ACCESS使用技巧三则

1、 固定某一字段的长度
  在某些情况下，我们需要对用户输入的数据的正确性进行检验。有这样一种情况，对于
“零件号”字段，它的字符长度固定为10位。我们可以在该表的设计模式下，在有效性规
则中输入“Len([零件号])=10”（不要输入引号）。以后，当我们在“零件号”字段中输入的
字符长度不是10位时，ACCESS会给出错误提示。


2、 两个表中相关字段的关联
   这种情况比较复杂，我给大家举个例子。有两个表，一个是供应商表，包含供应商代码，
供应商名称，供应商地址，供应商联系方式4个字段。另一个是零件表，包含零件号，零件
名称，供应商代码3个字段。零件表中的供应商代码与供应商表中的供应商代码应该完全一
致。我们首先对两个表中的供应商代码进行索引。注意：供应商表中的供应商代码是无重复
索引，零件号中的供应商代码是有重复索引。然后，单击“工具”菜单下的“关系”选项，
ACCESS会弹出“关系”窗体，添加“供应商表”、“零件表”，在“供应商表”与“零件表”
的供应商代码两个相关字段之间，建立“一对多”的关系。以后，当在零件表中，用户输入
的供应商代码在“供应商表”中没有的话，ACCESS会给出错误信息。同时在“供应商”表
中，每条记录前会显示一个带加号的方框。


3、 寻找记录中的重复项
    我们有些ACCESS表是从EXCEL表中导入的，会存在重复的记录，而当我们将某一字
段设为主键的时候，该字段是不允许有重复的。如何找出重复的记录，ACCESS能为我们办
到。选择ACCESS项目窗体的“查询”标签，单击“新建”命令，在“新建查询”窗体中
选择“查找重复项查询向导”。（这项功能不是默认安装的，如果用户在安装OFFICE的时候
选择的“典型”的安装方式，ACCESS会提示用户安装此项功能。）用户选择需要查找重复
项的字段，然后连续选择“下一步”。ACCESS会新产生一个查询，名为“查找****重复项”，
用户双击该项查询，ACCESS会生成一个表，表中显示重复字段的内容和重复的次数。用户
可以根据上述信息，删除重复记录。