SAP订单结算详解

SAP订单结算详解

  (2017-04-08 19:09:33)

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标签：  订单   结算   sap

分类： ERP、MES与企业信息化

一．认识SAP订单

关键词:订单|订单类别|订单类型

SAP中的订单(Order)是个广义的概念,大家可能非常熟悉制造企业最常见的三种订单:采购订单采购原材料;生产订单生产产成品;销售订单销售产品，这3种订单贯穿整个制造企业的物流、资金流和信息流。

SAP R/3的设计中，将后勤模块的采购订单和销售订单业务处理独立成两个模块,新的什么版本又将其合成所谓的供应链模块,反正就是这个概念,SAP CO扩充了订单的概念,最常见的订单类别(Order Category)有以下几种,订单类别是系统预先固定设置的:

常见SAP订单类别: 01 内部订单(Tcode:KO01) 04 成本控制生产订单(Tcode:KKF1,只核算成本,可不建立BOM和工艺路线) 05 生产成本归集器(Tcode:KKF6N,通常根据生产版本建立) 10 PP 生产订单(Tcode:CO01,要求相关产品建立有BOM和工艺路线) 30 维护订单(Tcode:IW31,设备维修工单) 40 流程订单(Tcode:COR1,流程行业的生产订单,一般要求建有配方)

那么,订单的作用是什么?下面以内部订单为实例,内部订单通常用来做费用规集、费用控制和成本分析的,其主要功能包括：

（1）.预算功能:可使用内部订单监控企业包括支出预算结算等投资活动,预算功能也常用于粗略地控制部门的一般管理费用(更细的费用控制有例如TR模块提供解决方案)。

（2）.计划功能:内部订单的费用成本计划功能可和MM模块和生产能力计划集成,用于监视

实际成本并和实际成本对比分析，从而为管理决策者提供依据。

(3). 辅助核算:内部订单用做辅助核算，区分费用类型，比如科研单位设置内部订单类型如下,通过内部订单区分出发生的科研费用类型：

订单类型	描述
KY01	研发支出-资本化支出
KY02	研发支出-费用化支出
KY03	研发支出-国拨课题支出
KY04	研发支出-横向支出

（4）.分析功能: 可以随时分析内部订单的计划/实际发生额对比,各不同期间的实际/实际对比,按月/季指标分析,分析内部订单发生的行项目,对订单的未清项等进行分析 。

订单类型允许用户根据企业实际业务需求随意设置,每个订单类型归属到一个系统预先设置

的订单类别,订单类型只是一个自由打扮外壳,SAP可配置性的设计精华就在于这点!

二．订单结算配置

关键词:分配结构|源结构|获利分析传输结构

实际内部订单|统计内部订单

完全结算|按期结算|

CO概念的订单通常都可结算,关于订单的结算配置如下,无非是定义一个结算参数文件,然后

将该结算参数文件分配到一个订单类型。

 

(1).定义结算参数文件

结算参数文件的定义如图2。

图2-[1]：结算参数文件包括分配结构(通常为必需), 源结构(可选配置)和CO-PA传输结构(可选配置)，下面将详细讲解。

接下来将详细介绍分配结构（A1）和来源结构（KY）是如何定义的。

图2-[2]：可以将订单发生的费用按百分比，权数和金额结算三种方式结算出去，你可能使用到这3种方式，因此这3勾都选上。假设订单规集有总费用30万，将平均结算到3个成本对象，则可采用按百分比、权数和金额结算三种方式的其中唯一一种，如图3。

