(Experience sharing of OA system integration management)
Recently, the "Walking into Successful Customers" exchange meeting led by Panwei OA and participated by many information managers was successfully held at Sinoma International.
In this exchange, Sinoma International, as a representative of the building materials industry, based on its own cases, showed the application results and implementation experience of the OA system to the peers, and jointly promoted the popularization of OA office in the building materials industry.
Highlights of the meeting
1. Challenges faced by Sinoma International informatization construction
Sinoma International was established in 2001 and is an important member of China National Building Materials Group under the State-owned Assets Supervision and Administration Commission of the State Council. The company takes cement technology equipment and engineering as its main business, and gathers the world's most advanced technology, talents, management, platforms and other high-quality resources in the cement engineering industry. It is one of the most influential brands in the international building materials engineering market.
The business integrates product research and development, design, manufacturing and sales. The complex product business and huge enterprise scale make Sinoma International's business management difficult:
The organizational structure is complex, how to implement the functions of each post?
The main business of Sinoma International includes engineering business, equipment business, new business and others, with nearly 9,000 employees. It is not easy to realize the integrated and coordinated office of various functions and positions of the enterprise.
There are many daily documents, how should enterprise knowledge be recorded?
Under the huge organizational scale and business system of Sinoma International, there are countless knowledge documents generated every day due to business application for review, contract signing, product development and production, etc. It is even more difficult to record important information in real time.
In order to conduct enterprise management more scientifically, Sinoma International has implemented the overall informatization plan in stages:
2015-2016: Building a solid foundation
Establish and improve the informatization management and control system and informatization basic platform to realize the unification of data, interface standards and identity authentication.
2016-2017: Support core business
Build the company's unified financial collaboration OA office platform, safety production management system, etc.
2017-2018: Comprehensive integration and model innovation
Comprehensively promote the integration of financial business; realize the business intelligence of production and operation management.
(Overall application framework of Sinoma International)
In addition, during the 13th Five-Year Plan period, Sinoma International put forward higher strategic goals in terms of product competitiveness, labor productivity, internationalization, etc., and the core demand for informatization has also begun to increase:
· Integrated platform construction
· Fine process management
· R&D cycle management
· Enterprise knowledge management
· 人力资源管理
· 风险管控支持
· 移动应用支持
二、中材国际协同OA系统亮点
根据整体规划，中材国际分三步推进协同办公OA系统建设：
2012-2015：打造标杆试点
总部技术支持、子公司独立管理
2016-2017：全面集成并推广
全面集成，推广至所有单位使用
2018-至今：实现移动化应用
全面移动化，统一移动办公平台
泛微根据中材国际的实际情况和需求，以OA平台的搭建与优化、OA应用价值的深度挖掘等方面为核心内容进行建构。
打造了以门户管理、流程管理、公文管理、知识管理、日程会议管理等功能板块，实现中材国际一体化协同办公。
(一体化的协同OA平台)
在稳步建设过程中，中材国际打造了独具特色的协同OA平台：
1、企业特色信息门户：
通过中材国际门户，实现信息的聚合，展现了中材国际的企业文化和思想。
门户内容包括公司新闻中心、通知公告、员工风采、工作交流等，形成有效完整、上传下达的工作体系氛围，增强企业凝聚力。
员工登录后，重点展现需要用户处理的事项和日程，数据实时更新同步，便于工作协调和安排，是一张方便快捷的办公桌。
中材的信息门户实现了组织架构及人员统一，消息提醒统一，流程待办统一。
【小结】：泛微OA系统的企业信息门户实现信息的结构化、个性化，打破信息孤岛，将信息都聚合到一个门户中，实现了系统的自动数据收集、推送与更新。
2、全过程的公文管理：
公文是企业内部信息传达、工作要求下达的关键方式。
中材国际组织体系和业务体系庞大，每天都会有大量公文文档生成，若是使用传统的纸质公文，在公文的管理、文档的搜索过程中，会耗费大量时间和人力。
那么如何实现企业内部的信息汇总，形成有效地分享、利用？
泛微考虑到中材国际的实际情况和管理需要，将电子化管理与实际公文处理相结合，并且可生成套红模板，符合企业使用习惯。
通过公文管理、移动审批实现总部及试点单位日常办公无纸化，确保全集团的公文管理方案的落地执行。
【小结】：泛微结合企业实际状况，以企业组织架构为基础，让企业知识落地，实现工作文档积累和更新，为企业客户构建全生命周期的知识管理系统。
3、行业特色流程管理：
作为国资委单位，为了规范企业运作，中材国际的流程具有制度化、规范化的特点。
泛微OA协助搭建了具有行业特色的流程管理体系和模板，包括物料申请、采购申请、议案申请、出差审批、收发文等模块。
通过流程与文档集成，实现了收文管理、发文管理以及档案管理，保证文档的规范和安全管理。
【小结】：在制度化管理的同时，个性化的流程管理也提高了企业的信息传递效率；为企业规范运作、提升效率，降低管理成本，有效提升部门岗位间的协作和沟通效率。
4、移动办公崭新体验：
中材国际原本OA、微信等系统相互独立，信息孤岛状态不断深化，想要整合信息十分不便。
泛微协助中材国际进行了移动办公整合，泛微云桥e-bridge产品帮助企业快速实现了与微信集成，能够实时推送待办消息，建立公司统一的企业资讯传播通道。
泛微以安全为原则，坚持用户群体的分类与信息等级分类保持一致，在保证信息安全的前提下，实现尽可能的整合与统一。
【小结】：移动化已是大多数企业的重要发展战略，移动互联让企业的沟通无边界。泛微提供了多移动APP集成，极大程度的降低企业移动化应用开发的成本。
三、中材国际信息化建设经验分享
中材国际的协同OA平台完成了统一企业信息门户、会议安排有序进行、实现中材国际所有文档的全过程管理。
中材国际信息中心杨经理根据自身在协同办公平台实施上的成功经验，为与会嘉宾在项目规划和执行方面提出了宝贵建议：
合作伙伴：形成长期合作的机制、选择多方面能力的团队
产品选择：稳定性、灵活性、扩展性，按需响应企业变化
项目规划：以企业自身情况为基础，总体规划、分步实施
创新挑战：敢于试点新科技，稳扎稳打做好后续实施工作
本次会议，中材国际精彩的协同OA系统建设经验，为建材行业的信息化建设之路提供了宝贵的借鉴，也为在场的行业代表们在自身企业的智能化管理中提供了崭新思路。
泛微将继续精益求精，根据建材行业发展态势，加深建材行业不同系统间的集成整合，携手打造一个移动化、智能化、一体化的高效协同OA办公系统平台