1, EDITORIAL words
I have engaged in information work program for many years, such as Excel spreadsheets into contact with many people sharing collaboration earlier, to help customers implement more also, so some experience and understanding. Just to see online discussion in this area more, but not complete, I further do a special investigation, we sorted out for your reference, please inadequacies of criticism.
Excel amount of over one billion users worldwide, more than 300 million Chinese, almost all units are in use. It is no exaggeration to say that it is the world's easiest, most popular data management tools, is ideal for small and medium information management. But Excel files are usually rests in the hands of individuals, the data are mutually unintelligible. How do people share and operating with an Excel, to achieve centralized management, real-time information exchange, it becomes meaningful.
This article describes the 4 mainstream of shared cooperative program, in addition to explain the use of outside, highlighted the plight of their own principle mechanisms, access control, scope, etc., and how to use on mobile phones, iPad, and finally a list of comparative advantages and disadvantages of the various programs for Excel users, staff, administrators read.
2, as used herein, exemplary
Need to share the collaboration of many occasions, Taking a company's after-sales repair table as an example, as shown in the following table:
(FIG. 1: As used herein, example)
Description: The newspaper require people to fill repair information table, which is responsible for answering customer service calls, fill out the repair situation; director responsible for dispatching, fill in dispatching situation; technician responsible for home maintenance, repair results to fill in; customer service is also responsible for a return visit, fill out the return visit cases. They carry out their duties, and jointly safeguard the same data, work collaboratively sale.
3. Overview of the program
Due to the long length of the programs, more content, I fear that we will see faint. Therefore, I would like to briefly introduce features of the programs, after we have a general understanding, then needed Readings, some ideas will be clearer.
Option One: Using Shared Folders
file will contain Excel files to a network share folder, you can achieve more than sharing and collaboration. Advantage of this embodiment is simple, and is free; disadvantage is that only in the LAN, suitable for small-scale, simple people collaborate, additional stability is poor.
Option Two: Online using Excel
Excel Online is Microsoft's an online service that will Excel files in the cloud, users use online rental, pay-per-year. The advantage is shared by the local area network to expand the scope of the Internet, to achieve cross-regional, cross-sharing of equipment. There are two shortcomings, one user access control is not enough; the second is not local deployment, user documentation can only be placed Microsoft cloud, many companies have concerns.
Option Three: Using WPS + cloud office
WPS is a software company Kingsoft Office software, similar to the Microsoft Office function, but more compact and more. Which corresponds to the WPS form Excel, WPS + corresponds to the cloud Office Office 365. Its advantages and disadvantages and Excel Online, but use slightly different ways.
Option 4: Use CRE netlist
CRE CRE netlist is an online software company's spreadsheet software, Excel Online and similar, can achieve cross-regional, cross-device sharing. The main difference is 3 points, one with a better user access control; the second is a cloud deployment can also be deployed locally; third is to have the external reminders feature.
Off-topic: Google's SpreadSheet also an online spreadsheet software, but due to reasons known to all, Google visited sites in the country is difficult, almost impossible to use, so this will not be introduced.
Well, gossip less Syria. Next, we explain the specific use of programs and explore their principle mechanism, advantages and disadvantages.
4, Option One: using shared folders
Feature of the program is simple, but only in the LAN, suitable for small-scale, simple people collaborate, additional stability is poor.
