1 Introduction:
Software product development, upgrade, customization, etc. are generally carried out in the form of projects. At this time, the project schedule and resource usage become the focus of the project manager. How to make the project plan effective and controllable and expose problems in time? How to check the resource load to see if the resource allocation is reasonable.
Of course, if your company has implemented specialized PM software to monitor and control, you can ignore this article. Otherwise, you can use Microsoft Project to do the job.
I am also a professional person engaged in PM software products (although our customers are all manufacturing R&D projects), I have passed the PMP exam, and have studied bronze RDM, Oracle P6 and Project.
Project management actually has a very systematic and structured knowledge system, including ten knowledge areas and five process groups. Interested friends can refer to PMBOK. This article directly talks about how to use Project.
Let's get started!
2. Planning:
2.1 Identify milestones and phases:
Generally, before the planning work of a project, the company's senior management and the project manager will work together to determine the milestones of the project. At present, almost every type of project has specific milestone standards in the industry. For example, a software project is generally divided into several stages: requirements, design, coding, testing, and release. The end of each stage is a large milestone node.
Write milestones and plans into Project first, and assign responsible persons to each node. (Milestone: Set the duration to 0, the icon will be displayed in the Gantt chart 
)
Next, we want to determine the timing of each milestone. At this point, two columns need to be added to the table: Restriction Type, Restriction Date.
Set the time for each milestone, then set the Constraint Type to Must be Completed On, and change the Constraint Date to the completion date of the milestone. At this point, an icon appears in front of the milestone name 
, indicating that there is a time constraint.
In this way, we have determined the milestones of this project. Milestones are the framework of the project schedule, time constraints must be set, and time constraints cannot be changed without the consent of senior leaders.
2.2 Prepare a plan for each phase:
If the scale of the project is small, the project manager may be directly responsible for each stage of the project. At this time, the organizational structure of the project is called "project type". If the project is large, each stage of the project has a special person responsible, and the organizational structure is called "matrix".
规模较小的项目管理简单、灵活性大。此处以规模较大的项目为例说明。
