摆脱时间管理的噩梦,让工作更得心应手

一、 工作时间越长越好

很多新人刚到公司,为了好好表现一番,每天都给自己增加工作时间,别人一天工作7、8个小时,自己总要工作9、10个小时,但是时间长了有很多人发现,虽然多工作几个小时,大家任务量一样,但任然不能比别人早完成任务,自己工作效率低下问题出在哪里呢?带着这个困惑我们仔细思考一下。

一个人的时间和精力都是有限的,要想真正"做好每一件事情"几乎是不可能的,要学会合理分配时间和精力。要想面面俱到还不如重点突破。把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面,这20%的方面又能带动其余80%的发展。

这就是我们经常提到的“二八原则”,需要我们在工作中明确态度、再排定先后顺序,定出远期和近阶段时间管理目标。认真审视工作时间表,分出事情的轻重缓急,要毫不留情的抛弃低价值的活动(放在最后处理),永远先做最重要的事情。

所以说不能用工作时长来衡量工作质量,要掌握提高工作效率方法,方能事半功倍。

二、 “一心多用”就是高效率

很多人喜欢在工作中,同时做很多事情,一边做PPT,一边写邮件,一边跟同事讨论问题,“一心多用”在他们看来是效率高的表现。看似同时做了好几件事,但是实际上并没有提高效率,反而影响了大脑的正常运行,会对大脑造成了一定程度的损害。

研究表明大脑同时做多件事只是一种幻觉,大脑处理多件事的转换需要时间,人们可以通过练习缩短转换时间,却不可能将其缩短到任意小的数值。也就是说,我们的大脑在处理不同工作时只能来回忙碌,做无用功,还会导致大脑的处理能力透支而引发严重问题。

最突出的表现就是记忆减弱忘性增大,往往刚做的事情就没了印象,“一心多用”不能集中精力做一件事情,也难以集中精力专注一件事,长此以往,记忆力慢慢减退,产生的忘性越来越多。“一心多用”的时间越长,专心致志的能力就越差,还容易产生焦虑、狂躁的心情。

做事还是要坚持“一心一意”、“专心致志”、“循序渐进”,这才是最高效,也是最有效的方式。

三、 工作计划制定的越详细越好

凡事预则立,不预则废。有计划,就等于明确了工作的方向和方法,就有了工作的标准和流程,不会出现凭着感觉走的情况。

很多人制定工作计划,都希望计划能面面俱到非常详细,甚至有人以“2小时”为单位来制定工作计划,可想而知,计划一旦执行如果某处工作没有顺利完成,牵一发而动全身,便会如多米诺股牌一样影响后面整个计划表,计划变更及后续安排会变的非常繁复无法控制。

要制定正确的工作计划,具体可以适用“SMART”原则来把握制定计划的标准,每一个计划目标都应该是:

S 具体的(以动作开始 指定你将完成的结果)。

M 可衡量的(从成本、时间、数量、质量方面综合考核)。

A可实现的(考虑挑战性及目前现状)。

R与策略地图相适合的(确认目标与上司、部门及公司的目标一致)。

T有期限的(指定完成的日期 确定进度检查周期)。

四、 细节比原则更重要

大多数人在工作上太专注于细节,被一些非常基础、琐碎的事情烦的焦头烂额。这些事情零散,需要大量沟通,而且没有价值。

要打破这种局面,需要我们站在更高的角度去思考,从大局着手,合理安排我们工作的策略:

1、确定自己的价值观。价值观就是什么事情对你来说是重要的?你会如何处理这类事情?这类事情对你的影响程度如何?价值观也直接反应了你对工作的认知程度,了解的越深,对这些问题越好回答。

2、排列工作顺序。当知道了什么工作重要之后,就需要对这些工作按照重要级别进行分类排序。可以画出四象限图,把事情分为:

  • 重要而紧急:这是最优先要去做的事。
  • 重要不紧急:这是符合你长远利益的事,虽然开起来现在不着急,但是应该投入最多的时间。
  • 不重要紧急:通常是被动的突发事件,可以选择让别人去做。
  • 不重要不紧急:可以慢慢处理的工作。

有了价值评判标准,相信你可以把你手上的工作安排的合理有序。

3、跟踪把控工作进度。很多人都是跳过前面两步直接进行这一步,要知道战略上错了,战术上再勤奋也是没用的。前面计划都安排好了,开始我们的工作以后,需要对我们的工作时间有个记录,好对比工作计划,跟踪我们的工作是否按计划时间完成,没完成的工作根据自己情况适当调整,久而久之,你会发现自己越来越有效率。

有了原则,我们就有了工作的策略和方法,再多再杂的工作也会得心应手。

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