敏捷实践之如何开好每日scrum每日站会

scrum中的5个活动分别是:
-产品代办事项列表梳理(product backlog)
-sprint计划会议(sprint plan meeting)
-每日站会(scrum daily meeting)
-sprint 评审会(sprint review meeting)
-sprint 回顾会议(retrospective meeting)

scrum的5个活动中,每日站会(Daily Scrum)其实是最不好开的,每日站会是scrum的标志性活动,但是有的团队开一开觉得没有意思就不开了,有的团队把每日站会开成了汇报会,讨论会,今天我们就聊聊如何开好每日站会。

准时开

scrum特别强调节奏感,每日站会一定要每天准时开,今天不开明天开,后天开了大后天不开,久而久之,大家对每日站会就会松懈,从而忽略掉每日站会,从而丢失scrum的节奏。

提前准备

scrum每日站会需要提前5-10分钟进行准备,每个人都要准备自己的发言内容并且进行优化,而不是站在圈内才去思考,这样可能会遗漏掉真正重要的事项。

全员参与

scrum会议一定要全员参与,SM, PO, TEAM,了解团队其他同事的工作以及需要什么配合

待解决事项

每天形成待解决事项进行跟进,我们经常看到一些daily meeting开的时候大家都会报一些问题,但是这些问题跟进不够,到了第二天,仍然是这些问题,今日事今日毕。

每日站会常见问题及处理

问题1 开成了汇报会:
团队围成圈,PM在中间,然后问:“小王,你按照3点格式汇报一下昨天的工作”。
小王:”我昨天做了xxxxx……,今天打算做xxx,目前遇到问题是:xxx”
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解决思路

  1. 团队自组织的形式来分享、同步每天的工作状态。很多时候我们项目出现风险,大多数由于沟通问题导致,所以多分享多交流,同步信息才是最主要的思想。
  2. SM(Scrum Master,流程经理)或者PM(产品经理)不应该站在团队的面前,一旦你这么做了,你就是焦点,团队自然就认为工作应该向你汇报。这时你应该离开白板,离开团队的焦点和中心。让团队自己成为焦点。谁分享的时候,就让谁站白板面前。团队成员才是这个会议的主人,而非SM或者PM。
  3. 要让团队成员养成自主移动任务卡片的习惯,SM不要帮忙移动。

问题2 开成了分享会
“我昨天终于把xxx问题搞定了,主要是xxx问题,然后我xxxx……”5分钟过去了,团队一脸懵逼的带着崇拜的眼神听着大牛在做技术分享…

解决思路

  1. 给团队梳理站会的流程及要点。每个团队成员都有指定的时间来完成3个传统的问题。技术细节,会后交流或者有时间做个技术分享也可以。
  2. 带个秒表,每个人说完就计时,强化大家的时间观念
  3. 如果还超时,请参考团队惩罚项

问题3 没什么说的
我昨天做这部分的开发,今天继续做这部分开发,没什么问题。下一个团队成员也基本是这么回复。
解决思路

  1. 将任务的粒度拆分小一些,比如不超过1天的工作量。工作太多,团队不知道当前的进度如何,也就会带来进度的风险。有可能我昨天完成了1%,今天结束了,我只完成了10%,很多时候进度延期,就是这么导致的。到底是100-100还是50-50,还是0-100,谁都不知道。
  2. SM也要发挥出问题引导的技巧。比如提醒一下大家或者直接抛个问题:“你有没有什么要跟大家交接或者要提测的内容?” 、“你昨天完成的这个工作,后续有没有人需要交接的……”

问题4 PM问团队成员这个活多久能干完。团队承诺这个工作要2天搞定。2天后PM问他做完了吗?对方回复没做完……总之就是一直承诺,从来没按时做完过。

解决思路

  1. 拆分工作粒度,可跟踪可量化,如上个案例。
  2. 以后不要单独问这个团队成员活要多久干完,在任务估算完之后,让他自己认领并且在团队面前承诺,而非对你一个人的承诺。
  3. 强化承诺的价值。通过站会、白板来可视化团队的工作事项及每日的完成事项。在站会上,团队承诺也是彼此信任的体现,大家相互倾听尊重彼此,遇到困难的时候寻求帮助,我们通过每日站会,关注团队的产出和目标,不断的检查、适应、反馈,在不断的小步伐与错误中调整自己的行为、调整团队的节奏、方向。

问题5 站会主持人必须经常提醒下一个人开始分享,团队成员们也都在等他“下一个进行”的信号。轮到自己发言的时候,才去想到底要说什么,汇报完了就在开始开小差了,不关注其他人在说什么,或者说话的时候老是低着头看自己的鞋。

