CRM客户关系管理系统是能助力企业盈利的发动机，是企业与同业竞争的核心优势，必然少不了以下五个要素
第一，“产品”
大家“惯性思维”，多是从CRM软件经营顾客的角度着手，也可换一个想法，以产品本身为导向，先让产品能被消费者接受、才是CRM软件的起始点。
各厂商的产品能具备以下任何一条或以上：质量符合业内水平、丰富多元、有独特性、价格合理、完备的售后体系等，就是为开展CRM迈出了稳健良好的一步。
第二，“组织”
在组织里对于CRM软件影响力最大的是企业管理者，他们对CRM的观念、态度及决心将直接影响CRM实施的过程和效果。然而业务员、客服等员工只是与顾客关系的建立与维持环节中的第一线，或说第一个接触点，不是CRM的主要责任人。
此外要对“组织”有深入了解。CRM搭建是否需要IT部门协助？是否需要利用CRM客户管理系统对里面的数据进行分类、分析？市场部或是企划部才能更有效的规划各种CRM活动？换句话说，这个用户的需求都是什么，需要进行深入了解。
第三，“架构”
“架构”有助于每个人工作效率及正确性的提高，这里面当然也包括了促进CRM客户管理系统各个环节的运作、监督及示警。
当然，CRM系统的完备与否，牵涉到企业的成本、经验、需求变化等等诸多变项影响，很难一步到位，并没有“完美CRM客户管理系统”，这能说现在适用、够用。后续，随着企业甚至行业的发展、改变再进行调整。所以“架构”在CRM软件里的作用及效果，不同企业之间差异实际是很大的，这个差异最终会在企业竞争力上体现。
第四，“营销”
当搜集到客户的基本与行为信息后，需要各种营销活动的“配合”来将搜集累积来的信息发挥出CRM客户关系管理系统的效果来。营销活动最好不要对所有客户“一概而论”，可按照客户的购买力进行分类/分级，当然，也可以按照企业的特性与需求去分级。
以CRM客户关系管理系统的角度出发，营销活动无非以下几类目的：新客户的开发、刺激静止客户、提高订单金额、有促进客户诚度阶梯、客户关怀问候、优惠权益等。
第五，“时间”
“时间”对于CRM客户关系管理系统的另一个说法即是“与时俱进”，客户的喜好不断在变，企业经营的环境一直在变，顾客习惯使用的媒介、工具在变，甚至政策也会变化；所以企业推动CRM要弹性灵活，不能“吃老本”，一直靠着自己或别人在CRM上的成功经验，年复一年的复制运用。
CRM客户关系管理系统最好在企业起步的时候就开始部署，初期能在CRM上投入的成本（包括人力、物力、金钱）无论多少与否都不用太过纠结，反正，在企业后续发展的过程中，完全可以按能力逐步去完善CRM的体系。尤其当企业处于生意大好的荣景时，一定不能忽视客户关系的维护与经营。
总的来说，适合自己的CRM客户关系管理系统就是最好的。