第五章：电子表格系统Excel 2010——知识点整理
- 第五章：电子表格系统Excel 2010
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- 知识梳理
- 高频考点
- 5.1 Excel 2010 基本知识
- 5.2 工作簿的基本操作
- 5.3 工作表的基本操作
- 5.4 单元格的基本操作
- 5.5 公式与函数
- 5.6 格式化工作表
- 5.7 数据处理
- 5.8 图表
- 5.9 页面设置与打印
- 同步特训知识点
第五章：电子表格系统Excel 2010
知识梳理
高频考点
| 高频考点 | 重要程度 |
|---|---|
| 工作簿与工作表的基本操作 | ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ |
| 选定区域 | ⭐️⭐️⭐️⭐️ |
| 运算符 | ⭐️⭐️ |
| 公式输入 | ⭐️⭐️⭐️ |
| 函数 | ⭐️⭐️⭐️⭐️ |
| 筛选 | ⭐️⭐️ |
| 图表 | ⭐️⭐️ |
| 函数、公式错误值的含义 | ⭐️⭐️⭐️ |
| 分类汇总 | ⭐️⭐️ |
| 三维地址的引用 | ⭐️⭐️ |
| 相对引用和绝对引用 | ⭐️⭐️ |
| 分数的输入 | ⭐️⭐️ |
| 数据清单 | ⭐️⭐️⭐️ |
| 清除与删除 | ⭐️⭐️⭐️ |
5.1 Excel 2010 基本知识
5.1.1 Excel 2010 的窗口组成
启动Excel 2010后，即可进入其操作界面，前面以Word 2010为例已经介绍了Office2010中应用程序的窗口界面的主体部分,这里不再赘述，主要讲解Excel 2010特有的工作表编辑区。该区域是Excel 2010的基本工作区，主要包括单元格、编辑栏、行号和列标等,用户存放、编辑数据以及制作表格都是在这里进行。
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从左至右的图标依次为：      |
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1、行号和列标
行号从1到1048576,列标从A、B…Z、AA、AB、… AZ、BA、BB… …直到XFD,共16384列。
2、单元格
单元格就是工作表中行和列交叉的部分，是工作表最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位，用于显示和存储用户输入的所有内容。
3、编辑栏
编辑栏位于工作表编辑区的正上方,用于显示和编辑当前单元格中的数据或公式。编辑栏从左向右依次是单元格名称框、按钮组和编辑框。
单元格名称框： 用于显示当前单元格的名称。
按钮组： 当在对某个单元格进行编辑时，按钮组会显示为
，单击其中的“取消"按钮
可取消编辑,单击“输入”按钮
可确认编辑，单击“插入函数”按钮
,可在弹出的“插入函数”对话框中选择需要的函数。
编辑框： 用于显示单元格中输入的内容。将光标插入点定位在编辑框内,还可对当前单元格中的数据进行修改和删除等操作。
4、工作表标签
工作表标签用于切换工作表,单击某个工作表标签可切换到对应的工作表。
5、工作表控制按钮
用于显示需要的工作表标签。当工作簿中的工作表太多时,工作表标签就无法完全显示出来,此时便可通过工作表控制按钮显示需要的工作表标签。
6、插入工作表按钮
插入工作表按钮位于工作表标签的右侧。单击该按钮,可在当前工作簿中插入新工作表。
在Excel 2010中，当前单元格的地址显示在单元格名称框中，当前单元格的内容显示在编辑框中。
5.1.2 工作簿与工作表的基本概念 ⭐️⭐️
1、工作簿
工作簿是指在Excel中用来存储并处理数据的文件，其扩展名是 .xlsx。 工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可以包含一个或多个工作表,用户可以用其中的工作表来组织各种相关数据。工作表不能单独存盘，只有工作簿才能以文件的形式存盘;在一个工作簿中，无论有多少个工作表,将其保存时，都将会保存在同一个工作簿文件中。通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件。
2、工作表
工作表(Sheet)是一个 电行和列交叉排列的二维表格,也称作电子表格，用于组织和分析数据。
Excel的一个工作簿默认有3个工作表,用户可以根据需要添加工作表，一个工作簿最少要包含1个可视工作表，最多可以包含无数个工作表(只要内存足够大)。在工作表标签上显示了系统默认的前三个工作表名(Sheetl、Sheet2、Sheet3)。
如果需要更改新建工作簿时默认的工作表数量，可在 Excel窗口中单击“文件”选项卡，切换到Backstage视图，然后在左侧窗格中单击“选项”命令弹出“Excel选项”对话框,单击左侧列表框中的“常规，在右侧的“新建工作簿时”栏中的“包含的工作表数”微调框中设置工作表数量，设置完成后单击“确定”按钮即可。下次新建工作簿时，设置生效。
5.1.3 单元格和单元格区域的概念
单元格是工作表列和行的交叉部分，它是工作表最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位，这些数据可以是所有的数值型和非数值型的可显示数据。每个单元格都有一个唯一的地址。 任何单元格的地址都是其列标和行号的组合，且必须是列标在前，行号在后。例如,A1表示的就是第A列第1行的单元格。单元格地址的唯一性有助于用户在其他单元格中引用某个特定的单元格来进行不同的操作。单击任何一个单元格即选中了这个单元格,选中的单元格被称为活动单元格，此时该单元格四周就会被黑色粗线条包围,用户可对此单元格进行数据的录入、编辑等操作。在Excel工作表中,无论选中多少个单元格,当前活动单元格只有一个。
单元格区域指的是由多个相邻单元格组成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成，例如单元格区域A1:E6表示从左上角A1到右下角E6的矩形区域。
在Excel中，单元格区域A:B表示从A列到B列的所有单元格组成的矩形区域，1:2表示从第1行到第2行的所有单元格组成的矩形区域。
5.1.4 数据清单⭐️
Excel2010的数据清单具有类似数据库的特点(相当于数据库所有信息的一个表格)，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也称Excel数据库。
具有二维表特性的电子表格在Excel 中被称为数据清单。数据清单类似于数据库表,可以像数据库表一样使用,其中行表示记录,列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型,为相应列的名称，也就是字段名，以便查找和组织数据。在此行的下而是连续的数据区域,每一列包含相同类型的数据。在执行数据库操作(如查询、排序等)时，Excel2010会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段;数据清单中的列标志是数据库中的字段名称;数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。
5.2 工作簿的基本操作
5.2.1 工作簿的创建 ⭐️
1、创建空白工作簿
新建空白工作簿的方法有以下几种:
(1)启动Excel 2010程序,系统会自动创建一个名为“工作簿 1”的空白工作簿;以后再新建的工作簿名称默认为“工作簿2”“工作簿3”等。
(2)在Excel 2010编辑环境下,按Ctrl+N组合键，也可创建一个空白工作簿。
(3)在Excel 2010操作窗口中,单击“文件”选项卡，打开Backstage视图，在左侧窗格中单击“新建”命令,在中间窗格的“可用模板”栏中选择“空白工作簿选项,然后单击“创建”按钮即可。
2、根据模板创建工作簿
Excel 2010模板是包含有特定内容的已经设置好格式的特殊文件(扩展名为 .xItx )，通过模板创建工作簿,可有效减少内容输入及格式设置的工作量,从而提高工作效率。通过模板创建工作簿的方法如下:
在打开的“样本模板”界面中选择需要的模板样式，再单击“创建”按钮，系统将基于所选模板新建一个工作簿，根据操作需要对工作簿进行适当的更改后进行保存即可。
点拨： 在选择模板类型时，若选择“根据现有内容新建”，则会以所选工作簿为模板创建一个内容和格式与之相同的工作薄。
5.2.2 工作簿的保存 、另存为、打开和关闭
工作簿的保存、另存为、打开和关闭等操作与Word文档类似，上一章已介绍,不再赘述，需要注意的是工作簿的关闭与应用程序的退出之间的关系。
5.2.3 隐藏工作簿和取消隐藏视图
打开需要隐藏的工作簿,在 “视图” 选项卡的“窗口”组中执行“隐藏”命令,可以在Excel 2010程序中隐藏该工作簿。如果想显示已隐藏的工作簿,可在“窗口”组中执行“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，在列表框中选中需要显示的被隐藏工作簿的名称,按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。
5.2.4 保护工作簿
如果想要使工作簿中的工作表不能被移动、删除、隐藏、取消隐藏或重命名，也不能插入新的工作表,可以对工作簿的结构进行保护。具体操作如下：执行“审阅”→“更改"→"保护工作簿”命令,在弹出的对话框中勾选“结构”复选框，单击“确定”按钮。
如果希望每次打开工作簿时都保持窗口的固定位置和大小，可选中“窗口”复选框。为了防止他入取消工作簿的保护,还可设置密码。
执行“文件”→“信息”“保护工作簿”→“保护工作簿结构”命令也可弹出“保护结构和窗口”对话框，完成相同的功能。
如果要撤消对工作簿的保护,需要先打开工作簿，再次单击“保护工作簿”按钮，即可取消。如果设置了密码，则单击后会出现“撤消工作簿保护”对话框，必须要输入密码才能撤消对工作簿的保护。
5.3 工作表的基本操作
一个工作簿由若干张工作表组成，当前工作表只有一个，称为“活动工作表”。用户可以在标签上单击工作表的名称，从而实现在同一工作簿中不同工作 表之间的切换。
5.3.1 工作表的添加、删除、重命名 ⭐️⭐️
1、添加工作表
Excel 2010允许用户在任何工作表前添加一个新的工作表。操作方法为:选取一个工作表即单击工作表标签然后右击，在弹出的菜单中选择“插入”命令，然后在弹出的对话框中选择“工作表”，单击“确定”按钮即完成添加。也可单击最后个工作表后面的“插入工作表”按钮
或按快捷键Shift+F11完成工作表的添加。
2、删除工作表
在工作簿中，对不再使用的工作表可以进行删除操作。操作方法为:选中需要删除的工作表， 然后右击工作表标签,选择“删除”命令,在弹出的对话框中选择“删除”命令即可完成删除。也可以在“开始” 选项卡的“单元格"组中，从“删除”按钮的下拉列表中选择“删除工作表”命令。
工作表的删除是物理删除(彻底删除)，无法通过“撤消”命令恢复。
3、重命名工作表
工作表的初始名为Sheetl、Sheet2 Sheet3…可根据需要对工作表重命名,操作方法为选中需要重命名的工作表之后双击工作表标签，待标签名处于选中状态后输入新的名字即可。也可以选中需要重命名的工作表右击标签，在弹出的菜单中选择“重命名”命令;然后输入新的名字即可。也可以在“开始”选项目的“单元格”组中，从“格式”按钮的下拉列表中选择“重命名工作表”命令,进行相关操作。
利用Ctrl键可以选取多个不连续的工作表，利用Shift 键可以选取多个连续的工作表，选中的多个工作表称为工作表组，用户在工作表组中的一个工作表中进行编辑(如添加、修改、刪除数据等)后，工作表组中其余工作表也会自动跟随编辑变化。
5.3.2 工作表的移动、复制 ⭐️⭐️
1、在同一个工作簿中移动或复制工作表
①：移动工作表
方法一：选中需要移动的工作表，按住鼠标左键沿着标签栏向左或向右拖动，到达目标位置后再释放鼠标，即可移动工作表。