4.1 How to achieve a shared Excel
file will contain Excel files to a network share folder, you can achieve more than Excel file sharing. For example, files in the D drive folder you want to "repair maintenance information" sharing out, set up as follows:
(FIG. 2: Set shared folder)
说明：上图将电脑“QH-20141216POVT”上的文件夹“报修信息维护”共享出去，并指定郭工、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。设置网络共享后，他们在自己的电脑上输入共享链接\\QH-20141216POVT\报修信息维护即可访问该文件夹，点击其中的Excel文件即可打开它。
4.2 如何实现多人同时编辑
虽然大家都能打开文件，但同一时刻只能一个人编辑。某用户打开Excel文件后，该文件就被他锁住了，其他人只能看不能改。假如客服打开了“报修信息.xlsx”，你再打开时就会被警告，阻止同时修改。如下图所示：
（图3：文件被锁定之提示）
此时，你有2种打开方式：以只读的方式打开，只能看不能改；或者，以通知的方式打开，则以只读的方式先打开，待客服完成修改、关闭文件后，Excel再弹窗通知你可以修改。如下图所示：
（图4：文件可以编辑之提示）
此时，点击“读-写(W)”按钮，就轮到你修改了。因此，简单的文件夹共享只能多人查看，不能多人同时编辑，适用于单个人编辑其他人查看的场合。
4.2.1 设置多人同时编辑
鉴于不能同时编辑的缺点，微软推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一项功能。以Excel2007为例，设置步骤为：打开共享文件夹中的Excel文件，依次点击审阅→共享工作薄→允许多用户同时编辑→确定，如下图所示：
（图5：共享工作薄-允许多用户同时编辑）
设置共享工作薄后，该文件打开后不会被锁定，其他用户可以继续打开、编辑，还能显示正在编辑的用户名单，如下图所示：
（图6：共享工作薄-正在编辑的用户名单）
说明：上图显示，客服和主管正在编辑该Excel文件。
4.2.2 数据如何刷新
多人编辑时有个数据刷新的问题，即一个用户输入的数据如何显示到其它用户的界面上。其实，Excel是通过保存文件来传递新数据的，例如，客服录入新报修后，其他用户的界面上并不会立即显示出来，需要她先Click保存、数据存入文件；其它用户再保存时，Excel才会侦测文件中的新数据并显示出来，如下图所示：
（图7：共享工作薄-数据如何刷新）
说明：上图是主管打开的Excel界面，他点击保存按钮时，Excel会侦测Excel文件中的新数据，并以红色框线的方式显示出来（第6行），据此，他就知道客服录入新报修了。
通过Click保存按钮来刷新，属于手动刷新方式。Excel另外提供了一种自动刷新方式，设置步骤为：依次点击审阅→共享工作薄→高级→设置自动更新间隔，如下图所示：
（图8：共享工作薄-设置数据刷新方式）
说明：上图设置自动更新间隔为5分钟，Excel会每5分钟刷新一次新数据。自动刷新的原理机制很简单，它仍然是通过保存文件传递的，只不过是由Excel定期自动执行保存动作，形成定期刷新的效果而已。
4.3 用户权限控制
共享文件夹方案中，用户的权限控制可以通过两个层面来实现，一是设置用户对文件本身的访问权限；二是设置用户的可编辑区域。
4.3.1 设置文件访问权限
设置共享文件夹时，可以指定哪些用户能够访问，以及每个用户的具体权限。请看本文图2，给郭工、客服、吴兴、主管均授予了读取/写入权限，因此他们都可以编辑。另一种是查看权限，只能看不能改。
4.3.2 设置表格可编辑区域
利用Excel数据表保护功能，可进一步限定用户的可编辑区域，使得他们只能编辑自己负责的区域，不能修改其它区域，这样可避免越权修改。具体步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑；再为用户设置可编辑区域；最后，启用数据表保护即可。
（1）锁定所有单元格
