一、当前企业办公存在的普遍痛点
- 办公方式落后：服务流程不透明，员工跑断腿，服务体验差，资源管理混乱，流程环节卡顿，服务效率低
- 价值不被认可：无法衡量服务对企业、对员工的价值，无法衡量服务性价比
- 服务创新困难：服务质量跟不上企业发展水平，想要创新却没有系统落地
- 信息化成本高：标准信息化系统不满足差异化的服务流程，系统开发成本高，服务部门负担不起
二、什么是OA办公系统
在 理清什么是 OA办公系统之前，我们先来理清几个概念：
1、什么是OA？
OA包括各种办公用的智能设备，基础软件，以及办公管理系统（OA系统）。包括复印机、考勤门禁、电子邮件、IM、office办公软件等等。
2、什么是OA系统？
OA系统指的是面向组织的日常管理和运作，为组织高频工作行为提供解决方案的系统模块。总而言之就是为组织提升效能、降低人工成本的自动化信息平台。
3、OA系统就仅仅是指一种系统吗？
不是的，从以上解释可以了解到，能帮助组织实现办公效能优化的功能其实都可以归结为OA系统的模块之一，包括但不限于市面通用的OA功能模块。
也就是说，OA系统的使用人是大多数员工而不是特定的一些部门或专业岗位，因此在概念界定上是不断变化的。
三、OA系统对企业的重要性
1、提高工作效率
员工可以通过OA系统提交请假申请、报销申请等，系统会自动进行审批流程，大大减少了人工处理的时间和精力。
此外，OA系统还可以提供任务管理、日程安排、文件共享等功能，帮助员工更好地组织和管理工作，提高工作效率。
2、优化信息管理
传统的纸质文档管理存在着信息不易查找、存储空间占用大等问题。而OA系统可以将企业的各类文档、资料、合同等进行数字化管理，实现信息的集中存储和快速检索。
保护信息安全也是OA系统中的重要一环。一般的OA系统能够设定权限，确保敏感信息的安全性。这样不仅节省了物质资源，还提高了信息管理的效率和准确性。
3、加强协同与沟通
通过OA系统，团队成员可以共享文件、讨论问题、分配任务等，避免了信息传递的延迟和丢失。在线会议、即时通讯等功能对于促进团队成员之间的交流和合作也起着重要作用。
一个跨部门的项目团队可以通过OA系统进行协同办公。团队成员可以在系统中共享项目进展、讨论问题，并及时分配任务。这样可以避免信息的断层和重复劳动，提高团队的协作效率和项目的执行效果。
4、数据分析和决策支持
企业可以做好数据分析工作往往是企业各大部门的难点，有些OA系统能够实时监测和分析各项业务指标，了解企业的运营情况和市场趋势。如此，企业便能够基于数据进行决策，制定更科学和有效的发展战略。
四、OA办公系统的功能
OA办公系统功能强大，下面以简道云办公系统为例，来详细谈一谈OA办公系统的功能
事项审批 —— 申请统一管理，操作便捷简单
- 合同审批：数字化合同审批，不用再拿厚厚的合同书了
- 加班申请：自动计算加班时间，还可联动绩效工资
- 外出申请：规范出差流程：填写外出缘由与时长等要素，提交申请
- 报表统计：对审批需求及其处理情况进行分析，延宕一清二楚
用车管理 —— 明细清清楚楚，流程一目了然
- 用车：统一标准、在线查询，内部外部车辆租借划清界限
- 还车：车辆归还一键选择即刻到位
- 加油：建立油卡信息库，智能换算金额，加油油卡自动扣款
- 维保：维保流程清晰，车检/意外登记预设完全，一键使用
- 报表：所有车辆信息、用、还、加油、维保等明细清清楚楚
费控管理 —— 随时随地提报，账单一清二楚
- 项目预算：立项评估，在线登记项目预算，全程数字化运作
- 费控申请：规范项目费用申请，在线填报、实时处理审批
- 报表统计：统计分析所有预算条目明细，透明费控申请处理进度
物资管理 —— 自动归档，灵活调用
- 物资库：建立物资信息库，清晰明了；随时新增入库，快捷便利
- 采购：标准化采购物资，库存数量看得到，采购多少心中有数
- 领用：领用关联一键搞定，智能计算库存，超出库存限制领用
- 归还：选择相关物资，即刻归还入库
- 物资统计：全面监控库存状态，把控物资调用情况
日报周报 ——透明数据，跟踪进展
- 周报：分部门设计日报内容及要求，针对性设置
- 日报：规范一周工作内容总结与下周规划，清晰明了
- 流程待办：将日报设置每日代办提醒，督促团队每日汇报
- 汇总统计：建立统计面板，监督各部门工作时长、日报周报提交情况
综上，OA办公系统对于企业的重要性不可忽视。它提高了工作效率、增强了企业的协同能力、提供了更好的数据管理和安全保障、提升了企业的决策能力以及改善了企业的服务质量。随着科技的不断进步，OA办公系统将在企业中发挥越来越重要的作用。
希望这篇文章对你有所帮助。