An introduction to freshman nanny-level Excel - to meet basic office needs (wps version - easy, fast and efficient installation)

File format: XLS is a binary file format, while XLSX is a file format based on the open XML standard.

File size: Because XLSX uses a more efficient compression algorithm, XLSX files are usually smaller than XLS files for the same data.

Compatibility: XLS files will still open in newer Excel versions, but there may be missing or incompatible formatting issues. Whereas XLSX files allow for better interoperability between multiple platforms and applications.

Function: The XLSX format supports more functions and features, such as multiple worksheets, extended number of rows and columns, larger worksheet capacity, etc.

Overall, XLSX is a more modern, flexible and efficient spreadsheet file format, and it is recommended to save files in XLSX format when using Excel.

base panel

basic exercises

The underlying data can be copied directly into Excel.

id	name	age	class_id	score	exam_num
1	chicken brother	25	1	2.5	1
2	fish skin	18	1	400	4
3	hot dog	40	2	600	4
4	Touch FISH		2	360	4
5	Li Aba	19	3	120	2
6	Lao Li	56	3	500	4
7	Li variable	24	4	390	3
8	Wang Gawa	23	4	0	4
9	Zhao Peisen	80	4	600	4
10	sun gaga	60	5	100.5	1

insert comment

Annotations are used a lot. Many times, in order to express the formulas or content we wrote ourselves so that others can understand them better, we use annotations to explain them as comments when we write code.

After the comment is written, the comment will be displayed when the mouse hovers over the corresponding pane.

Smart fill [Ctrl+E]

message format

id	name	age	class_id	score	exam_num	Chinese name
1	chicken brother	25	1	2.5	1
2	fish skin	18	1	400	4
3	hot dog	40	2	600	4	hot
4	Touch FISH		2	360	4
5	Li Aba	19	3	120	2
6	Lao Li	56	3	500	4
7	Li variable	24	4	390	3
8	Wang Gawa	23	4	0	4
9	Zhao Peisen	80	4	600	4
10	sun gaga	60	5	100.5	1

Target format, you need to use [Smart Fill]

Effect:

There must be a format hint.

Smart Fill Exercise

Ctrl+C copy	Ctrl+C	copy
Ctrl+X cut
Ctrl+V Paste
Ctrl+F Find
Ctrl+S Save
Alt+A select all

practice goals

Ctrl+C copy	Ctrl+C	copy
Ctrl+X cut	Ctrl+X	to cut
Ctrl+V Paste	Ctrl+V	paste
Ctrl+F Find	Ctrl+F	look up
Ctrl+S Save	Ctrl+S	keep
Alt+A select all	Alt+A	select all

Basic Shortcuts

If we are not very familiar with the basic shortcut keys, we can buy a big mouse pad with prompts, and take a look if we forget.

Ctrl+C	copy
Ctrl+X	to cut
Ctrl+V	paste
Ctrl+F	look up
Ctrl+S	keep
Alt+A	select all

Add Sheet page

You can see it on the status bar at the bottom, click [+] to add a worksheet.

Double-click to modify the Sheet name

autofill

Filling Generally, we will perform digital filling and text filling.

number fill

Numbering example 1	Numbering Example 2	Numbering example 3
1	1	2
2	3	4
	5	8
		16

Number filling is generally array filling.

Copy cells:

Fill in sequence:

Fill format only:

Padding without formatting:

sequence

Sequences include operations on arithmetic differences, ratios, and dates.

string padding

School	major	class
Red Star University	computer science and Technology	Computer Application Class 2301

Steps

actual effect:

Border drawing

After clicking the frame drawing function, you can view the changes of the mouse, slide the mouse to select the range to be drawn to complete the drawing, and modify the line color and line style to modify the frame.

cell format

Control the operation of the text position in the cell, center left and right, and align both ends. The upper row is vertical operation, and the lower row is horizontal operation;

The shortcut key for merging and centering is [Ctrl+M], which is used more frequently.

自动换行是指在单元格中输入的文本超过单元格宽度时，Excel会自动调整文本的显示方式，将超出部分移到下一行显示，以便完整展示所有内容。换行并不会改变单元格的大小，只是在显示上进行调整。这在需要显示较长的文本内容或者多行文字时非常实用，可以使文本更清晰可读。强行换行的快捷键是【Ctrl+回车】。

查找与替换

id	name	age	class_id	score	exam_num
1	鸡哥	25	1	2.5	1
2	鱼皮	18	1	400	4
3	热cat	40	2	600	4
4	摸FISH		2	360	4
5	李阿巴	19	3	120	2
6	老李	56	3	500	4
7	李变量	24	4	390	3
8	王加瓦	23	4	0	4
9	赵派森	80	4	600	4
10	孙加加	60	5	100.5	1

