職場では時間不足が蔓延しており、多くの人は仕事が多すぎると考えており、時間が足りないと言います。
実は本当の理由は仕事の効率が悪いからです。典型的な症状は次の 2 つです。
最初に矢面に立たされるのは先延ばしです。仕事は朝から午後、午後から明日へと遅れ、時間通りに完了することは常に不可能です。
もう 1 つは注意力の欠如で、勤務時間中に WeChat を開き、グループ チャットのメッセージを眺め、モーメントや公式アカウントを閲覧しますが、1 つの作業に集中して費やす時間は 20 分を超えません。
先延ばしにして気が散っていると、隣の優秀な人材がすでに明日の仕事を終えています。
時間は誰にとっても平等ですが、効率が人々の間の差を決定します。
効率の問題を解決する万能薬はありますか?時間をより適切に管理するのに役立つ方法はありますか?
-ポモドーロテクニックを試してみるといいかもしれません。
ポモドーロ・テクニックは、1992年にイタリア人のフランチェスコ・シリロによって発明され、彼は「ポモドーロ・テクニック」という本を書きましたが、この本は諸事情により中国語訳が出版されていなかったので、今回はその本を紹介することにしました。 『図解ポモドーロ・テクニック』はスウェーデン人のスティーブ・ノットバーグ著。
スティーブ ノートバーグは、ポモドーロ テクニックの忠実なファンであり、精力的な推進者であり、ポモドーロ テクニックをさらに説明し、最適化しました。この『図解 ポモドーロ・テクニック』という本は、発明家シリロの序文で推奨されただけでなく、アメリカのアマゾンでの売り上げが原作をはるかに上回りました。
この本は中国語版が出版されると読者から大好評を博し、初版は30回以上増刷され、ポモドーロ・テクニックを学ぶ初心者の必読書と言えるでしょう。
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この本では主に次の 3 つの重要な内容について説明します。
まず、ポモドーロとは何ですか？その由来は何でしょうか？その背後にある理論的根拠は何ですか?
次に、ポモドーロ テクニックは具体的にどのように機能するのでしょうか? ポモドーロワーカーの典型的な一日はどのようなものですか?
第三に、ポモドーロ テクニックをさらに最適化するにはどうすればよいでしょうか?
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ポモドーロとは何ですか?
ポモドーロ テクニックの発明者であるフランシスコ シリロは、大学生活の最初の数年間は学習効率の低さに悩まされ、宿題や勉強ができない自分を軽蔑し、集中する方法を見つけると誓っていました。たとえ10分でも短い時間でもしっかり勉強する気力があったので、時間を数えてくれるコーチがいればいいのにと思いました。
それで、誰がコーチになるのでしょうか？自分自身。
彼はキッチンに行くとトマトの形をしたタイマーを見つけました。シリロは時計を 10 分の位置にねじ込みました。時間が経過するとタイマーが「カチッ、カチッ」と音を立て、10 分が経過するとすぐに鋭いアラームが鳴りました。鳴った、立ちなさい。後で、「それが私のポモドーロ時計との出会いだった」と思い出しましたが、実際、それはポモドーロ時計の原型、本物のトマトの形をした時計でした。
その後、ポモドーロはすぐに世界中で人気になりました。Google でキーワードを検索すると、約 455 万件の結果が得られます。Apple の APP ストアの有料効率化アプリケーションのトップ 10 の中で、ポモドーロを使用した時間管理ソフトウェアはトップ 10 の 1 つです。そのうちの 2 つは、では、そんな人気のポモドーロとは一体何なのでしょうか？
実はとてもシンプルです。毎日のタスクをリストアップし、作業時間をいくつかの小さな単位に分割します。最初の 25 分間は 1 つのことに集中した後、5 分間完全に休憩します。このような 30 分間をポモドーロと呼びますまたは、ポモドーロと呼びます。
生産性の向上という点では、ポモドーロはシンプルですが強力であり、小さなポモドーロの背後には多くの心理学的理論的根拠があります。ただし、ポモドーロ ツールがポモドーロ テクニックのすべてではなく、ポモドーロ テクニックは 25 分間の作業と 5 分間の休憩で構成されると誤解されていますが、実際にはこれは誤解です。
ここで分析する必要があるのは、ポモドーロ テクニックは完全な時間管理システムであり、ポモドーロ ガジェットをポモドーロ テクニックに組み込むことによってのみ最も効果を発揮できるということです。
では、ポモドーロテクニックの時間管理プロセスは具体的にどのように機能するのでしょうか? 2 番目のポイントに入ります。
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ポモドーロワーカーの典型的な一日はどのようなものですか?