如上图3，将订单规集的30万平均结算到3个成本中心可采用百分比、权数和金额

的其中一种，虽然图3-[1]全部列出3种方式，但是实际只能保存和使用其中的一种结算方式。

注意：

I．两个概念：完全结算（FUL）和按期结算（PER），完全结算必须将费用全部结算出去，关于完全结算和按期(间)结算此处不详细讨论。

II.通常，统计内部订单是不需要结算的,只有实际内部订单才需要结算。

图2-[3]：订单的有效的结算接收方可以是会计科目、各种诸如成本中心、订 单或订单项、获利分析段、固定资产、物料等，可以设置允许订单是否允许、禁止还是必须结算到这些接收方。比如某订单类型的费用不可能转资，于是禁止有效接 收方为固定资产；比如某生产维修订单只能结算到产品维修费用或正常工单，则可只允许有效结算接收方为会计科目和订单，其他的接收方都禁止，防止错误的结算 业务。

注意：

虽然订单的费用可以从一个订单结转到另一个订单，但是应该严禁结算到订单本身，因为这将造成死循环，订单永远不可能结平。

图2-[4]：在其他参数定义中，可以定义结算的凭证类型,默认为SA,和手工一般费用财务记帐凭证类型使用的默认凭证类型一致,如果需要，可以更换另外凭证类型,特别需要提出的是此处的"分配规则最大数"表示最大的可允许有效结算接收方,默认为3,对于按期结算反复使用并且结算规则经常变更的内部订单,显然不够,修改成999吧,怎么用都应该够用。

(2).结算成本要素类型

关键词：初级成本要素|次级成本要素

通过成本要素，SAP将集团财务分割成FI和CO两大模块，既相互关联，有相互独立，成本要素首先被划分为两大类：初级成本要素和次级成本要素。初级成本要素即损益类科目，也就是说，必须首先建立好损益类科目(Tcode：FS00)才能创建初级成本要素(Tcode:KA01)。

还有一种叫次级成本要素的东西，作为CO模块专用的内部成本要素，它被专门用做分摊、内部作业分配、RA分析、成本核算单和内部结算等，下表列举出最常用的成本要素类别：

成本要素分类	成本要素类别	描述	备注
初级成本要素	1	初级成本/成本降低产生的利润	对应所有费用成本类科目
	11	收入	11对应销售收入类科目，12则对应销售退回类科目，有必要分开吗？用意何在？
	12	销售扣除
	22	外部结算	21/22用来做结算用，但在国内企业几乎极少使用
次级成本要素	21	内部结算
	31	订单/项目结果分析	32为在制品结算必需使用，41为成本核算单使用，都反应在CO模块内部
	41	间接费用率
	42	分摊	42分摊使用，43作业类型使用，大家都会很熟悉
	43	内部作业分配
特殊成本要素	90	资产负债表科目对应的成本要素	特别提示,资产负债表科目只能是统计性成本要素

其中结算成本要素包括外部结算初级成本要素类型22和内部结算次级成本要素21。结算成本要素如何使用了，请看下面的分配结构。

(3).定义分配结构

现在来理解一下什么叫分配结构？以一个生产工单结算参数文件对应的分配结构为实例，制造企业的生产费用通常包括制造费用、辅助生产和基本生产三大类，整个生产费用的结转过程无非是料、工、费的归集和生产费用横向与纵向分配，SAP系统中横向分配多使用分配分摊重过帐，而纵向分配则多使用结算。同国内一般习惯不同的是，SAP使用订单(包括内部订单和生产订单)成本对象来规集费用,而不是直接使用基本生产成本科目, 基本生产成本被作为功能范围设置在订单中。图4显示的分配结构比较符合国内传统成本习惯，下面认识一下分配结构：

I. 首先，一个分配结构包括多个分配行,图4将分配结构的分配行按国内传统的成本项目划分。

II. 每个分配行的源对应到相应的成本要素，可以使用成本要素范围或成本要素组，如图5。

注意：良好的配置习惯是尽量不要使用"从成本要素"和"至成本要素"的范围，而是使用成本要素组，如果范围没有包含所有的成本要素在结算时将会出现错误，此是就需要修改配置，而使用成本要素组只要简单地在前台使用Tcode：KAH2增减成本要素就可以，无需修改后台配置，切记，切记！

