目次
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第12章 コミュニケーション管理
コミュニケーション管理は、プロジェクトの計画、実行、モニタリングのプロセスにおいて重要な役割を果たしており、プロジェクトマネージャーは、コミュニケーション管理計画の策定に多くの時間と労力を費やすと同時に、計画に従って計画を実行する必要があります。プロジェクトの実行段階で、状況が変化した場合には、適切な調整を行います。
目標: ステークホルダー間の効果的なコミュニケーションを確保する
プロジェクトの利害関係者管理の主な目標は、プロジェクトに対する利害関係者の理解とサポートを促進し、利害関係者がプロジェクトの進行状況と考えられる影響を理解できるようにすることです。
12.1 通信の基本概念
プロジェクトを管理する際のコミュニケーションとは、情報の生成、送信、受信、理解、確認など、人々が情報を共有し、自分の考えや感情を表現するプロセスです。
伝説：
チャンネル:
- 概要: 参加者間で情報が送信される方法を指し、チャネルまたはメディアと呼ばれることもあります。
- チャネルの計算:
M=N*(N-1)/2(N は通信チャネル内の人数です) - 通信チャネル選択の寸法:
- ①適時性の次元
- 含まれるもの: 高相互作用、中程度の相互作用、低相互作用
- ②表現の次元
- 文字
- アドバンテージ：
- ① 永続的に保存でき、問い合わせも簡単
- ② 時間を節約するには、言語速度よりも読む速度を速くする必要があります。
- ③ 読者が自分の速度に合わせて調整可能
- ④ 地理的位置の要件なし
- ⑤ より精密・正確に
- ⑥ 理論的には、損失なく何度でもコピーして伝播できる
- 欠点:
- ① 純粋なテキスト資料は多くの非言語記号を失い、感情の伝達に役立ちません。
- ② 読者の選択をコントロールできない
- ③いつ読まれるか、読まれるか制御できない
- アドバンテージ：
- 言語
- アドバンテージ：
- ①感情を伝えることができる
- ②地域を越えて同時に通信可能、メールより速い
- ③ 情報配信の優先チャンネルを保存する必要がない
- アドバンテージ：
- ミックス
- アドバンテージ：
- ① 言語情報、非言語情報を含め、コミュニケーションは最も情報量が豊富である
- ② 集団的な関係を確立し、ステータスを確立するための最良のチャネル
- ③最高のリアルタイムパフォーマンス
- ④ リアルタイムで反応・返信する
- ⑤ 受信者の選択を確実にコントロールできる
- 欠点:
- ① 言語方式と同様、非テキスト情報の方が遅い
- ②言語を使ってコミュニケーションする際、細部の把握が苦手
- アドバンテージ：
- 文字
- ①適時性の次元
通信チャネルとその特徴:
会議:
- 概要: 最も一般的なコミュニケーション チャネルです
- 会議を確実に成功させるための手順:
- 会議の目的を事前に決めておく
- 参加者、時間、場所、会議の議題、関連資料の配布、会議前の参加者の準備などを事前に取り決めます。
- 会議を時間どおりに開始する
- 会議にはコントロールがある
- 会議の司会進行を行い、会議終了後には顧客リーダーや担当者が結論を出します。
- 会議の議事録が配布され、議論の結論が提供されます
コミュニケーション方法:
- ディスカッションへの参加方法
- 相談方法
- プロモーション方法
- 語り口調
通信方式選択の比較（1～4） 1：最弱 4：最強
| 情報を把握する能力 | 他の人の意見やアイデアを聞く必要がありますか? | 情報コンテンツを制御する必要がありますか? | 代表的なもの | 強度を制御する | 参加レベル | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 話し合う | 1 | はい | いいえ | ブレーンストーミング | 1 | 4 |
| 相談する | 2 | はい | いいえ | アンケート | 2 | 3 |
| 売る | 3 | いいえ | はい | 物語的な説明 | 3 | 2 |
| ナレーションをする | 4 | いいえ | はい | 説得して励ます | 4 | 1 |
一般的に使用される通信方法の長所、短所、または特徴
| 通信方法 | 特徴 |
|---|---|
| 書き言葉の口頭、リスニング、スピーキング | 明確で曖昧さが少ないのが特徴で、覚書として、または二者間のコミュニケーションの証拠として使用できます。欠点は人間味が足りないこと |
| 内部と外部 | 内部 (プロジェクト チーム内) および外部 (顧客、メディア、一般大衆など) とのコミュニケーション。内部コミュニケーションでは効率性と正確性が重視され、外部コミュニケーションでは情報の適切性と正確性が重視されます。内部コミュニケーションは非公式な方法で行うことができますが、外部コミュニケーションではプロジェクト マネージャーが正式な方法で行う必要があります。 |
| 公式対非公式 | 通常、プロジェクト会議では正式なコミュニケーション（報告書や説明会など）が行われますが、メモや即席の会話などの非公式なプロジェクトコミュニケーションがほとんどの場面で使用されます。 |
| 水平に対して垂直 | 垂直型コミュニケーション（ボトムアップまたはトップダウン）の特徴は、コミュニケーション情報の拡散が早く、精度が高いこと、水平型コミュニケーションの特徴が、複雑性が高く、当事者の制御が及ばないことが多いことである。 |
コミュニケーションの原則:
- (1) 社内コミュニケーションと社外コミュニケーションには違いがある
- (2) カジュアルなコミュニケーションは調和のとれた関係を促進します
- (3) 相手に受け入れられるコミュニケーションスタイルを採用する
- (4) コミュニケーションのエスカレーション原則：相手とコミュニケーション→相手の上司とコミュニケーション→自分の上司とコミュニケーション→上司とコミュニケーション。
- (5) コミュニケーションの壁を取り除く
通信方法の選択に影響を与える要因:
- (1) 情報を使いこなす力
- (2) 他の人の意見やアイデアを聞く必要がありますか?
