怎么准备一场会议

项目经理，应该是最了解项目的那个人，包括项目的进度，项目中存在的问题，项目中需要协调的人员，项目中有哪些是重点，哪些是难点，哪些是比较难以实现需要弱化的部分。项目经理的主要责任在于沟通。然后在解决问题的方式了，除了专家判断之后，使用做多的就是会议了。项目经理需要开会，需要组织很多的会议，通过会议协调问题，讨论问题，协调事情，公开某些事情。所以组织一场会议对于项目经理而言是至关重要的。那么如何组织一场会议呢？首先在会议之初要了解会议讨论的问题是什么，既然组织一次会议，就需要进行考虑，尽量考虑的全面，以便解决问题，将每一件需要进行讨论的事情的人员加在后边；其次是根据列出来需要解决的问题的事项列出需要参加会议的人员，将事情和需要讨论的人员进行匹配；再次就是仔细研读会议内容，进行由重要到次要的排序，在这个排序的过程中就会发现这么重要的会议，尤其还有一些重要的领导参会，对于这样的一个会议，需要前期准备，包括和相关人员进行沟通，以便他们知道开会，知道会议讨论的议题是什么，知道开会人员都有谁，以及知道涉及到他的事情，以及他自己怎么准备。在这个环节，如果有必要，还要订会议室，布置会场，测试设备等；最后就是会后了，当然会会议期间不光做主持人（控场），还要进行记录（或者指定人员记录），在会后要将会议记录内容进行整理，分发给相关人员，同时还需要按照记录的内容，整理出各个涉及到的人，他们要做什么事情，逐个列出来，并且和这个人进行沟通确认，以便真正按照会议的知识和内容进行处理事情。