PDM是为企业提供了一种宏观管理和控制所有与产品相关信息以及与产品相关过程的机制和技术。PDM系统包含多项功能，从面向应用与系统支持的功能来看，一般包括电子仓库(又称电子数据存储、电子保险箱、电子资料室)、面向应用的使用功能(如文档控制、变更控制、配置管理、设计检索与零件库、项目管理等)、实用化支持功能(如通知与通信、数据传输与转换、图像服务与系统管理)，其功能结构如图3所示。
图3．PDM系统的主要功能(面向应用与系统支持)
从软件功能模块的组成来看，一般包括电子数据存储和文档管理、工作流程管理、产品结构及配置管理、分类与检索管理、项目管理、集成接口、用户化工具等，其功能结构如图4所示。
图4．PDM系统的功能(面向软件功能模块的组成)
2．2．1项目管理功能
项目管理的定义：为了在确定的时间内完成既定的项目，通过一定的方式合理地组织有关人员，并有效地管理项目中所有资源(人员、设备等)与数据，控制项目进度的系统管理方法，项目管理所涉及的信息最多，范围最广，实现起来也最复杂。
项目管理是面向过程的一种管理模式，它强调对项目的全过程(包括立项、计划、执行、控制和收尾等)进行全方位管理，其静态领域涉及范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理和综合管理九个知识体系。
与目标管理不同，项目本身具有不可重复性并包含许多不确定因索，这就使得管理者和任务承担者很难就项目达成双方一致的目标。由于项目管理贯穿于项目的整个生命周期，而且围绕项目将企业不同职能部门的成员组成一个有机的整体，项目管理者既是这个团队的领导者，又是项目的执行者，对整个项目及其过程负责，准时、优质地完成全部工作，实现项目的目标。因此，项目管理可以避免目标管理特别是以人工为主的管理模式的弊端，有助于企业处理项目实施过程中需要跨领域解决的复杂问题，能有效地提升企业的运营效率。
PDM系统的项目管理功能是为完成对项目进行管理的任务而设蜀的，进行项目管理，需要定制项目模型，在项目模型中对项目的任务、人员和时间安排进行描述。利用文档管理功能对项目的所有文档和数据进行管理；利用用户管理功能组织项目组，安排项目组成员在项目中的角色；利用流程管理功能，把分解后的项目子任务分配到各流程之中，设定完成任务的人员、角色和计划时间。通过运行流程来完成项目任务，并通过对流程的控管实现对项目实施过程的控管。在项目的实腌过程中，利用流程监控得到项目运行状态的反馈。
对项目进行管理是一个相当复杂的任务，它涉及到整个企业的信息管理。在定制项目计划、配置资源、安排时间、组织人员、和预算项目成本时，必须掌握在企业中正在进行哪些项目，每个项目在哪个期间占用哪些资源，哪些人员正在参加哪些项目，完成各种典型工作的时间，完成这些任务的成本等等。
这些工作不仅涉及到产品数据管理的范畴，这需要用到网络规划技术来建立项目过程模型，需要把PDM与管理信息系统(MIS)集成起来，才能全面完成项目管理任务。正因为如此，到目前为止，在许多中档的PDM产品中，项目管理功能也还没有达到管理整个企业所有项目的水平。
2．2．2电子数据存储和文档管理
电子数据存储和文档管理也是PDM系统的核心功能之一。PDM管理整个产品生命周期中的与产品相关的所有数据，包括工程设计与分析数据、产品模型数据、产品图形数据、专家知识与推理规则、加工过程数据等。
这些数据以图形文件、文本文件、数据文件、表格文件、多媒体文件等多种格式、多种存储机制和多种组织方式存在于计算机中。以电子方式管理数据可以使企业迅速安全的操作、控制和存取数据。
文档存储在电子仓库中，它是PDM系统文档管理的核心。它一般建立在关系型数据库系统的基础之上，主要保证数据的安全性和完整性，并支持各种查询和检索功能。通过建立在数据之上的相关联的指针，建立不同类型或异构的产品数据之问的联系，实现文档的层次与联系控制。用户可以利用电子仓库来管理存储于异构介质上的产品电子文档。
电子仓库可以管理档案阻及数据库资料的版本与权限，通过权限控制来保证产品数据的安全性。对于不同数据库中不同类别的资料，在不同版本的状态下，可以放置到不同的电子仓库服务器中。电子仓库的安全机制使管理员可以定义不同的角色并赋予这些角色不同的数据访问权限和范围。通过分配用户相应的角色时数据只能被经过授权的用户获取或修改。