打开Excel文件，点击左上角方格→右键→设置单元格格式→保护→打勾锁定→确定，如下图所示：
（图9：用户权限控制-锁定所有单元格）
（2）为用户设置可编辑区域
用户的职责不同，需要编辑的区域也就不同。本文示例中，郭工和吴兴都是维修技师，其职责范围是填写维修结果，也就是填写第I列至L列，因此应授予他们修改这几列的权限。步骤为：打开Excel文件，依次点击审阅→允许用户编辑区→新建区域→填写区域的标题、范围、密码→设置用户名单→确定，如下图所示：
（图10：用户权限控制-设置可编辑区域）
说明：上图中，位置④中的引用单元格，用于指定可编辑的区域，这里为第I列至L列；位置⑤用于指定用户名单，这里为郭工、吴兴；位置④中的区域密码，是可编辑区的保护密码，如果其他人知道了此密码，他也可以编辑该区域。因此，该区域的可编辑用户实际上有2类人，一是这里指定的用户，二是知道该编辑区的保护密码的用户。
维修技师的编辑区域设置完成后，结果如下图所示：
（图11：用户权限控制-维修技师的可编辑区域）
同理，继续为客服、主管分别设置可编辑区域，结果如下图所示：
（图12：用户权限控制-可编辑区域设置结果）
说明：上图限定了各类人员的可编辑区域，分别是：维修技师可填写第I列至L列；客服可填写第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填写第G列至H列。
（3）启用数据表保护
前两步锁定了单元格，设置了各用户的可编辑区域，但这些设置只有启用数据表保护才起作用，操作步骤为：依次点击审阅→保护工作表→输入保护密码→确定，如下图所示：
（图13：用户权限控制-启用数据表保护）
说明：上图中，位置③要求输入一个数据表保护的密码，输入后请牢记。以后如果想调整可编辑区，需要先撤销数据表保护，撤销时系统会要求提供此密码。
经过以上设置，各用户的可填写范围就确定下来了，我们请客服试验一下，效果如下图所示：
（图14：用户权限控制-可编辑区域效果）
说明：上图是客服打开的Excel界面，她可以填写位置①，因为A列是她的可编辑区域；她无法填写位置②，因为G列不是她的可编辑区域，填写时Excel会弹窗阻止，除非她又能提供该区域的保护密码。
4.4 方案优缺点分析
共享文件夹之方案，优点是简便易行、不产生费用，但缺点也很多，主要有以下几点：
（1）只能在局域网内使用。现在网络及智能手机日益普及，随时随地处理业务是新趋势，这是缺点之一。
（2）用户权限控制不够
首先说查看权：无法进一步限定可查看的数据范围，所有数据都能看到。例如，本文中的维修技师，如果能限定只能查看指派给自己的维修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。
其次说修改权：要限定用户的可编辑区域，指定共享文件夹的用户必须是域用户，换言之，您所在的局域网必须建立Windows域环境才行，很多中小企业没有专门IT人员，建Windows域其实挺难的。
最后说删除权：几乎没有控制，任何用户都可以撤销共享，甚至可以直接删除Excel文件，一个不慎操作就能让所有人的劳动成果瞬间消失！ 这是最要命的。
（3）稳定性差
根据我的经验，超过5个用户同时编辑，就会经常出错，提示被锁定，或者无法保存、保存很慢等问题，甚至出现数据丢失现象。这些都是因为文件锁定机制、并发性差造成的。
5、方案二：使用Excel Online
2011年微软推出在线服务软件Office 365，它将Excel文件放在微软云端，用户无需下载安装Office，在浏览器中就能使用Excel，官方称之为Excel Online。它将共享范围由局域网扩大到互联网，能让用户随时随地访问，支持电脑也支持手机。该服务是一项收费服务，按用户数计费，其中企业E5版约2千多/用户/年。
5.1 申请试用账号
Office 365可免费试用，期限1个月，在微软官网上注册申请即可，步骤如下：
（1）进入微软Office首页，网址：https://www.office.com，点击页面上的“获取Office”按钮。
（2）进入版本介绍页面，选择适合您的版本。Office365分家庭版、企业版2大类，企业版再分为小企业版、大企业版2小类，大企业版再分为企业E1版、专业增强版、E3版、E5版等，这里我们选择功能最全的E5版，点击对应的“免费试用”按钮。
