目次
1. スコア配分
CDGA: 2 ポイント (2 つの単一選択肢)
CDGP：0点
2. 重要な知識のまとめ
1 はじめに
コンテキスト図:
ファイルおよびコンテンツの管理:リレーショナル データベースの外部に保存されているデータおよび情報の収集、保存、アクセスおよび使用の管理を指します。文書やその他の非構造化または半構造化情報の整合性を維持し、この情報にアクセスできるようにすることに重点が置かれています。安全で高品質なファイルとコンテンツの管理を保証するには、信頼性の高いアーキテクチャと適切に管理されたメタデータが必要です。
1.1 ビジネスの推進要因
ビジネスの推進力:
- 規制遵守要件
- 訴訟対応力
- 電子証拠開示要求機能
- 事業継続要件
- 組織の効率向上に貢献
1.2 目的と原則
目標:
- 1) 非構造化データと情報を効率的かつ高速に収集および使用できるようにします。
- 2) 構造化データと非構造化データ間の統合機能を確保します。
- 3) 法的義務を遵守し、顧客の期待に応えます。
原則:
- 1) 組織内の全員が組織の将来を守る役割を果たすべきです。アーカイブを作成、使用、取得、廃棄するには、誰もが確立されたシステムと手順に従わなければなりません。
- 2) アーカイブとコンテンツ処理の専門家は、システムと計画の策定に全面的に参加する必要があります。
2009 年に発行されたARMA International のアーカイブ保存ガイドラインGARP :
- 1) 責任の原則。
- 2) 誠実さの原則。
- 3) 保護原則。
- 4) 原則に従います。
- 5) 可用性の原則。
- 6) 保持の原則。
- 7) 廃棄の原則。
- 8) 透明性の原則。
1.3 基本概念
コンテンツ: コンテンツとは、ドキュメント、アーカイブ、または Web サイト内のデータと情報を指します。
- コンテンツ管理: コンテンツ管理には、情報リソースをさまざまな方法で保存、公開、再利用できるように、情報リソースを整理、分類、構造化するためのプロセス、方法、および技術が含まれます。コンテンツのライフサイクルは動的になる可能性があります。
- コンテンツメタデータ:
- 1) フォーマットします。
- 2) 検索性。
- 3) 自己記述的。
- 4) 既存モデル。
- 5) コンテンツのテーマ。
- 6) 要求。
- コンテンツ モデリング: コンテンツ モデリングは、論理コンテンツの概念をリレーショナル コンテンツ タイプ、属性、およびデータ タイプに変換するプロセスです。
- レベル：
- 1) 情報商材レベル
- 2) コンポーネントレベル
- レベル：
- コンテンツ配信方法：
- 1) 押します。
- 2）プル型（Pul）。
- 3) インタラクティブ。
制御語彙: コンテンツのインデックス作成、分類、インデックス付け、並べ替え、および参照や検索による取得に使用することが明示的に許可されている用語の定義済みリスト。
- 用語集管理: 用語集管理の主要な問題は、使用法、消費者、標準、メンテナンスの 4 つの側面に焦点を当てています。
- 用語集ビューとマイクロコントロール用語集:
- Vocabulary View は、管理された語彙のドメイン内の限られた範囲のトピックをカバーする管理された語彙のサブセットです。
- マイクロコントロール語彙とは、一般語彙には含まれない高度に専門的な用語を含む語彙です。
- 用語と選択リスト: 用語リストは単なるリストです
- 用語管理：
- 用語関係タイプ:
- 1) 同等の用語の関係。
- 2) 上下関係。
- 3) 関連用語の関係。
- 用語関係タイプ:
- シノニムリングと規範テーブル：
- 同義語リングは、ほぼ同じ意味を持つ用語のグループを指します。
- 典拠リストは、特定の分野または範囲での情報検索を容易にするために設計された、記述用語の管理された語彙です。用語へのアプローチは、同義語リングのアプローチとは異なります。同義語リングでは、1 つの用語が優先され、他の用語はバリアントとなります。
- 分類法: 分類法は、分類または管理された語彙の総称です。
- 分類構造:
- 1) フラットな分類法。管理されたカテゴリのセット間には関係はなく、すべてのカテゴリは同等です。これはリストに似ています。たとえば、複数の国を含むリストなどです。
- 2) 階層的分類法。ルールによってノード同士が関連付けられたツリー構造です。
- 3) マルチレベル構造 (多階層)。複数のノード関係ルールを備えたツリー構造です。子ノードは複数の親ノードを持つことができ、親ノードは祖父母ノードを共有することができます。
- 4) ファセット分類法。これは、各ノードが中心ノードに関連付けられており、その形状がスター図のように見えることを指します。