方法二：选中需要移动的工作表右击，在弹出的菜单中选择“移动或复制”命令，会弹出“移动或复制工作表”对话框,在“下列选定工作表之前”列表中选择工作表的位置，例如，选择“Sheet1”则将选定的工作表移至“Sheet1"工作表之前，单击“确定”按钮即可。
②：复制工作表
选中工作表,按住Ctrl键的同时拖动工作表标签，到达目标位置后，先释放鼠标，再松开Ctrl键，即可复制工作表。在“移动或复制工作表”对话框中勾选“建立副本”复选框,也可完成复制操作。
2、在不同工作簿中移动或复制工作表
(1)打开用于接收工作表的工作簿,再切换到要移动或复制工作表的工作簿中。
(2)右击要移动或复制的工作表标签,从弹出的菜单中选择“移动或复制”命令,弹出“移动或复制工作表”对话框。
(3)在“工作簿”下拉列表中选择用于接收工作表的工作簿名称。
(4)在“下列选定工作表之前”列表框中选择要移动到的位置，如果要复制工作表，则选中“建立副本”复选框。单击“确定”按钮即可完成工作表的移动或复制。
拿分笔记：
在不同工作簿之间移动或者复制工作表时，接收工作表的工作簿和要进行移动或复制工作表操作的工作簿都必须处于打开状态。
5.3.3 隐藏工作表和取消隐藏
1、隐藏工作表
方法一：选定需要隐藏的一个或多个工作表，在“开始”选项卡的“单元格”组中,从“格式”按钮的下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏”的级联菜单中的“隐藏工作表”命令。
方法二：选定需要隐藏的一个或多个工作表,在工作表标签上单击鼠标右键,选择隐藏”命令。
点拔： 在工作簿中 可同时隐藏多个工作表,但不能将工作薄中的所有工作表同时隐藏，至少要有一个工作表处于显示状态。
2、取消隐藏
方法一：在“开始”选项卡的“单元格”组中,从“格式”按钮的下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏”的级联菜单中的“取消隐藏工作表”命令，打开“取消隐藏”对话框，在列表框中选中需要显示的被隐藏工作表的名称,按“确定”按钮即可重新显示该工作表。
方法二：在工作表标签上单击鼠标右键,选择“取消隐藏”命令,打开“取消隐藏”对话框,同方法一操作即可。
点拨： 对工作表进行添加、删除、重命名、移动、复制、隐藏、取消隐藏等操作后,均不能使用“撒消”命令撤消操作。
5.3.4 工作表窗口的拆分和冻结
1、拆分工作表
对于包含大量记录的工作表,有时期望同时看到工作表的不同部分。这时可将工作表拆分，将工作表进行横向或者纵向分割,这样就能观察或编辑同一张表格的不同部分。
工作表的拆分方式有水平拆分、垂直拆分和水平垂直同时拆分3种，即在工作表窗口中加上水平拆分线、垂直拆分线以及同时加上水平拆分线和垂直拆分线。
(1)水平拆分：
要进行水平拆分，先单击水平拆分线下一行的行号，然后执行 “视图” →“窗口”→“拆分”命令。这时，所选行的上方将出现水平拆分线。
(2)垂直拆分
要进行垂直拆分，先单击垂直拆分线右边一列的列标，然后执行“视图”→“窗口”→“拆分”命令。这时，所选列的左边将出现垂直拆分线。
(3)水平垂直拆分
要进行水平垂直拆分，即在水平方向和垂直方向都有拆分线，需要先选择一个不为第一列且不为第一行的单元格，然后执行“视图”→“窗口”→“拆分"命令。这时，在该单元格的上边和左边将出现拆分线。
(4)取消拆分
要取消拆分可以置接双击拆分线或再次执行“视图”→“窗口”→“拆分”命令。
2、冻结工作表
有时为了浏览的方便,可以把工作表中的标题总显示在工作表的最上方，即不管表中数据如何移动，总能看到标题。这时，可以冻结工作表。工作表的冻结分为首行冻结、首列冻结和冻结拆分窗格3种。
(1)首行冻结
执行“视图”→“窗口”→“冻结窗格” 命令，在打开的下拉列表中选择 “冻结首行”选项即可。
(2)首列冻结
执行“视图”→“窗口”→“冻结窗格”命令,在打开的下拉列表中选择“冻结首列”选项即可。
(3)冻结拆分窗格
选中某一单元格，执行“视图”→“窗口”→“冻结窗格”命令,在打开的下拉列表中选择“冻结拆分窗格”选项即可。
(4)取消冻结
要取消冻结，只需执行‘‘视图”→“窗口”→“冻结窗格”命令，在打开的下拉列表中选择“取消冻结窗格”选项即可。
5.3.5 保护工作表
保护工作表可以禁止未授权的用户在工作表中进行输入、修改、删除数据等操作。进行工作表的保护的具体步骤如下：切换到要实施保护的工作表，执行 “审阅” →“保护工作表”命令,弹出“保护工作表”对话框。
要限制他入对工作表进行更改,可将“保护工作表”对话框中的“允许此工作表的所有用户进行”列表框中的所有选项前的复选框设置为空。为了防止他入取消工作表的保护,可输入密码，然后单击“确定”按钮，在弹出的确认密码对话框中，再输入一次密码，就完成了对工作表的保护。
要撤销工作表的保护需要执行“审阅”→“撤消工作表保护”命令。若设置了密码，则需要输入密码，才能撤消。
补充：
5.4 单元格的基本操作
5.4.1 单元格区域的选择
| 选择内容 | 具体操作 |
|---|---|
| 单个单元格 | 单击相应的单元格。 |
| 某个单元格区域 | 单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格。 |
| 工作表中的所有单元格 | 单击“全选”按钮，或按Ctrl+A组合键。 |
| 不相邻的单元格或单元格区域 | 先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域。 |
| 较大的单元格区域 | 单击选定区域的第一个单元格，然后按住Shift键再单击该区域的最后一个单元格(若此单元格不可见，则可以用滚动条使之可见)。 |
| 整行 | 单击行号。 |
| 整列 | 单击列标。 |
| 连续的行或列 | 先选定第一行或第一列，然后按住shift键再选定最后一行或最后一列。 |
| 不连续的行或列 | 先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列。 |
| 增加或减少活动区域的单元格 | 按住Shift键并单击新选定区域的最后一个单元格.在话动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。 |
5.4.2 单元格、行、列的格式化
1、插入行、列
方法一：执行“开始”→“单元格”→“插入”命令,在打开的下拉列表中选择“插入工作表行”或“插入工作表列”选项即可插入行或列。插入的行或列分别显示在当前行或当前列的上端或左端。
方法二：选中某一行(单击行号)或某一列(单击列标右击)在弹出的菜单中选择“插入”命令，也可完成行或列的插入。
拿分笔记：
如果要一次性插入N行或N列，先在表格中选中N行或N列，再进行插入行、列的操作步骤，就可以在选中行的上端或选中列的左端插入N行或N列。
2、删除行、列
方法一：选中要删除的行或列或该行列所在的一个单元格，然后单击“单元格”组中的“删除”按钮,在下拉列表中选择“删除工作表行”或“删除工作表列”选项，即可完成行或列的删除工作。
方法二：选中要删除的行或列中的某一单元格，然后右击，在弹出的菜单中选择“删除”命令，会弹出“删除”对话框，在对话框中选择“整行”或“整列”，然后单击“确定”按钮，也可完成行或列的删除。
3、行、列的隐藏及取消隐藏
(1)行、列的隐藏
选中要隐藏的行或列，右击，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令;或按Ctrl+9组合键把选中的行隐藏,按Ctrl+0组合键把选中的列隐藏。
(2)取消隐藏
行或列隐藏之后,行号或列标不再连续,若隐藏了3、4、5、6、7行，此时行号2下面的行号就是8。要取消行的隐藏，则选中第2行和第8行，右击，在快捷菜单中选择“取消隐藏”。取消列隐藏的方法与此类似。
行、列的隐藏及取消隐藏的其他方法可参考工作表的隐藏和取消隐藏操作。
4、插入单元格
选中要插入单元格的位置,单击“单元格”组中的“插入”按钮，在打开的下拉列表中选择“插入单元格”选项，打开“插入”对话框。选中“活动单元格右移”或“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，可插入新的单元格，插入后，原来的单元格会右移或下移。
5、删除单元格
6、合并单元格
在制作表格的过程中,可将多个单元格合并为一个单元格，以满足大段数据的显示。合并单元格的操作方法为：选中需要合并的单元格区域，在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择合并方式。
对单元格进行合并操作时，有“合并后居中”“跨越合并”和“合并单元格”3种方式。各合并方式的作用如下:
(1)合并后居中：将多个单元格合并成一个单元格，且内容在合并后单元格的对齐方式是居中对齐。
(2)跨越合并:行与行之间相互合并，而上下单元格之间不参与合解。
（跨越合并是合并选中单元格区域中的每一行的单元格，不合并上下的单元格）。
(3)合并单元格：将选择的多个单元格合并成一个较大的单元格。
取消单元格合并的方法为选中合并后的单元格,单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“取消单元格合并”选项即可。
拿分笔记： 在Excel中，合并单元格后只保留最左上角单元格中的内容，注意与Word合并单元格的区别。
5.4.3 单元格区域命名
用户可以为所选择的某个单元格区域定义一个名称。名称的定义和管理可通过“公式”选项卡中的“定义的名称”组来实现。
1、新建名称
以一个班级的成绩表为例，切换至 “公式” 选项卡，在“定义的名称”组中单击“定义名称”按钮，弹出“新建名称"对话框。在该对话框中首先输入名称“所有成绩”，然后选择要命名的单元格区域D3:F14(单击“引用位置”文本框右侧的折叠按钮，回到Excel编辑窗口，选择区域,然后再单击此按钮即可返回)，如图，最后单击“确定”按钮即可
还可以选定需要新建名称的单元格区域，右击从弹出的快捷菜单中选择“定义名称”选项，弹出“新建名称”对话框，进行单元格区域的命名操作。
2、根据所选内容创建
根据所选内容创建是指在选择的单元格区域中选择某一单元格中的数据作为名称，可以是首行、末行中的值,也可以是最左列、最右列中的值。
选择单元格区域，在 “公式” 选项卡的“定义的名称”组中,单击“根据所选内容创建”按钮，弹出“以选定区域创建名称”对话框。
在“以下列选定区域的值创建名称”选项区域中选择所要创建的名称所在区域的值.这里选择“首行”，然后单击“确定”按钮,该单元格区域的名称就是“英语”。
单击名称框右边的下拉箭头，即可看到上述方法定义的两个单元格区域名称，选择"所有成绩”后，显示该名称对应的单元格区域。
3.在名称框中定义名称
除了运用上述方法,用户还可利用名称框直接定义名称，这样更为高效、快速。具体操作方法为：选择需要定义的单元格区域，如E3:E14,在名称框中输入需要定义的名称，如“语文”，然后按Enter键即可。
5.4.4 单元格数据的编辑 ⭐️⭐️⭐️⭐️
Excel 2010能够接收的数据类型可以分为文本(或称字符或文字)、数字(值)、日期和时间、公式与函数等，不同的数据类型有不同的表示形式，在数据的输入过程中，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。在输入数据时，必须按照Excel2010的规则进行。
1、向单元格输入或编辑数据的常用方式
(1)单击需要输入数据的单元格然后直接输入数据,输入的内容将直接显示在单元格内和编辑框中。
(2)单击单元格，然后单击编辑框，可在编辑框中输入或编辑当前单元格的数据。
(3)双击单元格，单元格内出现光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑。
完成内容的输入后,还可通过以下几种方法确认内容的输入:
(1)单击编辑栏中的“输入”按钮确认;
(2)按回车键确认，同时激活当前单元格下方的一个单元格;
