おはようございます、ラオユアンです。
1 時間後に大切な客人があなたの家に来るとしたら、最初に何をしたいですか?
調査の結果、87% の人が部屋を片づけることを選択するというデータがあります。
結局のところ、自分の最高の面を見せたくないという気持ちも理解できます。
プロジェクトを正常に遂行したい場合と同様に、まずスケジュールが守られるようにする必要があります。
しかし現実には、期限を設定しても予定通りにプロジェクトを完了できないことが多いのです。
プロジェクトの運営中に、さまざまな要因の影響により、目標や計画の内容に逸脱が発生しましたが、プロジェクトの可視化が不十分だったため、関係者による逸脱の発見と対応が間に合わず、最終的にはプロジェクトの遅れ。
これは多くのプロジェクト マネージャーにとって当たり前のことですが、長期的には最終的には覆されます。
1. プロジェクト立ち上げ段階で全員が見えるルールを作る
プロジェクトは最後に失敗するのではなく、最初に失敗します。
どのようなプロジェクトでも、初期段階でプロジェクトの結果が予測されます。
初期段階で、予見される問題に対処するためのルールが事前に策定されていれば、実際的な問題に直面したときの当事者の協力度も大幅に向上します。
01 立ち上げ段階で明確にするべきルール
プロジェクトキックオフミーティングの開催方法については以前にお伝えしましたので、忘れた方は復習してください。
今回はプロジェクトを開始する際に明確にしておく必要があるルールを中心にお伝えします。
立ち上げ段階ではどのようなルールを定めるべきでしょうか？プロジェクトの種類、サイクル期間、チームの規模などのさまざまな状況に応じて、おそらくいくつかの重要なカテゴリをリストしました。
① コミュニケーション：コミュニケーションの方法、頻度、内容および形式。
② 責任と権利：意思決定権、プロジェクト賞罰権、変更プロセス権、人事スケジュール権、チーム管理、評価指標など。
③ 関係者：甲の責任、需要提供、研究協力と業務指導、プロジェクト開発者の各部門の義務と責任など。
これらのルールは、プロジェクト制になること自体が一部のステークホルダーにプレッシャーを与え、より敏感になる可能性があるため、必ずしもプロジェクト制の形で発表されるわけではありません。
実行可能な範囲で、プロジェクト マネージャーはこれらのルールについて適切にアドバイスすることがあります。
特定のシステムへの対応が必要な場合は、プロジェクト定例会議システム、業績評価システム、報告システム、文書処理、変更管理システムなどです。
私たちにとってさらに友好的なのは、プロジェクトの開始フェーズでは関係者がこれらのルールに敏感ではないということです。プロジェクトの開始フェーズは一般に他のフェーズよりも確立が容易です。
問題が発生した場合は話し合ってルールを決め、全員で的を絞った交代を行うため、紛争や紛争が非常に発生しやすくなります。
注意が必要なのは、立ち上げ段階でルールを決めてしまうと、プロジェクトマネージャーが独断的で融通が利かないと思われてしまうことです。それを最初に。」
この点で、プロジェクト マネージャーはプレッシャーに抵抗する必要があり、あまり説明する必要はありません。なぜなら、説明した理由が他の人の反対の対象になることがよくあるからです。
前にルールはなく、後ろには落とし穴があり、苦しむのはあなた自身であることを忘れないでください。
02 免疫反応
さらに免疫効果というアムウェイメソッドもお教えします。
簡単に言うと、まず相手が現実に遭遇するであろう状況、特に不快な状況について話し、同時に相手を変えるためにその不快な状況で彼らがとらなければならない心理的反応についても話します。党固有の「プログラム」。
本当にこういう事が起こってしまうと、本来の相手への影響は軽減されるか、軽減されないこともあります。これを心理学では「免疫効果」といいます。
例えば：
家族と話すとき：「私の意見に怒られると思いますが、私はそのSUVが本当に欲しいのです！」
