一家企业在销售活动中产生的销售合同（具体内容参见附件中的合同示例）需要开发一个销售合同管理系统以实现对销售合同的全面管理，合同的管理分成如下几个阶段：
9.1.1. 合同草案制作
在合同草案制作阶段，由销售负责人起草合同，填写必要的信息，包括如表 9 1 合同基本信息所示的内容，
表 9 1 合同基本信息
属性 说明
合同编号 每一个合同有一个唯一的编号，用以识别合同签订的时间和编号
甲方单位名称 指的是客户（也可能是本公司）
乙方单位名称
合同内容 对合同的文字描述
合同付款信息 可能有多个阶段分别付款
合同总额 指的是分阶段的付款之和
产品清单 合同中规定的产品信息
销售合同的管理主要是甲方为客户一方的销售合同，但同时也有甲方为该企业的销售合同。因此，甲方单位名称不一定指的就是客户名称，也可能是该企业的单位名称。
合同的内容是对整个合同的文字描述，包括各项条款。
合同的付款信息随着合同的不同也不同，有的合同只有是一次性付款，而有的合同是多次付款，付款信息中需要说明付款的具体时间和金额（所有的金额以人民币元为单位,保留到人民币分，后面的涉及金额的地方不再进行说明）。
合同总额应与合同各次付款之和相同。虽然可以根据每次付款进行相应的计算，但在合同的内容中明确给出合同的总额。
产品清单需要列出合同中所采用的产品的编号、产品名称、产品的单价、产品的数量和相应的折扣。根据情况，有些合同可能并不列出价格信息和折扣信息。另外，有些合同属于服务性质的合同，可能没有实际的产品，因此也没有产品清单。
9.1.2. 合同审核
销售负责人起草合同后，将合同草稿发送给商务人员和技术负责人各一份，商务人员根据相关的法律和企业的有关规定对合同的相关内容进行审核，而技术负责人则对合同中配置的产品的合理性和其它相应的技术问题进行审核。只有通过商务和技术审核的合同才可以进入到下一个阶段“合同签订”，否则，销售负责人需要根据商务或技术审核的意见重新修改合同并再次提交。
9.1.3. 合同签订
合同签订阶段中，企业的法人代表（设定为公司的总经理）负责签字合同，客户方相应的负责人负责签字，签字信息要包括个人签名和签名时间。
9.1.4. 合同维护与管理
进入至合同维护阶段，合同的任何内容不允许修改，只能进行相应的查询。在该阶段有如下的业务活动：
（1） 查询合同应付款项，通知销售负责人进行应付款项的摧要款。技术人员在服务的过程中（如安装实施或售后服务等）查询合同中相应的产品清单，但不允许查询合同中产品的价格信息。
（2） 定期整理相应的报表，如每个销售人员人销售业绩、部门销售业绩等以供管理者进行监督管理。
（3） 在每个财年结束进行年终总结时，给管理者提供更详细的报表，包括个人销售业绩、部门销售业绩各项产品（按产品生产厂商划分，如IBM的产品的销售业绩等）、与过去两年的销售业绩的比较等内容。
9.2. 系统功能
销售合同管理系统需要对以上所有阶段的合同基本信息及相关信息进行全面的管理，基本实现的功能如下：
9.2.1. 销售负责人创建合同草稿
销售负责人可能利用系统输入一个合同草稿的相关内容。其中，
合同的编号是系统根据系统中已经有的合同信息和当前的日期自动生成的，不允许修改。
甲方和乙方单位名称也是和系统中已经保存的信息相匹配的。如甲方单位的名称是“北京理工大学”，则“北京理工大学”在数据库的客户信息中已经存在，如果存在则需要先添加一个相关的客户信息，然后才能够输入合同内容。而如果输入有甲方不是该企业，则系统在乙方中自动填写该企业的名称，反之，如果乙方是客户，则系统自动在甲方信息中填写该企业的名称。
所输入的合同付款信息应与合同总额相对应，当输入完所有的合同款项后，系统自动填写合同总额。
产品清单中的产品必须是数据库产品信息中已经存在的产品，不允许添加新的产品，也不允许的合同内容输入的过程中修改已有产品的任何信息。即可以理解为，产品信息对于销售合同管理系统来说是只读的。系统应能够让输入者从产品列表中选择相应的产品并自动将所需要的产品信息（产品编号、名称、数量、单价、折扣，其中单价和折扣是可选的）加入到合同的产品列表中。
