在信息技术高度发达的今天，业务交流越来越多地使用电子文件形式，而这些电子文件可能是企业的核心资产。由于电子文件具有易扩散的特性，如果这些核心资产在业务交流中发生泄露，无疑将给企业带来巨大的损失。
企业目前主要会使用到邮件系统、FTP系统、企业网盘等，同时可能辅以OA、BPM等办公协作系统，甚至还会大量采用人工方式，通过存储介质或者IM工具进行数据传递，在实际应用中存在诸多问题。比如无法保障数据外发的合规性、加大数据流失泄露的风险、无法控制数据流向和跟踪结果、缺乏网络隔离下的可操作性等。
所以，使用文档外发控制系统，可有效防止文档在业务交流过程中的使用权限、使用行为，解决文档在业务交流中的安全问题，对于企业自身发展，保护企业自主知识产权有着深远而重大的意义。
飞驰传输通过多年的经验总结，发现企业实施文档外发安全系统的前提和目标在于：以简单、易用的方式为前提，能够满足企业文档保护多样化外发应用的需求，确保企业外发的文件处于可控、可管的安全状态。以Ftrans文件安全外发系统为例，具有以下特点优势：
1、外发审批流程 自动阻断违规数据外流
通过内置的审批流程或集成OA、BPM系统，实现文件外发审批，全面记录文件外发操作和审批日志以便审计追溯。支持根据文件类型、文件大小和敏感词对外发文件进行审查，自动阻断违规数据外流。
2、传输加密 确保外发文件的安全性
基于文件特征进行自动审核和过滤，通过数据加密、有效期、提取密码等技术，防止文件外发窃取和滥用。
3、用户行为记录 便于检索和追溯
完整的用户行为记录、流程审批记录和上传下载日志，支持日志检索和审计追溯。
4、兼容性好 支持网络隔离架构
支持网络隔离架构，支持分布式部署和混合架构，兼容主流软硬件系统环境，有效控制建设周期和使用成本。
面对企业多样化的文件外发需求，正需要Ftrans文件安全外发系统这样的产品来满足，用来规范外发业务流程，保障外发文件安全。