解决思路

  1. 强调信息同步的重要性,你说完了,其他人有可能分享的信息也需要你的协助或者对你是有帮助的。在站会上,尊重彼此的方式之一就是用心积极倾听。
  2. 可以用一些小的游戏来增强互动性及打破轮流发言的规则。比如拿个玩偶,谁说完了,就随机扔给下一个同事(不是隔壁的人),接到玩偶就要发言。超时不发言就请大家下午茶了…
    注意一定要随意的扔,明天和意外哪个先来,谁都不知道。这样可以让大家集中精力准备发言。同时,也增加了站会的乐趣。

问题6 站会迟到,且总有各种理由。

解决思路
参见团队惩罚

问题7
“你迟到了,我们大伙今天有下午茶了”
“我没迟到啊,我去年买的表刚好9点”……

解决思路
这种其实还是团队规则没定好,要有个标准。以哪个时间为尺子?要约定好。
比如可以去买个挂钟放开站会的地方,不管你的表是几点,咱们就以这个表的时间为准。超过时间那就是迟到,我们就按照规则来执行。管你是去年买的表还是前年买的表…
问题8
“昨天工作效率比较高,我今天好像没什么做的呢。”

  1. 遍历一次看板,看看todo项是否有未认领,建议他们认领一些活。如果都已经做完,协商是否要再加入一些story进来。
  2. 看看其他人有没有要协助帮忙的,给别人打杂或者结对做一些事情。
  3. 如果这个人一直都是这种状态,那就单独找他聊聊。若问题依然存在,移出团队吧。
    问题9 团队坐在工位上,打开JIRA或者其他敏捷看板,对着电脑balabala……

解决思路

  1. 电子看板的功能很强大,但团队间交互的效果不好。大家面对着电脑自顾自的说,有人看电脑在浏览网页,有人低头玩手机刷朋友圈…轮到自己说了,就对着电脑巴拉巴拉一通。时间久了会变成了汇报会,而且想早点说完自己的内容,说完就可以来一盘紧张刺激的飞行棋了。所以,如果团队都是集中办公的方式,放弃这个电子看板吧!用物理的白板更好一些。
  2. 我们每天站在白板前,一边交流一遍挪动便签,有了障碍项,可以立刻写一张便签。面对面的在白板面前的沟通,效率远高于其他形式的沟通。互动和交流也都变得更生动和开放。站会,不是坐会,还是挪动屁股吧。
    问题10 站会上大家聊的都很嗨皮,也都积极分享做的事情及遇到的问题。这个时候,公司领导走过来想看看什么情况,然后团队瞬间就安静了…然后大家都说:目前还没遇到什么问题…
    解决思路

对领导say No! 不要让领导参加。团队需要“猪”的角色,“鸡”的角色的人,远离。(关于猪与鸡的故事,请自行google)

问题11 每个人都避而不谈一些显而易见的问题,避开有难点的讨论。

解决思路
团队要有勇气去揭露并且面对障碍。适当的留意一下燃尽图,如果燃尽图没有按照计划更新,或者目前的进度偏差比较大,团队成员要有勇气讲出来。大家一起关注这个问题。

团队惩罚

团队惩罚的方式有很多种,比如做个俯卧撑,做个鬼脸,贴墙,这个规则最好是大家定,不要PM或SM自己定好了直接让团队执行。相比别人给你的规则,大家更愿意执行自己许下的承诺、规则。正所谓自己选择的路,跪着也要走完。但如果你让他跪着走试试?。
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总结下每日站会的常见问题

  1. 推迟时间。说好的是上午9点,可经常是9点10分才开始。
  2. 总是有人缺席或者提前离场。
  3. 没有关注在:昨天干了什么,遇到了什么问题,今天准备干什么。
  4. 说的内容没有结合Story。
  5. 没有站在物理墙前,对照着Story卡片说。
  6. 只是面向PM或者SM说话,不是面向所有团队成员。
  7. 说话内容太长,太细节。
  8. 没有关注在阻碍团队进展的问题上。
  9. 没有站着说话。
  10. 说话声音小,低着头自言自语。
  11. 同一时间有多个人说话或者有人窃窃私语。
  12. 没有志愿者站出来引导会议顺利进行。
  13. 坐在电脑前,对着电脑开会。

说在最后

我们现在好多团队都使用了jira看板来开scrum daily meeting,
优点是通过jira可以在不在一个办公室的团队之间共享同一个看板,缺点却有很多,jira可能导致了每日站会不在是站着开的,另外,其他人在描述自己的工作状况的时候,其他人可能只是在等待,等待轮到自己,不够专注。
另外,定期收集大家对一个sprint内每日站会的反馈,让每日站会开的更有效果

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