(3)单击任意其他单元格确认。
点拨: 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键;即可向这些单元格同时输入相同的数据。如果要在单元格内换行，先将光标定位在需要换行的位置，按下Alt+Enter键，就可以在单元格内换行。
2、数据类型
每个单元格中可以输入的数据类型在文本型数值型、日期时间型理辑型等。每种不同的数据类型，在输入时有不同的格式要求，只有这样Excel 2010才能识别输入的数据类型。
(1)文本型数据
文本型数据即字符型数据:包括英文字母、汉字、数字、空格等，在输入文本时默认靠左对齐。要输入纯数字的文本(如电话号码、身份证号学号等)应在第一个数字前加上半角符号“’”。输入其他文本时，可直接输入。
(2)数值型数据
数值型数据可以直接输入，在单元格中默认靠右对齐,有效的数值输入可以是:数字“0~9”、正负号“十、一”、货币符号“￥、$”、百分号“%”等。数值数据能以下面几种方式输入:
①整数形式，如10
②小数形式，如10.5
③分数形式如1/2，但在输入分数时应注意,要先输入“0”和一个空格，再输入“1/2”， 否则系统将自动处理成日期格式,会显示成“1月2日”。
④百分数形式，如5%
⑤科学记数形式，如5.28E+1，表示5.28X10，如果输入的数值超过11位字符宽度，将会自动转换成科学记数法，即指数法表示。
⑥输入负数时,应在负数前输入负号，或将其置于括号中，如一8应输入“一8”或“(8)”。
知识扩展： 无论显示的数字位数如何，Excel 2010 都只保留15位的数字精度，如果数字长度超出了15位，则Excel 2010会将多余的数字位转换为0。
(3)日期时间型数据
Excel 2010中内置了一些日期与时间格式，例如“yy / mm / dd”、“mm / dd”、“hh:mm:ss”等。当输入的数据和这些格式匹配时，Excel 2010会将它们识别为日期或时间在单元格中显示，在单元格中默认靠右对齐，例如，输入“15/3/4”,单元格中会显示“2015/3/4”，输入“3/4”，单元格中会显示“3月4日”。
输入时间时，小时、分钟和秒之间用冒号(:)分隔。在小时、分钟或秒后可输入一个空格然后加字母“am”或“pm”(不区分大小写)来表示上午或下午。例如，输入“11 am”单元格中将显示“11:00 AM”,表示上午11点。
输入日期时分隔符使用“/”或“-”。例如，2020/2/24，2020-2-24, 24/Feb/2020或24-Feb-2020都表示2020年2月24日。
点拨： 要在单元格中输入系统当前日期，可按组合键“Ctrl+;”，要输入系统当前时间，可按组合键“Ctrl+ Shift+;”。如果在单元格中既输入日期，又输入时间，中间必须用空格隔开
(4)逻辑型数据
逻辑型数据是“TRUE”或“FALSE”中的一种，可以直接输入在单元格中，默认居中对齐。在比较运算中，运算结果就是用逻辑型数据表示的。
3、数据有效性
数据有效性是Excel的一种功能,用于定义可以在单元格中输入或应该在单元格中输入哪些数据。对单元格中的数据进行有效性限制后，当用户在单元格中键入无效数据时系统会发出警告，防止用户输入无效数据，如此可以避免一些输入错误，提高输入数据的速度和准确性。要进行数据的有效性检查可按如下步骤操作:
(1)选中需要进行有效性检查的单元格
(2)执行“数据”→“数据有效性”→“数据有效性”命令，会弹出“数据有效性”对话框。默认的“有效性条件”为允许“任何值”。
(3)在“数据有效性”对话框中,设置“允许”下拉列表框中的选项及数据对应的条件,在“输入信息”“出错警告”“输入法模式”等选项卡中进行设置，单击“确定”按钮即可。
说明：
如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。
如果要在单元格内换行先将光标定位在需要换行的位置,按下Alt+ Enter键，就可以在单元格内换行。
Shift+Enter键可将当前活动单元格上面的单元格选为当前活动单元格。
Enter键将下面的单元格选为当前活动单元格
Tab键将右边的单元格选为当前活动单元格
Shift+Tab键将左面的单元格选为当前活动单元格
5.4.5 数据的复制和移动
1、复制
要将单元格或单元格区域中的数据复制到其他位置时，先选中需要复制数据的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡中的“复制”按钮，或单击鼠标右键，在弹出的莱单中选择“复制”命令，然后选择粘贴区域的左上角单元格，然后单击“开始”选项卡中的“粘贴”按钮,或单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“粘贴”命令即可。
点拨： 还可以通过快捷键Ctrl+C和Ctrl+V来实现数据的复制，与上述操作类似，不再赘述。
2、移动
要移动单元格中的数据，可使用剪切功能,剪切数据之后,再粘贴就是移动。操作方法与复制数据大同小异，只是将复制数据的操作换成剪切操作。
3、快速移动/复制单元格
先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。
若要复制单元格。按住Ctrl键的同时移动，即可实现复制操作。
4、选择性粘贴
一个单元格含有多种特性 ，如内容 、格式、批注等，可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。选择性粘贴的操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴”按钮的下拉箭头，在下拉列表中选择“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框。选择相应选项后，单击“确定”按钮即可完成选择性粘贴。
5.4.6 数据清除与数据删除 ⭐️⭐️
1、数据清除
数据清除的对象是数据，单元格本身不受影响。在选取单元格或单元格区域后,单击“开始”选项卡“编辑”组中的“清除”命令，其级联菜单中的命令有“全部清除”、“清除格式”、“清除内容”、“清除批注”、“清除超链接”、“删除超链接”。“选择”清除格式”“清除内容”清除批注”清除超链接”或“删除超链接”命令将分别只取消单元格的格式、内容、批注或超链接;选择“全部清除”命令则会将单元格的格式、内容、批注或超链接全部取消。数据清除后单元格本身仍保留在原位置不变。
点拨： 选定单元格或单元格区域后按Delete键,相当于选择“清除内容”命令。
2、数据删除
数据删除的对象是单元格，即单元格删除。删除后，选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。在选取要删除的单元格或单元格区域后，单击“开始”选项卡“单元格"组中的“删除”交钮的下半部分，在下拉列表中选择“删除单元格”命令即可。
点拨： 选取单元格或单元格区域后，单击鼠施右键通过快捷菜单中的“清除内容”或“删除”命令也可以清除内容或删除单元格。
5.4.7 数据自动填充 ⭐️⭐️⭐️⭐️
1、自动填充
自动填充是根据初值决定以后的填充项，操作方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄(当前单元格右下角的黑色方块)上，当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标即可完成自动填充。
| 初值的数据类型 | 仅拖动填充柄 | 按住Ctrl键的同时拖动填充柄 |
|---|---|---|
| 纯数字型数据(如1、2.5等) | 填充相同数据(即复制填充) | 自动增1或减1 |
| 纯文本型数据 | 填充相同数据(即复制填充) | 填充相同数据(即复制填充) |
| 文字和数字的混合体(如第1天等) | 填充时文字不变,数字会随填充柄移动方向的不同递增或递减 | 填充相同数据(即复制填充) |
| 日期时间型数据(或具有增减可能的文字型数据) | 自动增1或减1 | 填充相同数据(即复制填充) |
| Excel预设序列中的数据(如一月、星期一等) | 按预设序列填充 | 填充相同数据(即复制填充) |
除此之外,用户还可以填充任意等差、等比数列，具体操作方法为：先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值，选定相邻的另一单元格,输入序列的第二个数值，这两个单元格中数值的差将决定该序列的增长步长。选定包含初始值和第二个数值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。
如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，会弹出一个快捷菜单，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。
也可以在第一个单元格中输入起始值，如A1单元格中输入数值“2”，通过“开始”选项卡“编辑”组中的填充”→“系列”命令，打开“序列”对话框，在对话框的“序列产生在”区域选择“列”选择的序列类型为“等比序列”，然后在“步长值”中输入“2”，“终止值”中输入“256”，最后单击“确定"按钮。
若相邻的两个单元格中的数据均为文本和数字的混合(文本相同，数字不相同)，那么，选中两个单元格后拖动该区域右下角的填充柄进行填充，填充的序列文本保持不变，数字等差变化。例如，A1单元格的数据为“第2”,A2单元格的数据为“第4”,那么选中A1:A2单元格区域后向下拖动填充柄,填充的序列为“第2、第4、第6、第8…”。
2、创建自定义序列
用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式创建自定义序列，并可以保存起来供以后使用。自定义序列可通过“自定义序列”对话框实现。
单击“文件”选项卡中“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框，选择“高级”选项在“常规”栏内存在“编辑自定义列表”按钮，单击“编辑自定义列表”按钮后，会弹出“自定义序列”对话框。
①：利用现有数据创建自定义序列
如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域，在“自定义序列"”对话框中单击“导入”按钮，即可使用现有数据创建自定义序列;
或者在“自定义序列”对话框中,单击导入旁边的按钮，切换到Excel编辑环境，此时“自定义序列”对话框缩小为非模式对话框状态。选定工作表中相应的数据区域，然后单击右侧的按钮,返回“自定义序列”对话框,单击“导入”按钮即可。
②：利用输入序列方式创建自定义序列
选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表想中，从第二个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键，整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。
知识扩展：
Excel 2010默认情况下预设了多种序列，包括:
(1)sun、mon、tue、wed、thu、fri、sat、sun…
(2)sunday 、monday 、tuesday、wednesday 、thursday 、friday、saturday、 sunday…
(3)Jan、 Feb、 Mar、Apr、May 、Jun、Jul、Aug 、Sep、Oct、Nov 、Dec 、Jan、…
(4)January、February、March、April、May、June、July、August、 September、October、November、December、 January…
(5)日、一、二、三、四、五、六、日…
(6)星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六、星期目…
