Lotus Notes 数据库中附件的批量导出

引言

Notes 数据库是一种文档型数据库，其中文档的富文本域中往往嵌入许多附件（如 Word 文档、PDF 文档、Excel 文档等）。这些附件常常是工作的重要资料，用户时常需要导出这些附件到其他系统中进行处理，如图 1 所示，用户可以将所选中的附件或者该文档中的所有附件保存到本地系统。有时用户还需要导出多个文档中的附件，如图 2 所示，每个文档中都嵌入了附件，用户需要将所选中的所有文档中的附件全部导出。在这种情况下，用户只能手动逐个打开各个文档并将附件导出到系统本地，然后再将附件导入到其他系统中，这大大降低了效率。下文分析了若干附件批量导出的需求以及相应的解决方案。

图 1. Notes 文档中附件的导出

图 2. 多 Notes 文档中附件的导出

附件批量导出的需求及其解决方案

1. 导出到本地系统中

举一例说明。某公司用 Excel 表单作为公司的报表管理系统，它们的业务流程是：首先，公司定期下发 Excel 报表模板供全公司使用。然后，基层的业务人员在每个周期的期末要定期填写报表，即在模板里面填写数据，然后新建一个 Notes 文档，把这个 Excel 文件嵌入到这个文档中提交。最后，公司的信息收集人员需要从每个 Notes 文档中导出 Excel 文件，再对这些报表进行手工汇总和处理。显然，如果业务人员数量大，那么 Notes 文档就会很多，这种手工导出附件的方式最终将不堪重负。本文开发了一个 SaveToLocalSystem Agent 程序，它可以将 Notes 数据库中被选中的文档中的附件批量导出到指定的系统目录下。这个 agent 是用 LotusScript 编写的，见代码清单 1，也可以使用 Java API 编写。本文附件 attachment.nsf 中包含 SaveToLocalSystem Agent 程序及测试数据。

清单 1. 多 Notes 文档中附件批量导出到本地系统

Type BROWSEINFO
hOwner As Long
pidlRoot As Long
pszDisplayName As String
lpszTitle As String
ulFlags As Long
lpfn As Long
lParam As Long
iImage As Long
End Type
Const BIF_RETURNONLYFSDIRS = &H1
Const BIF_DONTGOBELOWDOMAIN = &H2
Const BIF_STATUSTEXT = &H4
Const BIF_RETURNFSANCESTORS = &H8
Const BIF_BROWSEFORCOMPUTER = &H1000
Const BIF_BROWSEFORPRINTER = &H2000
Const MAX_PATH = 260
Declare Function SHGetPathFromIDList Lib "shell32" Alias "SHGetPathFromIDListA"
    (ByVal pidl As Long, ByVal pszPath As String) As Long
Declare Function SHBrowseForFolder Lib "shell32" Alias "SHBrowseForFolderA"
    (lpBrowseInfo As BROWSEINFO) As Long
Declare Sub CoTaskMemFree Lib "ole32" (ByVal pv As Long)
Declare Function GetDesktopWindow Lib "user32" () As Long
Sub Initialize()

Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim collection As NotesDocumentCollection
Dim doc As NotesDocument
Dim rtitem As Variant
Dim NotesItem As NotesItem

Dim bi As BROWSEINFO
Dim pidl As Long
Dim path As String
Dim pos As Integer

bi.hOwner = GetDesktopWindow()
bi.pidlRoot = 0&
bi.lpszTitle = "Select directory to save the attachments"
bi.ulFlags = BIF_RETURNONLYFSDIRS
pidl = SHBrowseForFolder(bi)
path = Space$(MAX_PATH)
If SHGetPathFromIDList(ByVal pidl, ByVal path) Then
pos = InStr(path, Chr$(0))
End If
Call CoTaskMemFree(pidl)
  Set db = session.CurrentDatabase
  Set collection = db.UnprocessedDocuments
  Set doc = collection.GetFirstDocument()

While Not(doc Is Nothing)
    // 此处假定附件是嵌入在 Body 域当中，当然也可以循环文档所有的域，然后对于富文本域进行处理，提取附件
    Set rtitem = doc.GetFirstItem( "Body" )
    If ( rtitem.Type = RICHTEXT ) Then
         ForAll o In rtitem.EmbeddedObjects
           If ( o.Type = EMBED_ATTACHMENT ) Then
             Call o.ExtractFile( Left(path, pos - 1) & "\" & o.Name  )
         End If
         End ForAll
    End If
   Set doc = collection.GetNextDocument(doc)
  Wend
End Sub