ポモドーロワーカーの一日のワークフローを紹介するので、まずは起床後の計画の立て方から始めましょう、これがポモドーロテクニックの第一歩です。このステップでは 3 つのリストを準備する必要があります。
まず、やるべきことを集めてタスクリストを作成する必要があります。ToDoリストとは、その名の通り、最近自分の中に溜まっていて、達成したいと思っているもののまだ達成できていないことのことです。, 紙を取り出して思いついたとおりに書いて、思いついたときにリストに追加することができます。仕事、家族、個人的な趣味など、思いついたことを何でもリストアップできます。
このタスク リストでは、To Do リストから今日の To Do リストを抽出する必要があります。
別の紙を取り出して、今日の日付を記入し、タスク リストから今日完了する予定のものを見つけてください。これが 2 番目のリスト、今日の ToDo リストです。
では、今日のやるべきことを完了したら、いつから始めるべきでしょうか? 著者が提示した行動指針は「今すぐやる」です。
蛍光ペンを使用して、今日のリストの中で、今は全力で取り組むことができるものにマークを付けます。それを完了するまでに何回のポモドーロがかかるかを見積もってから、ポモドーロのスイッチをオンにして、一緒に踊ります。これが 3 番目のステップです。リスト。
今リストにあるのは 1 つだけです。それがあなたの目の前にあり、最も重要なものです。
上記は、ポモドーロ テクニック プロセスの最初のステップの計画であり、3 つの重要な点を明確にするのに役立ちます。1 つ目は、何をすべきかを知っています。2 つ目は、それをいつ実行するかを知っています。3 つ目は、それにかかる時間を見積もります。 . 時間、計画を立てた後、勤務時間を入力できます。
ポモドーロ テクニックの 2 番目のステップは実行です。先ほど、ポモドーロには 25 分間の集中作業と 5 分間の完全な休憩が含まれると言いましたが、言うのは簡単ですが、仕事中に集中した休憩を実現するにはどうすればよいでしょうか。また、完全な休息を実現するにはどうすればよいでしょうか。——実装側が注目すべき課題ですね。
私たちは仕事中に何らかの中断に遭遇することがよくありますが、これは次の 2 つの状況に分類できます。
1 つは、自分自身の心の中の気を散らす考えによって中断される、内的中断です。たとえば、ポモドーロの途中で、今夜ガールフレンドのために映画のチケットを予約しようと突然思いつき、モバイルアプリを開いてチケットを予約しましたよね?
もう 1 つは外部からの突然の作業によって中断される外部割り込みです。たとえば、同僚から書類のコピーを手伝ってほしいと頼まれたり、顧客から電話で進捗状況を確認されたり、上司が即席の会議を開いたりするなどです。
中断にはどのように対処すればよいでしょうか? ポモドーロを一時停止して、先に他のことをして、その間の時間を埋め合わせることはできますか? 答えはもちろんそうではありません。
ポモドーロは原子的、つまり分割不可能です。どのような意味です？つまり、同じポモドーロ中に集中できるのは 1 つのことだけであり、別のことをする場合は、ポモドーロがどれだけ長く続いても、キャンセルして最初からやり直す必要があります。
ルールが厳しすぎると思う人もいるかもしれません。しかし、実際には、ポモドーロの原子性は、集中した作業のための保険にすぎません。ポモドーロを自由に分割できるとしたら、それ以外の時間と何が違うでしょうか？
ポモドーロ時間を分割すると、実際には儀式の感覚が破壊され、流れが破壊され、集中力と先延ばしの治療が放棄されます。
ポモドーロ テクニックでは時間が決して中断されないという保証はありませんが、すでに 2 つの異なる中断に対処するための戦略が用意されています。
内部混乱に対処する戦略はログを記録することです。映画のチケットを買うなど、うっかり買いたいものを思いついた場合はリストに記録しておけば、ポモドーロが終わったらまた携帯を取り出せば忘れることはありません。
外部からの中断に対処する戦略は、通知、計画の交渉、対応の 4 つのステップに分かれています。同僚から書類のコピーを手伝ってほしいと頼まれた例を考えてみましょう。まず、相手に「手元にコピーを書いているところです」と伝えてから交渉します。昼休みにコピーを手伝います。できますか?間に合うかな？
次に、昼休みに文書をコピーすることを ToDo リストとして追加する予定です。問題がより複雑な場合は、そのためだけにポモドーロ タイマーを設定することもできます。