在分配结构的所有分配行中，分配源的成本要素可以同时包括初级和次级成本要素，有些人往往将次级要素忽略，同时分配源所包含的成本要素必须满足完整性(Completenes和唯一性(Uniqueness)两个条件，简单地理解，就是订单发生的所有要素费用必须全部并且唯一地分配到一个分配源，分配结构提供了自动的"重叠检查"功能。

III.分配结构既可用于分摊，又可用于订单的结算，如果用于分摊，则需要为每个分配行指定分摊次级成本要素，类型42，如图6为一个使用分摊结构的分摊循环的段表头。

SAP提供了分配和分摊功能,关于分配分摊,此处不再详述,分摊是将发送方的全部发生费用打包成一个或多个次级要素分摊到接收方,现在,举两个浅显的例子来说明分摊:

I. 某企业自发电厂为生产装置和生活区供电,电厂发生的煤消耗、工人工资,劳保等费用统一打包成次级成本要素"电-分摊"分到各收益部门,这是发送方所有费用打包成一个次级要素的实例。

II.没有实施Sap PP模块的企业,使用成本中心收集人工费用、机器折旧、动力和其他间接生产费用,然后分摊到生产订单,此是一个成本中心可能同时发生人工、机器折旧和水电等动力费用,此时不合适将所有的这些费用仅仅打包成一个次级成本要素分摊到接收方,而是需要按照费用类别分别分摊，此时,就可使用上图5中的分配结构, 将所有的职工薪酬成本要素(由于多层分配, 职工薪酬成本要素可同时包括各种职工薪酬会计科目和相应次级要素)作为一分配行,对应到分摊次级成本要素"职工薪酬-分摊";同样,将所有的机器折旧成本要素作为分配行,对应到分摊次级成本要素"机器折旧-分摊"等, 这样在分摊运行时,将发送方的所有费用按分配结构行定义的成本要素范围/组转换成为各行对应的分摊次级要素分摊到接收方, 这是发送方所有费用按分配结构打包成多个次级要素的实例。

*类似分配结构划分费用的,SAP CO还有用于作业类型分割的分割结构。

分配结构（Allocation Structure）？ 为什么分摊时使用分配结构？分配结构英文为Allocation Structure，SAP中的Allocation分为Distribution(分配)和Assessment (分摊)。结果Allocation也该译成"分配"了，而实质上它却包含两层意思。

分配结构的结算成本要素

在分配结构的结算成本要素配置中,如图7,结算成本要素可以选择"按成本要素"(默认选择)或使用"结算成本要素", 选择"按成本要素"表示订单结算时使用"原始成本要素"结算,即订单结算时借方成本要素 = 贷方成本要素,什么意思呢? 举个简单例子,某订单发生了三笔费用,其中水费1000元,电费500元,差旅费800元,假设选择"按成本要素"按百分比结算到4个成本中心,则结算时使用水费电费和差旅费这3个原始科目将这3笔费用分别结算到4个成本中心,结算后,订单借贷平衡（注：订单的借贷平衡属于CO范畴）；如果使用结算成本要素，则3笔费用将打包成一个结算成本要素结算到4个成本中心。

注：原则上,结算成本要素必须为21类别,通过Tcode:OBA5关闭错误消息号K4 004和K4 010,可以使用一般的成本要素。

 

次级要素不符合国内会计准则？SAP如何体现成本还原？SAP是否颠覆了传统的借贷概念? 上面举过某企业自发电厂的所有费用打包成一个次级成本要素"电-分摊"分摊到各收益部门的国际惯例的例子,某大企业集团总部的会计部却认为,国内会计准则是不存在次级成本要素的, 违背会计准则,特别是R/3版本,分摊时只有CO凭证,不实时产生(只在期末FICO统驭后才汇总产生)财务凭证,也不符合国内成本会计习惯,如何理解? 同样，上面举例, 订单发生了三笔费用,其中水费1000元,电费500元,差旅费800元,假设当时记帐错误地将水费计入10000元,冲销后(财务反应在贷方, 订单反应在借方),再改记正确的1000元(这些业务都反应在订单的借方), 选择"按成本要素"按百分比结算到成本中心后(三笔费用结算时反应在订单的贷方转出,结算财务凭证也反应在贷方),SAP中将设计传统概念的FI借贷,CO中的象内部订单/成本中心等成本对象的借贷和科目平衡表的借贷3组借贷关系,是否已颠覆传统的借贷概念? 关于"SAP的借贷"详见相关章节。