在合同输入的过程中或输入完成后，输入者可以预览生成的合同。
最后，输入者可以选择提交将生成的合同草稿提交给商务人员（在企业中是固定的一个人）和技术负责人（在企业中是固定的一个人）或者暂时将合同保存起来以便将来再进行修改或提交。
9.2.2. 合同审核功能
系统应支持商务人员将合同的审核意见提交到合同草稿的提交人，技术负责人则将合同的审核意见提交到合同草稿的提交人和商务人员。注：根据这一情况，系统中应记录合同的销售负责人是谁，这也是大多数业务活动中一般的做法，但需要注意的是将来打印的合同不能出现销售负责人的信息，这是公司内部的信息。
系统在这一阶段应记录合同的商务、技术审核的意见、审核的时间和审核者的信息。
审核通过后的合同应能够打印以进行合同的签订。
9.2.3. 合同签订功能
系统需要将在打印合同上签字的内容包括甲乙双方签字代表和时间的信息记录下来。
9.2.4. 合同维护与管理
（3） 查询合同。首先列表所有的合同（包括合同编号、合同名称、签订日期、销售负责人），然后可以输入合同编号或合同名称查询某一特定合同的内容。
（4） 查询应付款项。根据合同的内容查询目前还已经付款总和小于合同总额的且已经超过合同所规定的付日期的合同信息，包括应付款款项和应付款的日期，将相应的内容通知销售负责人以便进行应付款摧交。参考格式如下：
表 9 2 应付款款项
销售人员 合同编号 合同名称 应付款 应付日期
张XX 合同01 XXXXXX 2005-12-1
合同05 2005-12-4
李XX 合同03 2005-11-1
（5） 查询产品信息。技术工程师在安装和售后服务的过程中查询合同中的产品清单，包括产品的编号、名称和数量，但不包括产品的价格信息。同时系统还应列出合同的销售负责人、客户信息的内容，以便技术工程师了解。报表的格式请参考附件中产品清单。
（6） 生成销售人员业绩报表。按每个销售人员生成销售额报表，包括销售人员姓名、签订的合同销售总额、已到款总额。
表 9 3 销售人员业绩报表
销售人员 合同总额 已到款项
张XX 2100000.00 1300000.00
李XX 4500000.00 2340000.00
（7） 生成公司销售业绩报表。按部门生成销售业绩报表，包括部门名称、销售人员姓名、销售合同编号、合同总额。如下所示：
表 9 4 2005年部门销售业绩报表
部门 销售人员 合同 合同总额
部门1 张XX 合同01 100000.00
合同05 3400000.00
李XX 合同03 150000.00
合同11 230000.00
部门2 赵XX 合同XX
王XX 合同22 38000000.00
合同24 4000000.00
生成日期2005年12月6日星期二
（8） 生成企业业绩对比报表。在报表中生成与过去两年的销售业绩的对比，如下表所示：
表 9 5 部门销售业绩对照表
部门 年份 业绩（万元） 增长（%）
部门1 2003 1500.00
2004 2100.00 40
2005 3800.00 81
部门2 2003 1800.00
2004 2300.00 27.8
2005 3500.00 52.2
9.3. 售后服务管理需求
在完成合同所规定的系统的安装调试后，进入到系统的售后服务阶段。在该阶段用户可以通过电话等多种方式要求提供产品的售后服务，这些服务包括电话技术咨询、产品维修、现场系统服务等。公司有一个售后支持中心负责系统的售后服务。当用户要求提供服务时，售后支持中心的客户服务专员首先要根据客户信息和产品信息通过验证与合同的匹配情况，需要服务的产品是否是合同中的产品、所购买的产品是否在服务期内等。然后将这些信息记录到客户服务记录表提供给售后支持中心的技术支持工程师，技术支持工程师将技术支持的情况记录到客户服务记录表中。如果客户的产品经过技术支持工程师的咨询后需要提供产品维修或现场服务，则由客户服务专员根据合同的情况确定是否需要向客户收取服务的费用（注：因此，合同中需要明确记录能够判别何时是在产品的服务期内）。维修工程师或现场服务工程师将服务的情况记录到客户服务记录表中。
