初期の段階では、プロジェクト リソースの計画は基本的な割り当てとスケジュール設定に限定されていました。したがって、企業はこの単純な機能を実行するために自家製のツールや Excel シートを使用します。ただし、テクノロジーとビジネスプロセスが進化するにつれて、リソース計画は複雑になり、予測や容量計画、最適化などの他のコンポーネントが含まれます。
従来の Excel シートではこれらの複雑な問題を処理できないため、企業はプロジェクトのリソース計画に特殊なリソース管理ソフトウェアを使用し始めています。
リソース計画は時間の経過とともにどのように進化してきましたか?
企業は従来の階層構造に従っており、リソース計画は基本的な割り当てとスケジュールに限定されています。また、部門はサイロ化されているため、スプレッドシートを使用することでビジネス ニーズを満たすことができます。
時間の経過とともに、グローバリゼーションの到来により、企業はさまざまな地域からリソースを調達できるようになりました。Excel では企業全体のリソース スケジュールをリアルタイムで把握できないため、企業はソリューションとして複雑な自社製ツールに目を向けました。
また、グローバル化によりマトリックス型組織が出現し、部門間でリソースを共有したり複数のプロジェクトを同時に進めたりするとリソースの割り当てが難しくなり、ダブルブッキングや社内対立が発生します。したがって、この目的のために Excel シートや基本的なツールを使用することは現実的ではありません。
リソース プランニングに Excel を使用するデメリット
Excel はコスト効率が高く、すぐに利用でき、マネージャーも使い慣れているため、多くの企業がリソース プランニングに Excel を採用しています。Excel にはユーザーに多くの利点がありますが、欠点もいくつかあります。
1. スプレッドシートは開発は簡単ですが、保守は困難です
企業の規模が拡大し、より多くのリソースを使用するにつれて、大量のデータを定期的に処理して更新することが困難になります。リソース マネージャーは、開発が簡単なインライン マクロを作成できますが、保守は困難です。
2. 意思決定のためのリアルタイム データを提供できない
リソース計画はデータ主導のプロセスであるため、正確な情報をタイムリーに提供する必要があります。リソース中心の情報を一元的に可視化しなければ、適切な意思決定を行うことはできません。リソース マネージャーは複数のスプレッドシートを使用するため、データに一貫性がなくなる可能性があります。情報をリアルタイムで同期できないため、予約の重複など、関連する競合が発生します。
3. 高度な予測とキャパシティ プランニングは提供されない
リソース予測は、管理者が事前にキャパシティと需要の間のギャップを埋めるのに役立つため、リソース プランを作成する際に重要です。ただし、Excel テーブルにはこの高度な機能は含まれていません。したがって、企業はプロジェクトの貴重な先見性を得ることができず、さまざまなボトルネックが発生します。
4. スプレッドシートでは一元的なビューや多次元ビューが提供されないため、
マトリックス構造を持つ企業は、個人の職務に基づいて情報に基づいた意思決定を行うために、統合プラットフォーム上でデータを表示する必要があります。Excel シートはさまざまな部門によって手動で更新されていたため、従業員を一元的に把握することはできませんでした。さらに、マネージャーには情報を多面または異なる視点から見る自由がないため、意思決定の遅れにつながる可能性があります。
5. 役割ベースの安全なアクセスの欠如
セキュリティとアクセス制御は、情報過多やデータ侵害を防ぐために重要です。ただし、スプレッドシートでは役割ベースのアクセスが提供されず、職場の誰もが機密情報にアクセスできるため、情報過多が発生します。
6. 複数のスプレッドシート間でデータを調整できない
Excel シートには、複数のスプレッドシートにまたがる大量のデータを統合する機能がありません。これを手動で行うと、非常に時間がかかり、多くのエラーが発生しやすく、不適切で非効率的な意思決定につながるでしょう。
7. Excel フォームは人的ミスが発生しやすい
スプレッドシートでは、従業員があらゆる種類のデータを手動で入力および変更するため、人的ミスが発生しやすくなります。間違った数式、数値、形式などの単純なことが多くの誤解を引き起こし、データが歪んだり間違ったりする可能性があります。請求可能時間を追加するなどのエラーにより、請求書や請求書が不正確になる可能性があります。
これらの欠点や制限に悩まされている企業は、プロジェクトのリソース計画を簡素化するための代替ソリューションを探す時期に来ています。
8Manage PM プロジェクト管理ソリューション
Excel は世界でその役割を果たしていますが、Excel には正確なリソース計画を作成し、確実にプロジェクトを確実に実施するのに役立つ高度な機能がないため、リソースをインテリジェントに管理する場合には正しい選択ではありません。 。
より複雑なプロジェクト環境に直面して、プロジェクト リーダーの作業負荷を簡素化し、プロジェクト リソースを合理的に割り当てるために、PM プロジェクト管理ソフトウェアを使用して効率的に管理することをお勧めします。
PM には、範囲と要件、時間、収益とコスト、品質、コミュニケーション、リソース、リスク、変更などの管理機能が含まれます。リソース管理機能では、地域、部門、プロジェクト、アクティビティに応じて、すべてのリソースの検索、申請、割り当て、使用状況の追跡が可能です。
したがって、PM を使用すると、プロジェクト マネージャーはリソースを簡単に追跡して各タスクに割り当て、チームの使用率を監視し、割り当ての競合を避けるためにリアルタイムでチームのキャパシティをスケジュールすることができます。
同時に、8Manage システムのリソース管理はコストと関連付けられており、プロジェクトに必要なリソースのコスト予算編成とリアルタイムのコスト記録を通じて、マネージャーや経営幹部は予算の消費を明確に把握できるため、不合理なコストの使用が削減されます。プロジェクトにはコストの穴があります。
システムの統合レポート機能は、収集したデータを簡単に使用して、従業員の作業負荷、プロジェクトの予算、または会社の投資収益率を分析し、明確なプロジェクトビューを通じてより科学的かつ効果的な意思決定を行うのに役立ちます。
優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、リソース管理に関して驚くべきことを実現します。これは、プロジェクト マネージャーがリソースの過剰使用または過小使用を特定し、全員が適切なタイミングで適切なタスクに取り組んでいることを確認するのに役立ちます。したがって、リソースの計画と管理、時間管理、コストの見積もり、インテリジェントな意思決定が容易になります。