本文主要介绍中国科学院上海光学精密机械研究所的日常事务处理流程，由司徒国海课题组编写。旨在为刚进入所里新生提供战前指导。为避免引起不必要的麻烦，相关材料已做脱敏处理。
内容提纲
一、基本账号申请
所内账号申请基本上都在OA上进行操作，OA网址：http://210.72.9.163:8080/wui/main.jsp。
账户和密码是姓名拼音和身份证号。
1. 申请所内邮箱
流程：打开OA -> 点击流程栏目 -> 新建流程 -> 在右侧申请邮箱和网络账户；
2. 申请网络账户
按照流程一步步填写相应信息，有不清楚的可以咨询师兄师姐。
提示：
- 填写的信息中物理地址可以填写所内某一台办公电脑的MAC地址(在命令提示符中输入“ipconfig /all”查看)；
- 经费卡号是部门的管理经费卡号。
申请提交后等待后续节点负责人审批即可。
二、所内正版软件
1. 所内正版windows系统
在OA上下载安装包和激活文件，下载链接在登录后界面的右侧便民信息内。
OA网址：http://210.72.9.163:8080/wui/main.jsp
2. 所内正版office软件
在OA上下载安装包和激活文件，下载链接在登录后界面的右侧便民信息内。
OA网址：http://210.72.9.163:8080/wui/main.jsp
建议安装office2013，该版本能很好的兼容mathtype6.9.
3. 所内EndNote正版软件
注意：需要申请好所内邮箱，可以登录中国科技云之后才能打得开链接。
EndNote下载页面：https://www.las.ac.cn/front/endNote/download
4. 所内正版Aotudesk公司的软件套包
我所购买了Autodesk 公司的软件套包（支持2015，2016，2017，2018版），包含AutoCAD（标准版，机械版，电子版，建筑版），Inventor等28个软件。
三、所内报销流程
1. 购买物品报销
基本流程：准备报销材料 -> 验收单找室主任签字 -> 交给财务老师 -> 报销单找室主任签字 -> 交财务老师；
购买物品分为两种自行购买和合同购买两种。相应的空白表格都可以在OA上下载。
PS：室主任为 “副主任及以上”。
I. 1000元以下物品
1000元以下的物品可直接自行购买。
准备的材料：
- 商品发票；
- 付款记录(200元以上的订单需要付款记录，支付宝、微信截图即可)；
- 采购验收单(填写相应的物品信息，找老师签字，办公用品无需验收单)；-
- 注意：电子版发票需要命名好后发给金冬兰老师；
- 注意：如果报销物品都是材料可填在一张验收单上，但材料和设备不能填在同一张验收单中。
材料样板：
① 验收单样板： 验收人不能是自己，必须另找一人签字；导师签负责人。详细技术指标大致填写即可。
以上材料准备完之后可以交到负责财务的老师那里，等待报销单下来(一般1~2天)；
报销单下来后再找室主任签字，再交回给财务老师即可。
② 报销单样板：绿色方框是需要签字的地方，经办人签自己，实验室负责人签负责人。
PS：以下事项的报销单签字要求与此相同。
II. 1000元以上的物品
1000元以上的物品和商家开具合同购买，合同购买甲方负责人需要是小老板及以上岗位的人员。
流程：联系好供应商 -> 填写所里合同模板 -> 将合同电子版发给财务审核 -> 确认无误后寄至少三份对方已盖章的纸质合同过来 -> 交给财务盖章 -> 财务老师出具借款单 -> 小老板签经办人 -> 实验室负责人签字 -> 交回给财务 -> 收货后补交验收单。
具体执行的时候可能需要多问问财务老师相关流程。
注：另外1000元以上5000元以下的物品可以直接通过公务卡支付，报销流程和第一项相同，不需要合同。
2. 出差报销
2.1 市内打车报销
出租车报销：将出租车票在ARP上拍照上传 -> 将出租车票交给财务老师 -> 报销单室主任签字 -> 交回给财务老师；
滴滴报销：打印电子发票及行程单 -> OA上下载“上海光机所室内车费报销清单”进行填写 -> 材料交给财务老师 -> 报销单室主任签字 -> 交回给财务老师；
2.2 市外出差报销
流程：准备材料 -> 交给财务老师 -> 打印报销单 -> 室主任签字 -> 交回给财务老师。
准备的材料：
- 《中科院上海光机所出差审批表》
- 往返车票、住宿发票；
- 付款记录(200元以上)；
审批表样本：除了签字手写外，其他信息填写要么全部手写，要么全部打印。
包干说明：
- 出差六天以内可以实行包干，直接补助每天的住宿标准(参考《中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表》)，住宿费不再报销；
- 超过六天的出差施行实报实销，按实际住宿花费报销。
3. 会议报销
流程与出差报销类似，材料上需要多一份会议通知或会议日程；
准备的材料：
- 《中科院上海光机所出差审批表》
- 会议通知或会议日程(要包含食宿自理的字样，并且要求原件)；
- 往返车票、住宿发票；
- 付款记录(200元以上)；
会议注册费可以使用公务卡支付，也可以跟财务老师借款进行对公转账；
借款单流程：将转账信息、转账金额报给财务老师 -> 财务老师打印借款单(一式两份) -> 取签字，自己签经手人，室主任签部门负责人 -> 交回给金老师。
四、祝福语
希望新生们能尽快融入上海光机所，并开启属于你们的战场，加油，祝科研顺利！