我身边有很多做技术的朋友,他们都有个共同点就是非常讨厌开会,每次聚在一起,这些程序员们都要说今天领导开的会是多么的无趣,他们只希望能够静下心来,沉醉在自己的代码世界中,敲代码改bug。他们的梦想是:为了让世界变得更加美好,而付出自己的青春。这才是这帮程序员最应该去做的事情。为何讨厌的会议总是来纠缠我们?我们不想开会,我们只想静静。
其实我们都知道,要想让工作顺利开展当面沟通的会议是必不可少的。可是,每当我们放下手头的工作,打断自己的思路,满怀憧憬,奔向会议室的那一瞬间,一段痛苦的时刻即将开始,就像没有味道的口香糖,想吐又找不到垃圾桶。我们原本希望通过会议让大家一起解决问题,并希望会议结论可以快速落地执行起来,但事实总是事与愿违。
实际情况是无休止的讨论,就是没有结论,甚至会出现两种观点的争论;还有一些人参与感低,当大家讨论的热火朝天时,他不是低头偷完手机就是在记事本上乱画,一副旁观者姿态;原本计划 30 分钟的会议,竟然开了 2 个小时,不是肚子饿了到了下班时间,会议还真结束不呢;很多参会者被莫名其妙地叫来,但会议的主题却与自己没太大关系。这些低效的会议让我们觉得还不如微信工作群能解决问题。
我开过最长的一次会是从下午4点开到凌晨1点多,整整9个小时,过程实在难忘。经过多次会议折腾,我总结了一套如何高效开会方法,今天分享给还在痛苦的会议中摸爬滚打的朋友们,记得把这篇文章转发给你的领导,动作一定要轻,姿势一定要帅。一共分为这六招,按照这套方法来开会,效率一定会翻倍,重要的是会议时间大大缩短。
第一招:要有明确的会议目标
每个会议都需要有一个明确的目标,且目标最好只有一个,如果有多个那么一定要分清主次,并在会议正式开始时前公示给大家,让大家提前做好准备(相关资料,相关人员发言),与会成员所有交流的内容都要围绕这个目标,在固定的时间内,锁定重要目标而不偏离主题是会议组织者最基本的素养。
其实会议目标混乱这也是最容易踩的一个坑,我们总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题,最好每个问题都要有结论。可事实情况证明,这只是无意义的贪求。与其让精力分散,不如让目标聚焦,俗话说:不要丢了西瓜捡芝麻。
举例:
本次会议目标:讨论本月团建的用餐地点
那么会议就只讨论地点问题,不要讨论其他边缘性的问题,如:是否准备游戏互动节目,准备多少瓶饮料,是否布置场地等。
第二招:准备简单的会议流程
会议流程需要结合会议目标来制定,流程一定要越简单越好,每个环节都要合理的预估时间,会议组织者要严格执行会议流程。
作为会议的组织者,如果不知道如何计划会议流程,建议这个会议最好还是不要开了。大量事实证明,哪怕有一个简单的会议流程,也比没有要好太多。会议环节一般不要超过 4 个,环节越多,时间越难把控,风险也就越大。
我们应该在会议开场就介绍会议的目标与流程,以及结束时间,在开始前礼貌地要求大家在会议期间不要看手机,不要做与会议无关的事情,与大家达成一种会议规则,互相监督。
第三招:把控会议时间
会议时间要尽可能短,能 30 分钟开完,绝不用 35分钟,简短并不意味压缩时间而忽视重要信息,把控恰当的会议时间是会议组织者的基本功。
作为会议的组织者,要用好时间这个资源。首先需要把控的是会议的整体时间,我们需要对会议流程进行分解,分别评估每个环节的时长,从而计算出整个会议的总时长。个人建议会议不要超过 一个半小时,太长的会议,只会让大家感到疲惫和崩溃。
注意,在会议进行过程中,我们需要参考已有的会议流程,把控每个环节的时间,需要做到的是灵活,而不是死板,需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理,确保变化在一定范围内即可。
第四招:邀请合适的参会人员
邀请的参会人员是否合适,将决定会议的重量与结果,选择不合适的参会人员只会浪费企业资源,人力成本同时间一样都是最贵的资源。
其实参会人员太多往往不是什么好事,表面看来重要信息可以同步,实际情况却会让会议变得难控,如果出现一个有争议的问题,就会陷入混乱。当然还有另一种可能,所谈论得话题与有些同事的相关性不大,只需少数几人讨论,其他人要么看电脑,要么玩手机,这些都是成本的浪费。
第五招:渲染活跃的会议气氛
活跃的气氛是高效会议的兴奋剂,没人愿意花时间去参加一次沉闷无聊的会议,如何将会议变得生动有趣,让大家愿意讲出心中所想,考验的是会议组织者的互动技巧。
有些会议组织者一开场就把会议气氛搞得十分紧张,尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法,从而得不到预期的会议效果。更严重的是,死气沉沉的会议将变成会议组织者的个人演讲,然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之,作为会议组织者,我们应该学会如何活跃气氛,调动参会人员的情绪,就像一场培训一样,会议也需要有一个“破冰”的环节。
此外,我们虽然是会议组织者,但并非是独角戏演员。我们要做的是组织大家来探讨,并通过提问来引导大家去思考,最终为需要解决的问题达成结论。其实我们更像是一名编剧兼导演,其他参会者才是真正的演员。
第六招:编写会议纪要
会议中实际交流的内容肯定会比计划的更加丰富,会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来(包括会后待办任务),当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。
记录会议纪要是有必要的,也是有技巧的。由于是会议节奏较快,记录时可以仅使用一些关键字,便于会后梳理和总结。所记录的会议纪要一定要具备条理性,需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。对于会后需要落地执行的任务,应该指定相应的负责人和结束时间,便于跟进和追踪。
下面是我以一个季度会议为例,写的会议流程,请大家参考。
会议目标:总结上个季度产品销售情况,讨论下个季度销售打法
参会人员:销售部所有人员
会议主持人:销售部经理
记要记录人:销售部副经理
会议时间:2018.7.24(星期二)10:30---12:00
会议地点:2号会议室
会议流程
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10:30-11:00(30分钟)(销售部经理总结本部门销售业绩)
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11:00-11:20 (20分钟 ) (销售业务人员发言)
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11:20-11:40 (20分钟) (部门经理发言下月销售打法)
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11:40-12:00 (20分钟) (会议记录人发言总结会议)会议纪要发到与会人员邮箱