従業員は、異なるアプリケーションで同じデータ セットを参照することがよくあります。
マーケティング担当者はマーケティング オートメーション プラットフォームでリードを確認し、営業担当者は CRM でリードを確認する可能性があります。人事チームは人事情報システムで従業員情報を追跡し、IT 部門はプロジェクト管理システムで情報を追跡する場合があります。財務チームは ERP で販売注文を確認する場合があります。顧客対応の従業員は CRM でそれらをレビューする可能性があります…
アプリケーション間で同じレコード タイプを表示することは明らかに重要ですが、アプリケーション内でデータを手動で再入力するプロセスにより、従業員はシステム間でデータの不一致を引き起こすエラーに対して脆弱になります。
これにより、機能間の不整合や摩擦が生じ、個々のチームが誤った決定を下すように誘導されたり、ビジネスクリティカルなレポートが不正確になったりする可能性があります。これらの結果を考慮すると、データ品質の低下により組織に毎年数百万ドルの損失が発生することは驚くべきことではありません。
データ同期により、エラーのないソース システムを使用していると仮定すると、アプリケーション間のデータの一貫性と正確性が事実上保証されるため、この問題はうまく解決されます。
データ同期を完全に理解できるように、データ同期の定義を続け、一般的な例を見て、その利点を探り、その実装方法を共有していきます。
データ同期定義
データ同期は、2 つ以上のシステム間でレコード タイプを同じに保つ継続的なプロセスです。これは、リアルタイム、ほぼリアルタイム、またはバッチで実行できます。
データ同期の種類
同期プロセスは、次の 2 つの方法のいずれかで実行できます。
一方向のデータ同期
一方向の同期は、ソース システムの変更によってダウンストリーム システムも変更される場合であり、その逆ではありません。
この定義を説明するために、例を使用してみましょう。CRM をソース システムとして使用し、ERP ツールをダウンストリーム システムとして使用し、次のレコード タイプを同期することに決めたとします。したがって、顧客レコード、問題の概要、またはケース番号が CRM で変更されると、それに応じて ERP の対応するレコードの情報も変更されます。ただし、逆の状況は CRM レコードには影響しません。
双方向のデータ同期
双方向同期とは、ソースまたはダウンストリーム システムの変更が他のシステムの変更を引き起こす場合の同期です。
ここで、前と同じ例を双方向同期のコンテキストで使用してみましょう。この場合、どちらがソースでどちらが下流システムであるかは関係ありません。CRM または ERP ツールで同期されたレコードに変更が加えられると、他のシステムの対応するレコードも変更されます。
最後に、一般化することは困難ですが、同期されるデータ型は通常、マスター データ セット内にあります。また、通常は変更頻度が低く、ライフサイクル全体にわたって管理されるデータでもあります。
このデータ同期定義を適切に配置したら、いくつかの一般的な使用例を検討してみましょう。
共通のデータ同期
いくつかの実際的な例を通して上記の点を説明します。
1. 従業員データを同期する
新しい従業員をシステムに追加するプロセスは、通常、人事情報システムに従業員を追加することから始まり、従業員の姓名、電子メール アドレス、役職、採用担当者などの情報が追加されます。
CRM が従業員情報を必要とする下流アプリケーションの 1 つであるとします。一方向のデータ同期を構築して、データ ソース内の従業員データが変更されるたびに、対応する変更が CRM にも発生するようにすることができます。代わりに、上記と同様に動作する双方向のデータ同期を構築し、CRM での変更によりデータ ソースでも対応する変更を行うことができます。
2. イベントデータを同期する
2 つの企業の製品が密接に絡み合っている場合、それぞれのインシデント管理プラットフォームで問題を追跡する必要がある場合があります。これにより、各組織のチームが問題を常に監視し、必要に応じて問題の解決に取り組むことができます。
データ同期を作成して、各企業の ITSM ツールを別の企業の ITSM ツールと連携させることができます。具体的には、ある企業が自社のツールでイベントを作成するたびに、もう一方の企業のツールもそのイベントを受信できるように、双方向のデータ同期を構築できます。これにより、両方のチームがより迅速に調整して問題を解決できるようになります。
3. 顧客データを同期する
新しい顧客とその情報が CRM に追加されると、このデータを他のさまざまなアプリケーションで利用できるようにする必要がある場合があります。これらには、カスタマー サクセス アプリケーション、レポートおよび分析ツール、マーケティング プラットフォーム、財務システムなどが含まれます。
これは企業や状況によって異なる場合が多いですが、顧客データは一般に双方向同期の方が適しています。なぜ？CRM の外部のアプリケーションでアクティビティを実行するさまざまな機能によって、CRM で作業しているユーザーが確認する必要がある情報が発見されたり、問題が発生したりする可能性があるためです。