步骤示例：

第二章公式

Excel公式语法是用于在Excel中进行计算和数据处理的规则和语言。它包括以下几个要素：

函数：Excel提供了各种内置函数，如SUM、AVERAGE、IF等，用于执行特定的计算或操作。

运算符：Excel支持常见的数学运算符（如加减乘除）、比较运算符（如等于、大于、小于）和逻辑运算符（如AND、OR、NOT）。

引用：可以使用单元格引用来指向特定的数据范围。例如，A1表示A列第一行的单元格，B2:C5表示B2到C5范围内的所有单元格。

常量：常量是固定的数值或文本，可以直接在公式中使用。例如，数字常量如1、2.5，文本常量如"Hello"。

标点符号：公式中使用的标点符号包括逗号（用于分隔参数）、冒号（用于定义范围）、括号（用于分组）等。

公式通常以等号（=）开头，表示这是一个公式。例如，"=SUM(A1:A10)"表示计算A1到A10范围内所有单元格的和。

请注意，具体的语法规则可能会因Excel版本和区域而有所不同。

引用

Excel的引用是通过坐标来完成的，且有三种：相对引用(坐标)、绝对引用【$】和混合引用($与坐标)。

相对引用：

单元格引用是相对于当前公式的位置而言的，即公式中单元格的引用位置与实际单元格的位置相同。例如，如果A1单元格中的值为10，而B1单元格中的公式为=A1+2，则该公式的结果为12。

绝对引用：

单元格引用是对单个单元格的引用，即公式中单元格的引用位置与实际单元格的位置不同。例如，如果A1单元格中的值为10，而B1单元格中的公式为=$A$1+2，则该公式的结果为12。

混合引用：

混合引用是对多个单元格的引用，这些单元格可以是相对或绝对引用。例如，如果A1单元格中的值为10，B1单元格中的值为20，C1单元格中的公式为=A1+B1*2，则该公式的结果为50。

数据类型

在Excel中，主要的数据类型包括以下几种：

文本（Text）：用于存储文本信息，例如名称、描述等，以及可以包含字母、数字和特殊字符的任意文本。

数字（Number）：用于存储数值，可以进行数值计算，包括整数、小数以及科学计数法表示的数字。

日期和时间（Date/Time）：用于存储日期和时间信息，可以进行日期和时间计算、排序和格式化。

逻辑（Boolean）：用于存储逻辑值，表示真或假。在Excel中，TRUE表示真，FALSE表示假。

错误（Error）：用于表示错误值，例如#DIV/0!表示除零错误，#VALUE!表示数值错误等。

空值（Blank）：表示单元格中没有任何数据。除了以上的主要数据类型，Excel还支持其他一些特殊的数据类型，如超链接、数组、公式等。

其中计算中常用的就是数字类型了，所以函数计算也都是数字类型计算，整数小数的具体格式需要单独的进行设置。

文本格式

文本格式例如：身份证，我们在写身份证的时候都知道是18位的数字，偶尔会出现希腊数字X，这个是10的意思，但是绝大多数是没有的，所以我们写入身份证的时候经常会出现以下的异常：

所以，我们在写入身份证等很长的数字类型字符串的时候前缀需要添加一个【‘】单引号。

保留2位小数

需要在单元格上点击鼠标右键，选择设置单元格格式。

设置2位小数

如果是其它位数的话直接写对应的数字即可。

自带百分号

自带百分号的操作与显示小数位长度是一样的，都需要去修改单元格格式。

最终呈现

日期类型

Excel中的日期格式有很多种，包括短日期、长日期、日期格式等。以下是一些常见的Excel日期格式及其表示示例：

短日期格式：yyyy/mm/dd
- 2023/01/01
长日期格式：yyyy年mm月dd日
- 2023年01月01日
日期格式：yyyy/m/d

我们可以设置对应的日期格式进行格式化。下图中我们也能看到具体的格式变化。

逻辑类型

Excel中的逻辑类型包括：TRUE、FALSE、IFERROR、AND、OR、NOT等。其中，TRUE和FALSE分别表示逻辑真和逻辑假，IFERROR函数用于处理公式中的错误，AND、OR、NOT函数用于进行多条件判断。

效果测试：=5>6，结果显示为FALSE

如何多个逻辑放在一起？

=OR(5>6,10>7)

and以及Not等操作均类似。

练习题

请按照下图自行创建Excel

	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1
2
3
4
5
6
7
8
9

示例目标：

提示：需要根据坐标进行混合式引用。

	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	1	2	3	4	5	6	7	8	9
2	2	4	6	8	10	12	14	16	18
3	3	6	9	12	15	18	21	24	27
4	4	8	12	16	20	24	28	32	36
5	5	10	15	20	25	30	35	40	45
6	6	12	18	24	30	36	42	48	54
7	7	14	21	28	35	42	49	56	63
8	8	16	24	32	40	48	56	64	72
9	9	18	27	36	45	54	63	72	81

