fundo
O surgimento de qualquer tipo de trabalho, função ou equipe na organização é para resolver um determinado tipo de problema na organização. O surgimento da melhoria da eficiência, PMO e outras equipes, o núcleo é melhorar a eficiência de pesquisa e desenvolvimento, coordenação organizacional e gestão de processos. Essa equipe deve apresentar teorias e práticas de gerenciamento ou engenharia adequadas à organização no momento certo, e deve ser capaz de implementar essas teorias e práticas até o sol nascer todos os dias. A equipe de melhoria da eficiência de Youzan fez algumas explorações e práticas sobre a melhoria da eficiência organizacional em modelos de colaboração de P&D de produtos (como gerenciamento de demanda, gerenciamento de processos de P&D), gerenciamento de projetos, prática de engenharia, construção de sistema de ordem de trabalho e design de produto eficiente. Uma série de artigos para sua referência. Este artigo é um prefácio, e artigos subsequentes sobre tópicos específicos mencionados no artigo serão publicados.
Desafios para habilidades organizacionais
Uma organização de negócios possui duas capacidades principais, capacidades de negócios e capacidades organizacionais. Escolher o caminho certo e o modelo de negócios é a habilidade de negócios; o suporte para a organização atingir seus objetivos de negócios é a habilidade organizacional. O nível de habilidade organizacional, ou seja, o nível de eficácia organizacional, determina a capacidade da organização de atingir as metas de negócios.
A missão, a visão e os valores de uma organização determinam qual estratégia a organização adotará.A estratégia é o caminho para a organização atingir seus objetivos. Do ponto de vista das "coisas", a forma como uma estratégia é implementada envolve como uma organização realiza uma coisa. Do ponto de vista das "pessoas", a estratégia determina o equipamento da organização (que tipo de pessoa, que tipo de organização). Para implementar a estratégia, é necessário mobilizar todo o pessoal da organização para operar de forma eficiente na perspectiva das "coisas", e colaborar efetivamente na perspectiva das "pessoas" para fazer em conjunto um bom trabalho de cada produto e serviço.
Com o desenvolvimento dos negócios, a escala da organização continuará a se expandir e a dificuldade de colaboração continuará a aumentar. De uma perspectiva de negócios, a Youzan expandiu-se dos primeiros negócios SaaS de micro-shoppings para posteriormente incluir cadeias de varejo, indústria de beleza, educação e Youzan Cloud. Da perspectiva das funções funcionais, desde o estágio inicial de foco nas equipes de tecnologia de produto, até os sistemas funcionais posteriores, como serviço, operação, marketing e vendas, foram continuamente estabelecidos e aprimorados. Por um lado, existem profissionais em vários negócios e posições, o que melhora muito as capacidades organizacionais; por outro lado, o aumento das "funções profissionais" levará a vínculos de colaboração mais longos e dificuldades crescentes na coordenação horizontal (Adam Smith A narrativa sobre a produção de um prego em "A Riqueza das Nações" descreve vividamente esse problema). Para a equipe de P&D de produto, como usar os recursos limitados em um middle office multi-business para atingir as metas de P&D. O rápido crescimento do número de comerciantes VS a organização em constante expansão, como responder às demandas dos comerciantes de maneira oportuna e de alta qualidade é um desafio.
Nossa prática e pensamento
1. Estabelecer e otimizar continuamente o fluxo de trabalho e fluxo de valor orientado a metas da organização
Do ponto de vista do pensamento sistêmico, a existência de qualquer organização comercial tem uma lógica central, que é qual é o valor central da organização e qual é o fluxo de valor. Um ponto de partida importante para melhorar a eficácia organizacional é a melhoria contínua desse fluxo de valor. De acordo com a regra do círculo dourado de por que-como-o que, o essencial é responder por que e como essa organização existe.
Por exemplo, Youzan é uma empresa de serviços comerciais. Seu principal valor é ajudar cada comerciante que se concentra em produtos e serviços para privatizar ativos de clientes, expandir mais clientes através da Internet e melhorar de forma abrangente a eficiência operacional e ajudar os comerciantes de forma abrangente a ter sucesso. Conforme mostrado na figura abaixo: 
Forneça soluções aos clientes para ajudá-los a ter sucesso nos negócios. Se o cliente for bem-sucedido, a Youzan pode obter mais clientes por meio da apresentação do cliente. Como a Youzan atendeu a um grande número de clientes, podemos entender melhor as necessidades dos clientes. Somente entendendo as necessidades dos clientes podemos fazer as soluções melhores. Se fizermos as soluções melhores, os clientes terão mais sucesso. Youzan tem vivido um ciclo muito positivo, fazendo todo o layout e todo o pensamento. , Todos os produtos, todas as entradas.
Mas apenas o fluxo de valor neste nível ainda não atingiu o nível executável e precisa ser refinado. Para organizações com produtos e serviços como a base, o fluxo de valor refinado inclui o ciclo de vida da demanda da perspectiva do produto e o ciclo de vida do cliente da perspectiva do cliente.
