7个Excel小技巧,高效自动查数据,从此告别加班

在日常我们经常需要同时查看多个表格,今天小编给大家介绍七个查找功能,提高你的看表效率。

一、同时冻结区域进行查看

查看公司的产品计划表时,需要比较不同时间的项目数。在下面的表格中,表格很长很宽,但我需要始终看到标题行和前3列数据信息。

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这里介绍两种方法。

1、先拆后冻结。

如下图

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这时会看到表中出现一个“十”字架是灰色的,把“十”字架拖动到想要冻结的区域的后下方。

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如果这里想冻结第2行和第3列,可以像上面那样拖动“十”字架,将那条横条放在第2行下,将竖条放到C列后。

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接着点击“视图”—“冻结窗格”,在找到“冻结拆分窗格”。

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这时再次看到“十”字架由灰色变成黑色细线。这时我们只要上下拖动左侧滚动条,左右拖动下方滚动条会看到表格的前三列固定不动。

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如果不想冻结效果,可以先拆分后冻结的,即是直接再点击一次“拆分”即可。点击后表格回复到原来的状态。

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2.冻结指定单元格

这里介绍一个更简单的方法。先选中目标区域的第一个单元格,例如要固定前两行和前三列,则活动区域第一个单元格为D3。

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直接点击“冻结拆分窗格”。

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这时候你可以看到表格中出现了黑色细条线,这就是拆分线。接着拖动滚动条,可以看到和演示一样的效果。

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二、如何同时查看多个表

在很多时候,我们遇到不同的情况,需求也不尽相同,比如当表格公式中出现跨表引用时,需要同时查看不同sheet;当需要对比查看不同时间段的数据时,需要同时查看sheet前后的数据等等,今天介绍如何用不同的方法看表。

1.进行窗口重排查

当同时打开多个SHEET,很多人都是通过电脑屏幕下方的任务栏进行切换。其实excel自带切换工作簿的功能。

如下图这样操作,按"视图”——“切换窗口”,在下拉菜单中可以选择需要查看的sheet,这样可以快速切换。

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当你想要一个屏幕同时打开很多个工作簿,点击“全部重排”。

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在弹出的对话框中勾选任意一个需要的排列方式即可。小伙伴们都可以尝试对比不同排列方式的效果。

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也可以选择“平铺”的排列方式,可以看到如下结果,这时候就同时出现三个工作簿。

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若想还原表格,直接单击表格右上方的最大化按钮即可。

2.重新打开窗口查看表格

怎样同时查看同一工作簿的不同工作表?如果大家知道前面的操作,就非常简单了,可以借用查看不同工作簿的操作可以实现同时查看不同工作表。如下图的操作。

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点击“新建窗口”。

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单击“切换窗口”的下拉菜单,就能复制出了一个一模一样的工作簿。

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点击“全部重排”,可以分窗口查看同一个工作簿。

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在工作簿下方,将两个窗口分别切换到不同工作表。

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这是可以同时查看同一个工作簿中的不同工作表。

同时查看同一工作表的的不同位置也可以采用这样的方法。

3.拆分查看表格

当工作表非常的长、宽,要想同时看看其前后数据,大家还可以使用拆分的方式。

点击“视图”——“拆分”,就能看到灰色“十”字架。

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“十”字架功能十分厉害,可以根据悄需要放在任何位置,然后将表格复制成了4份,再显示在屏幕中。这时你可以看到两个滚动条在屏幕的下方和左侧各。

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通过调节这四个滚动条,就可以随意看到工作表中的4个不同位置。

三、把不需要的数据隐藏

很多时候我们不需要表中的一些数据,这时候就可以将不需要查看和不用使用的数据隐藏起来,这样更清晰和方便。下面给大家介绍两种隐藏数据的方法。

1.右键隐藏

选中需要隐藏的行或列。

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单击鼠标右键,在下拉菜单中选择“隐藏”

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然后在任意地方单击鼠标右键,选择“取消隐藏”,就能取消所有的隐藏。

2.进行分级显示

上面这个方法只适用于隐藏行列比较少的表格,当需要隐藏的地方比较多时,则需要采用分级显示会更加地便利。

例如选中C—E列数据。

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点击“数据”——“创建组”按钮。

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按照同样的方式,可以对行进行隐藏,如下图操作,建立三个分级显示组。

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如果隐藏的数据很长,在点击“+”号按钮展开数据后,“—”号按钮会在非常远的位置,再想折叠数据的时候大家会觉得很麻烦。

只要我们选中需要隐藏的数据区域后,点击“分级显示组”右下角的扩展箭头,技能解决这个问题

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在出现胡对话框中可以看到,excel默认勾选了两个方向,表示折叠按钮出现在数据的下方或者右侧。

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我们取消方向的选择,点击确定后,可以看到折叠按钮固定在隐藏数据的上方。

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