分析方法的基础 — 3. 业务与管理的特性,分析与设计的抓手

拆分业务与管理的理由已经知道,想必大家经常会遇到这些词:财务管理、质量管理、物流管理、xx管理等,这些词在设计工作中可以分为两个部分去理解,即:财务&管理;质量&管理;物流&管理等,前半部分的名词“财务、质量、物流”指的是“业务”内容,是被管理的对象,后者的动名词“管理”指的就是对业务的管控。
面对复杂的研究对象时,正确地拆分业务与管理要素,可以大幅度地提升分析的效率、正确性。业务与管理除去具有的不同知识、技术以外,还存在着很多非常不同的特性,深入理解这些特性,对完美地进行分析与设计会起到非常好的帮助。
下面从几个视角来对比业务与管理有哪些不同的特性。

1. 个性与共性

1) 业务:具有个性
业务因为有无数种形态,即使是在同一个行业内,也会由于环境的不同而不同,因此业务是非常个性化的。不同行业的业务所使用的理论、方法、工具、标准、流程等都是不一样的,比如:建筑行业、汽车行业、航空行业、农业行业等都是不同的业务。

2) 管理:具有共性
管理是具有共性的,因为构成管理的要素是有限的(相对于业务来说),管理的模式也不是无限多的,同时无论管理的理论、方法有多复杂,实际上在信息系统中管理的实现是通过:流程、标准、规则、预警、判断、决策、通知等有限功能的组合实现的。同一种管理的理论/模型可以使用在不同的行业、不同的企业、不同的部门、不同的业务领域的管理过程中,
如:项目管理、绩效考核等管理方法,它们可以应用于建筑行业、汽车行业、航空行业、农业行业等不同的业务上(当然企业、领域的不同,在管控模型的细节设置上会有所不同)。

2. 稳定性与易变性
1) 业务:具有稳定性
业务虽然可能有无数的形态,但每种业务处理过程都必须遵守特定流程、技术、标准,这些标准一旦确定业务形态就不易变动(除非技术、标准有了变化),因此业务过程的架构是相对稳定的。
如:成本核算方法、合同签订内容、生产流程步骤等都有其自身做法和标准。

2 ) 管理:具有易变性
管理形式的数量虽然少于业务,但是管理易于变化,这是因为管理容易受人、外界因素的影响,而管理者也是通过快速地调整管理的方式来应对质量、安全以及外部市场的需求变化,比如:为了达成高效益的目的,企业会经常进行诸如领导人事、生产流程、奖罚规则等调整,这些调整一定会地带来管理的变化。

3. 载体与控制
1 ) 业务:是管理的载体
业务处理是一个运行过程,这个业务的运行过程就形成了管理落地的“载体”,没有这个业务载体也就不存在管理(同时也不需要管理了),如果业务处理的形态变化了,会使得这个载体上各部分都随之发生改变,因为管理与业务是匹配的,当然管理也会受到相应的影响(联想“信号灯与道路的设计”)。

2 ) 管理:是对业务的控制
管理施加于业务载体之上,管理是通过对业务载体的节点设置规则实现管理的,管理可以随着需求的变化而变化,但是管理变了,业务不一定随着一起变化(业务变化通常是由于业务标准的变化、或是技术更新的影响所导致的)。

4. 价值的实现与保证
1 ) 业务:用于价值的实现
价值,是通过采购材料、加工产品、销售产品等一系列的业务活动带来的,也就是说“价值”是业务活动创造。

2 ) 管理:用于价值的保证
管理不直接产生价值,也不改变产品的价值,管理是通过流程、规则等措施来确保业务活动能够产生预期的价值。

5. 相互作用,相互影响
1 ) 业务的影响
一般来说,业务形态的变化是由于生产技术、材料、工艺以及标准等的发生了变化而带来的。随着业务形态的改变,企业会选择不同的管理方法以适应新的业务形态,新形态业务的出现会催生新的管理理论、管理模式的出现。

2 ) 管理的影响
业务处理的方式不同需要不同的管理方式;同样管理方式的进步又可以反过来影响对业务的优化方式。业务和管理之间需要反复地磨合才能最终确定下来与业务最为匹配的管理方式。

6. 业务与管理的相对性
1 )在以企业的生产过程为管理对象时,则其他的部门工作,如财务、安全、质量等相对于生产过程都是管理的角色。

2 )在以财务内部工作为管理对象时,此时财务工作本身也属于 “业务”,对财务这个业务对象进行管理的是更高层的国家法律法规、企业管理制度等。这就是“业务”与“管理”的相对性。

7. 业务和管理不一定成对出现
生产一把椅子的过程,由选取木材、切割、刨光、开榫、组合、上漆等多个步骤组成,在这个过程中是否存在着管理呢?
1 ) 场景一:没有管理
如果做椅子的过程全由1个人完成,那么就不存在人对人的管理,即:只有做椅子的生产过程(业务),而没有对人的管理;

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2 ) 场景二:有人管理
如果建立椅子的生产流水线,由多人一起协作完成椅子的制作,虽然做椅子的步骤还是一样的,为了保证各个环节之间协同工作可以满足质量、数量、时间等的要求,就需要有管理措施了。

8. 业务与管理的比例
管理是否越多越好呢?从管理目的来看,管理是为了保证业务目的的达成,用“道路与信号灯”的例子做比较:
1)当道路非常混乱、通行效率非常低下的时候,设置信号灯可以提升效率,见图(a);
2) 当交通量不大的时候,设置过多的信号灯反而会降低通行效率,见图(b);

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可以看出来,并非是管理设置的越多越好。
那么,有没有既能避免交通混乱、又可以提升效率的解决方法呢?还是用道路与信号灯的例子说明,“设置立交桥”就是一个最佳的解决方法,见图(c),这就是将“管理的职能通过优化后,融入到日常的业务处理中”的方法,立交桥起到了看不见的信号灯的作用。

从事企业管理信息系统设计与开发的软件工程师,一定要充分地理解上述业务与管理的特性,只有充分地理解了它们各自的特性,才有可能为客户提供不但满足他们需求的信息系统,而且还可能给客户带来超出预期的信息化价值来 。

■ 本系列的下一篇:分析方法的基础 — 4. 业务与管理的分离,应用案例

关于业务与管理特性的详细说明,请参见《大话软件工程—需求分析与软件设计》一书。

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