- 5) ネットワーク分類。階層構造とファセット構造の両方に使用可能
- 分類構造:
文書とアーカイブ:
ドキュメントは、タスクの説明、タスクや機能をいつどのように実行するかの要件、タスクの実行と意思決定のログを含む電子または紙のオブジェクトです。ファイルは、情報や知識の通信および共有に使用できます。手順、プロトコル、方法、指示は文書です。レコードと呼べるのは一部のファイルのみです。
アーカイブは、行われた決定と実行されたアクションが手順に従っていることを示すために使用できます。アーカイブは、組織の事業活動と規制遵守の証拠として機能します。プロファイルは通常人間によって作成されますが、機器や監視装置がデータを提供してプロファイルを自動的に生成することもできます。
- 記録管理: 記録管理には、ライフサイクル全体を通じて記録とアーカイブを制御および整理するためのプロセス、方法、および技術が含まれます。これには、電子文書と紙文書の保管、カタログ化、管理が含まれます。
- 焦点: ファイル管理はファイル自体に重点を置き、ファイルの内容にはほとんど注意を払いません。
- 市場と規制の圧力は、記録の保存スケジュール、場所、移転、破棄に焦点を当てています
- ファイルとアーカイブのライフサイクル:
- 1) カタログ作成。既存および新規のファイル/アーカイブを識別する
- 2) システム。文書/アーカイブ管理システムを含む文書/アーカイブ システムの作成、承認、導入。
- 3) 分類。ファイル/アーカイブの分類。
- 4) 保管。紙および電子文書/アーカイブの短期および長期保管。
- 5) 回収と流通。制度、セキュリティ、管理基準および法律の遵守を条件として、文書/アーカイブへのアクセスと配布を許可します。
- 6) 保存と廃棄。組織のニーズ、規則、規制に準拠した文書/アーカイブのアーカイブと破棄。
- レコード管理: レコード管理はファイル管理の一部であり、ファイル管理には特別な要件がいくつかあります。
- アーカイブのライフサイクル:
- アーカイブの作成または処理の受信
- 分布
- 整理と検索
- 廃棄
- ファイルの種類：
- 物理的なもの (文書、メモ、契約書、報告書、マイクロフィッシュなど)
- 電子的 (電子メールのコンテンツ、添付ファイル、インスタント メッセージなど)
- Web サイト上のコンテンツとさまざまなメディアおよびハードウェア上のファイル
- さまざまなデータベースや混合アーカイブで収集されたデータ
- 慎重に管理されたアーカイブには次の特徴があります。
- 1) 内容。コンテンツは正確、完全、真実である必要があります。
- 2) 背景。アーカイブの作成者、作成日、または他のアーカイブとの関係に関する記述情報 (メタデータ) は、アーカイブの作成時に収集、整理、および維持する必要があります。
- 3) 適時性。プロファイルは、イベント、アクション、または決定が発生した直後に作成する必要があります
- 4) 永久。ファイルになると、ファイルの法的保存期間中はその内容を変更することはできません。
- 5) 構造。書類の内容の外観とレイアウトは明確である必要があり、正しいフォームまたはテンプレートに記録される必要があります。内容は明確で読みやすく、用語の使用は全体を通して一貫している必要があります。
- アーカイブのライフサイクル:
情報アーキテクチャ:情報またはコンテンツの本体のために作成された構造です。
- コンポーネント:
- 1) 語彙の管理。
- 2) 分類法とオントロジー。
- 3) メタデータのマッピング。
- 4) 検索機能の仕様。
- 5) ユースケース。
- 6) ユーザーフロー。
情報アーキテクチャとコンテンツ ポリシーは、「何を」、つまりシステム内でどのようなコンテンツを管理するかを一緒に記述します。設計フェーズでは、コンテンツ管理システムを「どのように」実装するかを説明します。
セマンティック モデリング: 概念のネットワーク (関連するアイデアやトピック) とそれらの間の関係を記述する知識モデリング。セマンティック モデルには、セマンティック オブジェクトとセマンティック制約が含まれます。セマンティック オブジェクトはモデル内で表現されるものであり、識別子だけでなくカーディナリティやドメインの属性を持つことができます。それらの構造は、単純、複合、複合、混合、結合、親/子のタイプ、またはプロトタイプ/バージョンにすることができます。セマンティック制約は、UML の関連または関連クラス モデルを表し、パターンと傾向を特定し、無関係に見える情報間の関係を発見するのに役立ちます。