其实，规模大的项目，在编制每个节点的计划时，应该是每个阶段的负责人分头去编制自己的阶段计划，然后由项目经理整合。然而Project不是一个WBS系统，只是一个客户端软件，无法实现这一功能。所以，还得麻烦项目经理动手咯。
以“需求阶段”为例，编制该阶段的计划，包括：计划名称、工期、开始结束时间、需要的资源，最后，要把该阶段内的计划有前后置关系的，关联起来。
另外，编制计划过程中，可能会有资源冲突的提示：
，暂时不用管它，下文中会有资源冲突的处理。
2.3 确定阶段之间计划的前后置关系、以及和里程碑的前后置关系
当各个阶段之内的计划编制完成之后，就要整合各个阶段之间，以及和里程碑之间的前后置关系。一般情况下，阶段和里程碑的关系如下：
根据以上模型，把当前进度计划的前后置关系维护上。
大家可以直接看右侧的甘特图，最上面可以直观的看到里程碑，往下是每个阶段，阶段和阶段之间通过里程碑进行关联。这样其实就是形成了一个“阶段-关口”的结构。当前新产品研发项目，都是采用这种“阶段-关口”的形式，进行管理。
2.4 查看资源冲突和时间冲突
2.4.1 资源冲突：
资源冲突很好理解，就是一个人在同一时间负责的工作超出了他的最大工作时间。
在编制计划时，如果有资源冲突，Project会显示一个红色图表来提醒：
想查看详细信息，可在“资源使用状况”视图中查看。在Project 2010中，右击左侧的“甘特图”可以切换视图，其他版本请读者自行查找。
进入“资源使用状况”后，带有
提示的，表示有资源冲突。查看其右侧，可以看到详细的资源冲突，如下图。根据Project统计的资源冲突，适当调整。
2.4.2 时间冲突：
时间冲突主要来自于里程碑的时间约束和计划的时间冲突，例如：确定里程碑时，两个里程碑之间的工期确定为30天，但是编制计划时，这些计划确需要40天。这其实企业高层和实际工作人员的矛盾冲突，高层趋向于压缩工期，而工作人员趋向于延长工期。
那么这种情况该如何查看呢，答案是通过“总浮时”，Project种叫做“可宽延的总时间”。至于“自由浮时”和“总浮时”，是项目进度计划和关键路径计算中比较重要的概念，本文不讲，读者可以查阅PMBOK。
如上图，“可宽延的总时间”为负数的，说明有时间冲突，需要调整。至于，如何调整，有三种方式：
- 领导层妥协：更改里程碑约束时间；
- 实际工作人员妥协：压缩工期；
- 调整任务之间关系，让任务可以同步进行，如下图：
根据以上步骤调整，知道没有资源冲突也没有时间冲突为止：
3. 保存比较基准：
进度计划指定完成，并经过审核确认之后，要把当前的计划保存为一个快照或者副本。有何作用呢？ 在项目执行期间，项目计划肯定会有变更，就是通过这个快照或者副本来查看变更。
Project最多支持保存11个快照或者副本，Project中这个名字叫做“比较基准”。在Project2010中，点击“项目-设置比较基准-设置比较基准”可以保存比较基准。
比较基准在后期项目的变更和监控中，作用至关重要。
计划执行即：反馈实际进度、反馈工作消耗（本文只考虑工时，不考虑成本）、提出计划变更请求。如果你的企业实施了专门的PM系统，那么这些工作应该是各个执行人员分头反馈，但是如果用Project，那么就得劳驾项目经理同志去挨个手动填写了，哈哈苦B的项目经理！
计划监控有许多种方式，针对不通过的项目角色，可以提供不同的计划监控图表，特别是在项目组合管理中，更是繁多。本文只考虑单项目管理，用Project可以做到的计划监控，无非就是进度监控和资源监控。其实这两个，也是做重要的。
好了，就此开始：
4.执行
4.1 单个任务执行
在一般情况下，需要对项目正在执行的每个任务进行定期更新。
需要在Project中加入“完成百分比”、“实际工期”、“工时完成百分比”、“工时”、“实际工时”这些列。其实这里的“完成百分比”就是工期完成百分比。
更新任务时，一般需要在“完成百分比”中输入实际的百分比，然后Project会自动计算实际工期、实际工时和工时完成百分比。
这里需要注意：Project自动将“完成百分比”和“工时完成百分比”想关联，即Project默认为，经过了多少工期，就相当于完成了多少工作量。但有时候不是这样的，就需要去掉这个关联。在Project 的“选项 - 日程”中，去掉“”的勾选即可实现分离。
分离之后，工期和工时将没有关系，需要自己手动填写。
4.2 整体更新项目进展
在极少数的理想情况下，项目执行进度和项目计划的进度一样，则可以使用统一更新的功能。
在Project 2010中可在“项目 - 更新项目”菜单中打开这一功能：
更新后，项目的时间线也会随之变化，而且相关的各个任务都会按照理想的状态更新进度和资源情况。
4.3 提出计划变更
提出计划变更很简单，只需要修改计划的工期即可。这可能会给后置任务带来影响，至于如何识别以及处理这些影响，我们下文介绍。
5. 监控
5.1 监控进度
对于当前进度的简单监控，在默认的甘特图视图中查看即可。其实对进度监控的主要工作还是监控计划变更。
5.2 监控变更
5.2.1 查看“总浮时”，保证项目进度计划的合理性：
在编制项目进度计划时已经提到，由于里程碑的约束，可能会导致任务的“总浮时”为负值。这里也一样，任务的工期可能因为变更而被修改，但是里程碑是受约束的，不会变。
如果出现了以上情况，就说明项目进度计划由于变更而不再合理，需要调整。
如何调整在上文中已经提到.
5.2.2 用比较基准：
进入【跟踪甘特图】视图，可以看到右侧甘特图中有两层
其中，上层是实际的计划，下层是之前保存的比较基准。通过这里比较，就可以看到，当前实际的计划和之前保存的基准有什么差异。
当然，如果想看具体的数据，可以把基准的数据添加到列中。如要看完成时间的差异，可以这样看：
从上图中看到，时间差异是负值，说明计划将提前完成。如果这里的差异是正数，那么就要小心了，计划可能要延期。
5.3 监控资源
监控资源可以通过【资源使用状况】和【任务分配状况】两个视图进行查看。
在【资源使用状况】中，添加“实际工时”和“累计工时”两列
就可以查看一个资源在不同工作下的分配工时、实际工时和累计工时，效果如下：
在【工作分配状况】视图中，也可以查看每个任务的分配工时、实际工时和累计工时。
这两个视图，其实从不同的维度来统计资源消耗，一个是从资源角度，一个是从工作分解结构的角度。
6. 总结：
Project是一个很强大的软件，功能很多，本文只介绍了它最常用最有效的功能。根据8/2原则，这20%的功能，即可解决工作中80%的问题。
希望大家，尤其是各位项目经理，善用这个工具。