과학기술의 발전과 정보화 시대의 도래로 인해 기업은 계약 관리 에 있어 점점 더 복잡한 문제에 직면하고 있습니다 . 전통적인 계약 관리 방법은 계약 관리 효율성과 정확성에 대한 기업의 요구를 충족할 수 없었습니다. 따라서 기업 계약 관리의 디지털 역량을 강화하는 것이 시급한 과제가 되었습니다.
다음은 기업이 계약 관리의 디지털 기능을 효과적으로 향상시키는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 주요 단계입니다.
1. 요구 사항과 목표 결정 : 첫째, 기업은 자체 계약 관리 요구 사항과 목표를 명확히 해야 합니다. 기업의 규모, 산업의 특성, 계약 건수 등을 고려하여 계약 보관, 계약 템플릿, 승인 프로세스 등 디지털 계약 관리가 갖춰야 할 기능과 특성을 결정합니다.
2. 올바른 디지털 도구 선택 : 기업에 적합한 계약 관리 디지털 도구를 선택하는 것이 핵심입니다. 기업은 필요에 따라 계약 관리 소프트웨어, 클라우드 스토리지 또는 기타 디지털 솔루션을 선택할 수 있습니다. 선택한 도구가 계약 데이터를 효과적으로 통합 및 관리하고, 친숙한 사용자 인터페이스와 유연한 기능 사용자 정의를 제공할 수 있는지 확인하십시오.
3. 계약 관리 시스템 구축 : 기업의 요구와 선택한 디지털 도구에 따라 포괄적인 계약 관리 시스템을 구축합니다. 계약 초안 작성, 승인, 서명, 실행 및 제출을 포함하여 계약의 모든 단계를 자동화할 수 있는 시스템을 확보하십시오. 또한, 기업이 계약 이행 및 위험을 이해할 수 있도록 실시간 모니터링 및 보고 기능도 제공해야 합니다.
4. 데이터 대조 및 마이그레이션: 기업은 기존 계약 데이터를 합리적으로 구성하고 마이그레이션해야 합니다. 기존 계약 정보를 새로운 시스템으로 전송하고 계약 인덱싱 및 태깅을 구축하여 디지털 도구의 가져오기 기능을 사용하여 계약 데이터를 신속하게 검색하고 관리합니다.
5. 인력 교육 및 개발 : 디지털 계약 관리 시스템을 효과적으로 운영하려면 적절한 기술과 지식을 갖춘 인력이 필요합니다. 따라서 기업은 직원들이 계약 관리 시스템을 능숙하게 사용하고 계약 관리 모범 사례를 이해할 수 있도록 교육해야 합니다.
6. 데이터 보안 및 규정 준수 보장 : 디지털 계약 관리 과정에서 데이터 보안 및 규정 준수는 매우 중요합니다. 기업은 계약 데이터가 보호되고 규제 요구 사항을 준수하도록 관련 데이터 보안 조치를 수립해야 합니다. 동시에 데이터 공유 및 프로세스 협업을 달성하려면 계약 관리 시스템과 기타 기업 시스템의 통합 기능을 보장해야 합니다.
7. 지속적인 개선과 최적화: 디지털 계약 관리는 진화하는 프로세스입니다. 기업은 새로운 기술과 솔루션에 지속적으로 관심을 기울여야 하며 비즈니스 변화와 시장 요구에 적응하기 위해 계약 관리 시스템을 지속적으로 개선하고 최적화해야 합니다.
기업 계약 관리의 디지털 기능을 강화함으로써 기업은 효율적이고 정확하며 안전한 계약 관리를 달성할 수 있습니다. 디지털 계약 관리는 기업에 더 나은 계약 관리 경험을 제공하고 전반적인 운영 효율성과 위험 제어 기능을 향상시킵니다. 따라서 계약 관리의 디지털 전환을 적극적으로 추진하면 기업에 막대한 이익과 경쟁 우위를 가져올 수 있습니다.
계약 전체 라이프사이클 관리 개념을 통합하고 디지털 혁신을 심화합니다.
Daoben Technology의 "스마트 계약" 관리 플랫폼은 계약 초안 작성, 계약 승인, 계약 체결, 계약 접수, 계약 이행 등 계약의 전체 라이프사이클을 배포 및 모니터링하고 지점에서 라인, 지점에서 표면까지 기업 계약 관리를 촉진합니다. 지능형 예측으로 위험을 판단하고 위험 예방 수준을 효과적으로 향상시킵니다. '스마트 계약' 관리 플랫폼 역시 인공지능, 빅데이터 등 신기술을 기반으로 그룹과 하위 2차 단위 간 다단계 수직적 연결을 구축하고, 조달관리, 구매관리 등 정보시스템과 데이터 정보를 수평적으로 공유한다. 재무 관리 및 비즈니스 관리 실시간 온라인 계약 관리, 전체 프로세스 가시성, 동적 모니터링 및 시기적절한 조기 경고를 촉진합니다. 동시에 "스마트 계약" 관리 플랫폼은 기업을 위한 디지털 관리 조종석을 만들 수도 있습니다. 고유한 위험 표시 시스템과 디지털 대형 화면을 통해 데이터를 사용하여 위험 예방을 추진하고 의사 결정을 강화하며 기업의 발전을 돕습니다. 품질을 높이고 계약 관리의 가치를 지속적으로 향상시킵니다.
