契約管理が不十分だと、契約プロセスが非効率になり、次のような悪影響が生じる可能性があります。 -
収益の損失
交渉の遅れ、承認の遅れ、マイルストーンの欠落など、非効率な契約はコストがかかります。期限を自動的に追跡し、時間に敏感なアクションを実行するように通知を受け取る方法がなければ、期限を守れないリスクがあります。
- コラボレーションとコミュニケーションの非
効率 効果的な契約管理には、社内と社外の関係者間の高度な協力が必要です。主なコミュニケーション手段として電子メールを使用すると、すぐに複数の混乱したスレッドが発生する可能性があります。気づかないうちに、人々が異なる契約バージョンを使用している状況に遭遇する可能性があります。
6 契約管理のベストプラクティス
次の 6 つの契約管理のベスト プラクティスを使用すると、チームが契約を管理するのに役立ちます。
1. 契約を一元化して標準化する
契約を最初から起草すると、契約の作成に時間がかかります。法務部門は、契約文言と条項を標準化して事前承認することで、時間を大幅に節約できます。そうすれば、契約書がより迅速に作成され、他の部門が法的な関与なしに一部の契約書を作成できるようになります。契約書がテンプレートに従っていると、各取引に固有の条件のみに注目することになるため、編集や確認が容易になります。
契約を検索可能な中央リポジトリに保存することで、契約が安全で簡単に見つけられるようになります。訴訟が発生すると、安全な保管契約の重要性がさらに明らかになります。
2. 合理的な主要業績評価指標 (KPI) を設定する
法務部門は、より少ない労力でより多くのことを達成するというプレッシャーにさらされており、企業にとっての価値を証明する必要があります。この目標を達成するには、法務部門は事後対応型 (法律に対する脅威) から予防型 (収益に影響を与え、リスクを軽減する戦略) に移行する必要があります。これには、重要業績評価指標を設定する必要があります。
設定する必要がある KPI と追跡する必要がある指標は、目標によって異なります。たとえば、あなたの目標は、契約書をより速く送信することです。次に、それを、契約の迅速な作成や承認時間の短縮など、特定の KPI に分類できます。
優れた契約管理ソリューションは、パフォーマンス指標を追跡するのに役立ち、契約プロセスと、効率を高めるためにどこを改善できるかについての洞察を提供します。
3. 追跡義務
多くの人は契約書に署名しても、何か問題が起こるまで忘れてしまいます。しかし、契約は締結後さらに重要になります。ビジネスでは契約を追跡する義務があり、大規模なビジネスでは数千の有効な契約が存在する場合があります。
間違いは避けられないため、義務の追跡を個々の従業員に依存するのは危険です。優れた契約管理ソフトウェアを使用すると、期限が来る前にタイムリーに電子メールによるリマインダーを送信して、義務を守ることができます。
4. チームのコラボレーションと可視性
ほとんどの企業では、契約管理は主に法務部門の責任です。ただし、コンプライアンスを確保し、企業全体のリスクを軽減するには、法務部門が他の部門と効果的に連携する必要があります。
標準のテンプレートとワークフローを使用して他の部門に委任すると、すべてへの関与が軽減されます。8Manage 契約管理ソフトウェアを使用すると、契約が発行される前に法務部門によって承認されていることを確認できます。
法務部門は、データのセキュリティを犠牲にすることなく契約を可視化する必要もあります。適切な契約管理ソフトウェアを使用すると、可視性と制御のバランスをとることができ、各ワークフローと記録に誰がアクセスできるかを定義するのに役立ちます。
5. コミュニケーションの自動化 電子
メールは十分に一元管理されていないため、契約上のコミュニケーションでの電子メールの使用には多くの抜け穴があります。情報を伝達する際、関係者の住所を記載し忘れたり、重要な情報が電子メールのスレッドに隠されたりする可能性があります。
ベスト プラクティスは、あらゆるアクティビティを追跡し、関連する関係者にリアルタイムの通知を送信する専門的な契約管理ソフトウェアを使用することです。コミュニケーションを自動化することで、契約のすべての段階で関係者が取り残されることがなくなります。
6. 電子署名 (または Click to Go)
契約書に遅滞なく署名することは、多くの法務部門にとって依然として課題です。従来の湿式インク署名以外にも、契約書に署名する方法は他にもあります。電子署名とクリックして検証は、オンラインで契約に署名する効果的な方法として広く採用されています。
電子署名 (またはクリックして検証) により、シームレスな署名エクスペリエンスが提供されます。電子署名を使用すると、クリックするだけで契約書に署名できるため、Web サイトの利用規約などの大量の契約書に最適です。
優れた契約管理ソリューションを使用すると、ユーザーのトランザクション フローに契約を埋め込むことができ、PDF や紙の契約に特有の摩擦が軽減されます。
8Manage による契約管理のベスト プラクティス
ビジネスの成長に合わせて契約を効率化するには、契約管理のベスト プラクティスを遵守することが重要です。
8Manage Contract Management は、契約の自動化、監査可能な唯一の信頼できる情報源、およびビジネスの進捗状況と契約活動のリアルタイム ビューを企業に提供します。
● 一元化されたファイル ストレージにより、権限のある担当者が 1 か所から契約書にアクセスして管理できる
● 重要な日付のリマインダーを自動的に送信して、締め切りを逃さないようにする
● さまざまなタイプの契約用にカスタマイズしたテンプレートを作成して、一貫性とコンプライアンスを確保する ●
複数のユーザーを許可する1 つの契約で共同作業し、スムーズなワークフローを確保します;
● 契約の迅速な検索と取得が簡単で、時間のかかる手動検索が不要になります
● 契約のパフォーマンス、契約コスト、リスクなどの指標の追跡に関する洞察を提供します。
結論として、 契約管理ソフトウェアを使用すると、契約管理に対する専門的なアプローチが保証され、リスク管理が容易になり、収益性が向上し、契約管理活動のコストと利点の観点から明確な投資収益率 (ROI) が得られます。