对于敏捷晨会的一些思考

每日晨会的内容和方式:

可以根据晨会参与者的不同,是否在同一物理地点办公等因素,来制定有针对性的沟通内容和方式。

  1. 供应商团队内部:因为供应商内部一般都在同一个物理地点进行工作,所以可以采用面对面沟通的方式。沟通内容一般包含三个方面:1)昨天做了什么;2)今天打算做什么;3)我遇到了什么问题(已解决或还未解决的)。注意要遵循一些原则,避免晨会变的拖沓,这样反而会影响效率。比如,每日晨会时间要固定(如每天上午9:30),方便成员预留时间,并形成习惯;团队规模尽量不要超过10个人,每人陈述的时间要控制在一到两分钟,整个晨会时间要控制在十五分钟以内;不要就编码实现或者问题细节进行讨论,整个晨会就是一个信息互通,高效交流的过程,所以不要陷入细节,可以在晨会后再安排其它会议专门进行讨论……等等

  2. 甲方项目经理与供应商团队:时间可安排在供应商内部晨会之后,可以采用电话会议或者视频会议(Skype或者微信等)方式进行,参与者可以包括甲方项目经理,(一家或多家)供应商项目经理,技术负责人和测试负责人,而不需要供应商团队全部参加。沟通内容和沟通原则基本与上面相同。

  3. 甲方项目经理之间:这里仅限有业务或技术依赖的多个项目的负责人之间。由于这里要解决的往往是系统和项目边界上的问题,比如资源协调,进度同步等等,需要沟通的内容相对较少,沟通的频次要求也没有前两种情况这么高,所以可根据具体的项目要求制定沟通策略。沟通内容也可以随意一点。但是沟通时间点,沟通时长和频次需要尽量固定。比如可以每周三,周五上午11点至11点30分进行沟通,或者每周五下午3点沟通一次就可以了。

每日晨会带来的好处:

刘强东曾经说过:“在过去几年里,成功的或者说让我们团队自豪的,让投资人放心的,这是唯一一支可以在任何垂直行业都能成功的一个团队。其他的电商公司还没有哪一家能做到这一点”。而能做到这一点,京东坚持十多年的“每日高管早会”功不可没。

同样的,每日晨会也可以增强我们对项目进度和风险的管控能力,提高多方的沟通效率和加强信息共享,甚至能够提升团队的执行力和工作效率。我们简单从如下几点简单分析一下:

  1. 高效沟通。晨会具备固定的频率,固定时间点,固定的时长,固定的内容(甚至是套路或话术),固定的参与者。(听起来似乎所有的高效会议需要的条件都已经具备了)。所有这些,都可以让参与者提前做好准备,高效沟通,避免诸如目的不明确,主要干系人无法参与,会议蔓延等等低效率陷阱。

  2. 增强对项目进度和风险的管控能力。通过晨会,我们可以获得每位项目成员或者供应商团队在每天的工作内容,工作进度,碰到了哪些问题,因此作为项目经理,你可以对项目过程中发生的每件比较重要的事情都了如指掌——妈妈再也不用担心我因为项目不透明而整日担惊受怕了。

  3. 提高执行力和工作效率。有一种提高工作效率的工具叫:ToDoList,一个将代办事项按照优先级进行排列的表格。而每日晨会中“我今天要做什么”,其实就是在推动团队成员梳理ToDoList,并且“我”要当着其他成员的面承诺在今天完成(所以完不成就太折面子了……),必须要加油干啊。另外“我碰到了什么问题”也可以在团队间共享问题和解决办法,利用团队的智慧,一同解决问题,而不是像以往一样,只会闷头苦干。

  4. 信息及时互通,减少随机式沟通。在晨会中可以将最新的信息进行实时的沟通,避免信息不对称,信息延迟等问题。同时可以减少随机式的沟通,大部分要沟通的内容在晨会中都已经沟通了,剩下需要沟通的自然就少了,也因此避免正在进行高效工作的你被打断(相信这是让很多痛苦和反感的一件事吧)。

另外补充一点,如果条件允许,可以采用一些可视化工具来让项目任务,项目进度等更加直观的展现出来。比如同一物理工作地点可以使用白板,跨物理地点团队可以使用可视化软件(Teambition等,10人以下免费)。让工具去帮你记录和更新进度,我们就可以把精力放在完善项目或者产品上了。

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