(7)一月、二月、三月、四月、五月、六月、七月、八月、九月、十月、十一月、十二月、一月…
(8)第一季、第二季、第三季、第四季、第一季…
(9)正月、二月、三月、四月、五月、六月、七月、八月、九月、十月、十一月、腊月、正月…
(10)子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、成、亥、子…
(11)甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸、甲、…
(12)鼠、牛、虎、兔、龙、蛇、马、羊、猴、鸡、狗、猪、鼠…
若单元格中的内容为上述所列序列中的某个数据，拖动填充柄进行填充时，会按照上述序列进行填充。
真题：
已在Excel 2010工作表的F10单元格中输入了八月,再向上拖动该单元格的填充柄,请问在F7、F8、F9单元格会出现的内容是
A.九月、十月、十一月
B.七月、八月、五月
C.五月、六月、七月
D.八月、八月、八月
[精析]C 在Excel 2010中,正月、二月、三月、四月、五月、六月、七月、八月、九月、十月、十一月、腊月、正月…是预设好的填充序列。如题，当拖动F10单元格的填充柄向上移动时,F7、F8、F9出现的内容是五月、六月、七月，当拖动F10单元格的填充柄向下移动时,F11、F12、F13出现的内容是九月、十月、十一月。
5.4.8 批注
批注是附加在单元格中，根据实际需要对单元格中的数据添加的说明或注释。可以将批注作为给单独单元格内的数据提供相关信息的注释，也可以为列标题添加批注，以指导用户应在该列中输入何种数据，给单元格添加批注的方法如下:
单击需要添加批注的单元格，右击选择“插入批注”或者在 “审阅” 选项卡“批注”组中单击“新建批注”，在弹出的批注框中输入批注文本。
完成文本输入后，单击批注框外部的工作表区域即可。添加了批注的单元格的右上角有一个小红三角，当鼠标移到该单元格时将显示批注内容。
要编辑、删除、显示或隐藏批注可进行如下操作：选定单元格，单击右键,在弹出的快捷菜单中选择相应的命令。或者在“审阅”选项卡“批注”组中选择命令进行操作。
5.5 公式与函数
5.5.1 公式 ⭐️⭐️⭐️
公式是Excel 2010最重要的内容之一，当公式引用的单元格的数据修改后，公式的计算结果会自动更新。公式以 “=” 开始。一个公式一般包含单元格引用、运算符、值或常量、函数等几种元素。例如，公式“=A3十B3”中,“A3”和“B3"是单元格地址，“十”是运算符。
1、公式中的运算符类型
Excel 2010包含四类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
(1)算术运算符：
| 运算符 | 含义 | 示例 | 计算结果 |
|---|---|---|---|
| + | 加法运算 | =2+3 | 5 |
| - | 减法运算 | =5-2 | 3 |
| * | 乘法运算 | =2*3 | 6 |
| / | 除法运算 | =6/2 | 3 |
| % | 百分数 | =5% | 0.05 |
| ^ | 乘方运算 | =2^3 | 8 |
| 执行算术运算时，通常都要求有两个或两个以上参数，但是对于百分数运算来说，只有一个参数。 |
(2)比较运算符：
比较运算符用于对两个数据进行比较运算，其结果为TRUE(真)或FALSE(假)，在单元格中默认居中对齐，在Excel 2010中能使用的比较运算符如下表所示。
| 运算符 | 含义 | 示例 | 计算结果 |
|---|---|---|---|
| = | 等于 | =2=3 | FALSE |
| < | 小于 | =5<3 | FALSE |
| > | 大于 | =2>3 | FLASE |
| <= | 小于等于 | =2<=3 | TRUE |
| >= | 大于等于 | =5>=5 | TRUE |
| <> | 不等于 | =2<>3 | TRUE |
| 公式“=2=3”中，第一个“=”是公式开始的标志，第二个“=”是比较运算符，2不等于3，所以结果为FALSE(假)。 |
(3)文本运算符：
文本运算符为 “&” ，用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。例如，在单元格中输入=“计算机”&“文化基础”(注意文本输入时须加英文引号)后回车,将产生“计算机文化基础”的结果。
(4)引用运算符：
引用运算符用于将单元格区域合并运算包括冒号“:”、逗号“，”和空格“ ”。
“:”运算符称为单元格引用运算符，用于定义一个连续的数据区域，例如“A1:B3”，表示引用从A1到B3的6个单元格。
“，”运算符称为联合运算符，用于将多个引用合并成一个引用，如公式“=SUM(B5:B10,D5:D10)”,计算B列和D列共12个单元格之和。
“ ”运算符称为交叉运算符，表示只处理区域中相互重叠的部分，如公式“=SUM(B5:B10 A6:C8)”，计算B6到B8共3个单元格之和。
2、公式中的运算顺序
公式中的运算符的优先级别由高到低依次为：引用运算符>算术运算符>文本连接符>比较运算符。即 :(冒号)、空格、，(逗号)→%(百分比)→^(乘幂)→* (乘)、/(除)→+(加)、- (减)→&(连接符)→=、<、>、<=、>=、<>(比较运算符)。
对于优先级相同的运算符，则从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号内。
3、输入和编辑公式
选择要在其中输入公式的单元格，先输入等号“=”，然后再输入运算数和运算符。在输入公式时，一般都需要引用单元格数据。引用单元格数据有两种方法，第一种是直接输入单元格地址，第二种是利用鼠标选择单元格来填充单元格地址，最后按回车键确认。
如在“成绩表”的G3单元格中，先输入“=”，然后输入“D3”或者单击D3,输入“+”号，再输入“E3”或单击E3,再用同样的方法引用F3单元格，直到公式“=D3+E3+F3”输入完毕,如图所示。
若要继续求其他学生的总分，可选中G3单元格，向下拖动填充柄,或双击G3单元格的填充柄。如果需要修改某公式，则先单击包含该公式的单元格,在编辑框中修改即可;也可以双击该单元格，直接在单元格中修改。
5.5.2 单元格的引用与应用实例 ⭐️⭐️⭐️
1、单元格的引用
单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来，标识工作表中的单元格或单元格区域，指明公式中使用数据的位置。
Excel单元格的引用方式有相对引用、绝对引用和混合引用。默认方式为相对引用。
(1)相对引用：
相对引用是指单元格地址会随公式所在位置的变化而改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。相对引用的表示方式是直接使用单元格的地址，如A5、B4、AB6、X12等。
例如，在单元格I2中输入公式“=F2+G2+H2”后回车,再将鼠标指针指向填充柄，拖动填充柄到I3、I4,公式相应改变为“=F3+G3+ H3"“=F4+G4 + H4”,依此类推。
(2)绝对引用：
绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随公式位置的改变而发生改变。不论公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。绝对引用的形式是在每一个列标及行号前加一个 “$” 符号。
例如，在单元格I2中输入公式“=$F$2+ $G$2+ $H$2”后回车，拖动I2的填充柄至I3、I4，公式仍为“= $F$2+ $G$2+ $H$2”。
(3)混合引用：
混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用部分是绝对引用如$A2、A$2。
例如，在单元格A2中输入公式“=$F2+G$2+H$2”后回车，复制到B3单元格，公式变为“=$F3-H$2+ I$2”。)
点拨相对引用、绝对引用、混合引用的切换可以由键盘上的F4键来完成。
(4)三维地址引用：
在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格,引用格式为：[工作簿名]+工作表名!十单元格引用。例如，在工作簿1中引用工作簿2的Sheet1工作表中的第3行第5列单元格，可表示为：[工作簿2]Sheet1!E3。
综上所述,引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数据，还可以引用同一个工作簿的不同工作表中的单元格和其他工作簿中的数据。
2、应用实例
(1)复制、填充对单元格地址的影响
复制填充单元格时，看公式中的单元格地址为相对引用或包含相对引用部分、则公式会随位置的变化而变化；若为绝对引用，则保持不变。
[例] 已知D5单元格中的公式为“=B2-$C$4+D$1”,将D5单元格复制到F8单元格,则F8单元格中的公式为____=D5-$C$4+F$1_____。
解答: 从单元格D5复制到F8,列标增加2,行号增加3。
对于相对引用地址B2，列标和行号都会随位置的变化而变化，即列标增加2,行号增加3，因此相对引用地址B2变为D5。
对于绝对引用地址$C$4,列标和行号均不改变，仍为$C$4。
对于混合引用地址D$1,列标随位置的变化而变化,行号保持不变，即列标增加2,行号仍为1,因此混合引用地址从D$1变为F$1。
因此F8单元格中的公式为“=D5-$C$4+F$1”。
(2)插入、删除行或列对单元格地址的影响
已知某个单元格中的公式包含单元格地址的引用，若在“被引用的单元格地址”的上方或左侧添加或删除行或列，无论“被引用的单元格地址”是相对引用还是绝对引用单元格地址都会随之变化。若在“被引用单元格地址”的下方或右侧添加或删除行或列，则不会对引用的单元格地址产生影响。
[例] 已知D5单元格中的公式为“=B2-$C$4”,若在B3单元格处插入1行，则D6单元格中的公式为______=B2-$C$5_____。
解答: 在B3单元格处插入1行，就是在第2行与第3行之间插入1行。
对于单元格地址B2,在下方插入1行不会对单元格地址B2产生影响。
对于单元格地址$C$4,在上方插入了1行会对单元格地址$C$4产生影响，因此单元格地址$C$4的行号增加1,变为$C$5。同理，D5单元格也变为D6单元格。(还是原本D5的位置)
因此,D6单元格中的公式为=B2一$C$5。
[例] 已知D5单元格中的公式为“=D1一$C$4”，删除第2行，然后在第1列右侧插入一列,则E4单元格中的公式为____=E1-$D$3_____。
解答: 对于单元格地址D1,删除第2行是在其下方删除1行，不会对单元格地址产生影响;在第1列右侧插入一列，是在其左侧插入一列,会对单元格地址产生影响，列标增加1,单元格地址变为E1。
对于单元格地址$C$4来说，删除第2行是在其上方删除1行,会对单元格地址产生影响，行号减少1，单元格地址变为$C$3;在第1列右侧插入一列，是在其左侧插入一列,会对单元格地址产生影响，列标增加1,单元格地址变为$D$3。
因此,E4单元格中的公式为“=E1-$D$3”。
真题：
1.在Excel 2010工作表中，下列正确的公式形式为
A. =B3* Sheet3!A2
B. =B3* %A2
C. =B3* “Sheet3”$A2
D. =B3* $A2
[精析]AD 在Excel 2010中,工作表引用格式为：工作表名!十单元格引用，所以A选项正确,C选项错误。B选项中“*”(乘号)“%”(百分比)连用错误。D选项中的$A2是单元格的混合引用，表示A2单元格在进行复制时，单元格的列标不随位置的变化而变化,行号随位置的变化而变化，直接计算时不影响计算结果。
5.5.3 函数 ⭐️⭐️⭐️
Excel 2010中的函数也可以看作是预先建立好的公式，它拥有固定的计算顺序、结构和参数类型,用户只需指定函数参数，即可按照固定的计算顺序计算并显示结果。
