。
  3. 常见治理框架设计四个治理领域:一致性、风险、绩效、沟通。
  4. 项目治理是指用于指导项目管理活动的框架、功能和过程,从而创造独特的产品、服务或成果以满足组织、战略和运营目标。
  5. 不存在一种治理框架适用于所有组织
  6. 组织应根据组织文化、项目类型和组织需求裁剪治理框架,才能发挥其作用。

1.3 管理要素

理要素指组织内部关键职能部门或一般管理原则的组成部分。组织根据其选择的治理框架和组织结构类型分配一般管理要素。
关键职能部门或一般管理原则包括(但不限于):

  • 基于专业技能和可用性开展工作的部门;
  • 组织授予的工作职权;
  • 工作职责,开展组织根据技能和经验等属性合理分派的工作任务;
  • 具有纪律性的行为(例如尊重职权、人员和规定);
  • 统一指挥原则(例如一位员工仅接受一个上级对任何行动或活动给出的指示);
  • 统一领导原则(例如针对一组活动只能有一个计划或一个领导人,以及相同的目标);
  • 组织的总体目标优先于个人目标;
  • 支付合理的薪酬;
  • 资源的优化使用;
  • 畅通的沟通渠道;
  • 在正确的时间让正确的人使用正确的材料做正确的事情;
  • 公正、平等地对待所有员工;
  • 明确工作岗位的安全职责;
  • 确保员工安全;
  • 允许任何员工参与计划和实施;
  • 保持员工士气。

组织将这些管理要素的绩效分派到选定的员工身上。这些员工可能在不同的组织层级上执行上述职能。例如,组织的层级结构有平级和上下级的关系。从基层到高层,这些管理层级关系多种多样。分配到各个层级的职责、终责和职权表明了各个层级的员工在组织结构内执行上述职能的方式。

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