Ciclo de vida da demanda do produto
O ciclo de vida dos requisitos do produto inclui definição do produto, design do produto, pesquisa e desenvolvimento do produto, operação do produto e outros links, exigindo que as equipes relevantes se coordenem com os requisitos como um link. A equipe técnica do produto Youzan passou de uma equipe de pizza (uma pizza pode alimentar a equipe inteira) para uma equipe de estádio (a reunião anual precisa ser realizada no estádio), o que precipita o método de gerenciamento de ponta a ponta do ciclo de vida da demanda para atrair mais A equipe colabora para cumprir as metas de produtos e negócios. Especificamente, inclui diferentes níveis de gerenciamento de lista de tarefas de demanda de produto, gerenciamento hierárquico de demanda (demanda do comerciante, demanda de negócios para demanda de produto), gerenciamento hierárquico de demanda, gerenciamento de ciclo fechado de valor de demanda e ferramentas de gerenciamento de ciclo de vida de demanda de suporte. Para obter um resumo das práticas específicas, você pode ver os artigos de recursos relevantes.
Específicas para o lado de P&D, várias práticas de engenharia relacionadas ao próprio software, como limpeza de código, teste de unidade, CI / CD, etc., são habilidades básicas como Zamabu. Como uma empresa de serviços de negócios com produtos de software SaaS como transportadora, se essas habilidades básicas não forem bem executadas, a estabilidade e escalabilidade de todo o sistema é equivalente a ser construído na areia. A equipe técnica da Youzan tem algumas explorações práticas em entrega contínua e melhoria da eficiência de engenharia. Para obter detalhes, consulte artigos como "Prática de construção de CI / CD do Distrito da Luz Vermelha-Youzan" e "Prática de teste de unidade de Youzan".
Drucker disse que não há medição, nem gerenciamento. Por exemplo, as demonstrações financeiras são uma medida das operações de negócios e os relatórios médicos são uma medida da condição física. Então, queremos melhorar a eficiência do ciclo de vida da demanda, como devemos medi-lo? Por exemplo, em um restaurante, o tempo gasto entre o momento em que nos sentamos e fazemos um pedido e quando os pratos estão prontos para serem servidos é um indicador da eficiência operacional do restaurante. Este indicador envolve a colaboração de chefs, garçons, compradores, etc., para uma melhoria efetiva. Para uma equipe de P&D de produto, quanto tempo leva desde o pedido do cliente até o lançamento também é um indicador para medir a eficácia do ciclo de vida da demanda. Para obter mais ideias e dimensões de medição, consulte o artigo "Prática de construção de medição de eficácia Youzan".
Ciclo de vida do cliente
Um objetivo importante de uma organização empresarial é satisfazer os clientes. Quaisquer solicitações feitas pelos clientes no processo de compreensão do Youzan e do uso dos produtos Youzan são inseridos no sistema de organização empresarial e, após o processamento, o feedback é fornecido ao cliente com um resultado, satisfazendo os comerciantes e aumentando a disposição dos comerciantes em continuar usando os produtos Youzan. Ciclo de vida do cliente. Para o cliente, a complexidade organizacional interna de Youzan é uma caixa preta encapsulada. Ele só se preocupa se pode obter um resultado aceitável dentro de um limite de tempo razoável. Como alcançar o SLA (Acordo de Nível de Serviço) colaborativamente entre várias equipes é um teste de habilidade organizacional. Para obter detalhes, consulte as práticas relacionadas a "Prática de Mecanismo de Resposta de Demanda / Problema Central do Merchant" e "Sistema de Ordem de Serviço"
Otimização contínua
Com base no fluxo de valor e no sistema de fluxo de trabalho das metas da organização, o processo de colaboração é esclarecido da perspectiva das "coisas" e as organizações em grande escala são levadas a colaborar com metas claras para evitar as desvantagens de "responsável pelas pessoas, mas não pelas coisas" causadas pelo excessivo "governo do homem". Mas o que precisa ser vigilante é que esse sistema precisa acompanhar o ritmo do tempo e manter a vitalidade. Os participantes que podem ouvir os tiros têm autoridade e motivação para melhorar, para que possam continuar a desempenhar um papel e evitar rigidez. Teorias e práticas como Scrum, LeSS e desenvolvimento de produto enxuto enfatizam que são estruturas empíricas ou adaptativas. Os profissionais precisam consultar essas estruturas para praticar, testar e ajustar. O Youzan também se baseia nesta ideia, continuamente fazendo ajustes de acordo com seu próprio contexto.
2. A capacitação da gestão de projetos em diferentes níveis organizacionais
Desde a construção da Pirâmide e da Grande Muralha, milhares de anos atrás, até o pouso da Apollo na Lua nos tempos modernos, esses são projetos enormes. Esses projetos envolvem a coordenação de muitos recursos humanos e o envio de uma grande quantidade de recursos materiais.Os humanos usam vários conhecimentos de gerenciamento de projetos para atingir os objetivos do projeto. Nos tempos modernos, a teoria de gerenciamento de projetos e os sistemas de prática, como PMP e PgMP, foram sistematicamente resumidos.