たとえば、経理部門の従業員は、顧客に請求書を発行する際に問題が発生する可能性があります。双方向同期を使用すると、ERP システムでケースを作成し (問題を強調表示)、そのケースを CRM に取り込むこともできます。そこで、営業担当者は請求書の問題を認識し、迅速に行動を起こすことができます。
データを同期する利点
これらのユースケースやその他の無数のユースケースを考慮すると、データの同期がビジネスに多くのメリットをもたらすことは驚くべきことではありません。
データサイロの解消
従業員は、作業しているアプリケーション内で必要なデータにアクセスできるようになり、そのデータへのアクセスを要求する面倒なプロセスを回避したり、さらに悪いことに、データの存在さえ知らなかったりすることもなくなりました。
大量のデータ入力を防止できる
データを手動で入力するプロセスは、従業員にとって不快なだけではありません。また、従業員が間違った情報を入力したり、入力を忘れたりするなど、データ品質に影響を与える人的エラーが発生する可能性もあります。これに応じて、従業員は大規模なやり直し作業を強いられ、他のビジネスクリティカルなタスクを完了することができなくなりました。
データの同期により、従業員は複数のアプリケーション間でデータを再入力する必要がなく、これにより上記の悪影響が回避されます。
複数のデータ操作を実行できる
これらの操作には、レコードの作成、レコードの更新、およびレコードの削除が含まれます。
これらの操作をアプリケーション間で組み合わせることで、データ同期により従業員とビジネスに大きな価値を提供できます。
データはほぼリアルタイムで同期可能
データのバッチ同期で十分な場合もありますが、多くの場合、ビジネス プロセスを正常に実行するには、ほぼリアルタイムの同期が非常に役立ちます。
リアルタイムのデータ同期により、営業チームと財務チームがより効果的に連携して取引、製品および顧客サポートを管理し、問題をより迅速に解決できるようになります。
データ同期の課題
データ同期に関する一般的な課題には、スケーラビリティの問題、セキュリティ リスク、パフォーマンスの制限などがあります。
それぞれの質問を詳しく見てみましょう。
スケーラビリティの問題
データ同期を実装および維持する多くの方法は、リソースを大量に消費します。これには、コア製品の取り組みに集中する必要がある開発者の関与と多大な時間の投資が必要です。
組織では数十、最終的には数百のデータ同期を実装および維持する必要がある場合があるため、これは困難または不可能になる場合があります。
セキュリティリスク
接続されているアプリケーションとその結果のデータ同期フローには、ビジネスに不可欠な機密情報が含まれている可能性があります。
これらのシステムに接続して同期を可能にするために使用するサードパーティまたは社内のソリューションが適切なセキュリティとガバナンス制御を提供しない場合、機密データが悪者の手に簡単に渡され、ビジネスに損害を与える方法で使用される可能性があります。
パフォーマンスの制限
データ同期は明らかに有益ですが、アプリケーション間で情報を共有するプロセスを簡素化するだけです。また、従業員がデータに基づいて行動するために必要な規範的なガイダンスも提供しません。
たとえば、CRM のケースと ITSM ツールのインシデントを同期する場合、サポート チームはそれらの問題に即座に対応する方法がわからない可能性があります。たとえそうしたとしても、対応するには手動で集中的な追加の手順を実行する必要があり、迅速な解決策を提供できなくなる可能性があります。
データを同期する方法
データの同期を開始したら、同期を達成するためにさまざまなソリューションを検討する必要があります。
各ソリューションの内訳は次のとおりです。
1. カスタムコーディング
この方法は、開発者がカスタム コードを使用してデータを同期することに依存します。
このアプローチは、サードパーティとの連携やサードパーティへの依存を避けることができるため、役立ちます。ただし、エンジニアは、これらのデータ同期の実装と維持に多大な時間を費やす必要があり、エンジニアが実行するのに適した他のビジネスクリティカルな作業を行うことができなくなります。
2. ネイティブ統合
これには、アプリケーションの事前に構築された統合の使用と、別のアプリケーションとのデータ フローが含まれます。
統合を提供するアプリケーション ベンダーが低価格で提供したり、サブスクリプションに組み込んだりする場合があるため、これは費用対効果が高くなります。さらに、構築するデータ同期によっては、要件を満たす場合もあります。
とはいえ、接続したいすべてのアプリへのすぐに使用できる接続をベンダーが提供していない可能性は十分にあります。接続できたとしても、これらの統合は必要なエンドポイントに接続できない可能性があります。
3. ロボットプロセスオートメーション（RPA）ソフトウェア
RPA ソフトウェアを使用すると、基本的にソフトウェア スクリプトまたは「ボット」を使用して、UI レベルでアプリケーション間でデータをコピー アンド ペーストすることにより、データを同期できます。
