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About the Author
Xu Feng, DevOps focus on developing talent, coaching and consulting enterprise DevOps, it is the first in the country EXIN certification DevOps full range of Lecturer (Pre-Master / Professional / Master). Other courses include Agile / Scrum, Lean IT, ITSM, and other digital services management VeriSM. IT Management is the sandbox DevOps "Phoenix Project" / Project Management "Challenge of Egypt" / Agile Service Management "Mars lander," the China first authorized instructor. DevOpsDays one of the core organizers of China's Taipei DevOpsDays special guest.
Personal Scrum definition
This is based on my own practice play for this method name. As the name implies, Personal Scrum Scrum method is for personal use, used to enhance personal productivity. Search, Sure the Internet seems to have a similar approach and articles (as well as Individual Scrum, Personal Agile, etc.), but I did not reference, tools and methods mentioned in this article are summarized personal experience. Other related articles of interest can be self SEARCH.
I use a Personal Scrum purpose is to focus the most important tasks, to maintain a constant pace of work, continue to be effective output, and enhance the chances of reaching the heart flow (Flow) is.
Personal Scrum using the Scrum in the three core concepts:
- Backlog List (To Do List),
- Sprint (sprint / iteration)
- Reflection (review, including decomposition and plan for the next Sprint tasks)
Personal Scrum Scrum is not related to the concept: There is no station would not present a meeting, users do not need to write the story of a fixed format (as is to enhance personal productivity, so here does not involve the team, there is no need for customers to do demo)
Why Apple Watch?
In theory, all the tools mentioned in this article can have different alternative software and hardware, even a timer, a piece of paper and a pen on it. But Apple Watch dial provides a modular depth of customization and integration of the various steps in a unified interface Personal Scrum, is a very good option from a personal experience with.
- Readily available. In addition to the evening charge your Apple Watch, raising his hand as long as you can use this one more huge advantage over mobile phones and laptops (you never take the time to find out a watch, do not need to turn a few pages and then turn to the vast icon to find the appropriate app). Good time management system should be done readily available, and the integration of people do unconscious behaviors, depth.
- Lightweight. Does not require a lot of management time and pay for time management (you should otherwise be called Personal SAFe?)
- Focus. The core Personal Scrum is an important task as soon as possible, as soon as possible and get effective output. The focus here is the maximum output of each Sprint. The benefits of using Apple Watch is focusing. Time management using a mobile phone, you know, often when you do not pay attention, you have not time management, but in brush micro-channel circle of friends, watching a video vibrato.
- The smallest version of the PDCA cycle. Reflections on the working methods and efficiency are integrated in each Sprint 25 minutes inside. So no special time each day to do the review, but a natural process of PDCA.
- sense of rhythm. Sprint recommended length of 25 minutes, rest for 5 minutes, and then 25 minutes into the next Sprint. Here with the recommended settings Pomodoro Technique. It is important for a child after a time, to form their own rhythm. Finally, you should form a natural behavior, just like you brush your teeth every day.
- Additional benefits: 5 minute break hydration you need it most ...
The tools used
Perhaps the Android camp have even better tools corresponding, not studied.
hardware
- Apple Watch...
- Of course, you also need to use Apple Watch a iPhone ...
software
- Apple software built-in calendar and reminders software (used to manage Backlog)
- Flexibits of Fantastical 2 app (used on Apple Watch mixed in the same interface displays calendar events and reminders, very convenient .iPhone / Watch version for a fee, but recently doing promotion, the price is very close to the people)
Fantastical 2 can integrate schedule and calendar reminders with display
- Masterbuilders's Focus app (can be set for each Sprint long time and the length of time to rest - similar to a repeated, long time with a fixed timer switch free version is enough .Pro version with a monthly membership fee / annual fee system, the price is outrageous. )
Today achieved for 25 minutes to 5 minutes rest cycle Sprin
- Neybox of Today app (to remind, track, manage daily habits). Proposed purchase the paid version. Cost is not high, powerful and worth buying.
Today is habit management / tracking software, paid version of the card is powerful
- Zoho's Notebook app (free note-taking software across Apple's eco-system platform, used for review and plan)
So powerful cross MacOS, iOS and WatchOS software is actually free of charge
Physical tools
- A paper notebook
MUJI Binder, grid paper, tri-color pen color can be changed very powerful
Core step
System Preparation
- Download and install the appropriate software on the iPhone / Watch (Fantastical 2 app, Masterbuilders Focus app, Neybox Today app, Zoho Notebook app).