- (3) 情報内容の管理の必要性の有無
コミュニケーション結果の有効性には次のものが含まれます。
- 効果：情報が適切なコミュニケーション参加者（情報の受信者）に、適切なタイミング、適切な方法で正確に伝達され、正しく理解され、最終的に参加者が正しい行動を取れることを強調する効果。
- 効率性: 効率性では、必要な情報をタイムリーに提供することが重視されます。
コミュニケーションの基礎スキル：
(1) 積極的に傾聴する
(2) さまざまな手段を効果的に活用して、できる限り情報内容を理解する
(3) さまざまな手段を効果的に活用して、グループコミュニケーション能力を強化する
(4) 質問を避けず、理解しようとする(5) コミュニケーション目標を設定し、コミュニケーション目標が達成されたかどうかを判断
するために必要なフォローアップおよび検証措置を講じます
(6) 複数の当事者の利益が最大限に満たされることを保証する、マルチレベルのコミュニケーションおよび交渉スキルを備えています
( 7) 強い個性と信頼性を持ち、他の人を助けることができる 人々は自信を築きます
(8) 強い表現力は、他の人の士気を高め、グループの実行力を高めるのに役立ちます
12.2 メインプロセス
含む：
12.2.1 コミュニケーション管理の計画
コミュニケーション管理を計画するための入力:
- 1) プロジェクト管理計画
- 2) 利害関係者名簿
- 含まれるもの: 主要なコミュニケーション オブジェクト、主要なインフルエンサー、二次的なコミュニケーション オブジェクト
- ３）事業環境要因
- 4) 組織プロセス資産
コミュニケーション管理を計画するためのツールとテクニック:
- ①コミュニケーションニーズの分析
- ②通信技術
- 影響を与える要因:
- 情報ニーズの緊急性
- テクノロジーは整っていますか？
- 予想されるプロジェクトの人員配置
- プロジェクトの長さ
- プロジェクト環境
- 影響を与える要因:
- ③コミュニケーションモデル
- ④ 連絡方法
- (1) インタラクティブなコミュニケーション: 2 つ以上の関係者間で行われる複数の情報交換。これは、会議、電話、インスタント メッセージング、ビデオ会議など、すべての参加者が特定のトピックに関して合意に達することを保証する最も効果的な方法です。
- (2) プッシュ通信：情報を受信する必要がある特定の受信者に情報を送信するこの方法では、情報を確実に送信できますが、情報が対象者に確実に到達したり、対象者に理解されたりすることは保証できません。プッシュコミュニケーションには、手紙、メモ、レポート、電子メールなどが含まれます。
- （３）プル通信：情報量が非常に多く、受信者が独自に情報内容にアクセスする必要がある場合に使用される。この方法には、企業イントラネット、電子オンライン コース、教訓データベース、知識ベースなどが含まれます。
- ⑤ 打ち合わせ
コミュニケーション管理の成果を計画します。
- ①コミュニケーション管理計画
- コンテンツ：
- (1) ステークホルダーのコミュニケーションニーズ
- (2) フォーマット、内容、詳細レベルなどを含む通信情報の説明。
- (3) 情報を受け取る個人または組織
- (4) 情報伝達過程において必要な技術または方法
- (5) 毎週の連絡などの連絡頻度
- (6) 報告プロセス: 下位レベルでは解決できない問題については、問題報告の時間と報告経路を決定します。
- (7) プロジェクトプロセス中にコミュニケーション管理計画を更新および改善する方法
- (8) 共通語彙・用語集
- (9) 情報を公開する理由
- (10) 情報通信業務を担う特定の者
- (11) 特定の情報機密管理責任者の権限
- (12) 通信チャネルの選択
- (13) 効果的なコミュニケーションのために時間や予算などのさまざまな課題を割り当てる必要がある
- (14) プロジェクト情報フローチャート、作業フローチャート、思惑順序、報告一覧、会議計画等。
- (15) 通信過程に存在する可能性のある様々な制約
