如何正确的组织会议
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《罗伯特议事规则》“文明表达原则”:
(1)不进行人身攻击;
(2)不质疑他人动机;
(3)就事论事,以解决当前问题为范围,不扩大范围;
遇到的问题
- 经常会遇到老板随时随地找你去开会,也许老板要说的事情很急,但是让我放下手里正在做的事情切换思路去开会,在心理上是比较抗拒的。
- 开会漫无目的,一会儿说解决方案,一会儿又说组织架构,一会儿又说公司愿景。导致大家很难专心代入场景,不得不跟着主持人的思维来回跳跃,导致的结果是会议之后没有人记得这个会议的目的是什么,到底说了什么,核心精神是什么。
- 开会频率很高,实际要解决的问题很少。
目的
高效会议
如何解决
- 会议流程
正常的组织会议应该是由主持人发起,制定会议主题,会议时间,会议规模,参会部门,参会人员。
1. 确定会议主题,讨论范围
2. 确定会议级别
3. 确定参会部门,参会人员
4. 商定会议时间,预估时长
5. 发起会议公告
6. 主持人主持会议开始
7. 主持人引导围绕会议主题,注意会议时长
8. 会议总结
9. 会议结束
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会议内容
- 确定会议主题
- 确定会议范围
- 会议纲领
- 全程围绕主题,不要过度发散
- 尽量抓住重点讨论,如果有其他问题要讨论,组织另一场会议
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会议时间
- 与参会人员商定会议开始时间
- 控制会议时长
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会议频率
- 会议内容需要提前准备好,更高效的达到组织会议的目的
- 尽量减少会议频率
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会议级别
- 公司层面的会议
该级别的会议涉及到公司与公司之间对接的会议,需提前准备好开会主题和内容,会议时间可能会比较长。
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各部门之间组织会议,应该有各部门负责人商定会议时间,参会人员,提前准备好内容,这样的会议不宜过多,需要考虑充分,以免影响各部门的工作节奏。
- 部门内部的会议
这里大多数是部门内部配合的会议,因为这样的会议可能会比较多,具体事宜由部门负责人安排。