使用操作说明：将 SaveToLocalSystem Agent 添加到任意 Notes 数据库中，然后在任意的 view 中选择需要导出附件的文档，再点击菜单 Actions 当中的 SaveToLocalSystem，这时会弹出一个对话框来选择存储目录，如图 3 所示，选好后点击确定，所选文档中的附件就会被导出到所选目录下了。

图 3. 多 Notes 文档中附件批量导出到本地系统

2. 汇总到 Notes 文档中

对于上面的例子，管理员也可能需要将不同文档中的附件汇总到该 Notes 数据库的一个文档中，又或者汇总到其他数据库的一个文档中。本文开发了另外一个 SaveToNotesDatabase Agent，它可以在指定的 Notes 数据库中新建一个文档，并将选中的文档中的附件批量汇总到该文档中。这个 Agent 也是用 LotusScript 编写的，见代码清单 2，也可以使用 Java API 编写。本文附件 attachment.nsf 中包含 SaveToNotesDatabase Agent 程序及测试数据。

清单 2. 多 Notes 文档中附件批量汇总到 Notes 文档中

Sub Initialize()

  Dim session As New NotesSession
  Dim db As NotesDatabase
  Dim collection As NotesDocumentCollection
  Dim doc As NotesDocument
  Dim rtitem As Variant
  Dim doc2 As NotesDocument
  Dim NotesRichTextItem As NotesRichTextItem
  Dim NotesItem As NotesItem
  Dim workspace As New NotesUIWorkspace
  Dim result As Variant
  result = workspace.Prompt( 13, "Choose database to save the attachments", "")

  Set db = session.CurrentDatabase
  Set collection = db.UnprocessedDocuments
  Set doc = collection.GetFirstDocument()

  If result(0) = "" & result(1) = db.Filename Then
        Set doc2 = db.Createdocument()
  Else
        Dim db2 As NotesDatabase
        Set db2 = session.GetDatabase( result(0), result(1), False )
        Set doc2 = db2.Createdocument()
  End If

  // 此处假定新建文档基于表单“Main Topic”，并将附件汇总到 Body 富文本域中
  doc2.Form = "Main Topic"
  doc2.Subject = "New Attachment"
  Set NotesRichTextItem = New NotesRichTextItem( doc2, "Body" )

  While Not(doc Is Nothing)
    // 此处假定附件是嵌入在 Body 域当中，当然也可以循环文档所有的域，然后对于富文本域进行处理，提取附件
    Set rtitem = doc.GetFirstItem( "Body" )
    If ( rtitem.Type = RICHTEXT ) Then
    ForAll o In rtitem.EmbeddedObjects
       If ( o.Type = EMBED_ATTACHMENT ) Then
        Call o.ExtractFile( "c:\temp\" & o.Name )
        Call notesRichTextItem.EmbedObject( EMBED_ATTACHMENT ,"", "c:\temp\" & o.Name)
        Kill "c:\temp\" & o.Name
       End If
    End ForAll
     End If
  Set doc = collection.GetNextDocument(doc)
  Wend

  Call doc2.Save(False, True )

End Sub

使用操作与上面类同，只是这次弹出的对话框是用来选择存储数据库的，如图 4 所示，可以选择本地的 Notes 数据库，也可以选择其他服务器上的 Notes 数据库，选好后点击确定，然后 SaveToNotesDatabase 会在该数据库中新建一个文档，并将所选文档中的附件汇总到该文档中。

图 4. 多 Notes 文档中附件批量汇总到 Notes 文档中

3. 导出到 Lotus Quickr 场所中

作为新一代的文档协作平台，Lotus Quickr 提供了功能强大的文档管理功能，并为客户提供了一系列功能强大的连接器（Connectors），这些连接器可以以插件的形式被安装到常用的桌面应用软件中，从而实现基于这些软件对 Quickr 服务器中文档数据的访问。另外，Quickr 为用户提供了一套完备的文档管理 API 以供用户定制和扩展，即 Content Public API，其中包括 WebService API 和 REST API 两部分。

在安装了 Quickr Notes 连接器后，用户可以将 Notes 数据库中的附件添加到 Quickr 场所中，如图 1 所示，这与保存到本地系统的情况类似。如果需要添加多个文档中的附件时，同样需要依次打开各个文档，将其中的附件添加到某个 Quickr 场所中。那么与上面两种情况类似，也可以开发一个 Agent 程序，将所有选中的文档中的附件批量添加到某个 Quickr 场所中。这个 Agent 可以使用 Java API 编写以获取附件，并使用 WebService API 编写程序将获取的附件添加到 Quickr 的某个场所中。