（3）进入账户申请页面，按要求逐步填写姓名、Email、公司域名、个人ID、登录密码等信息，填好后提交。（4）如顺利提交，页面会提示您申请成功，并告知您登录网址及登录ID。
5.2 登录Office365
获得试用账号后，就能以管理员的身份登录使用了，登录网址：https://portal.office.com，如下图所示：
（图15：Office365登录页面）
说明：填写登录ID及密码，点击“登录”按钮，即可进入Office365主页面，如下图所示：
（图16：Office365主页面）
5.3 开设用户账号
Office365是一个多用户使用环境，各人可以有自己的账号登录。设置步骤为：在Office365主页面，Click首页右下角的“管理”图标，进入Admin Center页面；再Click“用户”图标，进入用户账号管理页面；再Click“添加用户”图标，即可添加用户账号。本文示例中，我们开了4个账号，如下图所示：
（图17：Office365-开设用户账号）
说明：开设登录账号后，将Office365的登录网址、用户名、密码发给他们，他们就可以登录使用了。Office365不仅支持电脑，也支持在手机上登录使用，因此能跨设备使用。
5.4 上传Excel文件
Office365是一种在线服务，程序和文件都存放在微软云端，也就是存放在微软的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件，也可以上传现有Excel文件，我们以上传现有为例，步骤为：回到Office365主页面，Click右上角的“Onedrive”图标，进入Onedrive页面；再Click“上传”图标，再从本地磁盘选择文件，再Click“打开”即可，如下图所示：
（图18：Office365-上传文件）
您上传的文件、新建的文件，都会出现在文件列表中，结果如下图所示：
（图19：Office365-文件列表）
5.5 打开Excel文件
Click文件列表中的文件名，即可打开Excel文件，进入Excel Online操作界面，如下图所示：
（图20：Excel Online-打开文件）
说明：从图中可以看出，Excel文件是在浏览器中直接打开的。刚打开时的操作界面是浏览模式，只能看不能改。需要修改的话，点击页面顶部的“编辑工作薄”图标，进入编辑模式，如下图所示：
（图21：Excel Online-编辑文件）
说明：从图中可以看出，Excel Online的编辑界面与Excel桌面程序基本相同。所不同的是，输入数据后是自动保存，不像桌面程序必须点击“保存”按钮，因此这里没有“保存”按钮。
除浏览器打开方式外，你也可以用传统Excel桌面程序打开它，点击页面顶部的“在Excel中编辑”，Office365就会先将Excel文件下载到本地，再用桌面程序打开它，保存时再存回到云端。
5.6 授权其他用户访问
Excel Online允许多用户同时访问。由于此前已经设置了4个用户账号，现在只需要授权他们访问即可，操作步骤：在Excel编辑页面上，点击“共享”图标即可进入授权页面，如下图所示：
（图22：Excel Online -授权其他用户访问）
说明：上图中，位置②用于选择用户，输入他们的名称或Email地址即可，这里选择了主管、吴兴、客服；位置③用于指定访问权限，有可编辑、可查看2种，这里授权他们可编辑。
文件共享出去后，他们会收到email通知，登录Office365后从以下位置就能看到该文件：Click主页面的“Onedrive”图标，再Click“与我共享”标签，即可列出其他人共享给他的文件，如下图所示：
（图23：Office365-访问共享文件）
说明：本图为客服的Office365界面，这里列出了其他用户共享给她的文件，Click文件名即可打开文件、编辑该文件。
5.7 多用户同时编辑
Excel Online允许多人同时编辑，能显示正在编辑用户名单，甚至每个用户正在编辑的单元格，如下图所示：
（图24：Excel Online -多用户同时编辑）
说明：这是郭工的Office365界面，位置①标明客服也在编辑该文件；位置②是客服正在编辑的单元格，用红色方框突出标示；位置③则是郭工自己正在编辑的单元格。
如果有更多人同时编辑，位置①会标明“X 个用户正在编辑”，点开后能看到正在编辑的人员名单。另外，每个用户正在编辑的单元格边框会标上不同的颜色，以示区分。