客户服务记录表的格式如下：
表 9 6 售后服务记录表
名称 内容 说明
服务编号 每一次服务有一个编号
服务开始时间
服务结束时间
服务类型 电话咨询/维修/现场
客户名称 客户的单位名称
客户联系人姓名
联系人电话
合同号
项目负责人 即该产品的销售人员
产品编号 可能有多个产品
服务专员/工程师
服务内容 详细记录服务的过程与结果
9.4. 附件一 合同示例
购销合同
合同编号：ZZ 050916YWY 签订地点：北京 签订时间：2005/09/16
订立合同双方：
需方（以下简称甲方）：XX电脑公司
供方（以下简称乙方）：北京XX科技有限公司
为了明确甲乙双方的责任，保证合同的顺利进行，确保双方实现各自的经济目的，经
甲乙双方充分协商，本着平等互利的原则，特订立本合同，以便共同遵守。
一． 合同总金额。 （配置报价明细详见合同附件1）
共计：人民币玖万玖仟壹佰陆拾玖圆整（￥188,903）
二． 产品质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件及期限。
1． 产品备件的合格指标：按照生产厂家——Veritas原厂的质量标准及技术标准为准则。（以生产厂家产品说明书为准）。
2． 软件产品的质量标准为：Veritas厂家原装。否则可无偿退货。
3． 乙方保证所售出的产品均为Veritas公司合法产品，并受到有关法律的保护。
三． 交货地点、方式、期限。
1．交货地点： 福州XX路58号
2．交货方式： 乙方送货上门
3．交货期限： 乙方在收到全款后20个工作日内交货。
四． 运输方式及费用负担。
1. 运输方式： 公路（或铁路）运输
2. 费用负担： 乙方负担费用
五． 包装标准
厂家原包装
六． 产品验收标准、方法及提出异议期限。
1、 货物到货后，甲方应根据货物清单共同清点货物箱数、货物品种、规格型号及数量，检查外包装情况，并在验货单上签字认可，传真回乙方处。
2、 甲方在验收中，如果发现货物的品种、规格、型号、数量与合同不符，应妥为保管，并在货物交付之日起叁日内向乙方提出书面异议。
3、 甲方在验收中，如果发现货物的质量与合同不符，应妥为保管，并在货物交付之日起叁日内向乙方提出书面异议。
4、 甲方因使用、保管、保养不善等造成货物质量下降的，不得提出异议。
七． 技术支持与售后服务地点、方式、期限。
1、 服务地点： 北京市海淀区XX路1号XX科技大厦B座18层；
2、 服务方式： 乙方提供电话支持、电子邮件和传真支持，但不提供现场服务；Veritas和ADIC公司提供1年5×8电话支持。ADIC公司对磁带库产品提供3年保修，保修条款和方式以ADIC公司的规定为准。
3、 服务期限： 乙方在收到全款后的一年之内。
十一、 付款方式及期限
1. 合同签定后三日内甲方向乙方支付合同全款，即人民币壹拾捌万捌千玖佰零叁圆整（￥188,903）。
2. 产品到货安装调试验收后7日内甲方向乙方支付合同总报价的20％，即人民币壹万玖仟捌佰叁拾肆圆整（￥19,834）。
3. 甲方应提供必要的条件保证乙方在合同约定的时间内完成服务。如非因乙方原因导致乙方不能在合同约定的时间内完成服务，则视为乙方已在合同约定的时间内服务合格，甲方应按付款条件支付乙方货款。
十二、 违约责任
1． 甲方违约责任：
1） 甲方违反合同规定拒绝接货的，应当承担由此造成的乙方全部损失。
2） 如因甲方的原因造成乙方无法安装调试或者延长安装调试时间，甲方应承担乙方因此所受的损失。
3） 甲方逾期付款的，应向乙方偿付逾期付款的违约金。计算办法为每一周按逾期付款部分的0.5%计算，不足一周按一周计算。
2． 乙方违约责任：
1） 乙方不能交货的，应承担由此造成的甲方全部损失。
2） 乙方逾期交货的，应向甲方偿付逾期交货的违约金。计算办法为每一周按合同金额的0.5%计算，不足一周按一周计算。
3） 乙方所交产品品种、规格、质量、数量、型号不符合合同规定的，乙方承担全部责任。
十三、不可抗力