セマンティック検索: 事前に設定されたキーワードではなく、セマンティックとコンテキストに焦点を当てます。人工知能を使用することができます。ユーザーが何を望んでいるのかを見つけてください。
非構造化データ: データ ストレージの 80% がリレーショナル データベースの外部に維持されます。
- フォーマット：
- 電子形式: ワープロ ファイル、電子メール、ソーシャル メディア、チャット ルーム、フラット ファイル、スプレッドシート、XML ファイル、トランザクション メッセージ、レポート、グラフィックス、デジタル画像、マイクロフィルム、ビデオ、オーディオ。
- 紙の文書には大量の非構造化データも含まれています
データ管理の基本原則は、構造化データと非構造化データの両方に適用されます。非構造化データは貴重な企業資産です。ストレージ、整合性、セキュリティ、コンテンツの品質、アクセス、および効果的な使用はすべて、非構造化データの管理の指針となります。非構造化データには、データ ガバナンス、アーキテクチャ、セキュリティ メタデータ、およびデータ品質が必要です。
ワークフロー: コンテンツが予定どおりに作成され、適切な承認が得られるようにするために、コンテンツ開発はワークフロー (ワークフロー) を通じて管理する必要があります。ワークフロー コンポーネントには、作成、処理、ルーティング、ルール、管理、セキュリティ、電子署名、期限、エスカレーション (問題が発生した場合)、レポート、配信などのプロセスが含まれます。手動プロセスではなく、コンテンツ管理システム(CMS) またはその他のスタンドアロン システムを使用して自動化する必要があります。
2. 活動内容
2.1 ライフサイクル管理の計画
- アーカイブ管理を計画します。(ファイルとは何ですか? ファイルはどこに存在しますか? 古いファイルを処分するにはどうすればよいですか?)
- コンテンツ戦略を策定します。(現状レビューとギャップ評価から始める。メタデータ分類とSEO)
2.2 コンテンツ処理システムの作成
文書管理システム：
- 1) 監査範囲とコンプライアンス。
- 2) 重要なファイルの識別と保護
- 3) ファイルの保存目的と保存期間スケジュール。
- ４）情報保全命令（特別保護命令）、つまり期限が切れた訴訟からの情報提供請求にどう対応するか。
- 5) ローカルおよびオフサイトのアーカイブ ストレージの要件。
- 6) ハードドライブと共有ネットワークドライブの使用と保守。
- 7) 電子メール管理はコンテンツ管理の観点から扱う必要があります。
- 8) 合理的なファイル破壊方法。
2.3 コンテンツ情報アーキテクチャの定義
ユーザーが必要とする情報は、構造化データと非構造化データから取得する必要があります。
2.4 実装ライフサイクル管理
- 1. アーカイブとコンテンツを取得します。
- 2. バージョン管理を管理します。
- データ管理レベル:
- 1) フォーマルコントロール：フォーマル
- 2) リビジョン管理: 形式的ではありません
- 3) エスクローコントロール: 最も形式的でない
- 制御レベルの基準:
- 1) 資産の提供および更新にかかるコスト
- 2) プロジェクトへの影響 (変更によりコストやスケジュールに重大な影響が生じる場合)
- 3) 企業またはプロジェクトの変更によるその他の影響。
- 4) アセットまたはアセットの以前のバージョンを再利用する必要がある
- 5) 変更履歴を維持する (企業またはプロジェクトで必要な場合)
- データ管理レベル:
- 3. バックアップと復元。
- 4. 保管と廃棄を管理する。
- 5. 文書/アーカイブを監査します。
- ステップ：
- 1) 組織の推進要因を定義し、文書/記録管理が「なぜ」必要なのかについての関係者 (Why) を特定します。
- 2) 検査・測定の内容と使用するツール（規格、ベンチマーク、インタビュー、調査など）が決まったら、関連するデータの収集を開始します（How）。
- 3) 結果を報告します。
- 4) 次の行動計画とスケジュールを作成する
- ステップ：
2.5 コンテンツの公開と配布
- 1. オープンアクセス、検索、取得。
- 2. 許容可能なチャネルを通じて配布します。
3. ツール
- エンタープライズコンテンツ管理システム
- ファイル管理
- コンテンツ管理システム
- コンテンツとドキュメントのワークフロー
- コラボレーションツール。
- 管理された語彙およびメタデータ ツール
- 標準のマークアップと交換形式
- XML
- JSON
- RDF
- W3C
- スキーマ.org
- 電子フォレンジック技術
4. 方法
- 訴訟対応マニュアル。
- 訴訟対応番号のマッピング
- 期限：90日以内