但Excel Online不支持可编辑区域设置。另外需要注意的是，只有在浏览器中打开Excel文件才能同时编辑，如果Click“在Excel中编辑”则是Excel桌面程序打开方式，那样只能单用户编辑。此时，Office36 Onedrive的作用相当于一个网盘，多人同时修改同一个文件，上传时必然是冲突的。
5.8 方案优缺点分析
Excel Online方案的优点是将共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个：
（1）用户权限控制不够
每个人的工作职责不同，能操作的数据范围就应不同。但本方案无法限定可访问的数据区域，只能整体授权。就这点来说，它还不如方案一，在那里至少还能设置用户可编辑区。
（2）部署方式唯一
采用本方案，所有程序和数据要部署在微软云端，但用户文档往往含保密信息，放在云端很多公司有顾虑。
6、方案三：使用WPS+云办公
WPS是金山软件公司的一款Office软件，与微软Office功能类似，但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel，WPS+云办公对应于Office 365。就多用户共享与协作来说，其桌面程序与微软几乎一模一样，也是通过设置共享文件夹、共享工作薄以及可编辑区域来实现，因此本文不再赘述；其WPS+云办公的使用方式与微软略有不同，因此本文还是介绍一下。
6.1 申请试用账号
与微软Office 365一样，WPS+云办公也可免费试用，期限90天，在金山官网上注册申请即可，网址：https://store.wps.cn，点击页面上的“立即注册”按钮，按要求填写公司名、用户名、email地址等信息，提交后您会收到一封账号激活的email，点击其中的链接即可激活您的账号。
6.2登录WPS+云办公
激活试用账号后，就可以登录使用了，点击官网页面上的“管理员登录”按钮，就能以管理员的身份进入登录页面，如下图所示：
（图25：WPS+云办公登录页面）
说明：填写email地址及密码，点击“立即登录”按钮，即可进入WPS+云办公主页面，如下图所示：
（图26：WPS+云办公主页面）
6.3开设用户账号
WPS+云办公是一个多用户使用环境，各人可以有自己的账号登录。设置步骤为：在WPS+主页面，Click首页右上角的“新版管理后台”图标，进入管理后台；再展开“通讯录”，Click“组织架构”图标，进入用户账号管理页面；再Click“添加成员”图标，即可添加用户账号。本文示例中，我们开了4个账号，如下图所示：
（图27：WPS+-开设用户账号）
6.4上传Excel文件
WPS+云办公是一种在线服务，程序和文件都存放在金山云端。在那里可以新建Excel文件，也可以上传现有Excel文件，我们以上传现有文件为例，步骤为：回到WPS+云办公主页面，Click“进入云协作”，左侧“我的团队”板块会列出你所在的团队；Click某团队，右侧会列出该团队的文档，再Click“上传”图标，即可从本地磁盘选择文件并上传，如下图所示：
（图28：WPS+-上传Excel文件）
已上传的文件，会出现在文件列表中，结果如下图所示：
（图29：WPS+-文件列表）
WPS+中的表格分2种，一是常规的表格，后缀名为.xlsx，它无法在浏览器中编辑，只能在WPS表格桌面程序中编辑，且只能单人编辑；二是协作表格，后缀名为.wlsx，可以在浏览器中直接编辑，支持多人同时编辑。由于我们需要多人同时编辑，因此需要把刚才上传的文件转换为协作表格，Click文件右侧的“…”标志，再Click “转换为协作表格”，如下图所示：
（图30：WPS+-普通表格转换为协作表格）
转换完成后，文件列表中会增加一个.wxls文件，如下图所示：
（图31：WPS+-文件列表）
6.5授权其他用户访问
团队中的文档可授权团队成员访问。由于此前已经设置了4个用户账号，现在只需要授权他们访问即可，操作步骤：Click协作表格文件右侧的“…”标志，再Click “文件权限”，如下图所示：
（图32：WPS+-授权其他用户访问）
此时进入权限分配页面，可设置各用户对文档的操作权限，包括可见、编辑、重命名、移动等权限，根据需要选择即可，如下图所示：
（图33：WPS+-授权其他用户访问）
说明：本文示例中的郭工是管理员，因此拥有全部权限；其他3人只授予了可见、编辑权。分配好权限后，Click“确定修改”即可。