ようやく返事が来て、約束通りに物事を終わらせてください。この戦略は、単に約束をして記録し、時間が来たら対処することを意味します。
もちろん、監督者との即席の会議があり、この種の外部からの中断で遅延交渉ができない場合は、ポモドーロをキャンセルして会議終了後に再開するしかありません。
2 つの戦略で中断を回避することで、ポモドーロ中の集中作業を実現しました。
では、どうすれば深いリラクゼーションを実現できるのでしょうか？
ダウンタイムを過ごす主な目的は、脳を再充電し、以前に吸収した情報をバックグラウンドで処理できるようにすることであることを理解してください。したがって、よりよい休息方法は、短時間軽く眠り、起き上がって歩き回るか、コップ一杯の純水を飲むか、窓の外を眺めるか、呼吸して瞑想することです。
デスクワーカーの場合は、休憩中に電話をかけたり、ファイルに応答したり、ニュースを読んだりしないほうがよいでしょう。これらは次のポモドーロ中にさらなるプレッシャーを与え、休憩の効果が得られません。西洋には、「仕事ばかりして遊びがないと賢い子供はバカになる」ということわざがありますが、この言葉は決して不合理なものではありません。
上記の方法によれば、ポモドーロを使って一日を効率的に過ごすことで、集中した仕事と深いリラックスの実行段階が完了します。
寝る前にまとめて復習することも必要です。ポモドーロ テクニック用語で言えば、これら 3 つのステップを記録、処理、視覚化します。
中断の回数と中断の理由を記録するだけでなく、完了したポモドーロの数も記録できます。このトマトは何を乾燥させたものでしょうか？もう少し詳しくてもいいかもしれません。
たとえば、今日はコピーを書くために 3 つのポモドーロが予定されていましたが、予定されていた最初のポモドーロは、トイレに行かずにはいられなかったため、内部中断によって台無しになりました。2 回目のポモドーロは、上司が私に即席の会議を求めたため、外部からの中断によって台無しになりました。最終的に、今日のコピーライティング作業などを完了するのに 4 つのポモドーロを使用しました。これを客観的追跡と呼びます。これは、実行フェーズで重要なデータをタイムリーに記録して保持することを意味します。
処理とは、記録された情報を分析し、有用な情報を見つけることです。
たとえば、内部または外部の中断に遭遇する頻度、ポモドーロあたりの平均中断回数、1 日に完了できる平均ポモドーロ数などです。主に仕事に費やしているのか、家族に費やしているのか、それとも個人的な興味に費やしているのか、これが主観分析の第一歩であり、基本的なデータ処理は問題点を見つけることです。
可視化とは、簡単に言うと、以前に分析したデータからワークフローを改善するためのアイデアを見つけることです。これは主観的分析の 2 番目のステップで、最初に分析したばかりの質問に対する答えを見つけます。
たとえば、500 単語を書くのに 2 ポモドーロかかることがわかりました。明らかに効率が十分ではありません。どうすれば改善できますか? 最初にポモドーロを使って構想を練ったり、正式に執筆を開始する前に概要を書いたり、ポモドーロを使って素早く下書きを書き、それを修正するためにポモドーロを描いたりすることもできます。
その後、これらの方法で作業効率が向上するかどうか、どの方法がより効果的で自分に合っているかを比較し、自分の好みに応じて常に調整することができます。
これを何度も繰り返すと、時間に対する新たな理解が得られます。
1 つは、特定のタスクを完了するのに何回のポモドーロが必要かを理解することです。今回は昨日と比べて一歩後退したのでしょうか、それとも前進したのでしょうか？回帰について考える理由は何ですか? 進歩の理由は何ですか？どうすればさらに前進できるでしょうか? この方法によってのみ、明日の時間をより適切に調整し、毎日の自己反復を達成することができます。
2つ目は、真剣に取り組む限り、1回のポモドーロでたくさんのことができるということを理解し、自然に先延ばしすることをやめることです。
ポモドーロワーカーの基準をまとめると、1日は朝起床後の準備フェーズ、勤務時間中の実行フェーズ、夜寝る前のレビューフェーズで構成されます。これら 3 つの段階は、計画、実行、記録、処理、視覚化の 5 つの段階をカバーしており、目標を明確にし、効率的に働き、リラックスし、データを追跡し、プロセスを改善し、時間を理解し、自分の生活をコントロールするのに役立ちます。
ここまでで、ポモドーロ・テクニックはほぼ導入されましたが、皆さんの心の中にはまだ解決されていない混乱があるはずです。たとえば、理論をどのように行動に移すことができるでしょうか?
