项目往往要求在特定的时间内，利用有限的资源高效完成任务。企业随着业务扩张，项目逐渐增多，而资源并不会大幅增加，由此而项目管理上存在项目多、周期长、交付难的情况。为了提高项目管理效率，引进项目管理工具是其中较为有效的解决办法。
在具体的项目管理活动中，我们一般会用到钉钉、teambition等团队协同工具，或者易趋、禅道等专业项目管理软件，不同的组织因为制度、文化、业务流程、项目特性不同，对项目管理工具的需求会有所不同，因此项目管理工具在不同的团队中发挥的价值是不同的，同样的一款项目管理工具在不同的团队中评价也会出现相左的现象。
笔者根据与众多项目管理工作者的交流，将两种典型的关于项目管理工具的“价值认知”（主要是主观感受）通过简单案例分析的形式呈现，结合他们的工作场景，分析项目管理工具在不同组织团队中的价值体现。
一、案例展示和分析
案例一：多个项目同时并行是否需要引进项目管理工具？
刘经理所在公司规模不大，公司以销售软件和服务盈利，作为一家乙方公司的项目经理，同时负责几个项目是刘经理的常态。刘经理直言自己负责的项目几乎没有顺顺利利的，不是客户突然提出变更，就是交付物质量不过关，或者资源超支、成本超支。他认为，造成这些问题的主要原因就是缺少项目管理工具，因为没有工具的帮助，他不能及时获取项目进度，也无法随时监控项目状态，对项目的情况掌握非常不灵敏，导致做出反应和决策的时候已经晚了。
分析：刘经理的现状大概是项目经理们最感同身受的了，多项目同时进行，且受着客户、领导、项目成员三方的夹板气，对项目管理的效率和质量都有严格的要求。这种情况下的项目管理需要管理者人员监控项目的全生命周期，并及时调整项目管理的策略和方法，完全没有工具的帮助，项目经理的工作会非常辛苦，会降低项目管理的效率，也增加了出错的概率，这时候团队可以考虑引进项目管理工具。
案例二：引进了项目管理工具，但是任务还是无法推进
方经理的团队上线了一款专业的项目管理软件，原件上线后最直观的感受是项目管理活动比以前更系统、规范了，项目执行过程的各个环节都有迹可循，各个项目的状态监控、进度跟踪都一目了然，周报月报自动生成……这些都大大提高了工作效率。但是当下最令方经理苦恼的是，任务发布，分派到具体项目成员之后，成员并未按照计划时间配合完成任务，以至于他最初的诉求——进度延误、交付物延误的情况还是没有得到明显改善。
分析：项目管理工具最基本的功能就是监控进度，方经理引进了项目管理工具还是不能解决这个问题的话，说明他的项目进度延误并非是因为信息滞后造成的。根据他的描述，我猜测他的困扰主要原因在于某些成员的身上。推进项目成员的积极性、让其保质保量的完成项目任务，是没办法完全依靠工具的，最终还是要依靠公司制度和管理者的管理水平。当然，如果想要紧急解决，方经理可以在项目管理工具上上报资源经理，要求直接换掉该成员，但是这个方法治标不治本。在不更换项目成员的情况下，最好的解决方式是加强沟通，找到项目成员不配合的原因，建立相应的制度体系，对项目成员进行奖惩考核，这些是任何项目管理工具都不能替代的，项目管理工具可以将制度、流程、规范固化，帮助企业提高管理效率，但是指望引进工具后一劳永逸，那是对工具最大的误解。
根据上面的两个典型案例不难发现，是否引进项目管理工具，如何正确使用项目管理工具，需要根据企业的具体情况进行理性判断。因此在计划引进项目管理工具之前需要做一番调研，一方面要对自己的项目管理现状进行分析，另一方面对市面上的项目管理工具也要有所了解。
二、常见的项目管理工具分类
按照项目管理成熟度的阶段，项目管理工具也有不同的分类，当企业内部没有项目管理的系统概念时，沟通协作类工具就足够；当企业内部的项目管理不涉及全生命周期管理时，任务管理类工具最为合适；当项目管理涉及企业战略、财务等方面，就需要专业的项目管理工具。