- Create four lists (Ideas, focus, Someday, and Waiting for) reminders in the iPhone (or directly created 2 years Fantastical) years. The mind wants the work to be done, tasks, projects, items are added to the appropriate list (a list of differences to participate steps below explain)
- Today is set daily habits (recommended no more than three), such as regular reading, and fitness. In each of the following can be used to add milestones diary type and the type of card used to complete the review of the habit of doing some recording.
- Setting dial, dial in to select the module's Watch iPhone application, added to the watch (most likely on your watch has this dial up). Module 3 seconds on the dial of the watch is pressed, select "Custom" you can start customizing the dial. Custom state sweep of the dial to the right, you will enter the following, you can change the interface of each widget is displayed. My custom dial is shown below:
Explanation
- Focus on the top left corner, ready to start a Sprint.
- 中间放Fantastical 2，用来显示有时间安排的时间和提醒事项。点击查看所有日程和提醒事项。
- 左下角放计时器/Timer，用来灵活设定25分钟以外的时长，可以跟踪管理Sprint之外的行为。
- 下方中间放Today，随时查看今天的习惯进行情况。
- 右下角放Notebook，随时查看和输入笔记、回顾、和计划等（当然真正用手表上输入笔记的情况不多）。
日常使用步骤
- 每天早上在日历软件里为今天要做的两个最重要的事项安排个大致时间。比如上午9:30-11:30写解决方案，晚上7:00-8:00健身之类的。这个具体开始和结束时间可以根据情况变化，重要的是让自己有意识地知道什么是今天最重要的事项。
- 在任何一个时刻，你有两个选择：做事先安排的计划里的事项（通过查看Fantastical 2中的日历/提醒事项，或看看Today里还有什么习惯可以做），或者处理突发事件（比如突然收到客户电话提出希望马上收到某状态报告）。按照2分钟规则，如果突发事件可以在2分钟内完成，不需要录入提醒事项，直接完成。不然的话，将事项加入到提醒事项列表里。
- 如果是比较挑战、需要集中注意力的任务，那么就在Apple Watch表盘上启动左上角的Focus，开始一个25分钟Sprint-5分钟休息这样一个循环。记住，你并不需要每天用20个Sprints（相当于10小时）来填充你一天的时间。如果你真的这样做，你第二天可能一个Sprint都不想做，因为已经精疲力尽了。建议只用Focus管理少量真正重要的、需要全身贯注的工作。开始时一天能高效完成5个不受干扰的Sprint就是很好的成绩。建议在每个25分钟的Sprint开始时，用1-3分钟对上一个Sprint做回顾，以及本轮任务的计划和分解（具体见下文）。总结的时候可以使用纸质的笔记本（好处是书写和思想转换更自由），或者用Notebook app（好处是可以增加图片等附件），或者用Today里的日记卡片（如果进行的是某习惯）。
- 如果不是此类型的工作（具体因人而异），比如和同事就某个问题交流，并不需要使用Focus来切片并管理时间。这里如果你希望跟踪该事件（比如你计划交流能够在30分钟内完成），可以用表盘右下角的Timer做一个30分钟的计时。不管是否计时，完成某事件/任务完成后花一分钟做个简单回顾都是很推荐的。
步骤详解
上面的内容应该提供足够的信息让你开始使用这一Personal Scrum系统了。如果你有兴趣更深入地了解（因为这个系统里涉及到了一些相关的思想/方法，比如GTD，番茄工作法，PDCA环等），请继续阅读。
1. 管理Backlog
概念：
- Backlog即为在你工作和生活中出现的、需要引起你注意的行动清单。
- 我把里面的工作简单分成三种：
-
- 一次性的任务（比如写完本文）
- 包含多个任务的项目（比如一次度假安排）
- 以及你希望形成的日常习惯（比如每天看书、某周几次健身等）。
- 清单里的工作说明应该只是你要做什么行动的提醒，不需要提前做过多分解。在实际开始执行任务时，可以很自然地在Sprint开始花几分钟做进一步计划和分解。