(4).定义源结构

在介绍分配结构的结算成本要素时，订单结算时要么使用原始科目(默认使用)，要么使用结算成本要素(通常很少使用)，订单能规集的的东东有哪些呢?很简单就是损益,会计科目只有两大类:资产负债表科目和损益类科目,损益又分成本费用类和收入类。

假设某科研内部订单既规集了费用支出(包括薪酬、差旅和技术使用费等多种费用)，同时又发生了一定收入，现在需要将所有的费用支出统一结算到一个"科研支出"科目,而收入则结算到"营业外收入-**"科目，此时就需要使用源结构。

源结构也包括多个分配行,每个分配行包括成本要素源,图8的源结构将成本要素划分为成本要素类和收入要素类,在订单结算时将区分结转。

糟糕习惯：任何后台配置,如果使用了范围而不是组,比如图8的成本要素范围,都是糟糕习惯,

因为修改它将需要将被迫使用传输请求。

分配结构和源结构的联系与区别

简单地讲，所有订单发生的任何损益科目都 要包括在分配结构中，分配结构有完整性和唯一性的特点，分配结构用于分摊和结算，如果仅仅是用于结算，实际上只要一个分配行就可以，这个分配行通常包含一 个叫"All_Cost"的成本要素组,为了确保结算不出现错误,通常的将SAP系统中所有的损益科目都放置在该组下,如果不用于分摊,分配结构分行没有 多大意义,因为结算通常是按原始成本要素转出。

源结构是对分配结构的补充，分配结构中包含了订单发生的所有的损益科目,而源结构是将这些损益科目发生的金额继续分组(注:只是金额),分别结算到接收方。

图9显示是订单112301000041的结算规则,使用了源结构，图9-[2]的原始分配对应的正是源结构的分配行,表示订单发生的所有费用支出金额将结转到"研究开发费",而收入结算至营业外收入。

图9-[3] "已结算的成本" 显示订单结算正是使用分配结构中的原始成本要素结转出去的。

以费用为例，看一下内部订单参考会计分录，注意粗体下划线的会计分录,分两个步骤：费用/收入发生和订单结转,a-d 4个分录。

I.订单规集收入费用:

(a)．费用发生：计入内部订单，参考分录为：

Dr：差陆费4200070000 3632元 + 内部订单112301000041

技术使用费4200300000 222元 + 内部订单112301000041

Cr: 银行存款 3854 元

(b).收入入发生：计入内部订单，参考分录为：

Dr:其他应收 10896元

Cr:营业外收入-政府补助利得5301110000 10896元 + 内部订单112301000041

II.订单结转:

(c).费用结转:订单使用了原始结构,差旅费和技术使用费将结转到研究开发费4200290000科目,费用从贷方转出, 参考分录为:

Dr: 研究开发费4200290000 3854 元 (订单结算接收方,结算参数文件必须允许会计科目为有效接收方,接收方还可为资产等,即将费用资本化)

Cr: 差陆费4200070000 3632元 + 内部订单112301000041(使用原始成本要素转出)

技术使用费4200300000 222元 + 内部订单112301000041(使用原始成本要素转出)

假设在分配结构中使用的是结算成本要素，结算成本要素通常为21/22类型成本要素，也可直接使用普通的成本要素，则所有的费用打包成一个结算要素转出，则订单112301000041的费用结转参考分录为：