①沟通协作管理类：钉钉、企业微信
对于一些企业来说，他们的日常工作可能会以项目为单位，但是不涉及对项目的全过程管理主要关注的是单个项目的进度跟进和团队沟通。这类企业引入一些带有进度管理、任务日历等功能的即时通讯工具就可以满足需求，比如钉钉、企业微信。
以钉钉为例，钉钉的团队协作沟通和微信、QQ类似，是一种即时的聊天通讯，但在聊天上钉钉又添加了“已读”“DING”等功能，让工作任务的催办更有效；同时，钉钉的“日历”可以建立日程，“待办”则可以发布任务，适合发布和跟踪碎片化的工作任务，如图是钉钉的待办事项：
上文的两个案例涉及多项目管理以及项目的全生命周期管理，对交付物质量评审则涉及到审批业务流程，这时候沟通管理类工具只能作为辅助，用于团队的沟通和任务的催办，案例一想要的资源管理和成本管理，案例二提到的进度跟踪和交付物管理等功能，沟通管理类工具都不能实现。
②任务管理类：teambition、worktile
很多企业内部有项目管理的概念，但是又不涉及项目的全生命周期管理和企业战略，更多关注项目计划的制定及其进度的跟进，这类企业可以选择teambition、worktile等任务管理类工具。这类工具也和钉钉一样重视团队的即时沟通和协作，但相对于钉钉来说，任务管理类工具的项目计划会更专业和系统，一般会有WBS、甘特图、看板等图表辅助。
以teambition为例，teambition设有任务看板，可以新建项目任务、指派相应责任人，并可拖拽看板以更新任务状态，及时掌握任务进度，如图：
Teambition更强调的是团队协作和任务管理，所以在一个项目里，监控、管理的角色不太明显，也没有明显的组织架构，往往使用门槛低，在团队内更容易推广。
③专业项目管理软件：易趋
专业的项目管理工具是项目全生命周期的管理，涉及到项目的全业务流程管理，甚至会关注企业战略层面。如果企业需要管理多个项目或者项目集、项目组合，在项目各环节中需要有流程管理，就可以考虑引进专业的项目管理工具。专业项目管理工具一般在即时沟通上的关注较少，但会涉及到跨部门的协作和资源调拨，也会有完善的监督管理机制。引进专业项目管理工具要慎之又慎，这类工具一般价格比较高，而且需要企业有专业的项目管理制度和具备专业项目管理理论知识的人才配套，才能将专业的工具“玩转”，就像一辆好车，需要具备驾驶技能的人才能开，否则车子再好也开不起来。因此，引进专业的项目管理工具之前，企业一定要提前做好内部的需求调研，而且需要建立相应的项目管理制度和体系以确保引进工具之后能够顺利推广落地，而不是把全部的希望寄托于工具，避免出现案例二的状况。
以易趋为例，在单项目管理方面，易趋支持WBS、甘特图等视图，项目的进度和任务一目了然；面对多项目管理的情况，易趋的组合监控可以总览所有项目，随时反馈项目的进度和风险，与案例一的需求匹配度很高。下图是易趋的组合监控视图：
而案例二提到的进度管理+交付物管理，易趋可以通过里程碑计划+项目分解计划实现，项目分解计划通过WBS或甘特图展示具体任务的进度；里程碑计划在项目的重要阶段设定里程碑，进行项目评审和交付物检验，如图是里程碑计划：
三、总结
1.项目管理工具不是万能的，但合适的项目管理工具有助于提高企业项目管理活动的水平和效率；
2.项目管理工具不能盲目引进，要对企业的项目管理成熟度有客观的认识，也要对市面上的项目管理工具有所了解，企业属于不同的发展阶段，需要的项目管理工具是不同的；
3.工具永远是辅助，是服务于思想的，是将企业的管理思想落地的手段，要想做好项目管理，管理者们需要加强学习，提高自身的领导力和管理水平。