1、函数的组成与分类
函数一般由函数名和参数组成。函数名一般代表了函数的用途，如SUM代表求和、AVERAGE代表求平均值、MAX代表求最大值等。参数根据函数计算功能的不同可以是数字、文本、逻辑值、数组或单元格引用。指定的参数都必须为有效参数值。参数也可以是常量、公式或其他函数，函数可以有一个或多个参数，一般结构是：函数名(参数1,参数2…)。每个函数都可以返回一个值，返回的值就是该函数的计算结果。当函数单独以公式的形式出现时，则应在函数名称前面输入等号，如“=SUM(A1:F1)”，用来计算单元格区域Al:F1中所有数据的和。
Excel 2010中的函数可分为数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和二角函数、统计函数、文本函数和用户自定义函数等十几大类函数。
2、函数的输入与使用
(1)手工输入函数：
若用户能够准确记住函数的名称及各参数的意义和使用方法，可直接在相应的单元格或编辑栏中输入函数。如统计C3:C14区域内的男学生入数，可在C14单元格内直接输入“=COUNTIF(C3:C14,“男”)”，回车即可,如图所示。
(2)使用“插入函数”对话框：
如果对插入到单元格中的函数不熟悉，则可通过“插入函数”对话框来插入函数。下面以计算女学生入数为例，说明通过“插入函数”对话框插入函数的操作步骤。
①选择C15单元格，在 “公式” 选项卡的“函数库”组中，单击“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框。在对话框的“或选择类别”下拉列表框中选择“统计”，在“选择函数”列表框中选择需要插入的函数，这里选择COUNTIF选项，如图所示。
②单击“确定”按钮后弹出“函数参数”对话框,在“Range”文本框中输入或选择性别所在的单元格区域，这里是“C3:C14”，在“Criteria”选项区域内输入“女”，如图所示。单击“确定”按钮，完成函数的插入。
除了运用上述方法外,用户还可单击编辑栏中的“插入函数”按钮来打开“插入函数”对话框实现对函数的插入。用户只需选择需要插入函数的单元格，单击编辑栏中的“插入函数”按钮即可。
如果公式或函数不能正确计算出结果，Excel2010将显示一个错误值。表5-5列出了常见的出错信息。
| 错误值 | 可能的原因 |
|---|---|
| ##### | 单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽或者单元格的日期时间公式产生了一个负值。 |
| # VALUE! | 使用了错误的参数或运算对象类型，或者公式自动更正功能不能更正公式。 |
| # DIV/0! | 公式被0(零)除。 |
| # NAME? | 公式中使用了Excel 2010不能识别的文本。 |
| # N/A | 函数或公式中没有可用数值。 |
| # REF! | 单元格引用无效。 |
| # NUM! | 公式或函数中的某个数字有问题。 |
| # NULL! | 试图为两个并不相交的区域指定交叉点。 |
3、常用函数介绍
(1)求和函数SUM
语法格式：SUM(number1，number2，…)
功能:计算一组数值number1 ,number2 ,…的总和。
说明:其中number1、number2、…为需要求和的参数。如果参数为数组或引用，只有其中的数字被计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将破忽略。如果参数为错误值或不能转换成数字的文本，将会导致错误。
例如：公式=SUM(“1”,TRUE,2,“2”)的返回值为6。
公式=SUM(A1:B2)表示计算A1:B2单元格区域中所有数值型数据之和,若单元格区域A1:B2的值分别为:“1”,TRUE,2,“2”,那么公式=SUM(A1:B2)的返回值为2,因为函数中的参数为引用，忽略引用中的逻辑值和文本，只计算引用中的数值2,返回值为2。
公式=SUM(Sheet1 !A1:A3)表示计算表“Sheet1”中A1:A3单元格区域中所有数值型数据的和。
点拨: 逻辑值TRUE对应数值“1”,逻辑值FALSE对应数值“0”。
(2)单条件求和函数SUMIF
语法格式: SUMIF(range, Criteria, [sum_range] )
功能:用于对区域中符合指定条件的值求和。
说明:其中range参数必选，用于条件计算的单元格区域。每个区域中的单元格都必须是数字或名称数组或包含数字的引用,但空值和文本值将被忽略。
criteria参数必选，用于确定对哪些单元格求和的条件，其形式可以为数字、表达式、单元格引用文本或函数，例如，条件可以表示为32、“>32”、B5、TRUE或TODAY( )等。任何文本条件或任何含有比较运算符或数学符号的条件都必须使用英文双引号括起来。如果条件为数字，则光须使用双引号。
sum_range参数可选，指要求和的实际单元格。如果sum_range 参数被省略，Excel会对range参数中指定的单元格(即应用条件的单元格)求和。
[例] 如图是某班若干同学的成绩表，用函数统计数学成绩不及格(<60)的同学的英语成绩总分。
解答：已知条件区域为B2:B6(数学成绩)，条件为“<60”，求和的实际单元格区域为C2 :C6(英语成绩)，所以SUMIF函数应为=SUMIF(B2 : B6,“<60” ,C2:C6)。
(3)求平均值函数AVERAGE
语法格式:AVERAGE(number1 ,number2,…)
功能:计算number1 ,number2,…的平均值。
说明:其中number1、number2…为要计算平均值的参数。参数可以是数字或涉及数字的名称、数组或引用。如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值;如果单元格包含零值则计算在内。
例如: 公式=AVERAGE(“2”, FALSE,0,6)的返回值为2,FALSE对应数值“0”，因此返回值为(2+0+0+6)/4=2，若单元格区域A1:B2的值分别为:“2”,FALSE,0,6,公式= AVERAGE(A1:B2)的返回值为3.因为函数中的参数为引用，忽略引用中的逻辑值与文本，只计算0与6的平均值,结果为(0+6)/2=3。
(4)乘积函数PRODUCT
语法格式: PRODUCT(number1,number2,…)
功能:计算一组数值number1、number2、…的乘积
例如: = PRODUCT(12,5,3)计算12、5与3的乘积,返回值为180
(5)COUNT函数
语法格式:COUNT(value1,value2,…)
功能:计算区域中包含数字的单元格个数。
说明：如果参数为数字、日期或者代表数字的文本(例如，用引号引起的数字，如"1"等)，则将被计算在内。逻辑值和直接键入到参数列表中代表数字的文本被计算在内。如果参数为错误值或不能转换为数字的文本,则不会被计算在内。如果参数为数组或引用，则只计算数组或引用中数字或日期时间的个数。不会计算数组或引用中的空单元格逻辑值、 文本或错误值。
例如：若A1:A4单元格区域中的值分别为:1、“1”、TRUE、2020-5-25 ,那么公式=COUNT(A1:A4)的返回值就为2，忽略引用中的逻辑值与文本，只计算引用中数字或日期时间的个数。
若公式为“=COUNT(1, “1”,TRUE,2020-5-25)”，则公式的返回值就为4,逻辑值与代表数值的文本被计算在内。
(6)COUNTIF函数
语法格式:COUNTIF(range, criteria)
功能:统计区域中满足给定条件单元格个数的函数。
说明:range代表要统计的单元格区域,riteria表示指定的条件表达式，其形式可以为数字、表达式、单元格引用或文本，使用方法可参考SUMIF函数。
例如:在下图中公式= COUNTIF(C3:C14,“男”)用于计算男生入数，公式=COUNTIF(E3:E14,“>80”)用于计算语文成绩在80分以上的入数。
(7)排位函数RANK
语法格式: RANK(number,ref,order)
功能:返回单元格number在一个垂直区域ref中的排名。
说明:其中number为需要找到排位的数字,ref为包含一组数字的数组或引用,order为一个数字,用来指明排位的方式。如果order为0或省略,则Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位;如果order不为零,Excel将ref 当作按升序排列的数据清单进行排位。RANK函数对重复数的排位相同,但重复数的存在将影响后续数值的排位。
例如:公式= RANK(G2, $G$2: $G$11)用于计算G2单元格中的数据在G2:G11区域内的排名，返回值即G2的排名。
(8)MAX、MIN函数
语法格式: MAX/ MIN( number1 ,number2,…)
功能:MAX、MIN分别用来求解数据集的极值(即最大值、最小值)。
说明:其中number1、number2、…为需要找出最大数值的参数区域。参数中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。
例如:公式=MAX(2,5,9)用于计算数组(2,5,9)的最大值，返回值为9;公式= MIN(2,5,9)用于计算数组(2,5,9)的最小值,返回值为2。
(9)IF函数
语法格式:IF(logical_test,[value_ if_true],[value_if_ false])
功能:如果指定条件的计算结果为TRUE,则IF函数将返回[value_if_true]，如果该条件的计算结果为FALSE,则返回[value_if_false]。
说明:其中logical_test 参数为必选，是计算结果可能为TRUE或FALSE的任意值或表达式;value_ if_true参数是计算结果为TRUE时所要返回的值；value_if_false 参数是计算结果为FALSE时所要返回的值。
例如：已知A1单元格中的公式为=IF(A2>60,“及格”，“不及格”),若A2中的数值为75,75> 60成立，结果为TRUE,则Al单元格显示“及格”;若A2中的数值为55,55>60不成立，结果为FALSE,则Al单元格显示“不及格”。
(10)取字符串子串函数LEFT、RIGHT 、MID
语法格式:LEFT和RIGHT函数语法格式为LEFT(text, num_chars)、 RIGHT(text, num_chars),MID函数语法格式为MID(text,start_num ,num_chars)。
功能：LEFT 、RIGHT、MID都是字符串提取函数。
说明：LEFT是从左向右取；RIGHT是从右向左取。第一个参数text是文本，是包含要提取字符串的文本字符串，可以是一个字符串，或是一个单元格引用。第二个参数chars是想要提取的个数。MID 也是从左向右提取，但不一定是从第一个起,可以从中间开始。第一个参数是text,它的属性与前面两个是一样的。第二个参数start_num是要提取的开始字符，第三个参数num_chars 是要提取的个数。
例如：若单元格A1是“全国高校排名”,=LEFT(A1,2)是从A1单元格的文本里，从左边第一位开始，向右提取两位，得到的结果是“全国”；=MID(A1,3,2)是从A1单元格的文本中的第3位开始,向右提取两位,结果是“高校”。
(11)AND函数
语法格式: AND(Logical 1,[logical 2],[logical 3],…)
功能：检验一组数据是否都满足条件。
说明：其中logical 1,[logical 2],[logical 3],表示用来测试的条件值或表达式,最多允许有30个条件表达式。当所有的条件均为“真”(TRUE)时，返回结果为“真”(TRUE),反之，返回结果为“假”(FALSF)
[例] 如图所示，表格中记录了学生各门功课的成绩，现需考评哪些学生的考试成绩全部及格(>=60)，全部及格返回TRUE,否则为FALSE.