文档和图样的安全控制以防止非法删除、拷贝和修改是PDM系统的基本功能。把数据保存在安全的电子仓库内可使数据不会通过操作系统获取，而受控于PDM系统定义的PDM用户权限。
文档管理提供了对分布式异构数据的存储、检索、和管理功能，包括文档对象的浏览、查询与圈阅、文档的分类与归档、文档的版本管理、文档的安全控制等。
文档管理的数据对象为：原始文档——主要包括合同、产品任务书、需求分析、可行性论证报告和产品设计说明书等文件：设计文档——主要为设计过程中产生的数据，如产品模型数据、产品图形数据、工程分析数据、检验标准等与设计相关的文档；工艺文档——主要为各种工艺设计过程中产生的数据，如：装配工艺卡、工装工艺卡、工装设计等；制造文档——主要为NC代码、加工程序说明等与制造相关的数据；其它专用文档——还有一些如：BOM表、检验数据等在CAD／CAPP／CAM过程中产生的数据。
文档管理的主要数据类型为：图形文件、文本文件、数据文件、表格文件、多媒体文件等。文档的输入：PDM在对象清单(如图像、WORD)中选择对象，然后创建该对象的应用程序(如AutoCAD、WORD)并自动启动它们，使用户通过AutoCAD或WORD创建或修改要插入的对象，当用户退出创建该对象的应用程序时，被修改的对象会自动出现在当前应用程序的文档中，并可以存人PDM数据库中。文档输入的方法包括：手工输入、数字化输入和扫描仪输入。今后，随着Internet／Intranet技术的发展与推广应用，还可以通过远程网络来传输文档。
文档的浏览：浏览与圈阅为计算机化的审批过程提供支持。它可以浏览检索出的图纸、相关文件，并对图纸和相关文件进行批阅。浏览模块具有浏览各种各样的矢量、点阵图和Office文档等。文件不仅可以组织在项目的树状结构下，也可以在不打开原来应用程序的情况下进行浏览和打印。也可以浏览相似的工程图来查找所需图样。也支持其他多种文件格式相关的重要功能如图像浏览和红线标注等。
文档的输出：图纸与文件的输出方式有生成DWG或DOC等格式的文件、利用绘图仪或打印机输出图纸或文件、利用Internet/Intranet等网络来传输等。
2．2．3产品结构管理
产品结构管理是PDM的基本功能，用来维护产品本身的构成关系，并围绕产品的构成关系来组织一切与产品相关的数据。产品结构管理包括产品结构服务、有效性服务和配置服务三个部分。
1．产品结构服务。
产品结构服务提供了一种组织、控制和管理数据的机制，所形成的产品结构是对产品的全面描述，是面向产品整个生命周期的。产品结构服务应该提供以下功能：
维护产品的装配关系，即组成产品的零部件之间的关系。
将零部件与描述零部件的文件(如图形、模型、说明书、计划、工艺文件等)联系起来，形成完整的产品信息树，并利用产品信息树有机、直观地表述与产品有关的所有信息。
跟踪并保存产品设计、制造和技术支持所需的大量数据，如描述产品零部件的图纸、说明书、外构件清单、材料清单等等。提供多视图功能。产品结构的多视图是指在不同工作人员眼中产品结构的不同表现。设计部门关注设计时的产品构成及有关信息，而制造部门想知道的是制造时的产品构成，采购部门关心的是外购清单和库存清单等。保存产品设计的历史记录及相互关系。
2．有效性服务。
有效性是对象的一种属性，描述了对象有效的范围。对于企业产品数据来讲，就是指某次具体的设计是否用于实际制造。一般来讲有效性服务要处理两种有效性：时间有效性和批次有效性。
有效性服务就是要利用对象的有效性属性来确定具体的对象是否用于某次生产(即有效)。这些对象可以是零部件的某一次具体的设计、材料清单、甚至是某一张PDM系统管理的图纸等等。有效性服务对企业很多活动非常重要，特别是对于老产品的售后服务支持。
3，配置服务。
配置服务主要是对设计而言的，它可以对产品进行分类，建立和维护产品的模型。并以此为基础，在一定的目标和规则约束下为用户确定各种产品的大致结构。
总之，作为产品数据组织与管理的一种形式，产品结构与配置管理以电子仓库为底层支持，以材料清单(BOM)为组织核心，把定义最终产品的所有工程数据和文档联系起来，实现对产品数据的组织、管理与控制。
按照一定规则向用户或应用系统提供产品结构的不同视图和描述。通过建立相应的产品视图，企业不同部门可以按其需要形式对产品结构进行组织。而当产品结构发生更改时可以通过网络化的产品结构视图来分析和控制更改对整个企业的影响。
2．2．4工作流程管理
工作流程管理模块是PDM系统的模块之一。目前在我国，大多数PDM系统应用于产品生产企业，因此通常认为PDM系统中的工作流程管理技术主要用于实现产品设计与修改过程的跟踪与控制，包括工程数据的提交与修改、管理和监督、文档的分布控制和自动通知等。
工作流程管理是项目管理的基础，主要管理当一个用户对数据进行操作时会发生的情况、不同用户之间的数据流动以及在一个项目的生命周期内跟踪所有事务和数据的活动。修改后的产品数据经提交、审批及最后登记成为新版本的产品数据。这种方法为产品开发过程的自动管理提供了保证，并且支持企业产品开发过程重组，以便获得最大的经济效益。
工作流程管理的实现手段为以电子方式实现各工程数据的提交、审批和发放。当用户进入自己的工作主界面对，如有审批任务，系统会自动提示。审批流程为图形化界面，直观简便。工作流程管理过程具有良好的安全性，流程中的所有审批数据均在数据库的控制之下，保证了数据的安全性、一致性和完整性。
PDM中的流程设计方法有两种：一种是预置式流程设计，该方法将企业中的流程模式预制在一个模块中，制定流程时只需要对流程进行选择即可达到设计的要求；另一种是采用可视化设计方法，用图框表示节点，有向线段表示信息的流向，用属性来定义节点和流程的相互关系，如将节点定义为设计人员、校对人员、审批人员等，将流程定义为提交、返回修改等，可视化设计流程的方法比较直观，易于表达，具有较大的灵活性，企业也容易接受。
工作流程管理是协调企业组织任务和过程以便获得最大生产效率的技术。为了达到一定的目标，工作组中的人员按照一定顺序动态完成一定任务的过程。自动化的工作流程有助于工作组成员间共享和传递文档。
一般的工作流程管理包括审批流程和更改流程管理，具有传送文档、发送事件通知和接受设计建议等功能，能够保留和跟踪产品从概念设计、产品开发、生产制造直到停止生产的整个过程中的所有历史纪录，以及定义产品从一个状态转换到另一个状态时必须经过的处理步骤。
2．2．5分类及检索管理
PDM系统需要管理大量的数据，PDM系统提供了快速方便的分类和检索的管理功能。分类管理是将企业所有零件按其设计和工艺上的相似性进行分类，形成零件族。分类技术和面向对象技术相结合，将其具有相似特性的数据与过程分为一类，并赋予一定属性和方法，使用户能够在分布式环境中高效的查询文档、数据、零件、标准件等对象。
2．2．6集成接口
PDM系统为企业信息化操作的平台，应具有与其它系统，例如与CAX系统、ERP系统和群件系统等自尊集成，如图5所示。
图5PDM与其他系统的集成
与CAX集成：通过结合CAX系统的开发接口和PDM提供的API函数，在二维CAX系统内部开发基于PDM系统的客户端程序。通过这个客户端程序可以实现CAX系统直接访问PDM内部存储的数据，直接从PDM内部提取装配结构信息和零部件信息，并自动生成在CAX图纸的明细表和标题栏上。
同时，还可以在生成标题栏时，根据图纸上的信息，将新的装配结构信息和零部件信息自动反映在PDM系统内，实现信息互动，而且相关的图档也可以通过图档注册功能从CAX系统自动挂接到PDM系统中的产品结构上。
与ERP的集成：是企业资源计划Enterprise Resource Planning的缩写，是应用于生产与库存控制方面的一种先进的管理思想和管理方法，对于企业资源的管理具有整体化、集成化和智能化的特点。正在发展中的产品数据管理系统(PDM)和企业资源管理系统(ERP)的集成，将很大程度地促进设计、生产、采购和销售等部门间的沟通和交流。
与群件系统的集成：群件系统是当前流行的现代办公自动化软件平台，而PDM系统是CIMS环境下产品信息管理平台，两者在企业中的应用已经越来越广泛。
2．2．7用户化工具
PDM用户化就是将信息技术与企业管理相结合，提供用户自定义增强功能并能够添加到标准的PDM系统中。现在大多数PDM产品都提供了二次开发工具包。
2．3小结
本章介绍和研究了PDM系统的关键技术，包括PDM系统整体框架的构造技术、PDM的数据存储技术、PDM的信息安全技术、PDM的文档阅览技术，并分别针对这些关键技术给出了相应的解决方法。进而分析了PDM系统的主要功能，其功能一般包括电子数据存储和文档管理、工作流程管理、产品结构及配置管理、分类与检索管理、项目管理、集成接口、用户化工具等。