用户得到授权后，在他自己的WPS+上就能看到该文件，位置：Click主页面的“企业云协作”图标，再Click“我的团队”板块，即可列出他所在团队的文件，如下图所示：
（图34：WPS+-访问团队文件）
6.6 多用户同时编辑
Click文件列表中的文件名，即可打开文件、编辑该文件。WPS+也允许多用户同时编辑同一个文件，效果与微软Excel Online类似，如下图所示：
（图35：WPS+-多用户同时编辑）
说明：这是郭工的WPS表格界面，位置①显示郭工23分钟前做过修改；位置②显示客服几秒钟前做过修改；位置③是客服正在编辑的单元格，用红色方框突出标示；位置④则是郭工自己正在编辑的单元格。
与Excel Online一样，如果需要多人同时编辑，必须在浏览器中打开，使用桌面程序也是只能单用户编辑。另外，WPS+表格修改后也是立即自动保存的，也不支持可编辑区域设置。
6.7 方案优缺点分析
WPS+的操作方式与Excel Online有所差别，普通表格必须转换为协作表格才能多人同时编辑，其它方面差别不大，不再赘述。
7、方案四：使用华创网表
华创网表是华创软件公司的一款在线电子表格软件，于2004年推出，目前是V7.2版。与Excel Online类似，可实现跨地域、跨设备的共享访问，但它具有更完善的用户权限控制，部署方式也更灵活些。
7.1 申请试用账号
华创网表也可免费试用，在线试用、下载试用均可，期限1个月。我们以在线试用为例来说明，在华创官网上注册申请，步骤如下：
（1）进入华创网表登录页面，网址：http://www.hc-software.com/hcgis/loginnetexcel.asp，点击页面上的“申请账号”按钮。
（2）按要求填写公司名、Email地址、联系人等信息，填好后提交，你马上就会收到Email通知，里面有登录账号及密码，就可以用了。
7.2登录华创网表
获得试用账号后，就能以管理员的身份登录使用了，如下图所示：
（图36：华创网表登录页面）
说明：填写公司名、用户名、密码，点击“登录”按钮，即可进入华创网表主页，如下图所示：
（图37：华创网表主页面）
说明：华创网表类似于Excel，也用数据表来存放数据，上图中的数据表1、数据表2、数据表3相当于Excel的Sheet1、Sheet2、Sheet3。但它的系统设计与常规操作是分开的，页面上的“系统管理”板块用于设计，“数据表”板块用于常规数据操作。
7.3开设用户账号
华创网表是一个多用户使用环境，可以为每个人分配一个登录账号。设置步骤为：Click页面上的“系统管理”图标，再Click“用户管理”图标，进入用户账号管理页面；再Click“新增”图标，即可添加用户账号。本文示例中，我们开了4个账号，如下图所示：
（图38：华创网表-开设用户账号）
说明：给用户开账号后，将登录网址、用户名、密码发给他们，他们就可以登录使用了。不仅支持电脑，也支持在手机上登录使用，因此能跨设备使用。
7.4创建数据表
无论要管理什么，要先建表，并设置好字段。就本文示例而言，需要先建“报修信息表”，操作步骤：在“系统管理”板块，Click“数据表管理”，再Click左下角的“新增”，在弹窗中填写数据表名称后保存即可，如下图所示：
（图39：华创网表-创建数据表）
新增数据表后，需要进一步设置字段（即表头），操作步骤：Click“字段设置”，再Click页面右上角的“新增”即可添加字段。本文示例中，我们设置了14个字段，如下图所示：
（图40：华创网表-字段设置）
说明：每个字段需要指定一种数据类型，如：日期型、文字型、数值型等。常规数据类型很好理解，但华创网表另有下拉框、附件、自动编号、签字板等特殊数据类型，挺有用的，这里简要说明一下。例如，本文示例中的字段“解决状态”，其数据类型是下拉框，能以下拉的形式输入数据，下拉选项可以自定义；字段“现场照片”的数据类型是附件，能上传图片、文件；自动编号字段，能按照前缀+日期+流水号的形式自动编号；签字板型字段，能在手机\iPad等触摸屏设备上手写签字，用于流程审批时领导签批，以及付款、送货时客户签收等。
7.5数据操作
设置好表结构后，就可以录数据、查数据了，这些常规的数据操作在“数据表”板块，如下图所示：
（图41：华创网表-数据操作页面）
