中企出海,员工海外差旅费用如何处理?

用友的商旅云聚合了全球的商旅生态圈,把境外的商旅预订及国内的全球化商旅TMC资源比如像携程、同程商旅、CWT、BDC Trip等厂商集结,成为我们提供多元的商旅服务供应商,这些服务聚合之后支持甲方企业针对多服务商或者专业服务商进行同频比价,为企业做智能的低价推荐,节省差旅成本和商旅费用。

无需垫资,员工出差更舒心

出差前,员工可根据自己出行喜好,先通过用友的商旅云平台做一个出差申请提报,当业务领导审批完成之后,接下来可以进行商旅预定。通过全球的TMC厂商比如CWT或者Trip.Com包括同程商旅等等,做一些机票、酒店甚至境外的租车和用车的线上预定。由企业统一进行垫付,不需要员工个人做垫资。

一键报销,出行更省心

之后是出行,接下来对于消费的帐单还有消费的机酒数据包括用车订单,还有其它一些发生的费用票据,都可以通过结构化的信息,通过票夹进行聚合,聚合之后可以一键自动生成报告单,进行自动的核算入帐,自动结算。整个流程已经实现了免锁票、免贴票、自动报销、无感报销甚至自动结算的过程。

生态聚合 差旅安全有保障

商旅云除了传统的商旅预定之外,还有一些生态聚合协同来支撑整个商旅的全球化生态正常的开展。比如关于VAT税务管理服务商,它提供了整个增值税在境外发票的合规端到端的管理。另外,针对差旅安全层面同时有international的SOS,提供在出差过程中的安全性的支撑和支持,对于境外发生的票据或者Invoices小票收据,有众安或者用友自研的OCR能力可以快速把小据收据结构化收据进行自动化识别训练,进行结构化,为后续的自动填单做一个良好支撑。

全球化解决方案,报销核算很简单

出行完毕之后到费用报销环节,费控环节用友关于费控全球化解决方案支持多币种报销,通过多语言、多时区、多币种报销支撑全球化报销核算。以差旅为例,分为八个环节,第一个针对出差申请,首先在商旅云可以做一个全球化的超级差规预制或者通过针对不同的国家或者不同的城市甚至不同的组织职务、职级设置不同的差旅标准。另外,有些国家有个性化需求,可以做一些差标预制,在商旅预定过程中做实时监控和管控,当预定过程中我们也会做一个实时汇率的获取,通过云端自动抓取实时汇率,等出差回来之后可以进行自动的报销,做一个汇率转换。单据提交完毕之后进入审批环节,同时会提供智能集合能力,针对报销币种和记帐币种做了分离。

全场景数据支撑 报销审核深度融合

差旅报销和智能审核做了深度融合,过程中也会做一些应用场景,比如根据出差的申请或者根据票据或者小票或者根据差旅的规则,可以自动计算补贴,自动生成明细行,减少出行人,提升填报体验。业务领导或者财务领导审批过程中有智能审核,以业务助手的形式作为辅助我们做自动审核或者自动审批,甚至智能审核。

在过程中我们也会汇聚全球化帐单,针对商旅出行的票据或者机酒火,包括用车的帐单。另外,我们支持针对于如果租车的形式,或者私车公用的形式也可以通过私车公用模块进行实时打卡,把整个过程中的相关行程数据通过帐单形式做一个汇聚,对后续整个差旅报销做一个数据支撑。

全球化支付 结算灵活高效

整个帐单聚合审批完成之后进入结算支付环节,在这个过程中我们支持整个全球化的支付,包括境外支付或者跨境结算,司库的产品做一个良好支撑。在这个过程中如果结算完成之后接下来涉及到整个多准则核算,针对PRC帐簿的核算或者IFRS核算或者管理多帐簿的核算,都会有很好的支撑。关于多准则核算我们基于灵活易扩展的中台,通过业务石祥河会计事务的灵活定义可以支撑费控的单据,比如报告单或者借款单,甚至其它的差旅报单甚至动工的报单,进行多准则多帐簿的自动生成,也会生成明细的事项分类和交易数据,为后续的数据分析和数据服务奠定数据基础。

   智能集合 风控尽在掌握中

 整个过程中风控在全球化当中是比较关键的核心点,我们提供相应的产品能力就是智能集合,基于业务审批时针对这个业务事项的真实性或者有效性或者必要性进行审核,对于财务来说更多是关注合规合理合法和完整性的审核,在整个过程中我们针对于不同的节点进行了审核规则的分析或者厘清,甚至针对不同节点预制不同的规则,加入知识图谱能力做自动审核。

目前来说对传统票据类的精准审核,还有规则类的智能审核,也会支持我们在端到端上下游单据的审核,还有关联控制的审核,甚至附件的审核都有很好的支撑,为全球化的整个出海或者企业的成本控制来提供自动的智能的辅助审核和辅助审批决策的良好助手。

在整个过程中除了在各个节点可以做一些预制,支持WEB端PC端,还有移动端,都可以做智能审核很好的应用,无论是用手机端提报、手机端审批或者PC端审批审报,都可以应用到智能审核能力,辅助我们做相关决策。审计的结果清晰可见,做一些分值的推荐,来辅助我们做决策,让整个端到端财务的风险可以无处可藏,如果发现了风险可以做实时处理、实时响应。

数据透明 管理放心

数据分析在数据传输和推送过程中,整个数据的透明实际上也是至关重要的,我们提供了多维的分析口径。第一个维度就是企业商旅的多维数据分析或者数据看板,把员工的商旅行为或者出差的过程做一个实时数据沉淀,同时会生成部门级或者整个法人组织级甚至集团级商旅智能分析,为第二年甚至前年整个同比环比做一个横向对比,为未来整个商旅预算制定提供一些相关数据的支持。

针对部门我们组织甚至个人也提供了一些比较明细的数据资产,通过个人费用的分析或者同比环比的趋势分析,预算执行、借款执行、订票行为甚至出行行为都可以做一些分析,做完分析之后,更好地规范我们的出行,甚至可以基于这样的数据做一些商旅出行的智能推荐或者智能提醒,来更好地服务于我们的业务,服务于我们整个管理。

    除了WEB端也支持APP端实时查看获取,包括组织级的看板还有员工级的看板,都可以随时随地做一个移动的监测和监控,甚至做一些多维提供。另外,实时生成相关报告和报表,通过邮件方式或者即时消息的方式推送到相关管理者。这个维度来说,我们整个智能费控依托于I平台,我们在这个基础上构建报销也好,或者对公报销也好,或者差旅报销也好,甚至关于智能对帐、费用预算、付款合同、帐单管理等等能力,基于平台的多准则、多语、多时区,还有多核算口径的支撑,支撑整个费控平台拉通业务和财务更深度的融合,来为全球化的商旅管理提供相关的产品支撑。

    费控系统的费用分析能力,目前来看是商旅行为出行的看板,基于员工也好或者组织也好,针对不同的角色可以看到不同维度的数据权限商旅出行行为,还有商旅可视化看板和动态分析。

    

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