工具实现：
- 任务和项目放在提醒事项列表里；有特定时间关联的放在日历里（比如会议）；日常习惯放在Today app里。
- 提醒事项列表管理，我的做法是借用GTD的概念，不过只是简单地将提醒事项里的任务分成四个列表: Ideas，重点，Someday和Waiting for。
建议每个List有不同的颜色，顺序就按照以上的顺序排列。这样在Apple Watch上看的时候你比较清楚在浏览哪一个列表里的任务。
-
- 重点列表即为目前阶段重点要进行的工作。一般是从Ideas里选出来的重点要首先完成的工作。
- Someday列表里的任务目前不会推进，但是在将来的某一天可能会开始。比如度假。
- Waiting for是某类工作别人正在处理，但是完成后可能会需要自己进行下步工作。这里作为提醒事项存在。
- 任务可以设置一个到期提醒时间。可以把某天必须要完成的设个提醒时间。
- 其中，Ideas为缺省列表。即增加新的事项会进入Ideas列表，类似Inbox。
- 日历：日历一般只放有固定时间的日程，比如会议等。但每天早上可以在日历里安排两个当天要做的最重要的工作，这类似7 Habits里的Big Rocks的概念。大的石头做完了，其他时间用来填充次要的事情就很容易，不容易失焦。
- Today app。Today是一个习惯跟踪软件，比较其他同类软件的最大亮点是它可以为每个习惯增加很多种类的卡片。我最常用的是里程碑卡片和日记卡片。（另外压力等级显示卡片很有趣）
2. 执行Sprint（冲刺/迭代）
概念：
- 对应软件开发里Scrum的1周到4周的Sprint周期，这里建议采用番茄工作法的设定，以每25分钟为一个 Sprint周期（番茄工作法里称此为一个番茄时钟），然后短休息5分钟，再继续下一个Sprint（进行下一个工作任务，或者继续上一个未完成的工作）。连续完成4个Sprint之后长休息20分钟。
- 每个Sprint只聚焦在一个工作任务上。这个和团队Scrum是不同的。任务的切换只能是在开始另外一个工作盒时间时。
- 当然这些时间周期都可以根据个人喜好增减。不过建议一段儿时间内尽量保持一个固定的节奏，这很重要。
- 如果一天可以做到完整地完成5个Sprint任务（即在这5个工作单位时间内高度聚焦在任务上），就可以说是不错的成绩。
- 休息时间尽量使大脑充分休息，比如喝水、到处走动一下、做几分钟深呼吸（比如用Apple Watch的呼吸app）。不要刷微信、不要刷微信、不要刷微信！
工具实施：
- 这里用Focus app来跟踪Sprint进度，以及提醒休息/进入下一个Sprint。
- Focus app就是一个番茄工作法的实现软件。缺省设定即为25分钟工作-5分钟休息。我们需要做的是，把Focus设定到表盘上，这样可以随时开始启动一个Sprint，并得到计时结束，进入到下一个时间段的提醒。
3. 回顾以及计划。
概念：
- 建议养成一个好的工作习惯，即把PDCA融入到Personal Scrum中来。
- 建议在Sprint的开始时问自己三个问题：
-
- 上一个Sprint进行得怎么样？
- 工作方法有什么要调整的吗？
- 本Sprint的任务需要做个计划或者分解吗？
- 把答案写下来。写是个强化思考的过程。
- 回顾和计划尽量限制在3分钟以内。不要占用太多实际完成任务的时间。
工具实施：
- 一个纸质的本子。
- 或者一个任意一个记事本软件，这里推荐Notebook app，免费、功能强大、而且客户端跨iOS，WatchOS，以及MacOS平台。
- 两者都可以，这里主要的意义是通过写做反思和计划。如果旁边有纸质的本子，我就习惯用本子。不然，就用iPhone上的Notebook app也可以。
与其他方法的比较
这里仅只是个人使用的感受。任何方法都有适用的场景和人群。
- 与GTD比较：Personal Scrum借用了GTD的Context的用法，也隐含了收集-回顾的步骤。但GTD在Collect-Process-Organize-Review上花的时间太多。是一个重量级的方法。
- 与个人看板（Personal Kanban）比较：Personal Kanban更类似一个个人任务管理工具。缺少时间维度和工作节奏养成。实际上Personal Scrum里要求每个Sprint里只能聚焦在一个任务上，实现了Kanban里的单件流概念。
- 与番茄工作法比较：Personal Scrum和番茄工作法相似度最高，熟悉番茄工作法的会发现大多数的实现是一致的。但番茄工作法没有给出工作清单的生成机制。这里结合了GTD的方法和Scrum里的Backlog机制形成了本文提议的方法。
其他：
- 与PDCA的比较：PDCA循环当然不是时间管理方法。但其实Personal Scrum是具体实现了这一循环，而这一循环对培养改善意识，思考工作方法有极为重要的意义。
- 心流：希望你能用Personal Scrum实现心流。这个准备开另外一篇文章专门写下，就不展开了。
编者按
Scrum之旅从个人做起，本期小编向大家推荐阅读《轻松Scrum之旅》丛书，作为小编Scrum的启蒙之作，本书以小说的方式向我们介绍了主人公在经历了如噩梦般的传统的瀑布开发模型后，成功向敏捷开发转型的故事。作者通过4个迭代开发过程，展现了主人公是如何从一个敏捷开发的新手逐步成长为一个资深的Scrum Master的过程。
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