Dr: 研究开发费4200290000 3854 元

Cr：22型/或普通型结算成本要素 3854 元

贴个图更好理解，如图10,假设分配结构中使用结算成本要素4000040002,则订单结算时不在使用原始成本要素，而是使用结算成本要素将费用转出。

使用结算成本要素的"好处"在于，非常迎合国内会计工作者的习惯，从财务模块(很多会计只习惯从财务模块看数据)的借贷发生方去分析数据，如图11，Tcode：FS10N，"中国式"的三栏帐，借方发生额1000元，图10中使用的是专门的结算科目结转，假设使用原始科目结转，则贷方将出现1000元，此时，从财务模块，费用发生额可自己取借方发生额，现在

假设该费用记帐错误并使用了蓝冲，虚增了借贷方，如果此时从财务模块看数，那就惨了，所以很多企业要求一定要使用反记帐做冲销（红冲）避免虚增借贷方？冲销一定需要红冲吗？请参考"SAP的借贷"篇。

(d).收入结转: 最后，收入从借方转出到接收方法,参考分录为:

Dr:营业外收入-政府补助利得5301110000 10896元 + 内部订单112301000041

Cr: 营业外收入-政府补助利得(订单结算接收方,订单结算规则的接收方,只接收收入)

收入结转特别注意: 在结转收入时,特别需要提出的是,由于收入结算时的接收方科目为其本身,有的企业在会计科目字段状态组将相关营业外收入科目的内部订单设为必输入,在结算规则中也将接收方会计科目的营业外收入科目设置本身内部订单，这是一种最糟糕最无聊的做法, 此时,该订单将限入死循环,永远结算不平。

通过上面上面这些分录,相信你应该非常明白结算参数文件、分配结构和源结构这3个术语。

订单结算配置总结： I.所有的需结算的订单必须对应一结算参数文件， 结算参数文件包括分配结构、原结构、允许的有效接收方和允许接收方的最大个数等参数,结算时可按百分比、权数和固定金额3种方式将损益结算到接收方。 II.订单发生的初级或次级成本要素必须全部包括在分配结构中，分配结构有完整性和唯一性,简单地理解,就是保证结算时任何费用都必须被结转出去(完整性)和只能结转一次(唯一性),否则订单必定结算不平。 III.可以使用源结构将订单发生的费用/收入金额分组结转到接收方。源结构分配行的成本要素范围/组只是将结算时订单发生的费用/收入分组而已。每个源组的金额分别结算到订单的结算接收方。

(5).定义Co-PA传输结构

结算到获利分析模块，需要企业已启用了CO-PA模块,具体步骤此处不再叙述。

到此为止,相信你对订单的结算参数文件和结算参数文件中的分配结构、源结构和Co-PA传输结构三大结构有了一定了解, 对CO订单结算原理有非常清晰的认识。

三．订单结算和SAP借贷

下面以两个常见的订单结算问题来说明一下这些东西。

1.限制了最大结算接收方

科研订单2008年06月前只发生费用，则全额结算到研究开发费，现假定2008年7月后发生了营业外收入，则需修改结算规则，如图12，使用源结构的分配行源组，注意图12-[2]第1行结算规则的终止期为2008年06，2008年7月后使用新的结算规则。假设2008年8月开始发生其它业务收入，再需要修改结算规则，由于在结算参数文件中，如果使用默认限制的最大3个接收方，见图2，此时就无法在修改结算规则，会弹出图12-[3]的错误提示。

假设订单同时发生了营业外收入和其他业务收入,由于源结构将收入要素只建立了1个总的收入成本要素(包含所有收入成本要素)分配行,将无法区别结算，假设确实有这种业务发生，当初设计时就应该源结构中按类别区分出收入行，当然无此类业务最好。