これは短期的には要件を満たす可能性がありますが、時間の経過とともに問題が発生する可能性があります。たとえば、特定のフィールドまたはオブジェクトの名前を変更するという単純な操作だけでも、統合が中断される可能性があります。フィールドまたはオブジェクトを UI 内の別の場所に移動するだけでも、データ同期が中断される可能性があります。さらに、「ボット」の実装と保守には技術的な専門知識が必要です。カスタム コーディングと同様に、これにより RPA ソフトウェアの拡張が困難になります。
4. サービスとしての統合プラットフォーム (iPaaS)
iPaaS は、アプリケーションを API レベルで統合することにより、データ同期の実現に役立ちます。これにより、アプリケーションの UI の 1 つを変更してもデータ同期が中断されないため、UI ベースの統合よりも優れた安定性が得られます。さらに、iPaaS は、API を使用してリアルタイムまたはほぼリアルタイムのデータ同期を実現できるため、高いパフォーマンスを提供します。
iPaaS ソリューションは通常、幅広いアプリケーション コネクタと自動化テンプレートも提供しており、開発者の関与なしにチームが統合を迅速に実装するのに役立ちます。
iPaaS プロバイダーは、使いやすさ、対応するユースケース、提供するサポートの品質の点で大きく異なるため、オプションを慎重に評価する必要があることに注意してください。
データリンクを使用して大規模なデータを同期する
エンタープライズ アプリケーション統合のリーダーである Datalink は、開発者リソースを使用せずにチームがデータを同期できるローコード/ノーコード プラットフォームを提供し、他の重要なタスク分野に集中できる帯域幅をチームに提供します。
さらに、当社のプラットフォームは、Webhook またはポーリングを使用したトリガーを通じて同期を実行できます。前者では、トリガー イベントの発生時にリアルタイムで同期を実行でき、後者では、事前に定義された時間間隔 (例: 毎時など) でほぼリアルタイムで同期を実行できます。 5 分) 同期します。
データ同期に関するよくある質問
データの同期により、一連の問題が発生する可能性があります。まだご質問がある場合は、以下で詳しく説明します。
Q: リアルタイム同期と準リアルタイム同期の違いは何ですか?
これらの定義は主観的な場合が多いですが、一般的に言えば、リアルタイムとはシステム間のデータの同期をミリ秒または 1 桁の秒単位で行うことを指しますが、準リアルタイムは秒または 1 桁の分で測定できます。一方、バッチ同期は、長期間 (たとえば、30 分ごと) の分単位で実行することも、数時間または数日かけて実行することもできます。
Q: データの同期とデータのバックアップの違いは何ですか?
データのバックアップには、特定のリズム (毎日のスナップショットなど) でデータのスナップショットを取得することが含まれ、これによりデータを特定の期間の形式に復元できます。同時に、データ同期の目的はシステムの同期を維持することであるため、データのバックアップは実行されません。
Q:データ統合とデータ同期の間にはどのような関係がありますか?
データ統合の定義は、データ同期の定義とは根本的に異なります。
データ統合には、さまざまなソースからのデータの取得、データの検証 (冗長性と不正確性の排除)、データの変換 (データ ウェアハウスで使用されるデータ モデルに適合するため)、およびデータ ウェアハウスへのロードが含まれます。
データがウェアハウスに保存されると、ほぼリアルタイムで、またはバッチ処理アプローチを使用して下流システムと同期できます。
Q:データ同期とデータ複製は同じものですか?
データ同期とデータ レプリケーションは、しばしば誤って同じ部分であると考えられます。ただし、データ同期とは異なり、データ レプリケーションは通常、高レベルのデータ可用性を維持する目的で完全なデータ セットをバックアップするために使用されます。
Q:どのような種類のデータ同期ツールがありますか?
さまざまなデータ同期ソリューションが利用可能です。これには、アプリケーション プログラミング インターフェイス (API) を介してアプリケーションを接続するサービスとしての統合プラットフォーム、ボットを使用して UI レベルで人間のタスクを模倣する RPA ソフトウェア、(前述したように) を介して統合できるエンタープライズ オートメーション プラットフォームが含まれます。アプリケーションを API 化し、ワークフローをエンドツーエンドで自動化します。
Q:非同期データとは何ですか?
それは、あるシステムのレコード タイプに、別のシステムの同じレコード タイプとは異なる情報が含まれている場合です。
これは、システムのレコード タイプ間の同期が欠如していることが原因である可能性があります。ただし、変更が発生した直後は同期ペースが適応できない可能性が高くなります。たとえば、CRM で顧客レコードが調整されると、ERP システム内の同じ顧客レコードは古いバージョンになり、数週間 (または次の同期プロセスが実行されるまで) 更新されない可能性があります。このようなケースでは、リアルタイムまたはほぼリアルタイムの同期の必要性が浮き彫りになります。
Q:データベースの同期とは何ですか?
データベース同期は、データベースにのみ適用される点を除き、データ同期の定義に従います。言い換えれば、これは 2 つ以上のデータベース間でレコード タイプを同じに保つ継続的なプロセスです。