说明：按钮①用于查询数据，可按任意条件查询；按钮②用于新增数据；位置③可查看数据详情。需要注意的是，华创网表的数据不再存放在一个个独立的.xls文件中，而是存入后台数据库。
7.6授权其他用户访问
与Office365及WPS+相比，华创网表具有更完善的权限控制，设置好表结构后，就可以为用户设置角色权限。本文示例中，有3类用户需要访问，因此我们设置了客服、技师、主管3种角色权限，如下图所示：
（图42：华创网表-授权其他用户访问）
每个角色能做哪些操作、能操作哪些数据，都可设置，我们以技师的角色权限为例进行说明，截图如下：
（图43：华创网表-角色权限设置）
说明：该角色包含郭工、吴兴2人；授权的方式很简单，打勾表示授权，不打勾表示不授权。比如，位置①用于设置删除权，未打勾，表示未授予删除权；位置②用于设置录入权，所有字段未打勾，表示未授予新增记录的权限；位置③用于设置查看权，所有字段都打勾了，表示所有字段都可以查看，但限制了能查看的记录范围，只能查看指派给自己的记录；此机制可用于按管理层级授权，层级越低，可操作的数据范围就越小，层级越高，可操作的数据范围就越大；设置④设置修改权，只打勾了维修日期、解决状态、上门费……等6个字段，因此只能修改这6个字段，其它字段不能修改。
由此可以看出，华创网表具有更详细的权限控制，不仅能控制用户的增删改等操作权限，而且能限定可操作的字段范围、记录范围。一句话，Excel Online、WPS+是文件级的授权，华创网表是字段级、数据级的授权。
7.7设置提醒模板
提醒通知是华创网表的另一特色功能，能结合业务数据发送手机短信、微信、Email通知等。使用方法：先设置好提醒模板，系统就会根据模板随时侦测数据变化，自动生成提醒信息、自动发送，无需人工干预。
本文示例中，我们设置了3个提醒模板：新报修通知信、主管派工通知信、维修完工通知信，如下图所示：
（图44：华创网表-提醒模板列表）
说明：新报修通知信的用途是：每当客服录入了一条新报修时通知主管，提醒他及时指派维修技师；主管派工通知信的用途是：每当主管指派了维修技师时通知技师，提醒他及时前往维修；维修完工通知信的用途是：每当技师完成维修时通知客服，提醒她及时回访。3种提醒联动起来，使得每一个环节完成时自动通知下一环节当事人，一环扣一环，从而推动工作前进。
至于每个提醒模板的具体内容，能详细设置提醒时机、提醒条件、收信人、提醒内容、提醒频度等，我们以主管派工通知信为例进行说明，如下图所示：
（图45：华创网表-提醒模板设置）
说明：位置①用于选择提醒时机，位置②用于选择数据条件，位置③用于选择提醒方式，位置④用于选择收信人，位置⑤用于定义信件内容，其中的字段（中括弧括起来的部门，如[报修人]、[报修日期]等）会在发送时替换成真实数据。对该模板设置进行诠释，其含义就是：每当技师栏由空白改成某技师时（相当于指派维修技师），给该技师发送手机短信及微信。
7.8 如何在手机、iPad上使用
华创网表不仅支持电脑，也支持手机上使用，用法与电脑上一样，打开浏览器、输入登录网址即可，如下图所示：
（图46：华创网表-手机上使用）
说明：由于手机屏幕较小，为了方便操作，请尽量采取横屏、全屏方式。该方式能隐藏通知栏、地址栏、状态栏等，能让手机屏幕全部用于网表，而且文字也变大，从而提升视野和可操作性。
7.9 方案优缺点分析
华创网表与Excel Online类似，也能实现跨地域、跨设备的共享，除此之外，主要优点有：
（1）具有更完善的用户权限控制
能按照每个人的职责范围，限定他可做的操作，以及可操作的数据范围，且细化到记录、细化到字段。因此，可对用户隐藏某些敏感信息，不让他看的字段，查看权不打勾即可；可按用户的管理层级授权，层级越低，可操作的数据范围就越小，层级越高，可操作的数据范围就越大。
（2）可本地部署
Excel Online与WPS+只能部署在云端，但用户资料往往含保密信息，放在云端很多公司有顾虑。而华创网表可以部署在本地，所有程序和数据都在客户自己的电脑上，用户对资料安全更放心。
（3）具有对外提醒通知功能
能结合业务数据发送手机短信、微信、Email等通知信，这是其它方案都没有的。
主要缺点是：
虽然它支持Excel数据的导入导出，但必须手工建表、建字段，这个有些繁琐。
8、各方案之比较
前面讲述了各方案的用法及功能，最后做一下总结、对比。但值得注意的是，该对比仅限电子表格多人共享与协作，未涉及其它方面。方案本身无所谓好坏，适合自己就是好的。