顧客とコミュニケーションをとるとき: 「次のニュースを聞いてあなたは気が狂ったり怒ったりするかもしれませんが、プロジェクトは予定通りに納品されないので、嘘はつきたくないのです。」
上司のオフィスに行って、「この要求があなたを動揺させ、さまざまな不協和音を引き起こすことはわかっていますが、私はどうしても給料を上げたいのです。」と言うのもよいでしょう。
挑戦できるとは信じないでください。
2. 見える化でプロジェクトの管理・コントロールを効率化
私の友人が某研究所の主任技師で、かなりの数のプロジェクトを抱えているのですが、そのほとんどが大幅に遅れており、「私たちにできるプロジェクトはない」と笑いながら私に言いました。終わらないけど、時間内に終わらないよ。「プロジェクト」。
インターネット業界では、ソフトウェア プロジェクトの進捗状況とコストを見積もる際、開発者は現実よりも自らの作業見積もりを楽観的に見積もっており、ほとんどのプロジェクトの実際の完了時間は見積進捗状況を 25% ～ 100% 上回っています。進捗予測が 10%.% に達することはほとんどなく、5% 以内に制御できるプロジェクトは非常にまれです。
限られた時間内で期待されるプロジェクトの結果をどのように完了するか、そしてこの恥ずかしい進捗状況をどのように管理するかは、すべてのプロジェクト マネージャーが直面する課題です。
プロジェクトを自分の手でコントロールし、プロジェクトの進捗状況を保存したい場合、視覚化することは非常に重要です。
01WBS を使ってタスクウォールを作る
WBS は、プロジェクトに関係するすべての人が WBS を作成し、WBS 内のさまざまなカラーブロックを使用して各作業の状況を示すことができる便利なツールです。
各業務の担当者を指定し、同時に各業務のタイムプランを提示することも可能です。WBSが完成したら、それを公共の場所に貼り付けて可視化するのがタスクウォール（Task Wall）です。
タスクウォールを利用する場合の具体的な方法は以下の通りです。
作業が完了したことを示すには、黒いラベルを使用します。
作業が進行中で、順調に進んでいることを示すには、緑色のラベルを使用します。
黄色のラベルは、非クリティカル パスの作業にスケジュールの逸脱があるが、プロジェクトの合計期間には影響がなく、注意が必要であることを示します。
作業がまだ開始されていないことを示すには、白いラベルを使用します。
赤色のフラグは、チーム メンバーが解決策を見つけることができない重大なスケジュールの問題を示しており、プロジェクト マネージャーは直ちに調整するか、外部のサポートを求める必要があります。
この方法は、プロジェクトの進捗状況を全員に明確に伝えることができるため、プロジェクト チームに非常に人気があります。
02 5分間のスタンドアップミーティング
5 分間のスタンドアップ ミーティングは、プロジェクト管理を実践するもう 1 つの良い方法です。
5 分間のスタンドアップ ミーティングでは、プロジェクト チームのメンバーが毎日決まった時間 (毎朝 8:30 ～ 8:35 など) と決まった場所に立ち、交代で進行役を務め、お互いに情報を伝え合います。各人は次の 3 つの質問に答えます。
昨日私は何をしましたか
私は今どんな困難を抱えているのでしょうか？
今日は何をする予定ですか?
5 分間のスタンドアップ ミーティングは、プロジェクトの進捗を促進し、プロジェクトの問題を追跡するだけでなく、多くの場合、プロジェクトに対するチームの責任感を高め、チーム構築に役割を果たします。
実際、タスク ウォールや 5 分間のスタンドアップ ミーティングなどの視覚的なツールがうまく機能する理由は、問題の核心を突いているからです。
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私はラオ ユアンです。私の公式アカウント [プロジェクト マネージャーラオ ユアン]をフォローしてください。毎日、プロジェクト管理の事例が共有されます。