解答：3门功课都及格即成绩>=60，选中E2单元格，在公式编辑框中输入公式=AND(B2>=60,C2>= 60,D2>=60),按Enter键得出结果。选中E2单元格,拖动填充柄向下复制公式，结果如下图所示。
(12)OR函数
语法格式:OR(Logical 1,[logical 2],[Iogial 3],…)
功能:检验一组数据中是否有一个满足条件。
说明:其中Logical 1是必选的，后面的逻辑是可选的。当所有的条件均为“假"(FALSE)时，返回结果为“假"(FALSE)。反之，只要有一个条件为“真”(TRUE)时。返回结果为“真"(TRUE)。
[例] 现需统计出图5-25中哪些学生的考试成绩都不及格(<60)，全部不及格返回FALSE,否则为TRUE.
解答:选中E2单元格，在公式编辑栏中输入公式=OR(B2>=60,C2>=60,D2>=60)，按Enter得出结果。选中E2单元格，拖动填充柄向下复制公式，结果如下图所示。
(13)VLOOKUP函数
语法格式：VLOOKUP(lookup_value, table_ array,col_index_num,[range_lookup])
功能：使用VLOOKUP函数搜索某个单元格区域的第一列，然后返回该区域相同行上任何单元格中的值。
说明：其中lookup_value参数必选，表示要在表格或区域的第一列中搜索的值，可以是值或引用。 如果为lokup_value参数提供的值小于table_array参数第一列中的最小值，则VLOOKUP将返回错误值#N/ A。
table_array参数必选，表示包含数据的单元格区域，可以使用对区域(如A2:D8)或区域名称的引用。table_ array第一列中的值是由 lookup_value搜索的值。这些值可以是文本、 数字或逻辑值。文本不区分大小写。
col_index_num参数必选，是table_array参数中要返回的匹配值对应的列号。col_index_num参数为1时,返回table_array 第一列中的值；col_index_num为2时，返回table_ array 第二列中的值，依此类推。如果col_index_ num参数小于1,则VLOOKUP返回错误值#VALUE!；若大于table_array的列数，则VLOOKUP返回错误值# REF!。
range_lookup参数可选,是一个逻辑值，指定希望VLOOKUP查找精确匹配值还是近似匹配值:如果range_lookup为True或被省略，则返回精确匹配值或近似匹配值;如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value 的最大值。
如果range_lookup 为True或被省略，则必须按table_array 第一列中的值升序排序；否则，VLOOKUP可能无法返回正确的值。有关详细信息，请参阅对区域或表中的数据进行排序。如果range_lookup 为False,则不需要对table_array第一列中的值进行排序。
5.6 格式化工作表
5.6.1 格式化单元格及单元格区域 ⭐️
单元格格式的设置主要指数据的外观设置,Excel 2010提供了对单元格的内容进行数字、字体、对齐方式、颜色、边框等外观修饰的功能，这种修饰称为工作表的格式化。
1、数字格式的设置
Excel 2010提供了多种数字格式。在对数字进行格式化时,可通过设置小数位数、百分号以及货币符号等来表示单元格中的数据。
首先选择要进行格式设置的单元格或区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击窗口启动器按钮，也可在选定的单元格上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，都将弹出“设置单元格格式”对话框，如图所示。
在“设置单元格格式”对适框中切换到“数字”选项卡有“分类”列表框中选择一种分类格式，在对话框的右侧窗格中进一步设置小数位数、 货币符号等。
2、设置字体格式
在“设置单元格格式”对话框中切换到“字体”选项卡可对字体、字形、字号、颜色、下划线及特殊效果等进行设置。
3、设置对齐方式
默认情况下,Excel 2010会根据数据的类型来确定数据靠左对齐还是靠右对齐。在“设置单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,在该选项卡中可设置文本对齐方式、文本控制以及从右到左等。
4、设置边框和底纹
在Excel 2010工作表中，虽然默认可以看到灰色网格线,但是在打印时，这些网格线并不会被打印出来。为了突出工作表中的内容,美化工作表,可以为工作表添加边框和底纹。
(1)设置边框：
在“设置单元格格式”对话框中切换到“边框”选项卡，通过“样式”确定边框的线型和粗细，通过“边框”和“预置”对单元格上、下、左、右以及外边框、内边框加以设置。在“颜色”下拉列表中可选择线条颜色。
(2)设置底纹：
要设置单元格的底纹可在“设置单元格格式"对话框中切换到“填充”选项卡，这里可以设置单元格的背景颜色和填充效果，使工作表更加美观、生动。
5.6.2 设置单元格的行高和列宽⭐️⭐️
在编辑表格数据时,若输入的内容超过了单元格范围，就需要调整表格的行高或列宽。其操作方法介绍如下。
1、通过拖动鼠标实现
调整行高：将鼠标指针指向行号之间的分隔线，当指针呈
时,按下鼠标左键不放并拖动，可调整行高，当拖动至合适位置时释放鼠标即可。
调整列宽：将鼠标指针指向列标之间的分隔线，当指针呈
时，按下鼠标左键不放并拖动，可调整列宽，当拖动至合适位置时释放鼠标即可。
2、双击分隔线
双击行号之间的分隔线或列标之间的分隔线，可实现自动调整行高或列宽。
3、通过对话框实现
如果需要设置更为精确的行高或列宽，在 “开始” 选项卡的“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中单击“列宽”或“行高”选项，会弹出“列宽”或“行高”对话框，输入想要设置的值，单击“确定”即可。
如果要将某一列的列宽复制到其他列中,则选定该列中的单元格,使用“复制”命令，然后选定目标列，在“选择性粘贴”对话框中,单击“列宽”选项，确定即可。
5.6.3 自动套用格式和条件格式 ⭐️
1、自动套用格式
Excel 2010为用户提供了浅色、中等深浅与深色3种类型的60种表格格式，选择需要套用格式的单元格或区域，执行 “开始” 选项卡“样式”组中的“套用表格格式”命令,在其下拉列表中选择某个选项即可，如图所示。
2、条件格式
使用Excel中的条件格式功能,可以预置一种单元格格式,并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。
首先选中所有的成绩，然后在“开始”选项卡的“样式”组中找到“条件格式”按钮，单击“突出显示单元格规则”。在打开的级联菜单中单击“小于”按钮，如图所示。
在Excel 2010中，使用条件格式不仅可以快速查找相关数据，还可以以数据条、色阶、图标的方式显示数据，让用户对数据一目了然。
要对设置的条件规则进行清除或编辑，可在图选择“清除规则”或“管理规则”命令。
5.7 数据处理
5.7.1 数据排序 ⭐️⭐️
排序是对数据清单中的一列或多列数据按升序或降序排列的一种组织数据的手段。Excel 2010的数据排序包括简单排序和复杂排序。
1、简单排序
当需要将数据清单中的某一列数据进行排序时，只需选中该列中的任一单元格，单击 “数据” 选项卡，在“排序和筛选”组中选择“升序”或“降序”命令进行排序。
| 图标 | 含义 |
|---|---|
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  |
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  |
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点拔: 升序排序是指数字从小到大排列,逻辑值按“FALSE"到“TRUE”排列，字母从A到Z排列；降序排序与升序排序相反,但无论是升序排序还是降序排序，空白单元格都排列在最后。
2、复杂排序
使用“排序和筛选”组中的“升序”或“降序”命令只能按一列进行简单排序。 如果数据清单有多列，要按照多列进行排序时需要用到“排序”对话框。操作方法是：在需排序的数据清单中选择任一单元格，然后在 “数据” 选项卡中的“排序和筛选”组中选择“排序”命令，会弹出“排序”对话框。下面以一个例子来说明复杂排序。
[例] 在某班的学生成绩表中(见图)，按照总成绩由高到低排序，若总成绩相同，再按照数学成绩由高到低排序，若数学成绩也相同则按照英语成绩由高到低排序。
操作步骤如下:
(1)单击数据清单中的任单元格。
(2)执行 “数据” →“排序和筛选”→“排序”命令，弹出“排序”对话框。
(3)在“主要关键字”中选择“总分”，“排序依据”选择“数值”，在“次序”中选择“降序”。然后单击“添加条件”按钮,增加“次要关键字”为“数学”，“排序依据”为“数值”，“次序”为“降序”，再单击“添加条件”按钮，增加“次要关键字”为“英语”，“排序依据”为“数值”，“次序”为“降序”,如图所示。
(4)设置完成之后,单击“确定”按钮关闭对话框。即完成排序.排序结果如图所示。
点拨： 执行复杂排序时，首先按照主要关键字排序，对主要关键字的值相同的记录，再按次要关键字排序;只有记录的主要关键字的值和次要关键字的值都相同时，才按下一个次要关键字排序，依次类推。使用复杂排序时最多可添加64个关键字。
补充： 复杂筛选也可以通过下面的方式进行：
5.7.2 数据筛选
数据筛选就是在数据清单中有条件地晒选出满足某种条件的记录行，而另一部分不满足条件的记录行只是暂时隐藏起来，这对于在一个大的数据清单中，快速找到所需数据十分有益。Excel 2010提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种筛选方式。
1、自动筛选
自动筛选是在访问含有大量数据的数据清单中，快速获取所需数据的简单处理方法,仅显示需要看到的内容。下面以一个例子来讲解使用自动筛选的一般步骤。
[例] 某班学生成绩表如图所示，要求仅显示“英语”成绩排在前五位的记录。
操作步骤如下:
(1)选定数据清单中的任一单元格。
(2)执行“数据”→“排序和筛选”→“筛选”命令，数据清单中的每个字段名旁边会显示一个向下的三角箭头，为筛选器箭头，如图所示。
(3)单击“英语”字段名旁边的筛选器箭头，弹出下拉列表，选择“数字筛选”→“10个最大的值”选项，打开“自动筛选前10个”对话框，在该对话框中指定显示条件为“最大”“5”“项”,如图所示。
(4)单击“确定”按钮，将关闭对话框,完成筛选，即可显示“英语”成绩最高的5条记录,其他记录被隐藏。
拿分笔记： 单击字段名旁边的筛选器箭头，在弹出的下拉列表中选择“数字筛选”→“自定义筛选”选项，在“自定义自动筛选方式”对话框中进行设置，可以进行自定义筛选。