次に３点目に移ります。
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実際の運用では、
ポモドーロ テクニックをさらに最適化するにはどうすればよいでしょうか?
ポモドーロ テクニックには多くの利点があるものの、機械的だと思われる人も多いかもしれません。結局は退屈すぎてやめてしまうのでしょうか?
ノットバーグ氏は本書の中で、ライフスタイルのヒントとしてポモドーロ・テクニックを貫くことについて言及しています。
一般に、ゲーミフィケーションを使用して、タイムリーに肯定的なフィードバックを提供します。フィードバックは報酬として考えることができます。実行段階でポモドーロを完了するとやりがいがあるのは間違いなく、休憩のベルが鳴るのを聞くと安堵感を感じるでしょう。ただし、この達成感を感じるエネルギーは限られており、次のポモドーロを元気にやり遂げるためのエネルギーにはならないかもしれない。
この達成感をさらに高めるにはどうすればよいでしょうか? 仕事の背後にあるフィードバックをゲーム化します。
なぜゲームはこれほど魅力的なのでしょうか? タイムリーなフィードバックを提供するため、スキルがキャラクターの頭に刻まれると、すぐに血が失われます。モンスターを倒した後、装備はすぐに報告されます。この男を殺した後、すぐにアップグレードされます。プレイヤーは常にタスクを達成すると報酬が得られるという好循環状態で、もちろんとても楽しくてやめられませんでした。
著者の理論を参照して、私たちの提案は、ポモドーロを完了した後、この小さな成功に対する自分へのご褒美として、すぐに自分自身に小さな贈り物を与えることができるということです。
生活の中で、家族や友達に何かを買いたいけど、お金を払う瞬間に躊躇してしまうことはよくありますが、このときトマトの完成数と買い物を連動させることができます。
たとえば、ポモドーロを 2 回完了すると、お気に入りの小説を自分で購入できます。さらに 4 ポモドーロを完了すると、ビデオ ウェブサイトのメンバーシップの 4 分の 1 を家族にプレゼントします。毎日 8 ポモドーロを完了すると、合計 7 日間、友達と一緒に映画やミュージカルなどを鑑賞しましょう。
人生にはフィードバックはありませんし、あなたの行動を誰も賞賛してくれません。ですから、私たちは自分自身に優しくして、強制的にフィードバックを作成する必要があります。そうすることで、仕事を効率よくこなすだけでなく、物欲も満たされて精神生活も豊かになると思いませんか？
財布を痛めつけるよりも、理性と説得力で自分にご褒美を与える方が良いでしょう。
ポモドーロを完了するたびに休暇を過ごすことになります。これはポモドーロ テクニックを習慣化するためのコツであり、習慣を身につける唯一の方法でもあります。
最適化についての話は終わりました。秘訣は、ポモドーロを終えた後に自分にご褒美を与えるためにゲーミフィケーションを使用することです。
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要約する
ポモドーロは、25 分間仕事に集中し、5 分間深くリラックスできる時間管理ツールであり、その背後にある心理学的原理は、フロー理論、左脳と右脳の分業理論、条件反射理論に基づいています。
これは、準備、実行、レビューの 3 つのフェーズに分かれています。
午前中にその日のアクティビティを計画し、今日のやるべきことと現在のリストを見つけて、必要なポモドーロの数を見積もります。
実行フェーズでは、中断に対処する方法と深いリラクゼーションを実現する方法に焦点を当てます。
夕方には、今日完了したポモドーロの数と中断の数を分析して最適化します。毎日少しずつ進歩して、明日はより良い時間を調整できるように努めます。
ポモドーロ テクニックを長期間にわたって実践すると、学習と仕事の効率が大幅に向上します。
- 終わり -
時間はどこですか？私の一日をコントロールするのは誰ですか?
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