2.循环结算到订单本身

关键词：参考交易和业务事务|财务借贷、CO借贷和科目借贷|CO发送/接收方

在结算规则维护中，还有一种低级错误，就是将订单本身作 为结算接收方科目的成本对象，假设企业将营业外收入科目5301110000设置为内部订单必输,目的是为了防止用户在记帐时忘记输入订单,由于字段状态 组对所有的记帐都有效,则结算时必定作为结算接收方的营业外收入科目5301110000也输入内部订单,这样,订单结算就陷入死循环,如图14。

还原一下图14的会计分录。
a.发生收入:参考分录为：

Dr:其他应收 3632元

Cr:营业外收入-政府补助利得3632元 + 内部订单

（参考交易:BKPF,业务事务:COIN,体现在订单的"成本"方即CO借方,CO借方金额为-3632元,财务在贷方）

b.结转收入:由于接收方的收入科目为它本身,且又使用订单本身做成本对象, 参考分录为:

Dr:营业外收入-政府补助利得3632元 + 内部订单

（参考交易:AUAK,业务事务:KOAO,体现为订单的"已结算的成本"，即CO贷方, CO贷方金额为3632元,财务在借方）

Cr:营业外收入-政府补助利得3632元 + 内部订单(强烈警告:*根本不应带任何成本对象)

（参考交易:AUAK,业务事务:COIN,又体现到订单的"成本"方,即CO借方, CO借方金额为-3632元,财务在贷方）

解决方法: 通常损益科目都建立了成本要素,通常财务交易时都需要一成本对象,成本要素是和成本对象组合过帐的,但是,在损益科目做结算接收方除外, 这点非常好理解,假设结算接收方的某费用科目又带了个基本生产成本对象,作为费用载体的成本对象将永远结算不平,所以, 在本例中,接收方的营业外收入只需要填入业务范围和利润中心就可,不需要成本对象,更不能是订单本身, 如果以前已有结算业务, 不能再修改删除,可以冻结原接收行,新增加不带订单的接收方，操作参考图12。

如果双击图14订单"成本"方的-7264元,出现图15,注意参考交易分别为BKPF/AUAK,业务

事务都是COIN（来自财务的CO过帐）。

现在,来理解一下以下3个借贷关系:

a. 财务借贷,大家都很好理解,就是"有借必有贷款，借贷必相等"。

b. CO借贷,是一个扩展的概念,CO借方,可以简单理解为费用(收入)的归集方；而CO贷方则可理解为转出方或结算方或接收方。

CO借方一般包括发生在该成本对象的任何财务借贷,以及CO模块中其它成本对象分配分摊重过帐(分配分摊循环中作为接收方)接收来的费用等。CO的贷方则一般包括结算转出, 以及CO模块中其它成本对象分配分摊重过帐(分配分摊循环中作为接收方)发送走的的费用,如图16显示的是成本对象某成本中心的CO借贷方。

锅炉成本中心8233115008的借方包括发生的维修费用、职工薪酬、从电厂(成本中心)分摊过来的电(已打包成次级成本要素7233100002) 、水厂(成本中心)分摊过来的水等费用,CO借方实际就是接收方。

锅炉成本中心8233115008的贷方包括分配到管理成本中心的修理费(根据新准则要求修理费全进管理费) 和分摊到产品或其他成本中心的费用, CO贷方实际就是发送方。

建议：假设你在做SAP系统，为了不混淆视听，建议将CO借方/贷方改名为规集方/转出方。不过，话说回来，作为管理软件设计公司，忽悠企业，必须的，要不软件太好学了培训班怎么赚钱?

b. 科目借贷，回顾图11，典型的科目三栏帐,通常,发生的每笔财务借/贷方分别增加科目借/贷方,只有使用反记帐时例外,实际上不仅仅是冲销才使用反记帐(即红冲),平时记帐也 可使用反记帐,使用反记帐,此时科目借贷和财务借贷的关系如下:

财务借方+反记帐 = 科目贷方余额减少；凭证的贷方+反记帐= 科目借方余额减少.