作为项目经理，你知道让项目按计划进行并按预算进行对于项目管理的成功至关重要。你可以使用的关键工具之一是成本差异分析。但成本差异到底是什么，如何利用它来发挥优势呢？
定义成本差异
成本差异是项目实际成本与预算或计划成本之间的差异。它通常以百分比或货币价值表示，可以是正数也可以是负数。
正的成本差异意味着你的项目低于预算，而负的成本差异意味着超出了预算。
成本差异的重要性
作为项目经理，跟踪成本差异至关重要，因为它可以帮助你了解项目在多大程度上遵守了预算。如果你的工作资源有限或有严格的财务限制，这一点尤其重要。
成本差异通常与进度差异一起使用，后者衡量项目实际进度与计划进度之间的差异。通过密切关注成本和进度差异，你可以全面了解项目的绩效并进行任何必要的调整。
发生成本差异的三个常见原因
发生成本差异有几个常见原因，了解这些原因有助于防止其发生。以下是成本差异的三个常见原因：
原因1：范围变化
成本差异最常见原因之一是范围的变化，即项目最初计划的工作范围的变化。
也许你的客户改变了主意，或者你意识到需要为产品添加额外的功能。无论哪种方式，范围的变化都会对你的预算产生重大影响，因此密切关注它们并准备相应地调整预算非常重要。
原因2：资源可用性或成本的意外变化
成本差异的另一个常见原因是资源可用性或成本的意外变化。
你可能计划使用特定供应商提供特定服务，但他们突然提高了价格。或者你认为有可用的特定资源，但它并不像你想象的那样开放。这些变化可能会影响你的预算，因此主动识别它们并找到解决它们的方法至关重要。
原因3：预算或计划不足
最后，成本差异有时可能是由不充分的预算或计划引起的。
例如，你需要进行更多研究以确定特定资源的实际成本，或者你需要在预算中考虑所有潜在风险和意外事件。在这些情况下，审查你的预算和规划过程，看看你在哪些方面可以改进。
如何解决负成本差异
如果你的项目由于负成本差异而超出预算，你会怎么做？可以采取以下措施来解决这个问题，让你的项目重回正轨。
第 1 步 – 审查成本差异的原因
解决负成本差异的第一步是首先了解它发生的原因。查看上述讨论的常见原因，范围变化、资源可用性或成本的意外变化以及预算或计划不足，看看这些因素是否适用于你的项目。这将帮助你确定成本差异的根本原因并采取适当的措施来解决它。
第 2 步 – 与你的利益相关者沟通
了解成本差异的原因后，你必须与利益相关者（包括你的团队、客户和任何其他相关方）进行沟通，让他们知道发生了什么。
对项目情况保持透明，并解释你解决问题的步骤。这将有助于建立信任并确保每个人都在同一页面上。
第 3 步 – 调整预算
根据成本差异的原因，你可能需要调整预算以计入额外成本。
这可能涉及与你的客户或其他利益相关者谈判，以获得额外资金或寻找削减项目其他地方成本的方法。因此，再次强调，在寻找解决方案以使你的项目回到正轨时，必须具有创造性和主动性。
第 4 步 – 跟踪你的进度
最后，当解决成本差异时，请跟踪你的进度并继续监控你的预算。这将帮助你了解你的努力效果如何，并在此过程中做出任何必要的调整。
控制成本差异的项目管理软件
将项目保持在预算范围内可能是一项具有挑战性的任务，但你可以使用含有实时管理会计和成本控制的先进项目管理软件，从而增加对你有利的成功率。
PM项目管理软件可使每个项目团队成员即时记录他的工时和费用报销，使每个项目经理即时记录他的项目采购和成本，并提供实时数据来帮助管理层及项目经理控制成本。
1. 计划好项目预算：在系统内定义预算并为每项任务或项目阶段分配成本估算。
2. 监控所有费用和时间：使用PM设置项目里程碑，在每个里程碑，你可以评估支出和用时并确保项目在范围内。
3. 使用变更控制功能：建立变更控制的步骤，一旦发生差异，系统能够立即识别并向你发出提醒，使你可以迅速采取纠正措施。
成本差异是项目管理的一个重要方面，它可以显着影响项目的成功。具有实时审计优势的PM项目管理软件可以帮助管理成本差异，确保项目不超出预算。通过有效使用这类工具，项目经理可以保持对项目财务的控制，并交付成功的结果。
本文来源：高亚科技8Manage，专注为各类企业提供项目管理/采购管理/CRM/ERP解决方案。