做乘法运算。

第三章函数

Excel常用函数——1、基础符号计算

顾名思义，直接进行单元格计算，通过基本的四则运算来完成运算。

用于执行基本的数学运算，包括加法（+）、减法（-）、乘法（*）、除法（/）等。

基础公式：

x	运算符	y	=	结果
5	+	7	=	12
6	-	8	=	-2
7	*	9	=	63
8	/	10	=	0.8

Excel常用函数——2、常用特殊运算符

次方运算：=POWER(x,y)，相当于X的Y次方

开根号运算：=SQRT(num)，相当于对num做开根号运算

取模运算——MOD

Excel常用函数——3、常用函数

可以复制数据自己去测试，函数在下面写着呢。

考场	学号	分数
机试考场2	8011072	94
机试考场2	8011095	80
机试考场2	8011105	65
机试考场3	8011119	70
机试考场3	8011142	99
机试考场3	8011167	97
机试考场3	8011172	98
机试考场4	8011188	70
机试考场4	8011242	99
机试考场5	8011006	80
机试考场5	8011011	91
机试考场5	8011043	92
机试考场5	8011053	70
机试考场5	8011059	88
机试考场5	8011084	92
机试考场5	8011130	88
机试考场6	8011147	61
机试考场6	8011171	75
机试考场6	8011183	88
机试考场6	8011185	87
机试考场6	8011218	83
机试考场7	8011255	84
机试考场7	8011276	95
机试考场7	8011278	92
机试考场7	8011282	97
机试考场7	8011287	87
机试考场7	8011290	97
机试考场8	8011305	92
机试考场8	8011307	86
机试考场8	8011327	94
机试考场8	8011330	97
总分		2688
平均分		86.70967742
最高分		99
最低分		61
参考人数		31
成绩中位数		88

1、sum求和

=SUM(C2:C32)

2、avg平均数

=AVERAGE(C2:C32)

3、max最大值

=MAX(C2:C32)

4、min最小值

=MIN(C2:C32)

5、count计数

=COUNT(C2:C32)

6、MEDIAN中位数

=MEDIAN(C2:C32)

这是最常用的6个函数，一般都是用于计算。

Excel常用函数——4、范围随机函数

编号	姓名	奖项
1	闫春娜	一等奖学金
2	柴尚涛	二等奖学金
3	韩帅科	二等奖学金
4	刘梓佳	二等奖学金
5	李冬刚	二等奖学金
6	刘世龙	三等奖学金
7	魏慧娟	三等奖学金
8	康成文	三等奖学金
9	樊李渊	三等奖学金
10	刘梓佳	学习进步奖
11	樊李渊	学习进步奖
12	韩帅科	学习进步奖
13	王磊	学习进步奖
14	闫春娜	校级三好学生
15	柴尚涛	系级三好学生
16	韩帅科	系级三好学生
17	刘梓佳	系级三好学生
18	李冬刚	系级三好学生
19	李纪委	系级优秀共青团员
20	柴尚涛	系级优秀共青团员

功能介绍
=COUNTA(B2:B21)记录非空单元格
=RANDBETWEEN(1,H5)范围随机数
=INDEX(B2:C21,G6,1)引用查找

随机长度	0	20
单个随机	17
根据随机数显示内容	刘梓佳	系级三好学生

样例效果：（按F9刷新，每次都能随机获取一个新的随机显示）

Excel常用函数——5、if条件函数

示例内容：

考场	学号	分数
机试考场2	08011072	94
机试考场2	08011095	80
机试考场2	08011105	65
机试考场3	08011119	70
机试考场3	08011142	99
机试考场3	08011167	97
机试考场3	08011172	98
机试考场4	08011188	70
机试考场4	08011242	99
机试考场5	08011006	80
机试考场5	08011011	91
机试考场5	08011043	92
机试考场5	08011053	70
机试考场5	08011059	88
机试考场5	08011084	92
机试考场5	08011130	88
机试考场6	08011147	61
机试考场6	08011171	75
机试考场6	08011183	88
机试考场6	08011185	87
机试考场6	08011218	83
机试考场7	08011255	84
机试考场7	08011276	95
机试考场7	08011278	92
机试考场7	08011282	97
机试考场7	08011287	87
机试考场7	08011290	97
机试考场8	08011305	92
机试考场8	08011307	86
机试考场8	08011327	94
机试考场8	08011330	97

if函数使用

=IF(C32>90,"A+","不错的成绩")