补充： “数据”→“排序和筛选”→“筛选”命令，这是一种打开筛选的命令，还有一种打开的方式：
2、高级筛选
高级筛选是根据复合条件或计算条件来对数据进行筛选。要进行高级筛选需要在工作表的任意空白处建立筛选条件区域，该区域用来指定筛选出的数据必须要满足的条件，且与数据清单之间至少留一个空白行。筛选条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，由两部分组成：条件的列标题和具体的筛选条件，首行为列标题，必须与数据清单中对应列的标题一模一样， 具体条件区域至少要有一行筛选条件。条件区域中，若条件是“与”关系则将条件放在同一行，若是“或”关系则将条件放在不同行。下面以一个例子来讲解使用高级筛选的一般步骤。
[例] 筛选出某班学生成绩表中英语成绩和语文成绩都大于80分的记录。
操作步骤如下:
(1)打开某班学生成绩表,输入条件区域，在单元格C18中输入英语,D18中输入语文。在C19、D19中都输入>80，表示英语和语文都要大于80分。
(2)在工作表中选中数据清单中的任一单元格 ,执行“数据”→“排序和筛选”→“高级”命令，弹出“高级筛选”对话框。
③)单击“条件区域”编辑框右边的拾取按钮
弹出“高级筛选条件区域”对话框，然后用鼠标从条件区域C18拖动到D19，再单击右边的拾取按钮
，回到“高级筛选”对话框。
(4)单击“确定”按钮关闭“高级筛选”对话框，得到筛选结果。
知识扩展： 若想筛选出英语成绩大于80分或语文成绩大于80分的记录(即条件之间是“或”的关系)，那么条件应放在不同行，如图所示。
5.7.3 分类汇总
分类汇总是Excel 2010最常用的功能之一，指的是对数据清单某个字段中的数据进行分类，并对各类数据进行各种统计计算，如求和、计数、求平均值和最大值等。在进行分类汇总之前,需要对分类的数据项进行排序，然后再按该字段进行分类，并分别为各类数据的数据项进行统计汇总。下面以个例子来讲解分类汇总的操作步骤。
[例] 在下图所示的某班学生成绩表中，分别计算出男生、女生的英语、语文、数学成绩的平均值。
操作步骤如下:
(1)需要对分类汇总的字段进行排序，即需要对“性别”进行排序。选中“性别”字段中的任一单元格，执行“数据”→“排序和筛选”命令然后选择“升序”或“降序”命令。
(2)执行“数据”→“分级显示”→“分类汇总”命令，打开如图所示的对话框。
(3)在“分类字段”中选择“性别”。
(4)在“汇总方式”中选择“平均值”。
(5)在“选定汇总项”中选择“英语”“语文”“数学”，并取消其他的默认选项。
(6)单击“确定 ”按钮关闭对话框，即完成分类汇总 ,结果如图所示。
使用分类汇总后，若只将汇总结果复制到一个新的数据表中，则切换到2级状态，选中所有汇总项，使用Alt+;(分号)组合键选取当前屏幕中显示的内容，然后再进行复制粘贴操作。
如果要删除汇总信息，可在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，数据表即恢复到原来状态。
5.7.4 合并计算 ⭐️⭐️
Excel的“合并计算”功能可以汇总或者合并多个数据源区域中的数据，具体方法有两种：一是按类别合并计算，二是按位置合并计算。
进行合并计算前，先选中一个单元格，作为合并计算后结果的存放起始位置，然后使用“合并计算”对话框完成合并计算过程。以如图所示的工作表数据为例,介绍一下合并计算的方法。
点拨： 合并计算的数据源区域可以是同一工作表中的不同单元格区域，也可以是同一工作薄中不同工作表中的数据，还可以是不同工作簿中的工作表数据。
1、按类别合并计算
选中A11单元格,在 “数据” 选项卡的“数据工具”组中，单击“合并计算”命令按钮，弹出“合并计算”对话框,如图所示。
激活“引用位置”编辑框，选中“销售表一”的A4:C8单元格区域，然后在“合并计算”对话框中单击“添加”按钮，所引用的单元格区域地址会出现在“所有引用位置”列表框中。使用同样的方法将“销售表二”的E4:G8单元格区域添加到“所有引用位置”列表框中。依次勾选“首行”复选框和“最左列”复选框，确定标签位置,如图所示：
然后单击“确定”按钮，即可生成合并计算结果表，如图所示。
2、按位置合并计算
按数据表的数据位置进行合并计算就是在按类别合并计算的步骤中不勾选“首行”复选框和“最左列”复选框，选中E12单元格，合并后的结果如图所示。
按位置合并时不关心多个数据源表的行/列标题是否相同，而是将相同位置上的数据进行简单的合并计算，这种合并方式适合数据源表结构完全相同的情况下的合并。若数据源表结构不同，合并结果可能无意义。
5.7.5 数据透视表 ⭐️
数据透视表功能能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格。下面以某女装专卖店的销售清单为例,介绍使用Excel数据透视表功能对数据进行数据统计分析的方法。
销售清单包含类别、品牌、商品条码、尺码、单价、销售量和销售金额等数据信息，数据格式如图所示。
单击“插入”选项卡的“表格”组中的“数据透视表”按钮，弹出“创建数据透视表”对话框，如图所示。默认选择Excel工作表中的所有数据创建数据透视表，选择放置数据透视表的位置为“新工作表”。
单击“确认”按钮，按下图所示：
将字段拖到相应的区域，生成的数据透视表如图所示：
若想得到其他数据统计显示格式，只要按自己的需求进行字段的拖放即可。
根据需要,通过“类别”“尺码”“品牌”“单价”右边的下拉箭头设置筛选条件，即可看到筛选后的统计数据。
数据透视表功能强大，可以对数据进行分类、汇总、筛选等，制作出所需要的数据统计报表，灵活使用，可大大提高工作效率。
点拨： 数据透视表的数据区域默认的字段汇总方式是求和。
补充：
5.7.6 获取外部数据
在Excel 2010中，可将Access、文本文件、SQL Server、XML等多种数据格式转换到Excel工作表中，这样就可以利用Excel 的功能对数据进行整理和分析。操作步骤如下:
(1)单击 “数据” 选项卡，通过“获取外部数据”组中的相应命令即可将相应格式的数据导入到Excel工作表中。
(2)假设桌面上有一文本文件“录取名单.txt”，各数据项以“ ”(空格)间隔，如图所示。单击“获取外部数据”组中的“自文本”命令，弹出如图所示的“导入文本文件”对话框。
(3)找到文件所在的位置及文件，单击“导入”，会弹出“文本导入向导-第1步”对话框。这里的原始数据类型选择“分隔符号”一项，在这个对话框的下面有一个预览框，从这里可以看到要导入的数据,这里的“导入起始行”输入框中的数值默认为1,单击“下一步”,弹出“文本导入向导-第2步”对话框，在此选择文本文件的数据字段分隔符，根据示例文件的特点，我们选择“空格”。
(4)单击“下一步”按钮,弹出“文本导入向导-第3步”对话框。选中第一列，将“列数据格式”设置成“文本”，单击“完成”按钮,弹出“导入数据”对话框，如图所示。“
(5) 设置好导入数据的存放位置后，单击“确定”按钮，数据导入成功，如图所示：
5.7.7 模拟分析 ⭐️⭐️
模拟分析是指通过更该单元格中的值来查看这些更改对工作表中公式结果的影响的过程。Excel 2010中包含三种模拟分析工具：方案管理器、模拟运算表和单变量求解。
方案管理器和模拟运算表根据各组的输入值来确定可能的结果。单变量求解与方案管理器和模拟运算表的工作方式不同，它获取结果并确定生成该结果的可能的输入值，即如果已知单个公式的预测结果，而用于确定此公式结果的输入值未知，则可以使用单变量求解功能。以“单变量求解”为例，介绍一下数据的模拟分析。
[例] 现某班级评定学期“优秀学生”，要求综合评分达到90分。计算方法为：同学评分占30%，老师评分占20%，期末成绩占50%。已知同学和老师对某学生的评分，若该学生想要获评“优秀学生”，则期末成绩至少需要考多少分?
按照综合评分的计算方法,在上图所示工作表的B4单元格内输入公式“=B10.3+B20.2+ B3*0.5”，按回车键确认,结果如图所示。
在 “数据” 选项卡的“数据工具”组中单击“模拟分析”按钮，从下拉列表中选择“单变量求解”命令，弹出“单变量求解”对话框，设置目标单元格为B4,目标值为90，可变单元格为B3，单击“确定”按钮，出现“单变量求解状态”对话框，提示用户已经求得一个解使得目标值为90， 单击对话框中的“确定”按钮,计算结果如图所示。
5.8 图表
5.8.1 图表简介
1、图表
图表是基于工作表中的数据建立的，是工作表单元格中数据的图形化表示，以直观形象的形式显示数据及数据之间的关系。当工作表中的数据建立了图表后，图表和建立图表的数据就建立了一种动态链接关系：工作表中的数据发生变化时,图表中对应项的数据系列自动变化。
2、图表的分类
按照图表的存放位置，Excel中的图表分两种，一种是嵌入式图表,它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中,打印时同时打印；另一种是独立图表，它是一个独立的图表工作表,打印时也将与数据表分开打印。
3、图表的组成
图表直观上看起来只是一幅图片 ，在Excel中，图表是由多个部分组成的，这些组成部分被称为图表元素。一个完整的图表通常由图表区、绘图区、图表标题和图例等几大部分组成,如图所示。
图表区：相当于一个画板，图表的其他组成部分都在图表区内，图表区告诉Excel这是个图表对象。只有图表区的图表称为空图表。
绘图区：绘图区是图表的核心,其中又包括数据系列、坐标轴、网格线、坐标轴标题和数据标签等。对于三维效果的图表，还包括图表背景墙和图表基底。
图例：用于标识当前图表中各数据系列代表的意义,由图例项和图例项标示组成。
数据系列：数据系列对应工作表中的一行或者一列数据。一个图表中可以包含一个或多个数据系列，每个数据系列都有唯一的颜色或图表形状，并与图例相对应。
坐标轴：用于绘制图表数据系列大小的参考框架。对于二维效果图表，坐标轴分为垂直(纵向)坐标轴和水平(横向)坐标轴。水平(横向)坐标轴一般表示时间或分类，垂直(纵向)坐标轴一般表示数据的大小。
图表标题、水平轴标题、垂直轴标题：这三种标题分别用于说明图表、水平轴、垂直轴所表现或代表的意义。图表标题默认在图表区顶部居中对齐，水平轴标题显示在水平坐标轴下方,垂直轴标题显示在垂直坐标轴左侧。
数据标签：在数据系列的数据点上显示的与数据系列对应的实际值。
网格线：为方便对比各数据点值的大小而设置的水平参考线。
5.8.2 图表的创建与编辑 ⭐️⭐️
1、创建图表
创建图表时，将活动单元格置于创建图表的数据清单内，或选中要创建图表的单元格区域。
(1)通过“插入图表”对话框创建
单击 “插入” 选项卡中“图表”组右下角的对话框启动按钮，会弹出“插入图表”对话框，如图所示，然后在对话框中选择要创建图表的类型及子类型，单击“确定”按钮。
(2)使用“图表”组中的命令创建
在“插入”选项卡的“图表"组中选择一种图表类型的下拉按钮，并在下拉列表中选择一种子类型，即可创建一个图表。
2、图表编辑
建立图表后,用户还可以对它进行修改，如图表的大小、类型或数据系列等。
(1)更改图表的布局及样式