- (16) コミュニケーション業務の手引きおよび関連テンプレート
- (17) 推奨される検索エンジン、ソフトウェアのユーザーマニュアルなど、効果的なコミュニケーションを促進するその他の側面
- によって準備された
- プロセス手順:
- 利害関係者のコミュニケーションのニーズを判断する
- 説明情報の収集と文書化
- メッセージや重要な情報を送信するためのフォーマット
- 目的: プロジェクトの利害関係者の情報とコミュニケーションのニーズを決定するプロセスです。つまり、誰がどのような情報を必要とするか、いつ、どのように情報を提供するかということです。
- プロセス手順:
- コンテンツ：
- ②プロジェクトファイルの更新
- 含む：
- (1) ステークホルダーへの通知
- 内容: 解決された問題、承認された変更、プロジェクト全体のステータス
- (2) プロジェクト報告書
- (3) プロジェクト実証資料
- (4) プロジェクトログ
- (5) フィードバック情報
- (1) ステークホルダーへの通知
- 含む：
12.2.2 管理コミュニケーション
管理コミュニケーションのための入力:
- 1) コミュニケーション管理計画
- 2) 業務実績報告書
- ３）事業環境要因
- 4) 組織プロセス資産
コミュニケーションを管理するためのツールとテクニック:
- ①通信技術
- 影響を与える要因:
- 情報ニーズの緊急性
- テクノロジーは整っていますか？
- 予想されるプロジェクトの人員配置
- プロジェクトの長さ
- プロジェクト環境
- 影響を与える要因:
- ②コミュニケーションモデル
- ③ 連絡方法
- ④ 情報管理体制
- ⑤ 実績報告
- 概要： パフォーマンスレポートの業務では、プロジェクト遂行における各種ベンチマーク（基礎）データなど、必要な情報を網羅的に収集する必要があります。範囲、スケジュール、コスト、品質に関する情報が含まれます。そしてベンチマーク値（ベースライン）と比較・分析し、その後の作業を予測・展望します。利害関係者とコミュニケーションをとるときは、有意義な結果、合理的な分析、正確な予測を達成します。
- 必要な基本情報:
- 評価対象のプロジェクト資料のリスト
- リサーチ調査をデザインする
- 問い合わせレターを準備する
管理通信出力:
- ①プロジェクトコミュニケーション
- ② プロジェクト管理計画の更新
- ③プロジェクトファイルの更新
- ④ 組織プロセス資産の更新
12.2.3 制御通信
制御通信入力：
- 1) プロジェクト管理計画
- 2) プロジェクトのコミュニケーション
- 3) 問題ログ
- 4) 仕事のパフォーマンスデータ
- 5) 組織プロセス資産
コミュニケーションを制御するためのツールとテクニック:
- ① 情報管理体制
- ②専門家の判断
- ③打ち合わせ
通信の出力を制御します。
- ①勤務実績情報
- ②変更申請
- ③ プロジェクト管理計画の更新
- ④プロジェクトファイルを更新しました
- ⑤組織プロセス資産の更新
12.3 よくある質問
プロジェクトの概要には何が含まれますか?
(1) プロジェクトプロセス全体の労働条件と関係するチームやメンバーのパフォーマンス状況を把握する。
(2) 発生した問題点を把握し、改善策を提案します。
(3) プロジェクトの全プロセスを通じて得られた学ぶ価値のある経験を理解し、要約する。
(4) 要約した文書を議論し、承認後に社内の知識ベースに保管し、企業の知識の蓄積を形成します。
効率的な会議を開催するにはどうすればよいでしょうか?
(1) 事前に定例会議体制を整備する
(2) 開催できる会議を断念する
(3) 会議の目的を明確にする
(4) 会議通知を発行する
(5) 会議資料を会議前に参加者に送付する
( 6) 会議のルールを明確にする
(7) 会議終了前に要約し、結論を絞り込み、議事録を作成する
(8) 会議を後方支援する
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