ペーパーレスオフィスとは、紙のドキュメントをデジタルフォームに変換することによって達成される、作業環境での紙の使用をなくす、または大幅に削減するという概念です。環境保護への意識の高まりと企業の効率低下の問題に伴い、ペーパーレスオフィスは環境に優しいだけでなく、オフィスの効率と生産性の向上とコストの節約に役立つため、多くの企業がペーパーレスオフィスの導入を開始しています。そして、作業を簡素化します。デジタルドキュメントはチーム間で簡単に共有できるため、プロセスはより簡単で便利です。Huawei Cloud WeLinkを使用すると、ペーパーレスオフィスの次の6つの利点を体験できます。
1.強力な柔軟性
ペーパーレスのオフィスソフトウェアを使用することで、企業の部門は作業をまとめて接続し、同時に複数のリンクでタスクを処理できます。このようにして、作業の重複を大幅に減らすことができるだけでなく、リーダーが各リンクでレビュー、承認、照会、署名などを行うのを容易にすることもできます。
2.会社の
すべてのプロセス承認（休暇、ビジネス、休暇など）が承認のために電子的にアップロードされるため、会社のオフィスコストが削減され、紙のドキュメントが大幅に削減されます。このようにして、承認の効率を改善できるだけでなく、事務局のコストも節約できます。同時に、紙のドキュメントを送信するために必要な旅費、通信費、人員を削減し、オフィスの効率を効果的に向上させ、関連するオフィスの費用を大幅に節約します。
3.
協力の権利と責任はさかのぼることができます以前は、共同作業のほとんどが電話またはファイルの転送と協力によって行われていたため、記録されていないやり取りや相互弁解が簡単に発生しました。ペーパーレスオフィスでは、すべての共同作業がシステムを通じて均一に分散されます。関連する担当者は、リマインダーを受け取るだけでなく、システムの操作のすべてのステップを再開して、権限と責任のあいまいさ、およびあいまいさを防ぐことができます。
4.従業員の作業効率の向上：
当初は複雑で冗長だった多くのタスクが、ペーパーレスオフィスを使用して企業内のコミュニケーションとヘルププラットフォームを構築し、インターネット技術を使用して企業情報共有オフィスとコラボレーションオフィスを実現しています。すべての従業員は、PCまたは携帯電話でそれを解決するだけで済みます。従業員の作業効率を向上させるだけでなく、従業員の作業負担を軽減できます。
5.スマート検索の実現
これまで、ほとんどの企業のドキュメント管理は紙に保存されていたため、保存や検索が難しいだけでなく、多くのスペースを必要としていました。ペーパーレスオフィスを使用すると、すべてのドキュメントが電子形式で保存され、保管スペースが大きく、設置面積が小さくなります。同時に、キーワードによるインテリジェントな検索と検索も実行できるため、作業効率が大幅に向上します。
6.告知は時間内に伝達する必要があります
企業の告知、通知などはすべて電子的に通知され、すべての従業員は設定を通じて通知されます。このようにして、紙が無駄になるだけでなく、地域による制限もなくなります。会社のメンバーがどこにいても、システムバックエンドにログインすることでいつでもどこでもアナウンスをチェックして、全員がアナウンスを見逃さないようにすることができます。
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