目标效果：

考场	学号	分数	判断
机试考场2	08011072	94	A+
机试考场2	08011095	80	不错的成绩
机试考场2	08011105	65	不错的成绩
机试考场3	08011119	70	不错的成绩
机试考场3	08011142	99	A+
机试考场3	08011167	97	A+
机试考场3	08011172	98	A+
机试考场4	08011188	70	不错的成绩
机试考场4	08011242	99	A+
机试考场5	08011006	80	不错的成绩
机试考场5	08011011	91	A+
机试考场5	08011043	92	A+
机试考场5	08011053	70	不错的成绩
机试考场5	08011059	88	不错的成绩
机试考场5	08011084	92	A+
机试考场5	08011130	88	不错的成绩
机试考场6	08011147	61	不错的成绩
机试考场6	08011171	75	不错的成绩
机试考场6	08011183	88	不错的成绩
机试考场6	08011185	87	不错的成绩
机试考场6	08011218	83	不错的成绩
机试考场7	08011255	84	不错的成绩
机试考场7	08011276	95	A+
机试考场7	08011278	92	A+
机试考场7	08011282	97	A+
机试考场7	08011287	87	不错的成绩
机试考场7	08011290	97	A+
机试考场8	08011305	92	A+
机试考场8	08011307	86	不错的成绩
机试考场8	08011327	94	A+
机试考场8	08011330	97	A+

Excex各类型函数

函数类型很多，我们平时生活工作的一般也就是时间、数学、统计以及查找与引用函数，有了这些函数的帮扶，我们工作效率会有很大的提升。

日期函数主要是针对日期类型的数据进行各种的格式化操作，数学类型主要包含基础数学运算以及三角函数等操作，例如，下图中的Ceiling这个函数是向上舍入的一个函数，具体摄入单位有自己设定。

Excel阶乘计算函数

阶乘，我们在运算中常遇见的一种运算，算法中也经常出现这个题目。

阶乘是一个数学概念，它是指对于任意一个正整数n，将其从小到大的所有正整数相乘，即n!=1×2×3×...×n。阶乘在数学中有着广泛的应用，例如在排列组合、概率统计、函数逼近等方面都有着重要的作用。

Excel最大公约数函数

公约数也是我们在算法中运用的特别多的一种方式。

=GCD(12,16,44)，很明显结果肯定是4。

Excel最小公倍数

公约数有了，对应的最小公倍数肯定也是有的。

=LCM(12,9)，对应12和9的最小公倍数肯定是36。

文本类型——字符串格式化

这个类型比较特殊，是专门对字符串进行格式化的。

文本的函数起始还是很多的，特别在后期我们学习算法的时候会有各种各样的使用方法。

字符串函数

I Will Always Love You

I Will Always love You

函数效果我在图中都做了标注，使用起来还是比较方便的。

Excel——VLOOKUP函数（必会技能）

测试数据：

姓名	学号
闫春娜	21030180401
柴尚涛	21030180421
韩帅科	21030180434
刘梓佳	21030180404
李冬刚	21030180408
刘世龙	21030180431
魏慧娟	21030180405
康成文	21030180414
樊李渊	21030180412
刘梓佳	21030180404
樊李渊	21030180412
韩帅科	21030180434
王磊	21030180427
闫春娜	21030180401
柴尚涛	21030180421
韩帅科	21030180434
刘梓佳	21030180404
李冬刚	21030180408
李纪委	21030180419
柴尚涛	21030180421

使用VLOOKUP做数据匹配，如何匹配成功则显示学号，匹配失败显示【#N/A】

公式：=VLOOKUP(G3,$A$1:$B$21,2,FALSE)

语法格式很明确，第一个是查询匹配的内容，第二个参数是查询数据范围，第三个是要匹配的列号，最后一个匹配条件是TRUE（近似匹配）与FALSE（精准匹配）。

这个函数在后期工作中会给大家很大的帮助，好好练练吧。

	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	1	2	3	4	5	6	7	8	9
2	2	4	6	8	10	12	14	16	18
3	3	6	9	12	15	18	21	24	27
4	4	8	12	16	20	24	28	32	36
5	5	10	15	20	25	30	35	40	45
6	6	12	18	24	30	36	42	48	54
7	7	14	21	28	35	42	49	56	63
8	8	16	24	32	40	48	56	64	72
9	9	18	27	36	45	54	63	72	81

	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	1	2	3	4	5	6	7	8	9
2	2	4	6	8	10	12	14	16	18
3	3	6	9	12	15	18	21	24	27
4	4	8	12	16	20	24	28	32	36
5	5	10	15	20	25	30	35	40	45
6	6	12	18	24	30	36	42	48	54
7	7	14	21	28	35	42	49	56	63
8	8	16	24	32	40	48	56	64	72
9	9	18	27	36	45	54	63	72	81