5. 導入ガイド
5.1 準備状況評価/リスク評価
ECM 準備状況評価:
- 目的: コンテンツ管理で改善が必要な領域と、それらのニーズを満たすためにプロセスを変更することに組織がどの程度慣れているかを特定すること
アーカイブ管理の成熟度:
- ARMA 情報ガバナンス成熟度モデル:
- 1) レベル 1、準標準。情報ガバナンスと記録管理の問題は対処されていないか、最小限しか対処されていません。
- 2) レベル 2、開発中。情報ガバナンスと記録保持が組織に与える影響を認識します。
- 3) レベル 3、必須。法律や規制の最低限の要件は満たさなければなりません。
- 4) レベル 4、プロアクティブ。継続的な改善に重点を置いた積極的な情報ガバナンス プログラムが確立されています。
- 5) レベル 5、変革的。情報ガバナンスは企業インフラストラクチャとビジネス プロセスに統合されています。
- 技術的な評価基準:
- 1) 電子アーカイブ管理ソフトウェア アプリケーション システム設計標準 (DOD 5015.2)。
- 2) 電子オフィス環境におけるアーカイブ管理の原則と機能要件（ISO 16175）
- 3) 電子アーカイブ管理の一般要件 (MoReq2)
- 4) オブジェクト管理グループ (OMG) のアーカイブ管理サービス (RMS) 仕様。
6. 文書とコンテンツの管理
6.1 情報ガバナンスの枠組み
ARMA の GARP 原則:
- 説明責任に対する高レベルのサポートを提供する
- 情報ガバナンスの責任について従業員を教育する
- 正しいアーカイブ コードまたは分類カテゴリに従って情報を分類する
- 情報の信頼性と完全性を保証する
- 特に指定がない限り、公式記録が電子的であることを確認する
- ビジネス システムとサードパーティを情報ガバナンス標準に合わせて調整するシステムを開発します。
- 承認されたエンタープライズ リポジトリ、アーカイブ、およびコンテンツ システムを保存、管理、アクセス、監視、監査する
- 機密情報や個人を特定できる情報を保護します。
- 不必要な情報の増加を制御する
- ライフサイクルの終わりに情報を廃棄する
- 情報要求（証言録取、召喚状など）に応じます。
- 改善し続ける
6.2 情報の爆発
非構造化データは、構造化データよりもはるかに速く増加しています。非構造化データを管理するには、データ管理専門家が他のデータ管理専門家や記録管理者と効果的に連携する必要があります。
6.3 高品質のコンテンツを厳選する
高品質のコンテンツを定義するには、コンテンツが作成および使用されるコンテキストを理解する必要があります。
- プロデューサー。コンテンツを作成するのは誰ですか?なぜ?
- 消費者。誰がどのような目的で情報を使用しますか?
- 時間。情報はいつ必要ですか? どのくらいの頻度で更新またはアクセスする必要がありますか?
- フォーマット。消費者は目標を達成するために特定の形式のコンテンツを必要としていますか? 受け入れられない形式はありますか?
- 分布。情報はどのように配布されますか? 消費者はどのように情報にアクセスしますか? 電子コンテンツへの不適切なアクセスを防ぐためのセキュリティ対策はどのように実施されますか?
6.4 メトリクス
- 1. ファイル管理:
- 記録管理システム導入の成功を測定するための基準は次のとおりです。
- 1) 各ユーザーのファイルと電子メールの何パーセントが会社のファイルとして識別されるか。
- 2) 企業ファイルの何パーセントが管理されているとみなされるか。
- 3) 保存されているすべてのファイルのうち、適切な保管ルールが適用されているのは何パーセントですか?
- 記録管理システム導入の成功を測定するための基準は次のとおりです。
- 2. 電子証拠の収集:
- コストを削減
- 受動的な情報収集方法を対比する
- 事前に情報を収集する際の効率の向上 (例: 電子証拠開示に切り替えるのに平均して何日かかりますか)
- 組織は訴訟ホールド通知プロセスを迅速にナビゲートできます
- 3. エンタープライズコンテンツ管理:
- エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) の有形および無形のメリットの測定:
- 具体的なメリットとしては、生産性の向上、コストの削減、情報品質の向上、コンプライアンスの向上などが挙げられます。
- 目に見えない利点には、コラボレーションの増加、作業手順とワークフローの合理化などが含まれます。
- エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) の有形および無形のメリットの測定: