【档案专题】一、电子档案

电子档案(electronic records)是指机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称组织机构 )以及个人在履行其法定职责或者处理事务过中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据等不同形式的信息记录构成的集合，是有价值的信息资源和重要的业务资产。

1.2 相关概念

1.2.1 电子文件

电子文件(electronic document) 是指组织机构或个人在履行法定职责或处理业务事务过程中，通过计算机等电子设备形成、传输、办理和存储的信息记录

符合法定条件的电子文件称为电子档案，电子文件是电子档案的重要来源之一。

1.2.2 电子数据 (electronic data)

电子数据是指任何以电子形式对信息的记录。符合法定条件的电子数据称为电子档案，包含电子文件在内的电子数据是电子档案的主要来源。

1.2.3 信息记录

信息是指为了满足用户决策需要而经过加工处理的数据，也用来泛指人类社会传播的一些内容。

记录是指以某种手段或方法保存、描述所见所闻或事物而形成的材料信息。信息记录是由信息、记录构成的组合概念，是电子档案的上位概念。

1.2.4 档案数字复印件

档案数字复印件指对传统载体档案进行数字化加工后形成的，能够呈现档案内容、结构和形式的数字实体。档案数字复制件为档案的复制件形式，不是电子档案。

1.2.5 数字档案

数字档案 (digital records)是指以数字形式在的档案信息资源括档案数字复制件、电子档案等。

1.3 电子档案特点

系统依赖性
载体易分离性
存储高密度性
信息易变性
信息共享性
信息可集成性

2、电子档案种类

2.1 信息划分

电子档案分为文本、图像、图形、音频、视频、数据、程序、多媒体、超文本等。

2.2 数据类型划分

电子档案分为结构化数据、非结构化数据和半结构化数据。

2.3 档案门类划分

机关档案分为文书、科技、人事、会计、专业照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案等门类。

企业档案一般包括管理类档案(党群工作档案、行政管理档案、生产管理档案、经营管理档案 )、产品(业务 ) 档案、基本建设档案设备仪器档案、科研档案、会计档案、人事档案等。

综上：电子档案分为电子文书档案 (或称文书类电子档案 )、电子科技档案、电子人事档案、电子会计档案、电子专业档案数码照片、数字录音、数字录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息社交媒体。

3、电子档案要素

三要素观点：由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中产生或接收的记录信息，不管记录信息的形式和载体如何，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构组成。

如下图：电子公文、数据库文件构成要素示例

3.1 电子档案内容

电子档案内容 (content) 是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息，是电子档案所包含的信息主体。电子档案的类型不同,电子档案的内容也可能不同。比如电子公文的发文字号、标题主送机关、正文、责任者、时间等信息

3.2 电子档案背景

电子档案背景(context)是指能够证明电子档案形成过程和档案之间相互关系的信息。

作用：为电子档案真实、可靠、完整性提供证明。

一份电子档案至少有三类背景信息:

1.包含在电子档案内的背景信息。比如电子公文的紧急程度、密级和保密期限、拟稿人、拟稿时间、签发人、签发时间等，数据库文件的授权人授权时间、审批人、审批时间等。
2.全宗内该电子档案与其他相关档案之间的有机联系。如关于同一业务活动或主题的电子档案之间的关联关系，关于同一事由的往来电子档案关联关系等。
3.创建电子档案的活动,包括电子档案得以形成的工作事项、业务活动电子档案的拟制或办理过程，电子档案形成、管理的技术环境等。

3.3 电子档案结构(structure )

电子档案结构是指电子档案的内容信息的组织和表达方式分为逻辑结构和物理结构。

逻辑结构是对电子档案内容各信息单元之间关系的描述，即信息的组织方式，比如正文和附件，多媒体文件中图、文、声像的结合，以及超文本文件的链接等。
物理结构则是指电子档案的计算机文件格式，以及在存储载体中的存储位置等，它决定了从存储系统找到电子档案的寻址方向与方法，从电子档案内部正确地读出电子档案内容、版面格式等信息的规则。因此，记录电子档案的结构是实现电子档案长期可用、安全的重要保障。

4、电子档案元数据

4.1 定义

数据(Metadata)是描述数据的数据 (data about data)。电子档案元数据是指描述电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据，是电子档案管理的重要工具，同时也是电子档案管理的重要对象。
电子档案元数据是结构化数据，与档案著录、数据治理有着天然的紧密联系。从传统档案管理的角度来看，元数据之于电子档案，相当于著录信息之于传统载体档案，可以将元数据看成是信息化环境中著录信息。

不同领域元数据相互之间类比关系:

4.2 元数据呈现形式

电子档案元数据在呈现形式上会由于与电子档案关系的不同有所区别。电子档案与元数据关系主要包括伴随、包含、链接、打包四种形式。

4.2.1 伴随

伴随是指元数据是电子档案本身携带的属性信息，由应用系统目动记录或者通过人工方式著录，比如数码照片宽度、高度、分辨率、摄影机型号等属性信息。

4.2.1 包含

包含是指电子档案正文当中包含的元数据，比如电子公文的成文时间等。

4.2.3 链接

链接是指元数据与电子档案独立保存，元数据通过利用指针连接维护二者的关联。

4.2.4 打包

打包是指采用技术工具将电子档案与元数据物理存放在一起，封装成一个计算机文件。如VEO、METS、EEP、ZIP封装包等。

4.3 元数据作用

数据最基本的作用是提供了对电子档案内容、背景、结构及其管理过程的全面描述，这是元数据其他作用得以发挥的基础。

元数据以如下方式为业务和档案工作提供支持：

(1)保护档案的证据特性并确保档案的长期可获取性和可用性;
(2)便于对档案的理解;
(3)支持并保证档案的证据价值;
(4)便于确保档案的真实性、可靠性和完整性;
(5)对访问管理、隐私管理和权限管理提供支持和管理:
(6)支持高效率的检索;
(7)通过确保在各种技术环境和业务环境下可靠地捕获档案从而支持互操作策略，并使档案持续性地得到长久保存:
(8)在档案与其形成的背景信息之间进行逻辑链接，并以一种结构化的、可靠的和有效的方式维护这种链接:
(9)为识别形成和捕获数字档案的技术环境提供支持，同时对维护档案的技术环境的管理提供支持，以便在需要真实性档案时可以随时复制档案;
(10)为实现档案在不同环境、计算机平台或保管策略之间的有效移提供支持。

4.4 元数据方案

电子档案元数据概念实体模型：模型将元数据类型划分为档案、主体、业务、授权、关系五大实体(即五大类型)。

档案实体是指关于档案自身的元数据;
主体实体是指负责或参与档案形成和管理的个人、机构的元数据;
业务实体是指形成档案的业务和档案管理业务两部分的元数据;
授权实体是指规范档案、主体业务的制度规范和授权的元数据;
关系实体是指档案、主体、业务、授权四类实体之间关系的元数据。

电子档案元数据概念实体模型：

电子档案元数据实体内容：

电子档案元数据实体内容ISO23081 元数据实体模型作为电子档案元数据标准制定的主要参考模型，不同门类电子档案可以按照档案、主体、业务、授权、关系的划分方法，分别确定每个实体需要留存的元数据元素，形成元数据方案。

注：内容经过筛选整理形成读书笔记。