什么是OA系统，什么是工单系统，有啥区别？

一、OA系统与工单系统介绍

1、什么是OA系统

OA系统全称为Office Automation，即办公自动化系统。它是一种专门为企业和机构的日常办公工作提供服务的综合性软件平台，具有信息管理、流程管理、知识管理（档案和业务管理）、协同办公等多种功能。

OA系统可以帮助企业和机构实现信息化、自动化、智能化和标准化，提高工作效率和质量，降低成本和风险，同时为企业的决策提供数据支持和保障。

OA系统的使用场景非常广泛，适用于各种规模的企业和机构，包括政府机构、事业单位、民营企业、国有企业、跨国公司等。

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2、什么是工单系统

工单系统是一种用于跟踪和管理客户请求的软件系统。它通常包括一个界面，允许客户提交问题或请求，以及一个后端数据库，允许支持人员跟踪和处理这些问题或请求，直到它们得到解决。

工单系统可以在客户服务和IT支持方面提高组织和公司的效率，能够让组织和公司更好地组织和处理客户请求。

用户界面板块：客户可以在界面上填写表单、附加文件和截图，提供更多的信息，以便支持人员更好地了解问题并提供更好的解决方案。另外，系统管理人员还可以通过电子邮件、在线聊天或电话等方式接收客户请求，为客户提供更多的选择。
后端数据库板块：允许支持人员跟踪和处理这些问题或请求。支持人员可以实时查看工单状态并及时处理客户问题。此外，工单系统还可以提供许多其他功能，例如自动分配工单，自定义工单状态和优先级，工单分析和报告等等。

工单系统不仅可用于客户服务和IT支持，还可用于其他类型的服务请求管理，例如人力资源管理、采购管理等。目前市面上的很多工单系统还可以根据组织和公司的具体需求进行定制，以满足特定的需求和业务流程。

3、OA系统与工单系统的异同

OA（Office Automation）系统和工单系统都是用于管理企业内部流程的软件系统。但是它们的主要区别在于功能、使用场景和数据处理方式不同。

功能差异

OA系统主要用于管理企业内部的各种行政管理工作，如请假审批、报销审批、合同管理等。它通常包含多个模块，需要相关管理人员对数据进行多方面处理，如人事管理、财务管理、项目管理等。相对于工单系统，OA系统的功能更加复杂和全面；

而工单系统则主要用于跟踪和管理客户请求，如客户支持、IT支持、服务请求等。相对于OA系统，工单系统的功能相对简单，主要集中在客户服务管理上。

使用场景差异

一般来说，OA系统主要用于内部流程管理，如内部文件流转、会议安排等。其目的是提高企业内部的工作效率和管理效果；

工单系统则主要用于客户服务管理，如客户的问题、要求、建议等。其目的是提供更好的客户服务和解决客户问题。

数据处理方式差异

OA系统的数据处理方式相较于工单系统会更加复杂，需要对数据进行多方面处理，如审核、汇总、统计等；

工单系统的处理方式更加单一，只需要对相关资料进行分类、分派、处理、反馈等即可。

技术要求差异

OA系统作为企业内部管理系统，通常需要较高的安全性和可靠性，以保证公司内部数据的安全和稳定。例如，OA系统需要防止数据泄露、数据被篡改、数据丢失等情况，因此较多数企业在选择相关软件时会充分考虑其技术差异；

工单系统则需要更高的可用性和易用性，以保证客户的服务体验。例如，工单系统需要保证客户能够方便地提交请求、快速得到回复，而且界面易于操作。

二、如何选择适合自己企业的OA系统和工单系统

选择适合自己企业的OA系统和工单系统，是企业信息化建设的重要组成部分。在选择系统之前，企业管理人员需要全面考虑企业的实际需求、技术能力、供应商服务、系统集成、用户体验和成本效益等因素，以确保选择最适合自己企业的系统。

1、需求分析

企业需要明确自己的实际需求，包括但不限于请假审批、报销审批、合同管理等，或者需要客户支持、IT支持、服务请求等。在引入相关系统前需要根据实际需求来选择适合的系统，避免过度投入或者功能不足的情况。

2、可行性评估

在选择OA系统和工单系统之前，需要对现有的IT基础设施和人力资源进行评估，确定是否有足够的技术和人力资源支持系统的运行和维护。这可以帮助企业避免系统无法运行或者运行效果不佳的情况。

3、考虑用户体验

在实际工作中管理人员需要考虑系统的界面设计是否友好、是否易于使用、是否支持多语言等因素。这可以帮助企业提高员工和客户的满意度。与此同时考虑用户体验也是企业选择适合自己系统的重要因素。

4、供应商评估

选择可靠的供应商是选择系统的关键因素之一。在选择供应商时需要考虑供应商的技术能力、服务质量、用户口碑等因素，并与多个供应商进行比较，选择最适合自己企业的供应商。

5、考虑系统集成

OA系统和工单系统通常需要与其他系统进行集成，如企业邮箱、ERP系统、HR系统等。在选择系统时，需要考虑系统是否易于集成、是否支持标准API接口等因素。这可以帮助企业充分利用现有的IT资源，提高信息化建设的效率和效果。

6、成本效益分析

除了系统本身的成本之外，还需要考虑系统的运维、培训、升级等成本。需要进行全面的成本效益分析，以选择最合适的OA系统和工单系统。这可以帮助企业降低信息化建设的成本，提高企业的竞争力和发展潜力。

三、推荐一个好用的OA系统和工单系统

对比市面上多个OA系统和工单系统后，向大家推荐由帆软软件开发的简道云OA办公管理系统和工单系统，以上汽通用五菱应用场景给大家进行产品展示：

简道云OA办公管理系统

1、请假审批

过去：员工需要请假，要拿着纸质请假单找领导审批，层层审批才通过；

现在：手机上直接提交请假申请，消息自动到达领导，员工等待审批即可。

直接效果：再也不用频繁找领导审批请假单，节约了审批时间，请假效率提升了80%

2、数据收集

过去：使用某知名问卷软件搜集，但该软件缺乏良好的数据分析功能；

现在：使用简道云收集数据，不仅可以生成实时报表，还能导出搜集来的数据。

直接效果：统计时间节约了40%，数据分析效率提升了50%

3、PFEP核查与查询

过去：通过纸张核查，遇到问题需要微信寻找工段伙伴查询，浪费时间

现在：直接在手机上完成核查与查询

直接效果：再也不用花大量时间去找同事询问，核查效率提升了50%

4、项目管理

过去：通过纸张实现仓库的收发存退，操作上比较麻烦

现在：直接无纸化收发存退，库存实时化、透明化

直接效果：库存准确率提升、数据管控可追溯，效率提升40%

简道云生产报工系统

在工单管理系统上，简道云功能更加强大

简道云模块包括：生产统计、生产跟踪、生产计划、生产工单、质检工单和基础数据。

其功能如下：

1、能够有效地解决离散型生产制造型企业从生产计划、生产报工到质量检测的管理问题。

2、系统自动生成产品流转卡指导生产，员工生产完成后扫码一键报工，质检员扫码质检，实现了对产品制造过程中的全过程跟踪。

3、同时可以对产量、良品率、生产效率等数据进行统计计算，帮助企业实现生产数据可视化。