新建图表默认的布局样式比较简单，有时并不能达到数据预期的展示效果，此时可对图表的布局进行修改。单击要修改布局及样式的图表,此时会出现扩展选项卡“图表工具”，包含三个子选项卡，即“设计”“布局”和“格式”。单击“设计”选项卡，会显示与选中图表对应的“类型”“数据”“图表布局”组及“图表样式”组等,用户可根据需要选择合适的样式及布局方式。
(2)更改图表类型
在“图表工具/设计”选项卡的类型”组中，单击“更改图表类型”命令，或在图表区上右击，出现快捷菜单，选择“更改图表类型”命令，弹出类似“插入图表”对话框的“更改图表类型”对话框,其操作方法与“插入图表”对话框操作方法相同。
(3)改变图表存放位置
创建的图表默认和工作表存放在一起，即图表是嵌入式的。若要将图表单独存放(独立图表)，可在图表区上右击，出现快捷菜单，选择“移动图表”命令，或单击“图表工具/设计”选项卡“位置”组中的“移动图表”按钮，弹出“移动图表”对话框，如图所示。选择相应的存放位置后，单击“确定”按钮。将独立图表改为嵌入式图表的操作方法与此类似。
(4)修改图表数据源
①在图表任意位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“选择数据”命令，或在“图表工具/设计”选项卡的“数据”组中,单击“选择数据”命令，弹出“选择数据源”对话框， 如图所示。通过该对话框,可对图表数据源进行整体设计。
②选中图表的绘图区,可看到图表数据源区域周围显示为蓝色边框，如图所示。将鼠标指向蓝色边框的四个顶角上，当鼠标指针变成双向箭头时,按下鼠标左键进行拖动，即可改变图表的数据源。
(5)改变数据系列产生的方向
创建Excel 2010图表之后，可以很容易地更改在图表中绘制工作表行和列的方式。
单击要以不同方式绘制的数据的图表在“图表工具/设计”选项卡的“数据”组中，单击“切换行/列”命令，可以在从工作表行或从工作表列绘制图表中的数据系列之间进行快速切换。
在“选择数据源”对话框中，单击“切换行/列”按钮，也可实现上述操作。
(6)设置图表标题、坐标轴标题、图例设置、显示或隐藏数据标签及坐标轴
在“图表工具/布局”选项卡的“标签”组中，可设置图表标题、坐标轴标题、图例及显示或隐藏数据标签等，在“坐标轴”组中可设置与坐标轴相关的操作。单击相应命令下的下拉箭头，根据需要选择设置命令即可。
(7)改变图表大小
要改变图表的大小，可先选定图表，再将鼠标指针指向图表的四个角之一 ，当鼠标指针变成双箭头时，按住左键进行拖动，即可改变图表的大小。也可在“图表工具/格式”选项卡的“大小”组中,设置图表的高度和宽度。
5.8.3 格式化图表
初步制作的图表并不美观，还可根据需要对图表外观进行形状样式、填充效果、应用艺术字标题等格式化操作，以达到图表美化的效果。
选中要格式化的图表，单击“图表工具/格式”选项卡,用户可根据需要选择该选项卡中的格式化命令，完成对图表的格式化操作。
在生成的图表上，鼠标移动到哪里都会显示相应图表元素的名称，通过这些名称可更好更快地对图表进行设置。例如，将鼠标指向图表四周空白处，将提示该区为“图表区”。在此位置右击,在出现的快捷菜单中选择“设置图表区域格式”命令,弹出“设置图表区格式”对话框。在该对话框中，根据需要选择要设置的项目及参数,然后单击“确定”按钮。
其他图表元素格式化的方法与此类似,此处不再赘述。
知识扩展： 在图表中，图表标题、坐标轴标题的内容可以直接进行修改，图例的内容、数据标签的值以及数据系列的大小不可以直接进行修改；在“设置图表区格式”对话框中可以设置图表区的背景填充、边框颜色、大小等格式；在“设置坐标轴格式”对话框中可以设置坐标轴的类型、刻度线的类型和单位、数字类别、对齐方式等格式。
5.8.4 迷你图
迷你图类似于图表功能，只不过将其简化，使其可以显示在一个单元格中，简单地以一个图表的样子在一个单元格内显示出指定单元格内的一组数据的变化。
在Excel 2010中有三种迷你图样式，即折线图、柱形图和盈亏图。
下面以下图所示的数据介绍迷你图的制作方法。利用迷你图表示各位学生的成绩浮动情况。
首先选择创建迷你图的单元格或区域，这里选B2:E5，单击“迷你图”组中的折线图，弹出“创建迷你图”对话框。在该对话框中选择放置迷你图的位置，如图所示：
单击“确定"按钮，迷你图效果如图所示：
点拨： 选中包含迷你图的单元格或单元格区域，功能区出现“迷你图工具/设计”扩展选项卡。在该选项卡中，可以实现对迷你图表的编辑、格式化等操作。
5.9 页面设置与打印
5.9.1 分页符的插入与删除 ⭐️
1、插入水平分页符
选定要插入分页符位置的下一行，在 “页面布局” 选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”，在出现的下拉列表中选择“插入分页符”命令，即可在选定行的上方插入一水平分页符。
2、插入垂直分页符
选定要插入分页符位置的右侧列，在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”，在出现的下拉列表中选择“插入分页符”命令,即可在选定列的左侧插入垂直分页符。
3、同时插入水平、垂直分页符
选定某单元格(不位于首行或首列)，在“页面布局”选项卡的“页面设置组”中单击“分隔符”，在出现的下拉列表中选择“插入分页符”命令，此时会在该单元格的左边框和上边框位置同时插入水平、垂直分页符。
4、删除手动分页符
先选择紧邻水平分页符的下面行(或该行中的任一单元格)，或选择紧邻垂直分页符的右侧列(或该列中的任一单元格)，在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”，在出现的下拉列表中选择“删除分页符”命令,即可删除水平或垂直分页符。
若要删除工作表中所有的手动分页符，则在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”，在出现的下拉列表中选择“重设所有分页符”命令即可删除工作表中所有手动分页符，但Excel 2010中的自动分页符不能被删除。
5、调整分页符位置
只有用分页预览视图下才能调整分页符位置。在 “视图” 选项卡的“工作薄视图”组中单击“分页预览”，即可进入分页预览视图，如图所示。在分页预览视图中，手动分页符以实线表示，自动分页符以虚线表示，将鼠标指向相应的分页符，拖动即可移动分页符位置。若将分页符拖出打印区域以外，则分页符将被删除。
5.9.2 页面设置 ⭐️⭐️
在Excel 2010中，通过“页面布局”选项卡进行适当参数设置来完成页面布局，达到满意的打印效果。单击“页面设置”组的对话框启动器按钮，可弹出“页面设置”对话框，其中共有四个选项卡:“页面”“页边距”“页眉/页脚”和“工作表”,可以进行更加详细的参数设置,如图所示。
1、“页面”选项卡
“页面”选项卡中可以设置纸张方向缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码。
2、“页边距”选项卡
“页边距”选项卡可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等，设置方法与Word 2010类似，此处不再赘述。
3、“页眉/页脚”选项卡
设置页眉和页脚，可通过单击“页眉”和“页脚”下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式，最后单击“确定”按钮即可。也可分别单击“自定义页眉”“自定义页脚”按钮，在相应的对话框中自己定义。页眉和页脚的其他参数也可通过该选项卡设置。
4、“工作表”选项卡
“工作表”选项卡中“打印区域”用于设置打印区域，若不设置,则当前整个工作表为打印区域。
如果需要在每一页上都重复打印行标志(即数据清单中的字段名)，则单击选项卡中的“顶端标题行”编辑框，然后输入行标志所在行的行区域，如1:1,即第一行将作为每一页表格的行标题；如果需要在每一页上都重复打印某些列，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入打印列的列区域，如A:B，即打印的每一页表格都包含前两列。
其他打印参数及打印顺序可根据需要通过本选项卡进行设置。
5.9.3 打印工作表
要想提前了解打印后的表格效果,可在打印之前预览页面，在Excel 2010中,单击“文件”选项卡，选择“打印”命令，即会显示打印预览效果,如图所示。
点拨： 在Excel 2010中，通过 “视图” →“工作簿视图”→“页面布局”视图功能，可以在查看工作表打印效果的同时对其进行编辑。
在打印预览时(如图所示),可以直观配置所有类型的打印设置，如打印份数、打印机属性、打印页面范围、单面打印/双面打印、纵向/横向、页面大小等。
在打印预览屏幕的“设置”区中，系统默认打印当前活动工作表。
单击“打印活动工作表”下拉按钮，可选择更多打印范围，如图所示。
Excel 2010默认情况下，按实际大小打印工作表(即无缩放)，若想实现缩放打印，可在打印预览屏幕的“设置”区中，单击“无缩放”右侧的箭头，根据需要选择合适的缩放方式，如图所示。
所有参数设置完毕，单击图中的“打印”按钮即可。
同步特训知识点
1、Excel 单元格中，手动换行的快捷键是Alt+Enter。
2、在Excel 2010 中要录入身份证号，数字分类应选择文本格式。
3、在 Excel 2010中，在对某个数据清单进行分类汇总之前，必须应对数据清单的分类字段进行排序。
4、当复制公式时，单元格绝对引用不会改变，相对引用将会改变。
5、在Excel 2010单元格中将数字作为文本输入，应该先输入单引号，在输入数字，或者先设置单元格格式为“文本”，在输入数字。
6、相对引用和绝对引用的区别：
相对引用是指在公式复制时，自动调节公式中单元格地址的引用，当公式复制时,保存公式的单元格的行、列将发生变化，公式参数中的行号与列标会根据公式所在单元格和被引用数据所在单元格之间的相对位置自动变化。
绝对引用是特定位置单元格的引用，引用时需在行号、列标前加“$”符号，公式复制或移动时，被引用的单元格将不随公式位置的变化而变化，总是锁定为指定位置的单元格。
7、自动筛选和高级筛选有哪些区别：
(1)自动筛选在对话框中设置筛选条件，高级筛选需要在工作表的空白处建立筛选条件区域。
(2)自动筛选只能设置不同属性间按“与”条件筛选，高级筛选既可设置不同属性按“与”条件筛选也可设置按“或”条件筛选。
(3)自动筛选的结果只能在原有区域显示，高级筛选的结果可以在原有区城显示，也可以另选区域显示。
8、为了在每一页的表格上均显示表格标题行，正确的操作步骤应该是：在“页面布局”选项卡中选择“打印标题”选项。
9、如果输入无效数据，将弹出一个“错误提示”对话框提示用户“请输入“男”或“女””，请分析是如何进行设置的，并写出操作过程。
(1)执行“数据”→“数据有效性”→“数据有效性”命令。
(2)在弹出的“数据有效性”对话框中，切换至“出错警告”选项卡。
(3)选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框，设置“样式”为“停止”，“标题”为“错误提示”，“错误信息”为“请输入“男”或“女””，单击“确定”按钮。