甲乙双方的任何一方由于不可抗力的原因不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，在取得有关主管机关证明以后，允许延期履行、部分履行或者不履行合同，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。
十四、解决合同纠纷的方式
本合同如果发生纠纷，当事人双方应当及时协商解决。协商不成时，任何一方均可直接向合同签订地人民法院起诉。
十五、其他
按本合同规定应该偿付的违约金、赔偿金、保管保养费和各种经济损失，应当在明确责任后10日内，按中国人民银行规定的结算办法付清，否则按逾期付款处理。本合同自甲、乙双方签字之日起生效，合同执行期内，甲乙双方均不得随意变更或解除合同。合同如有未尽事宜，必须经双方共同协商，作出书面补充规定，补充规定与本合同具有同等效力。本合同正本一式二份，甲乙双方各执 一份。本合同传真件具有同等法律效力。因首次签订合同，供方须向甲方出示公司工商营业执照，税务登记证，法人身份证复印件，并加盖公司公章。
甲方： 乙方：
单位名称： XX发展中心 单位名称： 北京XX科技有限公司
单位地址： 北京市海淀区XX路1号XX科技大厦B座18层 单位地址： 北京海淀区中关村南大街XX号XX大厦101室
联系电话： （010）XXXXXXXX 联系电话： （010）XXXXXXXX
传真号码： （010）XXXXXXXX 传真号码： （010）XXXXXXXX
邮政编码： 100083 邮政编码： 100081
开户银行： 开户银行： 北京银行白石桥支行
银行帐号： 银行帐号： XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXX
法人代表： 法人代表：
经办人： XXX 经办人：
签约时间： 2005年8 月 5 日 签约时间： 2005年 8 月 5 日
合同附件1：产品订货号和详细配置报价表
描述 订货号 描述 数量 报价
Veritas Backup Exec备份软件 ￥48,903
主模块 A130258-0xx000* Backup Exec,Windows,Servers,v10,License 1 ￥5,343
SQL数据库选件 A131298-0xx000 Backup Exec,Windows,Microsoft SQL Server Agent with Client Access License,v10,License 1 ￥5,970
Oracle数据库选件 A131308-0xx000 Backup Exec,Windows,Agent for Oracle on Windows Servers with Client Access License,v10,License 1 ￥5,970
打开文件备份 A131208-0xx000 Backup Exec,Windows,Advanced Open File Option with Client Access License,v10,License 5 ￥26,850
智能灾难恢复选件 A131248-0xx000 Backup Exec,Windows,Intelligent Disaster Recovery Option Unlimited Clients,v10,License 1 ￥4,170
介质 N130348 Backup Exec,Windows,v10.0,E/F/G/J/S/I/C/K,Media Kit 1 ￥300
说明书 N130378 Backup Exec,Windows,v10.0,Chinese,Documentation Kit 1 ￥300
Scalar 24 LTO-2 磁带库 ￥140,000
S24磁带库 9-00662-01 Scaalr 24 磁带库，配备一台LTO-2 磁带机躯动器，光纤接口,条形码扫描仪、100个条形码磁带带标、一条电源线和产品手册。 1
数据磁带 LTO2-Data LTO2数据磁带 20
清洗带 LTO-Clean LTO清洗带 1