论PDCA在工作中的应用
文:刘元柱 译:李亚玲
PDCA, 它分别由P lan(计划), D o(做), C heck(检查),A ction(行动)的第一个字母组成. 它由质量专家Deming提出的, 因此又称为戴明环. 它是全面质量管理应该遵循的科学程序. 全面质量管理的全部过程,就是质量计划的制定和组织实现的过程,这个过程就是按照PDCA循环,不断周而复始的过程. 下面本人就这个过程分别讨论:
1. Plan (计划) 计划就是确定你的目标及行动方案.
我们做任何工作,首先我们必须知道问题是什么,要解决这个问题就要明确我们需要达到一个什么目标, 以后所有的的行动方案都是围绕着这个目标来进行的,如果偏离了这个目标而进行工作, 那么可能得到的是另外一种结果. 举个例子我们要去北京,我们有很多方式可以去, 如坐火车,坐汽车,乘飞机,走路等, 但我们必须明白,从广州去北京是往北走的,如果往南走,那么就不可能到达北京了;
其次做必须有一个详细的行动计划,详细的行动计划包括5W1H。(1)Why(为什么), 即我们为什么要做这件事,不做不行吗? (2).Who(谁),即这项工作由谁来负责,需要哪些人或部门来协调; (3).When, 什么时候开始做,什么时候要完成. 所有的行动计划必须要有一个时间限制,否则这个计划会被无限期的拖延. (4).Where,在哪里做, 除了我们要明白地点之外,我们还要明白这个地点有没有你所需要足够的资源来支撑你的行动, 如足够的材料,足够的设备及与之匹配的环境等; (5). Which, 即用什么方式去完成这件事; (6). How(怎样), 我们应该清楚我们需要怎样去做才能达到我们所需要的结果.
周密的计划是非常必要的,中国有句古话叫台上三分钟,台下十年功. 如果我们今天就开始计划明天后天甚至下周下月的工作了,这样我们每天的工作就会有条不紊的进行,否则我们每天就会象救火员一样到处奔跑.
2. Do (做) 去执行, 实现计划中的内容
贵在执行. 一千个想法,如果不去做的话,还不如不想. 我们在执行的同时，还要有应付突发事件的心理准备, 计划不如变换快, 在执行过程中,再周密的计划肯定会遇到很多想不到的问题和困难, 因此我们在做计划时要给自己留有一定的时间和精力去处理这些突发的事件; 同时我们也要根据自己的经验及掌握的信息及时作出调整,一步一步的去实现计划中的内容.
3. Check (检查) 总结执行问题的结果, 看是否达到我们需要的目标.
我们不管是做什么工作或布置一项工作,如果不去检查的话, 同这项工作做没做没有多少差别. 因为一项工作往往不是一个人完成的, 可能分不同的小项, 而每个人的标准又是不一样的, 最后的结果往往会不一样.检查的目的就是用一个标准去衡量有没有达到我们需要的结果. 为减少人为的因素或少见漏检的现象, 用检查表是一个非常不错的的方式.
4. Action (行动) 对检查的结果进行处理
达到结果的,证明了此次行动的成功, 将成功的经验加以推广及分享, 并可以形成标准化的程序; 对未达到结果的,找出问题的原因,进行下一个PDCA循环. 对于找问题的原因,可以用鱼骨头法或5WHY来找出问题的根本原因是什么, 下面我就举例用5 WHY来分析,找到问题的根本原因,并能采取一些有效的措施.
例如: QCL质检发现密度超标. 1. 为什么会超标? 因为某个原料多投; 2. 为什么这个原料会多透? 因为原料的沉淀卡在阀门处; 3. 为什么原料的沉淀会卡在阀门处?因为天然的原料会产生沉淀, 而我们在用之前会先过滤以去沉淀; 4. 为什么没有过滤? 已经过滤了,但不是每桶都过滤,只是过滤底部的原料; 5. 为什么只是过滤底部的而没有全部过滤? 因为如全部过滤的话,工作量非常大,而且损失也很大.
因此从上边来看,我们就能发现问题的根本原因是没有足够的人力同物力去完成完全过滤这项工作. 当你找到问题的根本原因后,才能对症下药进而解决问题. 有时候虽然找到了问题的根本原因，但我们会从成本等各方面去平衡，找出最有效的措施来避免或减少问题的发生.如一般沉淀在底部，我们等一桶原料剩下三分之一或四分之一，再过滤；经常检查管道，发现有沉淀及时清空； 定期检查阀门等措施。
从我个人的经验来看，PDCA能帮助我们用一套系统的方法去思考及解决问题，它贯穿于我们工作或生活中的方方面面,而不仅限于质量管理。我们在实行PDCA的同时, 每个人遇到的问题不同，每个人的思维方式也不一样， 因此灵活运用PDCA就显得格外重要:
1. PDCA是一个环, 但我们不是每项工作都必须用这整个环的, 可能是全部, 可能只是一部分;
2. 如果把公司的目标看成一个大环的话,那么部门的目标是围绕着公司目标运行的一个小环; 而个人工作的目标又是围绕部门这个小环而运行的更小的环; 因此我们又称大环套小环;
3. PDCA可能是一个独立的环, 如解决一个独立的问题, 当这个问题解决了, 那么这个环也随着消失了; 也可能是一个持续改进的过程, 即螺旋上升过程, 即当这个问题没有解决或已经解决了但又有新的问题发现, 又会根据这个问题, 进行下一个PDC循环.