工具及方法 - 如何进行任务管理

如何做好你该做的事,这是你的一生之敌。

没有一步到位的工具和一劳永逸的方法,只有不断变化的需求和自己用起来顺手的感觉。

对于GTD工具,在手机上安装过番茄工作法的工具,在电脑的Excel上也做过任务列表,在免费的项目管理工具ProjectLibre上也试过,还有在手机上安装使用OminiFocus,印象笔记上也用过待办事项管理,在纸质日记本上也记录任务信息,等等。所以我还是做过很多尝试的,但也都没有觉得达成很好的效果。

这些方法,要么目标设置不合实际,要么操作不够简单,要么使用场景有限,要么跟踪效果不佳,要么灵活性欠缺,等等。总之虽然有的有些效果,但都没能完全解决问题。

另一个原因,可能也是我的目标太多了,事情太杂了,本身也是难以描述和管理,再加上自律能力较差,执行能力欠缺,自己为难了自己。

后来我想了一下,我的诉求是,不要一回家就玩手机,而是清楚的知道自己还有重要的事没做,并能确定此时优先级最高的任务是什么,根据当下的条件来选择一件有意义的事去做。

于是乎,按照我的想法,我做了一个表格:

1,以一年为单位,来计算每次要做的事情的次数。

2,优先级越高的任务,则要做的次数越多。

3,每完成一次任务,则实际进度+1.

4,预期进度是按照今年已过去的天数来计算应该完成的任务次数。

5,优先级是实际进度相对预期进度的百分比,占比越高则优先级越低。

6,标记是用来标记优先级达到一定程度的任务,出现标记意味这此项任务需关注,并增加执行次数。

公式介绍:

1,年总天数

=DAYS(C3,C2)+1

2,当前天数

=DAYS(C5,C2)+1

3,预期进度

=$C$6*C11/$C$4

4,优先级

=(D11-E11)*100/D11

5,标记

=IF(F11>80, "√", "")

这样的话,只要把你需要做的事情都列出来,然后按照优先级设定每年要做多少次,然后每做一次就+1。当出现有标记的情况,就表明有些任务的完成度太差,需要补救。

还可以在最下面加一行total总结行:

第一个是总任务次数,第二个是预期完成总任务次数,第三个是当前已完成总任务次数,第四个是完成的百分比。

注意到,这里只是按照任务次数来衡量任务的完成度,注重过程而不是结果,降低我们的预期,减少心理上的压力,而专注于坚持不懈和不断进步,不是一定要做到最卷,但一定要做到最后。

相对的,增加一个成就系统,来增加自己的信心,提高自我认同,保持动力,如下:

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