Como uma ferramenta clássica de suporte à colaboração entre equipes, o gerenciamento de projetos ainda é aplicável na era da Internet. Como a equipe de melhoria da eficiência Youzan usa o gerenciamento de projetos para atingir os objetivos estratégicos da organização sob a condição de recursos restritos e combinado com o gerenciamento de desempenho para produzir melhores resultados, leia os artigos relacionados ao gerenciamento estratégico de projetos e práticas de gerenciamento de projetos OKR neste relato oficial Faça um entendimento profundo. Além disso, como uma habilidade geral, o gerenciamento de projetos não deve se tornar uma habilidade especial de um gerente de projeto em tempo integral. Ele deve criar uma atmosfera de gerenciamento de projetos e capacitar os membros da organização com habilidades mais relevantes para aumentar a maturidade da organização. Para práticas relacionadas, consulte o artigo " 7 maneiras de ajudar a criar uma atmosfera de gerenciamento de projetos ".
Deve-se notar que o gerenciamento de projetos não pode ser opressor, é apenas um meio e uma ferramenta, não um fim. Por exemplo, no desenvolvimento ágil de produto, a perspectiva do produto é enfatizada mais do que a perspectiva do projeto, e o objetivo é retificar "pensamento de projeto" excessivo, como a conclusão do próprio projeto como meta, em vez da criação de valor para o cliente como meta.
3. Productization, online e dataization of process management
O cavalheiro é bom nas coisas, e as armas em suas mãos podem carregar Dao, magia e magia também. A informatização, a onlineização e a inteligência estão mudando todas as esferas da vida, e o mesmo se aplica à gestão. Produza a gestão de processos, transforme as práticas de gestão em práticas de produto e torne o processo de gestão online e baseado em dados, para que algumas operações e análises quantitativas e qualitativas possam ser realizadas na gestão.
Com base nesse conceito, desenvolvemos um sistema de colaboração interna denominado: uma plataforma de eficiência, e abrimos cenários específicos com Jira, WeChat corporativo e outras ferramentas para interagir com informações de colaboração interna corporativa e reduzir ilhas de informações. Por exemplo, da perspectiva de "coisas", alcance de gerenciamento de metas, fluxo de trabalho (como ciclo de vida da demanda), gerenciamento de projetos; da perspectiva de "pessoas", distribuição transparente de recursos humanos, carga, etc. É fluido e transparente por meio de quadros kanban, fluxos de trabalho e painéis, e interage com as pessoas por meio de ferramentas de IM, como o WeChat corporativo, para visualizar o processo de colaboração de ponta a ponta. Para mais detalhes, você pode ler o artigo "A prática de construir uma plataforma de eficiência de elogios".
pós-escrito
Temos algumas idéias ou lógica de pensamento para a melhoria da eficiência:
Pensamento sistêmico
Um grande número de fatores no sistema estão interligados. Se você não pensar sistematicamente sobre a relação entre eles, é fácil fazer otimizações parciais ineficazes, que não conduzem à melhoria do desempenho geral do sistema e podem causar desperdício de recursos e oportunidades perdidas. Vários arquétipos de pensamento sistêmico, como beber veneno para matar a sede, feedback retardado etc., podem muitas vezes nos ajudar a analisar os problemas de forma mais completa e abrangente. Em muitos de nossos artigos subsequentes, anexaremos diagramas de pensamento sistêmico.
Comece com o fim
O sistema precisa definir metas e analisar o que devemos fazer e ajustar para melhorar o desempenho. Por exemplo, nosso fluxo de valor e design de fluxo de trabalho devem começar com a realização das metas organizacionais; nosso gerenciamento de projetos deve começar a partir de objetivos claros do projeto. Como um sistema, a organização atual começa a partir do cumprimento das metas organizacionais. Onde está o gargalo? É o produto, tecnologia, operação, serviço ou parte transversal? Como ajustar o sistema para melhorar o desempenho do sistema?
De volta à cena real
Assim como o pensamento Lean enfatiza Vá ver e sujar as mãos, quando elaboramos um plano, precisamos substituí-lo em uma cena real e específica e considerar o que isso significa para os parceiros específicos envolvidos. Para evitar que medidas de melhoria se transformem em castelos no céu.
A equipe de melhoria de eficiência de Youzan, resolvendo problemas diretamente, como diretamente como estratégia de acompanhamento de PM, P&D e projetos de operação de serviço, estabelece uma noção da cena; capacita refinando as capacidades gerais, como o treinamento de mais alunos para ter recursos de gerenciamento de projeto; E continuar a otimizar o fluxo de valor e o fluxo de trabalho orientados a metas e realizar a produção, como o projeto de uma plataforma de eficiência para precipitar os recursos organizacionais. No trabalho prático relevante, não só continuaremos a encontrar vários desafios, mas também muitas vezes desfrutaremos a alegria de resolver problemas. As séries de artigos relacionados são para sua referência, para prefácio, aproveite. Bem-vindo a seguir a conta pública do "codificador youzan".